RIS317790 Achtergrondinformatie keuze nieuw meldsysteem voor meldingen openbare ruimte

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Robert Barker

Wethouder van Buitenruimte, Dierenwelzijn en Milieu

114

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Leefomgeving

DSB/10684569 RIS317790 Contactpersoon

Jeroen Werk Dienst

Stadsbeheer Afdeling

Beleidsafdeling Stadsbeheer Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

23 januari 2024 Onderwerp

Achtergrondinformatie keuze nieuw meldsysteem voor meldingen openbare ruimte

Geachte voorzitter, Tijdens de bespreking van de programmabegroting in uw commissievergadering van 7 december jl. is gevraagd om meer achtergrondinformatie over de keuze voor het nieuwe meldsysteem Signalen voor meldingen openbare ruimte en het loslaten van het afvalmeldingssysteem SEDA (inclusief de My Clean City app). Daarnaast staat op 1 februari 2024 met uw commissie een werkbespreking gepland, om vervolgens in de commissievergadering van 7 maart 2024 dit verder met elkaar te bespreken. Deze brief heeft als doel om meer achtergrondinformatie te geven. In de bijlage van deze brief treft u ook de beantwoording van de door u gestelde technische vragen aan. Wat was de aanleiding? Jaarlijks worden 130.000 meldingen openbare ruimte (MOR) gedaan. Dat zijn meldingen over situaties in de stad van bewoners of ondernemers zoals bijplaatsingen, defect straatmeubilair of losliggende stoeptegels, met het verzoek daar iets aan te doen. Voor het afhandelen van meldingen openbare ruimte werd tot voor kort het meldingssysteem KIM gebruikt. Dit systeem was verouderd. Zo moeten sommige meldingen handmatig overgetypt worden, waarna een geprint exemplaar van de melding meegegeven werd aan de behandelaar op straat. Naast het feit dat dit geen efficiënte werkwijze is, kent KIM ook geen mogelijkheid om de voortgang van meldingen goed te monitoren.

In 2019 was al duidelijk dat KIM op termijn vervangen moest worden, waarbij de ‘schoon’-meldingen prioriteit moesten krijgen. Naast meldingen openbare ruimte bestaat KIM ook uit andere functionaliteiten, zoals basisregistratie en klachtenafhandeling. Ook voor deze functionaliteiten wordt separaat naar alternatieven gezocht maar staat hier verder los van. Op den duur wordt KIM hierdoor volledig uitgefaseerd. In diezelfde periode had softwareontwikkelaar Savana Solutions via het gemeentelijke ‘startup in residence’-programma een prijsvraag gewonnen met haar My Clean City app (MCC-app). Deze app zou beschikken over alle gemeentelijke informatie over afval en er konden meldingen over afval worden gedaan. De MCC-app kon ook worden gebruikt door de gemeente om meldingen gelijk op straat af te doen. De MMC-app zou gelinkt kunnen worden aan het nieuwe meldsysteem.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

De komst van SEDA In 2018 is de gemeente Amsterdam gestart met het bouwen van een nieuw meldsysteem SIA (wat later Signalen is genoemd) op basis van open source. Dat betekent dat de broncode van deze software voor iedereen beschikbaar is en de applicatie door iedereen vrij te gebruiken is. De gemeente wilde in eerste instantie hierbij aansluiten (te beginnen met het onderdeel schoon), maar de gewenste realisatietijd sloot toen niet aan bij de Haagse wens. SIA stond nog in de kinderschoenen. Op dat moment was Savana Solutions op basis van dezelfde broncode een eigen systeem aan het ontwikkelen. Op 1 oktober 2021 is het nieuwe systeem voor schoonmeldingen gelanceerd, genaamd SEDA. Het grootste verschil met SIA en Signalen is dat SEDA een gesloten source is, waarbij de softwareontwikkelaar eigenaar van het systeem is. Het meldsysteem SEDA bestaat voor bewoners en ondernemers uit een nieuw meldformulier en nieuwe meldapp (My Clean City app). Aan SEDA zijn applicaties gekoppeld waarmee meldingen op straat kunnen worden gemonitord en afgedaan. Het grote voordeel van SEDA is dat de melding direct bij de behandelaar binnenkomt. Dit scheelt een aantal dagen met KIM. Het tweede grote voordeel is dat de melder een inhoudelijk terugkoppeling krijgt als de melding is afgedaan. In KIM kreeg de melder alleen de boodschap dat zijn melding was doorgestuurd naar de behandelende afdeling.

Het was in eerste instantie dan ook de bedoeling om de meldingen van ‘heel en ‘veilig’ hier later aan toe te voegen. Doorontwikkeling Community Signalen Het Amsterdamse model SIA werd intussen ook verder ontwikkeld en is met de VNG omgevormd tot een model dat voor iedere gemeente bruikbaar is, genaamd Signalen. Onderzocht is welk systeem het beste KIM kan vervangen. Zoals aangegeven in de commissiebrief ‘Nieuw meldsysteem voor meldingen openbare ruimte’(RIS317213), is dit het meldsysteem Signalen geworden. Signalen wordt nu al door 20 gemeentes naar tevredenheid gebruikt, waaronder Amsterdam en Utrecht. De verwachting is dat er in 2024 15 nieuwe gemeentes bij gaan komen. Voordelen Signalen De aangesloten gemeentes zijn onderdeel van de Signalen Community, waarbij het benodigde budget wordt gedeeld, kennis en ervaring wordt uitgewisseld en afstemming plaatsvindt over nieuwe ontwikkelingen. Deze Signalen Community wordt begeleid door VNG Realisatie en ondersteund door de Foundation for Public Code. Signalen kan aangepast worden naar de individuele wensen van de gemeente. Eventuele aanpassingen zijn dan ook direct te gebruiken voor de andere gemeentes. De Signalen Community verzorgt het beheer van Signalen. De gemeentes zijn zelf verantwoordelijk voor de kosten voor een eventuele gewenste aanpassingen. Dit dient overigens wel door de Signalen Community goedgekeurd te worden.

Gemeentes zijn dan vrij om hun eigen ontwikkelaar te kiezen. Door deze manier van werken wordt er gezamenlijk geïnvesteerd in één meldsysteem. Dit zorgt voor lagere kosten met een modern en actueel meldingssysteem als resultaat. De belangrijkste voordelen van Signalen zijn: • De melder hoeft niet meer zelf een categorie te kiezen. Dit is voor de gemeente een voordeel, omdat de melding daarmee direct aan de goede behandelaar gekoppeld kan worden. • De administratieve lasten van de behandelaar gaan naar beneden. • De inzage voor de melder in eigen gemaakte (en al reeds gemaakte) meldingen wordt overzichtelijker. • Er wordt gewerkt met tekstherkenning. Op basis van de meldtekst krijgt de melder aanvullende vragen om een kwalitatief goede melding te krijgen, waardoor de afhandeling soepeler en sneller kan verlopen. • Klanttevredenheidsonderzoek is een standaard onderdeel van de klantreis.

2/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

• •

•

Dankzij de samenwerking met andere gemeenten worden de kosten van de ontwikkeling gedeeld en kunnen we gebruik maken van de kennis van de andere deelnemende gemeenten. De structurele beheerkosten voor Signalen zijn flink lager ten opzichte van de beheerkosten van SEDA voor schoonmeldingen. Door de gemeente wordt dit ingeschat op een bedrag tussen de 300.000 en 500.000 euro per jaar. De meldingen voor heel en veilig werken al via Signalen. Behandelaars zijn hier erg tevreden over. Het toevoegen van Heel en Veilig in SEDA zou extra geld kosten, terwijl het al werkt in Signalen.

De overgang van KIM en SEDA naar Signalen De gemeente Den Haag heeft besloten zich ook aan te sluiten bij de Signalen Community. Hiervoor was geen aanbesteding nodig, omdat Signalen de Open Source software is van, voor en door Nederlandse gemeenten voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Het kan gratis gedownload worden, waardoor een aanbesteding niet van toepassing is. Zoals aangegeven zijn de kosten voor Signalen lager dan het meldingssysteem van Savana Solutions, immers de kosten voor de ontwikkeling en beheer van dit systeem zouden wanneer dit exclusief voor Den Haag ontwikkeld zou worden, volledig door de gemeente gedragen moeten worden. Om die reden is gekozen voor het systeem Signalen, waarvan de eerste fase op 4 december 2023 operationeel is geworden voor de meldingen die betrekking hebben op ‘heel en veilig’. Op een later moment volgt ‘schoon’, omdat hiervoor nog een overeenkomst loopt met SEDA tot 1 januari 2025. Met Signalen is het ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit kan via meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren als een app (ze noemen het ook een app).

Hierdoor zal (naar verwachting december 2024), afscheid worden genomen van de huidige MCC-app. Om die reden zal de MCC-app ook niet verder worden ontwikkeld. Natuurlijk zou ook de MCC-app gekoppeld kunnen worden aan Signalen. De meldingsfunctie van de MCC app is echter overbodig geworden met Signalen en voegt niets meer toe. Het zou alleen leiden tot (onnodige) hogere kosten. Met de keuze voor Signalen zal de dienstverlening naar bewoners en ondernemers worden verbeterd. Deze ontwikkeling is ook passend in de gemeentelijke opgave om ons applicatielandschap toekomstbesteding te maken en houden. De ontwikkeling van Signalen houdt niet op. Binnen de Signalen Community wordt het systeem verder ontwikkeld. Een ontwikkeling die de gemeente graag wil volgen, om zo voor nu, maar ook in de toekomst over een goed en klantvriendelijk meldingensysteem te blijven beschikken. Doordat Signalen door meerdere gemeenten wordt gebruikt, lijkt dit ook de nieuwe standaard te worden, waardoor het een stabiel en betaalbaar systeem is en blijft. Er zal een communicatietraject gestart worden om de werking van Signalen toe te lichten bij bewoners en het gebruik ervan te stimuleren. Ik vertrouw erop dat u met deze brief en de beantwoording van de technische vragen meer duidelijkheid heeft gekregen en ga hierover graag met u in gesprek tijdens de werkbespreking van 1 februari.

Met vriendelijke groet, de wethouder van Buitenruimte, Dierenwelzijn en Milieu Robert Barker

3/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

Bijlage Schriftelijke technische vragenronde inzake Nieuw meldsysteem voor meldingen openbare ruimte, RIS317213 Vragen D66: 1. Wat wordt de scope van het nieuwe meldsysteem? Is dit alleen gericht op afval, of ook groen, parkeeroverlast, openbare verlichting, schade aan wegen en meer? De scope van het nieuwe meldsysteem betreft alle meldingen in de openbare ruimte. Daaronder vallen ook de genoemde onderwerpen. 2. Worden meldingen over andere categorieën dan waarvoor het systeem bedoeld is doorgeleid naar de juiste afdeling? Zo ja, hoe (snel) werkt dat? Zo nee, waarom niet? Op basis van tekstherkenning, de locatie en de antwoorden op extra aanvullende vragen wordt de melding automatisch naar de juiste afdeling gerouteerd. In ongeveer 60% van de gevallen gaat dit in een keer goed. Een afdeling kan zelf de routering aanpassen indien een melding bij een andere afdeling thuishoort. Melding waarvan onduidelijk is wie hiervoor verantwoordelijk is, worden doorgezet naar de meldkamer. Zij gaan vervolgens uitzoeken wie de melding moet afhandelen. Dit is anders dan in het oude systeem. 3.

Als het gaat om klachten over parkeeroverlast van voertuigen, deelvoertuigen, werktuig zonder kentekens en fietsen, krijgen de handhavers deze dan direct binnen of zit daar vertraging tussen? Meldingen over parkeeroverlast van voertuigen, deelvoertuigen en werktuig zonder kentekens en fietsen worden direct gerouteerd naar de meldkamer. Indien het noodzakelijk is dat een handhaver ter plaatse moet gaan kijken, wordt deze melding direct met een koppeling doorgezet naar de applicatie waar de handhaver buiten mee werkt (City Control). Na afhandeling op locatie wordt de informatie automatisch teruggestuurd naar de meldkamer, die vervolgens de afhandeling verzorgt richting de melder. 4. Kan (een wijkbureau van) politie ook meekijken naar bepaalde meldingen (over overtredingen)? Indirect kan de politie meekijken via de handhavers (City Control) die in de wijkteams van de politie opereren. Indien gewenst is een directe autorisatie mogelijk. 5. Zou het systeem ook meldingen over asociaal verkeersgedrag kunnen aannemen? Dan zouden deze kunnen dienen als aanleiding voor een gesprek of controle. Bijvoorbeeld bij gemodificeerde uitlaten van voertuigen. De focus ligt op meldingen openbare ruimte voor schoon, heel en veilig en daarmee dus niet op asociaal verkeersgedrag. 6. Kan melden ook anoniem? Ja.

4/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

7. Kunnen verkeersonveilige situaties ook gemeld worden? Ja, te denken valt aan dat een melder het uitzicht op de kruising slecht vindt, een melding over een onveilige weg, het ontbreken van verkeersdrempels of dat melder aangeeft dat er een object op de weg ligt of staat wat voor een gevaarlijke situatie zorgt. Vragen ChristenUnie/SGP: 1. Hoe lang loopt het contract met KIM nog? Naast meldingen openbare ruimte bestaat KIM ook uit andere functionaliteiten, waaronder de basisregistratie en klachten. Er wordt per functionaliteit gezocht naar een alternatief voor KIM. Voor meldingen openbare ruimte is dit Signalen geworden. Naar gelang de behoefte wordt momenteel het contract iedere keer verlengd, totdat KIM volledig is uitgefaseerd. 2. Zijn er kosten verbonden aan het stoppen met zakensysteem KIM, bijvoorbeeld omdat een lopend contract afgekocht moet worden? Nee. 3. Op basis waarvan is de conclusie getrokken dat KIM verouderd is en aan vervanging toe is? De wensen van de gemeente en bewoners sloot niet meer aan bij mogelijkheden binnen KIM. Hierdoor is onderzocht wat voor alternatieven er op de markt beschikbaar zijn. Voor meldingen openbare ruimte is KIM slechts een registratiesysteem, waarbij meldingen via e-mailverkeer kunnen worden doorgezet naar de behandelaar met veelal vertraging in de opvolging tot gevolg.

Daarbij is het nagenoeg onhaalbaar om de afdoening van de melding aan de melder terug te communiceren. 4. Was het mogelijk om de Mycleancity app verder door te ontwikkelen? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom is daar niet voor gekozen? Technisch gezien kan de MCC-app worden doorontwikkeld. Met Signalen is het echter ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit geldt voor alle meldingen op het gebied van schoon, heel en veilig. Dit kan via meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren als een app. Hierdoor zal (naar verwachting december 2024), afscheid worden genomen van de huidige MCC-app. Om die reden zal de MCC-app ook niet verder worden ontwikkeld. De meldingsfunctie van de MCC app is hiermee overbodig geworden en zou leiden tot (onnodige) hogere kosten. Het werken met één systeem is ook klantvriendelijker en efficiënter. 5. Hoeveel kosten zijn er in de afgelopen jaren (gedurende het gebruik van de Mycleancity app) uitgegeven aan de promotie van deze app? Tijdens de lancering van de My Clean City app is een promotievideo gemaakt voor de sociale mediakanalen en de website www.denhaag.nl. Ook zijn in diverse lokale media artikelen en interviews over de app gepubliceerd.

De kosten hiervoor bedroegen ongeveer 10.000 euro. Daarnaast is de My Clean City app standaard meegenomen in diverse gemeentelijke communicatieberichten- en campagnes.

5/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

6. Is het nieuwe meldsysteem aanbesteed? Zo nee, waarom niet? Signalen is de Open Source software van, voor en door Nederlandse gemeenten voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Het kan gratis gedownload worden, waardoor een aanbesteding niet van toepassing is. Met de 21 Signalen gemeenten die er op dit moment mee draaien is er wel één gemeenschappelijk belang; ‘het goed en gezond houden van onze Signalen software’. Dat gemeenschappelijk belang vormt het bindmiddel van de samenwerking en zorgt voor de continuïteit en kwaliteit van de Signalen software. Alle deelnemende gemeenten uit de samenwerking hebben daarom afgesproken dat ze een financiële bijdrage leveren aan de samenwerking op basis van het principe van sociale wederkerigheid. De financiële bijdrage van gemeenten wenden we aan voor het bekostigen van de gemeenschappelijke kosten voor het onderhouden en door ontwikkelen van Signalen en gemeenschappelijke initiatieven zoals Audit op de software, WCAG en generieke Communicatiemiddelen. Omdat de Signalen software vrij beschikbaar is onder de condities van de EUPL-licentie staat het gemeenten vrij om wel of niet aan te sluiten bij de Signalen samenwerking.

Een vitale en actieve community op Signalen is in ons aller belang, daarom wordt vanuit het principe van sociale wederkerigheid een ‘moreel appèl’ op alle gemeenten om de Signalen samenwerking te steunen en daarmee te versterken. Voor de gemeente Den Haag is de bijdrage voor 2024 vastgesteld op 40.000 euro. 7. Hoeveel kosten verwacht het college te maken voor de promotie van de nieuwe app, Signalen? Signalen is een nieuw meldsysteem waar meldingen openbare ruimte gemaakt kunnen worden. Met Signalen is het ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit kan via www.meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren als een app. Eventuele communicatiecampagnes richten zich dus niet zozeer op de webapplicatie maar op het feit dat er een nieuw meldsysteem is voor meldingen openbare ruimte, waardoor het voor bewoners gebruiksvriendelijker is geworden om een melding te maken. Momenteel is nog niet bekend hoe de gemeente zal communiceren over Signalen. Vanuit de community Signalen worden overigens wel een communicatie toolkit aangeboden die gebruikt kan worden. 8.

Welk type meldingen kunnen er in Signalen worden gedaan? Hoe verschilt dit van de mogelijkheden in Mycleancity? MyCleanCity verwerkt momenteel alleen de meldingen Schoon (afval, bijplaatsingen etc) in de openbare ruimte. Met Signalen zijn inmiddels alle meldingen heel en veilig in de behandelketen operationeel gemaakt. In 2024 worden ook de schoonmeldingen eraan toegevoegd. 9. Hoe zit het precies met de planning van de inwerkingtreding van Signalen? In de brief staat 4 december 2023 genoemd, klopt dit? Betekent dit dat er een tijdje twee systemen naast elkaar gaan draaien? Gaat dit niet voor extra werk zorgen bij het afhandelen van meldingen als mensen via twee systemen kunnen melden? Signalen heeft sinds 4 december 2023 allereerst de applicatie KIM vervangen voor de registratie en afhandeling van meldingen over de onderwerpen heel en veilig. De applicatie KIM draaide al naast SEDA, de situatie van twee systemen is daarmee onveranderd. Het is echter niet wenselijk om twee systemen te hebben, vandaar dat deze eind 2024 worden samengevoegd, zodat ook het onderwerp schoon in Signalen komt.

6/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

10. Waarom is de Signalen app pas in december 2024 operationeel? Signalen is nu al operationeel voor de meldingen over heel en veilig. Indien een melding over schoon wordt gedaan, moet deze nu handmatig worden overgezet. Dat is niet de bedoeling van het systeem. De meldingen voor schoon worden pas later toegevoegd, omdat dan de koppeling met HMS gereed is en het contract voor de MyCleanCity app is uitgediend. Vragen GroenLinks: GroenLinks heeft begrepen dat de Signalen app vooral een app is tussen de interface van bv MyCleanCity App en de systemen van HMS en de straatvegers. Daarom de volgende vragen: 1. Wat was de precieze opdracht van de aanbesteding die Signalen heeft gewonnen? Er is geen aanbesteding geweest voor de applicatie Signalen. Signalen is de Open Source software van, voor en door Nederlandse gemeenten voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Het kan gratis gedownload worden, waardoor een aanbesteding niet van toepassing is. Met de 21 Signalen gemeenten die er op dit moment mee draaien is er wel één gemeenschappelijk belang; ‘het goed en gezond houden van onze Signalen software’. Dat gemeenschappelijk belang vormt het bindmiddel van de samenwerking en zorgt voor de continuïteit en kwaliteit van de Signalen software.

Alle deelnemende gemeenten uit de samenwerking hebben daarom afgesproken dat ze een financiële bijdrage leveren aan de samenwerking op basis van het principe van sociale wederkerigheid. De financiële bijdrage van gemeenten wenden we aan voor het bekostigen van de gemeenschappelijke kosten voor het onderhouden en door ontwikkelen van Signalen en gemeenschappelijke initiatieven zoals Audit op de software, WCAG en generieke Communicatiemiddelen. Omdat de Signalen software vrij beschikbaar is onder de condities van de EUPL-licentie staat het gemeenten vrij om wel of niet aan te sluiten bij de Signalen samenwerking. Een vitale en actieve community op Signalen is in ons aller belang, daarom wordt vanuit het principe van sociale wederkerigheid een ‘moreel appèl’ op alle gemeenten om de Signalen samenwerking te steunen en daarmee te versterken. Voor de gemeente Den Haag is de bijdrage voor 2024 vastgesteld op 40.000 euro. 2. Klopt het dat Signalen een app voor medewerkers is en niet voor burgers? Dit blijkt toch uit de website van VNG: https://vng.nl/projecten/signalen Nee. Signalen bestaat uit een frontend (meldkant) en een backend (procesopvolging) onderdeel. Melders maken gebruik van de frontend, te weten meldingen.denhaag.nl. Behandelaren kunnen inloggen op deze omgeving om de meldingen vervolgens in behandeling te nemen en af te handelen. 3.

Signalen is officieel een open source applicatie. Op welke wijze kan dan de broncode van Signalen door andere ontwikkelaars ingezien en gebruikt worden? Wat zijn de voorwaarden? De Signalen software is vrij beschikbaar onder de condities van de EUPL-licentie. 4. Gemeente Den Haag staat genoemd als een gemeente die al met Signalen werkt. https://signalen.org/ Zo ja, op welke wijze werkt de gemeente hier al mee? Sinds 4 december 2023 wordt voor meldingen over heel en veilig gebruik gemaakt van Signalen.

7/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

5. De gemeente gebruikt nu SEDA op de plek van Signalen. Klopt dit? Klopt het dat dit op de broncode is gebaseerd van Signalen? Indien dit het geval is, waarom is er dan nog een aanbesteding uit gezet voor deze app? Zie beantwoording vraag 1. MyCleanCity is tailor made voor de Haagse situatie. Indien het college van mening is dat de aanbesteding ook was voor de “interface-app”, oftewel de app die Hagenezen gaan gebruiken: 6. Waarom is er dan overgegaan op aanbesteding? Zie beantwoording vraag 1. 7. Klopt het dat de gemeente het contract met MyCleanCity nog twee keer met twee jaar kon verlengen? Ja. 8. Hoelang is er gepland voor het ontwikkelen van de interface van Signalen op de Haagse situatie? Hoelang voor het testen met Haagse bewoners? De gemeente heeft vooral de ontwikkelingen en ervaringen van de community Signalen gevolgd. 9.

Hoe gaat de gemeente deze nieuwe app bekend maken bij de Haagse bevolking? Hoelang duurt het volgens de gemeente voor er net zoveel gebruikers in Den Haag zijn van deze nieuwe app als er nu zijn van MyCleanCity? Gaat de gemeenten op andere manieren deze app verspreiden dan het met MyCleanCity heeft gedaan? Indien ja, hoe logisch vindt de gemeente het om binnen nu en een jaar net zoveel gebruikers te trekken als waar MyCleanCity meer dan twee jaar over gedaan hebben? Indien het antwoord nee is en er meer wordt gedaan, waarom is dit dan niet met en voor MyCleancity gedaan? Signalen is een nieuw meldsysteem waar meldingen openbare ruimte gemaakt kunnen worden. Met Signalen is het ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit kan via meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren als een app. Eventuele communicatiecampagnes richten zich dus niet zozeer op de webapplicatie maar op het feit dat er een nieuw meldsysteem is voor meldingen openbare ruimte, waardoor het voor bewoners gebruiksvriendelijker is geworden om een melding te maken. 10. De ontwikkelaar van MyCleanCity app heeft ook apps ontwikkeld voor de backend users: HMS en de mensen van de gemeenten die veegvuil opruimen.

Worden deze ook vervangen door Signalen? Ziet de gemeente kansen om ORAC adoptanten ook toegang te geven tot deze back end? Ja deze worden vervangen. Voor alsnog blijft de gemeente echter degene die toegang heeft tot de backend. 11. Op welke manier wordt de terugkoppeling naar bewoner verbeterd en wat zijn de verschillen met de MCC app? Dit blijft momenteel nagenoeg hetzelfde. Op het gebied van klanttevredenheidonderzoek wordt een verbetering doorgevoerd. Daarnaast wordt de inzage voor de melder in eigen gemaakte (en al reeds gemaakte) meldingen overzichtelijker.

8/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

12. Verwacht het college dat de Signalen applicatie makkelijk te gebruiken is door de medewerkers van de gemeente en zijn ingrepen nodig om de overgang voor hen soepel te laten verlopen? Op dit moment wordt Signalen al gebruikt door de medewerkers voor de meldingen over heel en veilig. Alle medewerkers hebben een opleiding gekregen en waar nodig kan altijd nog extra begeleiding worden ingezet. 13. Welke persoonsgegevens worden opgeslagen door de Signalen applicatie? De persoonsgegevens die worden opgeslagen (indien ingevuld) zijn emailadressen en telefoonnummers. Een jaar na afhandeling van de melding worden deze contactgegevens automatisch verwijderd en 5 jaar na afhandeling wordt de gehele melding automatisch verwijderd. 14. Door wie wordt het applicatiebeheer van de Signalen applicatie gedaan? Het functioneel applicatie beheer wordt uitgevoerd door de functioneel beheerder in dienst van de gemeente Den Haag. Het technisch applicatiebeheer is uitbesteed via een meervoudig onderhandse aanbesteding. Over Signalen: 15. Zijn er cijfers bekend van de tevredenheid en hoe adequaat de tekstherkenning is? De eerste evaluatie staat gepland in maart 2024, dan zullen ook de eerste cijfers bekend zijn. Voor de tekstherkenning geldt dat het systeem 2 keer per jaar wordt getraind op basis van afgehandelde meldingen.

Vragen Hart voor Den Haag: Technische vragen Signalen, KIM, Seda, My Clean City app 1.

Wat is het verschil tussen Seda en Signalen?

Een elementair verschil is dat SEDA een gesloten systeem is en dat het Signalen open source platform van, voor en door gemeenten is met breed draagvlak en een brede draagkracht onder aanvoering van de VNG. 2.

Wat is het doel van Seda en waar wordt het voor gebruikt?

SEDA is geen doel maar een middel om het conventionele proces van schoonmeldingen en de daarbij horende informatiestroom tussen melder en afhandelaar te verbeteren, ter vervanging van de KIM.

3.

Welke applicaties / tools zijn verbonden aan en worden gebruikt door Seda? En wat is hun doel?

•

Koppeling met Afvalris (Haagse Milieu Service HMS) voor meldingen opruimen/ophalen afval, bijplaatsingen e.d. Koppeling met Facilitator App (Haagse Straat Organisatie HSO) voor meldingen opruimen/schoonmaken in de openbare ruimte. Koppeling met Mobiele Beheerder App (DPZ-Milieubeheerders) voor wijkregisseurs. My Clean City app voor het maken van een melding op straat.

• • •

9/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

4.

Is het correct dat Seda reeds is gebaseerd op de open source broncode van Signalen, zoals op de website van de beheerder van de My Clean City app, Savana Solutions, te lezen valt?

Ja, het betreft de toenmalige open source SIA-applicatie (Signalen in Amsterdam) uit 2018/2019/2020. 5.

Is het technisch mogelijk om Seda te koppelen aan Signalen en daarmee een open source te maken? Graag een inhoudelijke toelichting.

Met extra kosten is dit technisch mogelijk. Dit heeft voor de gemeente Den Haag geen extra meerwaarde, omdat Signalen dit momenteel al is. 6.

Is het technisch mogelijk om alle meldingen openbare ruimte, inclusief “heel en veilig” via de My Clean City app te melden? Graag een inhoudelijke toelichting.

De My Clean City app is ontwikkeld voor schoonmeldingen. Indien heel en veilig ook gemeld moeten kunnen worden via deze app zal de app middels nieuwe investeringen aangepast moeten worden, zodat ook deze klantreis ondersteund wordt (hetgeen Signalen al kan). 7.

Hebben er in het traject van de overstap naar Signalen tenders plaatsgevonden? Zo ja op welke onderdelen en welke partijen zijn hierbij betrokken geweest?

Naast het aanstellen van de functie productowner heeft alleen een tender plaatsgevonden voor het technisch applicatiebeheer. Omdat de Signalen software vrij beschikbaar is onder de condities van de EUPL-licentie staat het gemeenten vrij om wel of niet aan te sluiten bij de Signalen samenwerking, hiervoor was dus geen tender nodig. 8.

Welke partijen zijn verantwoordelijk (en zijn dat geweest) voor implementatie, ontwikkeling, beheer en onderhoud van Signalen voor de gemeente Den Haag?

De gemeente Den Haag en de community Signalen. 9.

Is er een relatie tussen KIM en de My Clean City app en zo ja welke?

Nee. Er is geen functionele relatie tussen KIM en de My Clean City app. 10. Welke procesflow wordt momenteel gebruikt bij afvalmeldingen? Welke applicaties / tools worden daarbij gebruikt? Graag een overzicht Digitale afvalmeldformulieren via www.denhaag.nl, MyCleanCity, BuitenBeter en KCC; SEDA (Meldingenbestand, overzichten en dashboard MOR Schoon); Mobiele Beheerders App (DPZ); Facilitator App (HSO) en Afvalris (HMS). 11. Is het een voorwaarde bij de overstap naar Signalen om ook de Signalen-app te gaan gebruiken? Of kan hier ook gekozen worden voor een andere, reeds bestaande app zoals de My Clean City app? Nee. Met Signalen is het ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit kan via meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren (en genoemd) als een app.

10/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

Wat is “heel en veilig”? Meldingen over heel gaan bijvoorbeeld over assets als bomen, verkeerslichten en lantaarnpalen. Veilig over bijvoorbeeld een gat in de weg, omgewaaide bomen, kapotte onveilige speeltoestellen. 12. Via welk systeem worden afvalmeldingen, gedaan via de My Clean City app, verwerkt? SEDA, Mobiele Beheerder, Facilitator App en Afvalris 13. Wie zijn de ontwikkelaars van Signalen? De Signalen community streeft naar een ecosysteem waarin steeds meer marktpartijen gemeenten helpen bij het in gebruik nemen van Signalen en waardevolle bijdragen leveren die bijdragen aan de missie van Signalen. Op dit moment wordt de ontwikkeling vooral gedaan door de ontwikkelaars die vallen onder de gemeente Amsterdam in opdracht van de community Signalen. 14. Door wie en wanneer is het besluit genomen gebruik te gaan maken van Signalen en waarom is de gemeenteraad hierbij niet betrokken? Welke partijen / expertise is hierbij betrokken geweest? Na een uitgebreide onderzoeksperiode naar alternatieven voor KIM is dit besluit over interne bedrijfsvoering in 2023 genomen door de verantwoordelijke directie(s). Deelnemende partijen zijn Stadsbeheer, Publiekszaken, Inkoop, Juridische zaken, ICT.

Uit de Gemeentewet volgt dat de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van B&W dat de gemeenteraad primair belast is met regelgevende bevoegdheid en het college van B&W met bestuursbevoegdheid. Op basis van artikel 160 van de Gemeentewet is het college van B&W bevoegd om het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet de raad of de burgemeester hiermee is belast. Het bepalen van welk meldingssysteem door de gemeente wordt gebruikt, is een typisch voorbeeld van dagelijks bestuur waartoe het college van B&W bevoegd is. 15. Heeft de gemeente Den Haag advies ingewonnen, al dan niet bij externe partijen, bij het besluit over te stappen op signalen en zo ja bij welke partijen is dit advies ingewonnen? De gemeente Den Haag is afgelopen jaren actief betrokken geweest bij de community Signalen. Daarnaast is bij de gemeente Amsterdam advies ingewonnen en een bezoek gebracht. 16. Hebben er tenders plaatsgevonden in het besluit over te stappen naar Signalen en zo ja op welke onderdelen? Zie beantwoording vraag 7. 17. Welke kennis en ervaring heeft de gemeente Den Haag in huis met betrekking tot Signalen? Het gemeentelijk projectteam meldingen openbare ruimte in samenwerking met de community Signalen. 18.

Welke nieuwe functionaliteiten in de My Clean City app werden op initiatief van de gemeente Den Haag geïmplementeerd sinds december 2022 (zoals te lezen valt in de beantwoording van vraag 13 v/d schriftelijke vragen RIS317003)? Graag een overzicht per nieuwe functionaliteit. De volgende functionaliteiten zijn vanuit de gemeente vanaf 2022 aangevraagd om aan te passen aan de MCC app.

11/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

• •

Melden in de app op een andere locatie dan waar je je op dat moment bevindt. Voor deze tijd kon je alleen op GPS een adres invoeren en kon je dus niet verder lopen etc. Ander toevoeging aan de app voor de gemeente is de “mist een container?” button, die was in de oudere versie toegevoegd en moest mee genomen worden naar de vernieuwde versie omdat wij daar geld in hadden geïnvesteerd.

De verdere vernieuwing van de MCC app komt vanuit Savana Solutions zelf. 19. In de brief van wethouder Barker (d.d. 28 november 2023, RIS317213) worden vier belangrijkste voordelen van Signalen genoemd. 1) “De melder hoeft niet meer zelf een categorie te kiezen”. Is dit technisch ook mogelijk in Seda/My Clean City? Om SEDA dit te kunnen laten doen zouden extra investeringen nodig zijn om dat technisch gezien voor elkaar te krijgen. 2) “Er wordt gewerkt met tekstherkenning op basis van de meldtekst”. Is dit technisch ook mogelijk in Seda/My Clean City? Om SEDA dit te kunnen laten doen zouden extra investeringen nodig zijn om dat technisch gezien voor elkaar te krijgen. 3) “Dankzij samenwerking met andere gemeenten worden de kosten van de ontwikkeling gedeeld en kunnen we gebruik maken van kennis van de andere deelnemende gemeenten”.

Welke kosten worden hier bedoeld? Geldt dit ook voor functionaliteiten die alleen de gemeente Den Haag wenst (dus andere gemeenten niet)? Welke kennis van andere gemeenten wordt hier bedoeld? En welke kennis van andere gemeenten kan mogelijk bijdragen aan het terugdringen van afvalproblematiek of overige meldingen in de openbare ruimte? Bij welke partijen is de “ontwikkeling” in de Signalen-community ondergebracht? De aangesloten gemeentes zijn onderdeel van de community Signalen, waarbij het benodigde budget wordt gedeeld, kennis en ervaring wordt uitgewisseld en afstemming plaatsvindt over nieuwe ontwikkelingen. Alleen als de gemeente Den Haag zelf iets wil aanpassen, dan zijn de ontwikkelkosten voor de gemeente Den Haag. Zien andere gemeente ook de meerwaarde van de aanpassing, dan worden de kosten gedeeld. Iedere gemeente staat voor dezelfde uitdaging om de klantreis van bewoners voor het maken van meldingen zo klantvriendelijk mogelijk te maken. Het is daardoor goed om over dit onderwerp kennis en ervaringen te delen, van elkaar te leren en gezamenlijk gewenste aanpassingen te doen in het systeem. De community Signalen streeft naar een ecosysteem waarin steeds meer marktpartijen gemeenten helpen bij het in gebruik nemen van Signalen en waardevolle bijdragen leveren die bijdragen aan de missie van Signalen.

Op dit moment wordt de ontwikkeling vooral gedaan door de ontwikkelaars die vallen onder de gemeente Amsterdam in opdracht van de community Signalen. 4) “Het terugkoppelen naar de melder wordt met Signalen geoptimaliseerd”. Op welke manier wordt dit geoptimaliseerd ten opzichte van de situatie nu? Graag een inhoudelijke toelichting. Dit blijft momenteel nagenoeg hetzelfde. Op het gebied van klanttevredenheidonderzoek wordt een verbetering doorgevoerd. Daarnaast wordt de inzage voor de melder in eigen gemaakte (en al reeds gemaakte) meldingen overzichtelijker.

12/13

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10684569

20. Welke app van Signalen wordt er bedoeld en waar is deze te vinden? Met Signalen is het ook mogelijk om via een mobiele telefoon op straat (of thuis) een melding te doen. Dit kan via meldingen.denhaag.nl. Het is ook mogelijk om een webapplicatie van Signalen op een mobiele device te plaatsen. Omdat Signalen zich als een app gedraagt, wordt deze webapplicatie door gebruikers ervaren (en genoemd) als een app. 21. Is dit een zelfstandig opererende (stand-alone) app of is deze gebaseerd op een webformulier? Op basis van een webformulier. 22. Wat zijn de risico’s en negatieve effecten van het gebruik maken van een opensource systeem als Signalen? Graag een inhoudelijke toelichting. Momenteel zijn er geen risico’s bekend. 23. Hoe worden storingen in het systeem Signalen behandeld en opgelost? Welke afspraken zijn hierover gemaakt? Operationele storingen worden door de gemeente en de technisch applicatie beheerder behandeld en opgelost. Overige storingen worden opgelost in afstemming met community Signalen. Voor bewoners geldt dat altijd contact gezocht kan worden met de gemeente via 14070. 24. Wie draagt zorg voor het behandelen en afhandelen van gebruikersklachten en -vragen over de Signalen(app)? De gemeente Den Haag.

13/13