RIS317742 Evaluatie communicatieproces beoogde opvanglocatie B-aparthotel

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

060

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

OCW/10672908 RIS317742 Contactpersoon

Shakira van Steenis Dienst

Onderwijs, Cultuur en Welzijn Afdeling

Opgave nieuwkomers Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

16 januari 2024

Nieuwkomers@denhaag.nl

Onderwerp

Evaluatie communicatieproces beoogde opvanglocatie B-aparthotel

Zoals toegezegd in de beantwoording van de schriftelijke vragen “Onzorgvuldig en onjuist informeren buurtbewoners en raad” (RIS316904) van 6 november 2023 stuurt het college u de belangrijkste leerpunten aangaande het communicatieproces rond de voorgenomen opvang van minderjarige vluchtelingen in het B-aparthotel. Het COA heeft het college in september 2023 om medewerking gevraagd aangaande het voornemen om 50 alleenstaande minderjarige vluchtelingen op te vangen in het B-aparthotel. Na langdurige onderhandelingen heeft het B-aparthotel zich teruggetrokken en heeft de opvang niet plaats kunnen vinden. Inmiddels heeft zowel een ambtelijke als bestuurlijke evaluatie plaatsgevonden met het COA over het proces rondom de mogelijke opvang in het B-aparthotel. Met deze brief informeren wij u over de belangrijkste leerpunten. In onderstaand overzicht worden deze nader toegelicht. De bijbehorende tijdlijn die inzicht geeft in alle activiteiten en communicatie rondom de opvanglocatie is als bijlage opgenomen. Conclusies evaluatie -

-

Het COA informeert de gemeente zo snel mogelijk over bijzondere omstandigheden aangaande de beoogde opvanglocatie. Bij het schouwen van de locatie B-aparthotel door het COA is niet geconstateerd dat het hotel deel uitmaakte van een VvE met particuliere eigenaren. In het vervolg zal dit door het COA bij een schouw nadrukkelijk worden nagegaan en gecommuniceerd met de gemeente. Eenduidige, actuele communicatie tussen het COA en de gemeente Den Haag. Tijdens het traject rond het B-aparthotel kreeg de gemeente een aantal keer signalen van omwonenden over de onderhandelingen tussen het hotel en het COA, die tot dusver bij de gemeente onbekend waren. Eenduidige communicatie gedurende het hele proces, inclusief de onderhandelingen, voorkomt dat er ruis ontstaat in de informatievoorziening naar de buurt. Om snelle eenduidige communicatie te garanderen worden per locatieontwikkeling vaste contactpersonen bij het COA en de gemeente aangewezen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10672908

-

-

Geplande informatiebijeenkomsten voor bewoners niet op te korte termijn afgelasten. De geplande inloopbijeenkomst voor omwonenden van het B-aparthotel op 9 oktober is door de gemeente enkele uren van tevoren afgelast, nadat de gemeente vernam dat het contract nog niet was getekend. Door de korte termijn van afgelasting kwamen uiteindelijk ongeveer 30 bewoners naar de locatie van de geplande avond. Dit heeft de onrust in de buurt over de geplande opvang doen toenemen. Betere afstemming in het onderhandelings- en besluitvormingsproces rond opvanglocatie. Het collegebesluit om medewerking te verlenen aan een voorgenomen opvang van vluchtelingen door het COA kan alleen worden genomen op basis van een overeenkomst (met de juiste tekenbevoegdheid) tussen het COA en de locatie in kwestie. Aan de andere kant kan die overeenkomst alleen worden gesloten met een positief collegebesluit. In de praktijk blijkt het niet altijd mogelijk om deze processen volgordelijk goed op elkaar af te stemmen. In de toekomst wordt daarom ofwel expliciet om een intentieverklaring gevraagd voordat het college kan besluiten, ofwel een voorbehoud van een positief collegebesluit gemaakt in het contract met het hotel.

Concluderend Het college hecht er veel waarde aan om omwonenden juist en tijdig te informeren over nieuwe opvanglocaties in de buurt. Wij betreuren het dan ook zeer dat het proces van besluitvorming en communicatie in deze situatie niet goed verlopen is. Naar aanleiding van de evaluatie met het COA zijn de nodige procesafspraken gemaakt om dit in de toekomst te voorkomen. Het COA zal ervoor zorgdragen dat in het onderhandelingsproces in het vervolg alle benodigde informatie (zoals in dit geval de aanwezigheid van een VvE en de tekenbevoegdheid) beschikbaar is, zodat de besluitvorming met het hotel goed verloopt. Met het COA hebben we afgesproken dat zij ons voortaan gedurende het gehele traject goed op de hoogte houdt over alle relevante ontwikkelingen in het onderhandelingsproces met een hotel. De gemeente is belanghebbende, maar geen partij in dit proces en daarmee afhankelijk van de informatie van het COA. Met de aanvullende procesafspraken is de werkwijze aangescherpt en zijn de rollen helder belegd. De lessen zoals hierboven uiteengezet zullen per direct door het COA en de gemeente worden toegepast. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10672908

Bijlage. Tijdlijn communicatie rondom opvanglocatie B-aparthotel Datum

Gebeurtenis

11 september 2023

Het COA benadert de gemeente Den Haag met de vraag of de gemeente akkoord is met de inzet van het B-aparthotel voor de opvang van 50 alleenstaande minderjarige vluchtelingen per 1 oktober. Het COA geeft aan een optie te hebben die diezelfde dag verloopt. De gemeente geeft bij het COA aan dat het niet mogelijk is om binnen een dag een collegebesluit te organiseren. Op zijn vroegst kan er op 19 september 2023 een collegebesluit worden genomen. Dit is bovendien onder voorbehoud van een positief advies van de veiligheidsdriehoek. Het COA geeft aan dat een collegebesluit op 19 september 2023 (onder voorbehoud advies driehoek) volstaat. Verzoek om advies wordt ingediend bij de veiligheidsdriehoek.

13 september 2023

Overleg met stadsdeel Scheveningen over de planning omtrent het informeren van de omgeving, onder voorbehoud dat het college met het besluit instemt. Besloten wordt om een bewonersavond te organiseren op 9 oktober. Er wordt met het COA overlegd of inhuizing na die datum kan plaatsvinden. Het COA gaat akkoord met inhuizing op 11 oktober. De driehoek geeft aan dat er meer tijd nodig is voor een quickscan door de politie en dat er op zijn vroegst op 25 september een advies gegeven kan worden. Het college stemt in met de inzet van het B-aparthotel voor de opvang van 50 alleenstaande minderjarige vluchtelingen voor een termijn van 6 – 12 maanden, onder voorbehoud van positief advies van de driehoek. Staatssecretaris Van der Burg stuurt gemeenten een brief met een noodoproep voor opvangplekken voor alleenstaande minderjarige vluchtelingen. De driehoek adviseert positief over het inrichten van de opvanglocatie onder de voorwaarde dat bewoners en bedrijven goed worden ingelicht en betrokken. Er is contact tussen de gemeente Den Haag en het COA. De gemeente Den Haag vraagt na of er een overeenkomst is tussen het COA en het Baparthotel. Het COA bevestigt dat dit geval is: er is een akkoord. Het collegebesluit wordt openbaar en omwonenden ontvangen de brieven. Zij worden geïnformeerd over de opvang in het B-aparthotel en uitgenodigd voor een bewonersavond op 9 oktober 2023.

De bewonersorganisatie wordt door stadsdeel Scheveningen persoonlijk op de hoogte gesteld en reageert positief. De manager van het B-aparthotel geeft aan dat er nog geen sprake is van een overeenkomst met het COA en dat er slechts sprake is van onderhandelingen. Ook is hij onaangenaam verrast door de bewonersbrief en dat een aantal boze omwonenden naar het hotel is gekomen voor informatie. De gemeente neemt contact op met het COA. Het COA reageert verbaasd en geeft aan dit nader uit te zoeken. Uit de reacties van omwonenden blijkt dat het contract tussen het COA en het hotel nog niet getekend is. De gemeente meldt het COA dat het B-aparthotel naar omwonenden communiceert dat er nog geen sprake is van een overeenkomst tussen het COA en het hotel.

18 september 2023

19 september 2023

22 september 2023

25 september 2023

26 september 2023

27 september 2023

28 september 2023

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10672908

29 september 2023

2 oktober 2023

3 oktober 2023

4 oktober 2023

5 oktober

6 oktober

9 oktober

Het COA geeft aan dat het contract op 29 september wordt getekend en dat er afstemming wordt gezocht met het hotel over de communicatie. De gemeente stelt de eis aan het COA om schriftelijk duidelijkheid te geven over de ondertekening van het contract, met name om bewoners tijdig en zorgvuldig te kunnen informeren. Deze duidelijkheid blijft uit. De eigenaren van de penthouses bellen de gemeente en geven per mail aan een rechtszaak te zullen starten als lid van de VvE tegen het realiseren van de opvang op basis van een bepaling in de splitsingsakte van het gebouw. Zij nodigen de gemeente uit voor een gesprek op de locatie. De uitnodiging wordt later op de dag telefonisch ingetrokken omdat volgens de eigenaren van de penthouses het hotel zich heeft teruggetrokken uit de samenwerking. De bedrijfsleider van het hotel stuurt een brief aan de gemeente en het COA waarin hij aangeeft dat hij voornemens is zich terug te trekken uit de onderhandelingen (n.a.v. reacties omwonenden). Er vindt een gesprek plaats tussen het COA, de bedrijfsleider van het Baparthotel en twee vertegenwoordigers van de gemeente. De bedrijfsleider geeft aan zich geïntimideerd te voelen door juridische stappen van de eigenaren van de penthouses en geeft aan het gesprek tussen de eigenaren van de penthouses en het COA te willen afwachten.

Er vindt een gesprek plaats tussen de eigenaren van de penthouses, het COA en een vertegenwoordiger van de gemeente. Onderwerp van gesprek is de zorg vanuit de eigenaren over de gedeelde opgang en hal, de leefbaarheid in het algemeen en het communicatieproces tot dan toe. Eén van de eigenaren geeft aan bij doorgang een kort geding te gaan starten op basis van een bepaling in de splitsingsakte. Het COA geeft aan in contact te gaan met het hoofdkantoor van het Baparthotel om de onderhandelingen voort te zetten, omdat is gebleken dat de bedrijfsleider niet tekenbevoegd is. Er komen signalen vanuit omwonenden dat er onduidelijkheid is over het al dan niet doorgaan van de inloopbijeenkomst 9 oktober, de terugtrekking van het hotel en de rol van de gemeente. Het antwoord van de gemeente is dat er een gesprek loopt tussen het COA en het hotel en dat de gemeente de uitkomsten van dit gesprek met belangstelling afwacht. Het COA informeert de gemeente dat ze een voorstel van het hotel hebben ontvangen om alle studio's te huren en dat het COA gezien de prijs dit in beraad neemt en voorlegt aan de bestuurder. Er komen persvragen van het AD aan de gemeente over kritiek van de omwonenden betreft de communicatie door de gemeente. Het COA meldt dat het voorstel van het hotel akkoord is en vertrouwt erop dat de ondertekening wordt geformaliseerd.

Het COA noemt een termijn van 1 november 2023 tot en met 18 maart 2024. De gemeente vraagt om een schriftelijke bevestiging. Het COA informeert de gemeente dat definitief bevestigd is dat het contract is getekend. Het B-aparthotel belt de gemeente met de vraag waarom de inloopbijeenkomst 9 oktober nog doorgaat. Het hotel geeft aan dat het COA de overeenkomst niet wil tekenen, bevestigt dit met een doorgestuurde mail van het COA aan de hoteleigenaar.

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10672908

11 oktober

12 oktober 17 oktober

18 oktober

In een overleg tussen het COA en de gemeente geeft het COA aan dat het hotel onverwachts nieuwe voorwaarden in het contract heeft opgenomen. Het contract ligt voor akkoord bij de bestuursvoorzitter van het COA. Het COA geeft aan dat de kans er is dat het contract niet ondertekend wordt. Daarop besluit de gemeente de inloopavond af te zeggen. Bewoners die zich hebben aangemeld, ontvangen om 16u een e-mail met de afzegging. ‘s Avonds komen er ongeveer 30 bewoners naar de locatie van de inloopavond. De gemeente en het COA zijn aanwezig om vragen te beantwoorden. De sfeer begint negatief, maar de gesprekken verlopen goed. Er is veel irritatie bij bewoners over het afzeggen van de inloopbijeenkomst en de onduidelijkheid over de realisatie van de opvang. De situatie wordt besproken in een regulier overleg over de ontwikkeling van locaties tussen de gemeente en het COA. Er volgt excuus van het COA voor de gang van zaken. De gemeente stelt een deadline aan het COA om helderheid te verschaffen. Het COA geeft aan 12 oktober weer om tafel te gaan en dat het COA na dit gesprek meer duidelijkheid kan verschaffen. Vanuit het COA is er nog geen uitsluitsel over het contract. De gemeente ontvangt een bericht van het COA dat het COA de onderhandelingen met het B-aparthotel heeft gestaakt.

Bewoners die zich hadden aangemeld voor de bewonersavond van 9 oktober krijgen direct per e-mail een bericht over het niet doorgaan van de opvang in het B-aparthotel. ‘s Avonds meldt één van de eigenaren van de penthouses per e-mail dat hij niet is geïnformeerd. De eigenaren van de penthouses worden per e-mail geïnformeerd met een excuus voor het feit dat zij in een ander mailbestand zijn opgenomen. Alle omwonenden in het gebied worden op 20 oktober per brief geïnformeerd over het niet doorgaan van de opvang.

5/5