RIS317631 Brief Rekeningencie aan college nav Boardletter 2023

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS317631

College van burgemeester en wethouders

Contactpersoon

c.c. commissie Ruimte

Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

18 januari 2024 Onderwerp

Board Letter 2023 en jaarrekeningonderzoek 2022 & 2023

Geachte leden van het college, De Rekeningencommissie heeft van de Accountantsorganisatie de Board Letter 2023 (RIS317304) ontvangen. Hierin worden de bevindingen uit de interimcontrole van het boekjaar 2023 toegelicht. In de interimcontrole wordt met name aandacht besteed aan de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. In de Board Letter worden ook aandachtspunten gegeven voor de jaarrekening 2023. De gemeenteaccountant constateert dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag vooruit is gegaan ten opzichte van vorig jaar. De grootste vooruitgang is waargenomen bij de dienst Bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor wat betreft inkopen en aanbestedingen. De Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat hiermee. Dit neemt niet weg dat er nog belangrijke aandachtspunten zijn voor de interne beheersing, bijvoorbeeld bij voorzieningen en secretarieleges. Mede naar aanleiding van de behandeling van de Board Letter heeft de Rekeningencommissie enkele vragen en opmerkingen aan het college, die wij onderstaand aan u voorleggen. Wij verzoeken het college om binnen zes weken op onderstaande punten te reageren.

1.

Interne beheersing

Interne beheersing secretarieleges: vorig jaar heeft de accountant de opzet van het proces secretarieleges beoordeeld, dit jaar zijn voor dit proces de interne beheersmaatregelen in de praktijk getoetst. Daarbij zijn tekortkomingen geconstateerd aangaande het voorraadbeheer voor identiteitsbewijzen en het kasverkeer. De accountant geeft aan dat nog niet alle benodigde verbeteringen zijn opgepakt, onder meer vanwege onvoldoende middelen bij het desbetreffende dienstonderdeel. De Rekeningencommissie benadrukt dat het hier gaat om één van de kerntaken van de gemeente, waarvan bovendien in het recente verleden is gebleken dat de uitvoering ervan kwetsbaar is voor ondermijning. De commissie vindt het zorgelijk als tekortkomingen in de interne beheersing

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

niet snel genoeg zouden worden opgelost omdat er onvoldoende middelen beschikbaar worden gesteld. Wij vragen u ervoor te zorgen dat het verhelpen van de geconstateerde tekortkomingen niet wordt vertraagd als gevolg van onvoldoende budget. Afwijken van aanbestedingsregels: de huidige werkafspraken met betrekking tot inkopen verplichten een dienst niet om de centrale servicedesk Inkoop te betrekken bij een aanbestedingsplichtige inkoop. Binnen de gemeente wordt gewerkt aan het inrichten van een escalatieprocedure waarbij bewuste afwijkingen van de aanbestedingsregels worden goedgekeurd door de directeur van de desbetreffende dienst. De accountant adviseert om ook het college in deze escalatieprocedure te betrekken. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd of het college dit advies overneemt en hoe de verantwoordelijkheid van het college voor rechtmatigheid in deze escalatieprocedure dan door de desbetreffende portefeuillehouders zou worden ingevuld. Criteria subsidieregister: de accountant constateert dat een formeel beleid ontbreekt dat bepaalt welke subsidies in het subsidieregister opgenomen dienen te worden en meldt dat het college het daarmee gepaard gaande risico accepteert.

De Rekeningencommissie is van mening dat alle subsidies aan organisaties – waaronder bijvoorbeeld loonkostensubsidies –in het subsidieregister opgenomen behoren te worden en vraagt het college toe te lichten waarom dit niet voor alle subsidies gebeurt.

2. Tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening De accountant merkt op dat financiële besluitvorming trager verloopt dan gewenst. Ook week de informatievoorziening over de realisatie dit jaar op onderdelen af van de reguliere planning & controlcycus. Vertragingen zijn ook zichtbaar in de overige informatievoorziening aan de raad, onder meer voor wat betreft rapportages als GRIP, MPG en MIP. Zo is de toegezegde GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2023 (RIS317167 & RIS317168) niet tijdig ontvangen om nog in 2023 door de commissies behandeld te kunnen worden, terwijl deze al kort na de zomer werd verwacht. De Rekeningencommissie spreekt haar teleurstelling hierover uit, temeer omdat ambtelijk veel energie is gestoken in de verbetering van de kwaliteit én de actualiteit van de GRIP-rapportage. Ook is de raad al geruime tijd in afwachting van het jaarlijkse programma voor de doelmatigheidsonderzoeken die het college op grond van art. 213a Gemeentewet geacht wordt te verrichten. Het laatste onderzoeksprogramma dateert van 9 juli 2019 (RIS 303059). Het nieuwe programma zou na vaststelling in september door het college naar de raad worden gestuurd. De Rekeningencommissie heeft deze informatie nog niet ontvangen. Voorts is de toegezegde actualisatie van het beleidskader voor verbonden partijen nog niet ontvangen (RIS313870).

Ook de jaarrapportage 2022 over verbonden partijen is niet tijdig ontvangen. In de brief van 30 maart 2021 hierover (RIS308240) is toegezegd dat het college de rapportage jaarlijks in oktober/november naar de raad zal sturen. In dit verband brengen we hier graag ook in herinnering dat de Rekeningencommissie het college heeft gevraagd de toegezegde wijzigingen in de huidige Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 nog dit kalenderjaar aan de Rekeningencommissie voor te leggen. Hierop is nog geen reactie ontvangen van het college. De Rekeningencommissie wil weten waarom meerdere rapportages aan de raad later komen dan met de raad is afgesproken en hoe het college de tijdigheid van de toekomstige bestuurlijke informatievoorziening wil borgen.

2/4

Gemeente Den Haag

3. Toezeggingen naar aanleiding van het jaarrekeningonderzoek 2022 Van het college is een reactie (RIS316629) ontvangen op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 (RIS315931). De Rekeningencommissie spreekt haar waardering uit voor de consciëntieuze beantwoording van de vragen en de aanvullende toezeggingen die daarbij zijn gedaan. De eerdere toezeggingen van het college naar aanleiding van het jaarrekeningonderzoek 2022 zijn verwerkt in een toezeggingenoverzicht (RIS316667), dat is geactualiseerd met de aanvullende toezeggingen (RC/2023.52). De Rekeningencommissie wil nader worden geïnformeerd binnen welke termijn enkele van deze toezeggingen zullen worden nagekomen. ▪

▪

Onderzoek prognosekracht van de begroting: in reactie op de vraag in paragraaf 3.1.3 van het Rekeningencommissierapport over de prognosekracht van de begroting zegt het college toe een onderzoek te starten naar de oorzaken van onderbestedingen en dit tevens te betrekken bij de uitwerking van de contourenbrief. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd wanneer de uitkomsten van het onderzoek tegemoet kunnen worden gezien. Voortgangsrapportage kostenbeheersing Wmo & Jeugd: in reactie op de vraag in paragraaf 9.1 van het Rekeningencommissierapport over een andere vorm van rapporteren over de kostenbeheersing van Wmo en jeugdhulp zegt het college toe met een voorstel voor een nieuwe rapportagevorm te komen. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd wanneer dit voorstel naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.

4. Betrouwbaarheid van indicatoren In de reactie van het college (RIS316629) is tevens ingegaan op het onderzoek door de Accountantsorganisatie naar de betrouwbaarheid van indicatoren (RIS315569, paragraaf 3.2.4). Aanvullend hierop is in een bijlage bij de begroting 2024 (RIS316918, bijlage 5) een toelichting gegeven op indicatoren die tussentijds zijn gewijzigd. Hieruit blijkt dat voor enkele indicatoren de streefwaarde is gewijzigd omdat de oorspronkelijke streefwaarde gedurende het jaar reeds was behaald. De Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de daarmee geboden transparantie. Vanuit het oogpunt van verantwoording lijkt het de Rekeningencommissie echter niet wenselijk dat streefwaarden van indicatoren tussentijds worden aangepast, omdat de commissie van mening is dat dit niet in overeenstemming is met het karakter van een beleidsindicator in de begroting (namelijk het stellen van een meetbaar beleidsdoel). Wij vragen u daarom in volgende begrotingswijzigingen de streefwaarden van beleidsindicatoren niet meer aan te passen gedurende het jaar waarop ze betrekking hebben. U geeft tevens aan hiervoor een procedure op te stellen. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd wanneer deze procedure gereed zal zijn.

5. Resultaten, conclusies en aanbevelingen uit onderzoek grote projecten De Rekeningencommissie heeft op 12 juli 2022 een brief naar de wethouder Stadsontwikkeling gestuurd (RIS312864). Daarin is gevraagd te inventariseren in hoeverre bij fysieke projecten gedurende de afgelopen jaren sprake was van begrotingsoverschrijdingen. Op 4 juli 2023 heeft het college een brief met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoek naar de raad gestuurd (RIS316009). De Rekeningencommissie dankt het college en ambtelijk apparaat voor de hiertoe geleverde inspanningen. Naar aanleiding van de beraadslaging over het onderzoek hebben wij onderstaand enkele vragen en opmerkingen.

3/4

Gemeente Den Haag

▪

▪

Fysieke projecten voortkomend uit onderhoud: in de eerdere brief over de onderzoeksaanpak (RIS314281) heeft het college laten weten dat onderhoudsprojecten niet in het onderzoek zijn meegenomen omdat onderhoud gericht is op het in stand houden van al veel eerder gerealiseerde projecten. Hieronder vallen ook meerjarige programma’s zoals het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) en het meerjarenprogramma kunstwerken (MJPK). De Rekeningencommissie veronderstelt dat hierdoor ook een project als de ontkluizing van het Piet Heinplein niet in de inventarisatie is meegenomen. Voor dit project is echter sprake van aanvullend budget van meer dan € 2,5 miljoen. Daarom wil de Rekeningencommissie nader onderbouwd zien waarom ‘extra’ projecten voortkomend uit onderhoud niet in de inventarisatie zijn betrokken. Ook vraagt de commissie het college om inzicht te verschaffen in aantal en omvang van eventuele overige investeringsprojecten (van meer dan € 2,5 miljoen) die voortkomen uit onderhoudsprojecten. Oorzaken van duurdere projecten: de Rekeningencommissie constateert dat uit het overzicht (RIS316009) blijkt dat zich bij grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel blijkt uit het onderzoek dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was.

Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre de gemeente voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om voor deze projecten de oorzaken van begrotingswijzigingen te onderzoeken en te duiden. Voorts is de Accountantsorganisatie gevraagd te beoordelen in hoeverre omvangrijkere bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is, zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan.

6. Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2023 Het normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant wordt jaarlijks geactualiseerd. In dit normenkader is de van toepassing zijnde wet- en regelgeving opgenomen (conform art. 4.4 van de controleverordening). De raad heeft het voorstel hiervoor (RIS317056) op 14 november 2023 ontvangen. De Rekeningencommissie waardeert dat de wijzigingen in het normenen toetsingskader door verschillende kleuren duidelijk zijn gemaakt. Daardoor staan niet meer van toepassing zijnde wetten en regels echter nog wel in de tekst (in rood). Om verwarring te voorkomen vragen wij het college voortaan naast een ‘was/wordt-lijst’ ook het definitieve voorgestelde normenkader (met uitsluitend de actuele regelgeving) aan de raad voor te leggen. Voorts vraagt de Rekeningencommissie om het voorstel voor het normen- en toetsingskader voortaan in het derde kwartaal van het jaar naar de raad te sturen, zodat na behandeling in de commissies nog voldoende tijd resteert om eventuele wijzigingen te verwerken. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

4/4