RIS317630 Verslag Rekeningencommissie 14 december 2023

Rekeningencommissie RIS317630

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 14 december 2023

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, T. de Boer, R. Guernaoui en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema, mevrouw A. Fernando en de heer M. Perkgöz; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren K. Partiman en M. Etalle.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 14:35 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 2 november 2023 Het verslag van de vergadering van 2 november 2023 (RIS317237) wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van de aanbevelingen in de rapportage over het onderzoek naar het beheersingsproces van de uitputting van de Enecogelden (RIS316559) dat is uitgevoerd door de Accountantsorganisatie, wil de Rekeningencommissie weten hoe dit door het college wordt opgepakt. Ambtelijk wordt toegelicht dat met ingang van de begroting 2024 de informatievoorziening wordt verbeterd door de uitputting van de Enecoreserves toe te lichten in een separate bijlage.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken C.1.

Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming

Het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming (RIS316879) wordt betrokken bij de werkbespreking op 31 januari 2024. C.2.

RM Bestuurlijke planning P&C 2024

De bestuurlijke planning van de planning & controlcyclus 2024 is reeds behandeld in de Rekeningencommissievergadering van 2 november 2023, (agendapunt H) voordat de raadsmededeling hierover (RIS316972) was ontvangen. C.3.

Verordening financieel beheer en beleid

De Rekeningencommissie adviseert het voorstel van het college inzake Verordening tot wijziging van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (RIS317114) op de advieslijst te zetten voor vaststelling door de raad.

Verslag vergadering 14 december 2023

C.4.

Rekeningencommissie

Controleverordening

Ook met betrekking tot het voorstel van het Presidium inzake vaststelling van de Verordening tot tweede wijziging van de Controleverordening gemeente Den Haag 2014 (RIS317191) adviseert de Rekeningencommissie het op de advieslijst te zetten voor vaststelling door de raad. In een volgende vergadering wil de Rekeningencommissie de eventuele herziening van de Rekeningencommissieverordening agenderen. Naar aanleiding hiervan wijst de voorzitter de leden erop dat de huidige verordening reeds de mogelijkheid biedt om plaatsvervangende leden te benoemen. Hij zal de invulling hiervan met de individuele Rekeningencommissieleden bespreken. C.5.

Governance digitale veiligheid

In de reactie van het college (RIS316629) op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 (RIS315931) lijkt het college de aanbeveling om te onderzoeken hoe doeltreffend de huidige inrichting van cybersecurityverantwoordelijkheden is, naast zich neer te leggen (RIS316629, pag. 5). Gezien de specialistische en actuele kennis die voor cybersecurity nodig is heeft de Rekeningencommissie er nogmaals bij het college op aangedrongen om de governance op dit punt zorgvuldig onder de loep te nemen een daarbij ook de wenselijkheid van het centraal beleggen van de eindverantwoordelijkheid voor cybersecurity expliciet te beoordelen (RIS317055). Het antwoord van het college hierop (RIS317224) is op 7 december 2023 ontvangen en wordt betrokken bij de werkbespreking met de CIO op 6 maart 2024. De Rekeningencommissie wil daarbij ook worden geïnformeerd over de verantwoordelijkheid van de CISO en de positionering van deze functie in het organogram. Het college heeft daarover reeds informatie verstrekt als antwoord op vraag 499 van de technische vragenronde over de begroting 2024 (zie RIS317205, pag. 212).

D. Jaarrekeningonderzoek 2023 D.1.

Aanpak van de jaarrekeningcontrole door de gemeenteaccountant

Zoals ieder jaar heeft de Rekeningencommissie een document ontvangen waarin de aanpak van de jaarrekeningcontrole uiteen wordt gezet (RIS317110). Deze aanpak wordt toegelicht door Carla Slotema, gemeenteaccountant. Mede vanwege gewijzigde standaarden voor de accountantscontrole is dit jaar meer nadruk gelegd op risicoanalyse. In het document zijn de kernpunten van de jaarrekeningcontrole aangegeven. Van de 27 inherente risico’s die zijn onderkend heeft de accountant er zes als significant beoordeeld, onder meer op basis van bevindingen in voorgaande jaren of vanwege ontoereikende beheersmaatregelen. Voorbeelden van dergelijke risico’s zijn onrechtmatige aanbestedingen of onnauwkeurige waarderingen van voorzieningen. Ook frauderisico’s vallen hieronder, zoals het zogenoemde management override. Hiermee wordt het risico bedoeld op het omzeilen van de interne beheersing door leidinggevenden. In de controle wordt onderzocht of de procedures voor interne beheersing daadwerkelijk worden nageleefd. De interimcontrole is dit jaar iets anders aangepakt. Er zijn zestien processen geïdentificeerd die specifiek voor de controle van de jaarrekening relevant zijn.

D.2.

Boardletter van de gemeenteaccountant naar aanleiding van de interimcontrole 2023

Naar aanleiding van de interimcontrole is van de Accountantsorganisatie de Boardletter 2023 (RIS317304) ontvangen. Deze wordt toegelicht door gemeenteaccountant Carla Slotema en audit managers Angie Fernando en Mustafa Perkgöz.

Pagina 2 van 7

Verslag vergadering 14 december 2023

Rekeningencommissie

Interne beheersing is verbeterd De interne beheersing van de gemeente Den Haag is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Wel zijn belangrijke aandachtspunten nog het naleven van termijnen en een duidelijke prioriteitsstelling. In bijlage 3 van de boardletter is de voortgang door middel van kleuren inzichtelijk gemaakt. Van de 50 aanbevelingen die de Accountantsorganisatie in voorgaande jaren heeft gedaan zijn er inmiddels 21 opgevolgd, of heeft de gemeente ervoor gekozen om het desbetreffende risico te accepteren. De opvolging van de overige aanbevelingen is onderhanden bij de gemeente. Dit jaar zijn er twaalf nieuwe bevindingen in de boardletter bijgekomen. Zo zijn er aandachtspunten bij voorzieningen en secretarieleges. De grootste vooruitgang is bij de dienst Bedrijfsvoering waargenomen, bijvoorbeeld voor wat betreft inkopen en aanbestedingen. Groeipijnen en doorontwikkeling Met de bundeling van de bedrijfsvoering zijn veel processen gecentraliseerd. Toch blijkt het nog steeds mogelijk om af te wijken van de gewenste procedures. Ook wordt de positionering van bepaalde activiteiten als suboptimaal ervaren. De accountant beveelt aan de uitkomsten van de bundeling kritisch te blijven beoordelen.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2023 De accountant bevestigt dat de planning om de jaarrekening 2023 op 23 april 2024 uit te brengen ambitieus is, omdat nog veel verbeteringen onderhanden zijn. Ook bestaan grote interne en externe afhankelijkheden die van invloed zijn op de haalbaarheid van de planning. Eerder is afgesproken dat de Rekeningencommissie medio februari 2024 door de accountant wordt geïnformeerd over de voortgang van de jaarrekeningcontrole en de haalbaarheid van de planning. Het college is vorig jaar begonnen met een pilot voor de rechtmatigheidsverantwoording en daardoor voldoende voorbereid op de wettelijke verplichting hiertoe, die dit jaar is ingegaan. Mogelijk kan op termijn worden doorgegroeid naar een in control statement voor rechtmatigheid. Kwaliteit en tijdigheid van de informatievoorziening De accountant merkt op dat financiële besluitvorming trager verloopt dan gewenst en dat herzieningen langer doorlopen dan gepland. Ook week de informatievoorziening over de realisatie dit jaar op onderdelen af van de reguliere planning & controlcycus. Dit resulteert in een vertraagde informatievoorziening aan de raad, waaronder rapportages als GRIP, MPG en MIP. Wendbaarheid en weerbaarheid Macro-economische en politieke ontwikkelingen zijn van invloed zijn op de wendbaarheid en weerbaarheid van de gemeente.

Dergelijke ontwikkelingen bepalen mede de benodigde financiële buffer (weerstandsvermogen) en de benodigde flexibiliteit om in te spelen op veranderende opgaven. Het prioriteren van ambities en een tijdige informatievoorziening zijn belangrijke voorwaarden voor een goede wendbaarheid. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Criteria subsidieregister: evenals voorgaand jaar constateert de accountant dat een formeel beleid ontbreekt dat bepaalt welke subsidies in het subsidieregister opgenomen dienen te worden en meldt dat het college het daarmee gepaard gaande risico accepteert. De Rekeningencommissie is van mening dat alle subsidies aan organisaties – waaronder bijvoorbeeld loonkostensubsidies – in het subsidieregister opgenomen behoren te worden en vraagt het college toe te lichten waarom dit niet voor alle subsidies gebeurt. ▪ Interne beheersing secretarieleges: vorig jaar heeft de accountant de opzet van het proces secretarieleges beoordeeld, dit jaar zijn voor dit proces de interne beheersmaatregelen in de praktijk getoetst. Daarbij zijn tekortkomingen geconstateerd aangaande het voorraadbeheer voor identiteitsbewijzen en het kasverkeer. De accountant geeft aan dat nog niet alles is opgepakt, onder meer vanwege onvoldoende middelen bij het desbetreffende dienstonderdeel. De Pagina 3 van 7

Verslag vergadering 14 december 2023

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Rekeningencommissie benadrukt dat het hier gaat om één van de kerntaken van de gemeente, waarvan bovendien in het recente verleden is gebleken dat de uitvoering ervan kwetsbaar is voor ondermijning. De commissie vindt het zorgelijk als tekortkomingen in de interne beheersing niet snel genoeg zouden worden opgelost omdat er onvoldoende middelen beschikbaar worden gesteld. Groeipijnen, doorontwikkeling en taakstelling in de bedrijfsvoering: de Rekeningencommissie wil aandacht blijven schenken aan de bundeling van de bedrijfsvoering en wil daarbij tevens de actuele taakstelling betrekken die kan oplopen tot € 9 miljoen. Voor een inhoudelijke bespreking hiervan wil de commissie de directeur Bedrijfsvoering uitnodigen voor een werkbespreking. Ook wil de commissie hierbij de mogelijke centralisering van de subsidieverstrekking betrekken. Tijdigheid van informatievoorziening: de Rekeningencommissie wil weten waarom meerdere rapportages aan de raad later komen dan tussen college en raad is afgesproken en wat het college hieraan gaat doen. Zo kon de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2023 in deze vergadering niet worden behandeld omdat deze nog niet was ontvangen. Door de late publicatie is de rapportage minder actueel, waarmee afbreuk wordt gedaan aan de kwalitatieve verbeteringen van deze rapportage.

Afwijken van aanbestedingsregels: de huidige werkafspraken met betrekking tot inkopen verplichten een dienst niet om de centrale servicedesk inkoop te betrekken bij een aanbestedingsplichtige inkoop. Er wordt binnen de gemeente gewerkt aan het inrichten van een escalatieprocedure waarbij bewuste afwijkingen van de aanbestedingsregels worden goedgekeurd door de directeur van de desbetreffende dienst. De accountant adviseert om ook het college in deze escalatieprocedure te betrekken. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd of het college dit advies overneemt en hoe de verantwoordelijkheid van het college voor rechtmatigheid in deze escalatieprocedure dan tussen portefeuillehouders onderling zou worden ingevuld. Brief aan college: de Rekeningencommissie besluit een brief naar het college te sturen over de bevindingen in de boardletter.

E. Grote Projecten E.1.

Resultaten, conclusies en aanbevelingen uit onderzoek grote projecten

Medio 2022 ontving de Rekeningencommissie een emailbericht van het raadslid Martini namens de fractie Hart voor Den Haag, waarin de behoefte kenbaar werd gemaakt aan een inventarisatie van grote projecten waarmee overschrijdingen ten opzichte van de begroting gedurende de afgelopen jaren inzichtelijk zou worden gemaakt. De Rekeningencommissie heeft vervolgens op 12 juli 2022 hierover een brief naar de wethouder Stadsontwikkeling gestuurd (RIS312864). Daarin is gevraagd inzichtelijk te maken hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van grote projecten en dit te voorzien van een heldere toelichting op budgetoverschrijdingen (indien van toepassing). Op 16 januari 2023 is van het college hierover een voortgangsbericht ontvangen (RIS314281). Op 4 juli 2023 heeft het college een brief met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek naar de raad gestuurd (RIS316009). Deze brief is door de commissie Ruimte als ingekomen stuk 17 geagendeerd in de vergadering van 22 november 2023 en voor kennisgeving aangenomen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

▪ Fysieke projecten voortkomend uit onderhoud: in zijn brief over de onderzoeksaanpak (RIS314281) heeft het college laten weten dat onderhoudsprojecten hierin niet zijn meegenomen omdat onderhoud gericht is op het in stand houden van al veel eerder gerealiseerde projecten. Hieronder vallen ook meerjarige programma’s zoals het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) en het meerjarenprogramma kunstwerken (MJPK). De Rekeningencommissie veronderstelt dat hierdoor ook een project als de ontkluizing van het Piet Heinplein niet in de inventarisatie is meegenomen. Pagina 4 van 7

Verslag vergadering 14 december 2023

▪

Rekeningencommissie

Voor dit project is echter sprake van aanvullend budget van meer dan € 2,5 miljoen. De Rekeningencommissie wil nader onderbouwd zien waarom ‘extra’ projecten voortkomend uit onderhoud niet in de inventarisatie zijn betrokken. Ook vraagt de commissie het college om inzicht te verschaffen in de frequentie en omvang van eventuele overige investeringsprojecten (van meer dan € 2,5 miljoen) die voortkomen uit onderhoudsprojecten. Oorzaken van duurdere projecten: de Rekeningencommissie constateert dat uit het overzicht (RIS316009) blijkt dat zich bij grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel blijkt uit het onderzoek dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre de gemeente voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad).

Voorts vraagt de commissie te beoordelen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is bij de voorbereidingen van een project en gedurende de looptijd ervan.

E.2.

Eerste GRIP-rapportage over 2023

De toegezegde GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2023 is nog niet ontvangen, terwijl deze al na de zomer werd verwacht. De Rekeningencommissie spreekt haar teleurstelling hierover uit, temeer omdat ambtelijk veel energie is gestoken in de verbetering van de GRIP-rapportage. De commissie wil hiervoor aandacht vragen van het college in de te versturen brief naar aanleiding van de boardletter en tevens de commissie Ruimte daarvan een afschrift sturen. Noot van het secretariaat: de GRIP-rapportage is op vrijdag 15 december door het college naar de raad gestuurd (RIS317167 & RIS317168).

F. Rechtmatigheidsverantwoording F.1.

Voorstel van het college inzake het Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2023

Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het ontvangen raadsvoorstel (RIS317056) geeft de raad het normen- en toetsingskader voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2023. Evenals de commissie Bestuur beveelt de Rekeningencommissie aan het voorstel op de advieslijst te zetten. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie over het normen- en toetsingskader betreffende rechtmatigheid komt het volgende naar voren. ▪ Wijzigingen separaat van normenkader toevoegen: de Rekeningencommissie waardeert dat de wijzigingen in het normen- en toetsingskader door verschillende kleuren duidelijk zijn gemaakt. De vormgeving van het document maakt het vooral een overzicht van wijzigingen, waarin de geschrapte regelgeving (in rood) ook nog voorkomt. Voor een betere inzichtelijkheid wordt het college gevraagd voortaan tevens het definitieve voorgestelde kader (met uitsluitend de actuele tekst) mee te zenden. ▪ Moment van toezending: de Rekeningencommissie vraagt het college om het voorstel voor het normen- en toetsingskader voortaan in het derde kwartaal van het jaar naar de raad te sturen,

Pagina 5 van 7

Verslag vergadering 14 december 2023

Rekeningencommissie

zodat na behandeling in de commissies nog voldoende tijd resteert om eventuele wijzigingen te verwerken.

F.2.

Raadsmededeling oneigenlijk gebruik waarderingsprogramma mantelzorgers en vrijwilligers

Het college heeft een raadsmededeling gestuurd over oneigenlijk gebruik van het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers (RIS317006). Deze is ook aan de orde geweest in de commissie Samenleving. Er wordt een onderzoek gedaan naar de besluitvorming over dit waarderingsprogramma en er is een stuurgroep gevormd met daarin de directeur Bedrijfsvoering, de directeur OCW, de concerncontroller en de gemeenteaccountant, die onderzoekt wat de aard en de omvang is van het mogelijke misbruik. De uitkomsten hiervan worden door het college naar de raad gestuurd. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Vervolg na onderzoek: als de uitkomsten van de onderzoeken naar de raad zijn gestuurd wil de Rekeningencommissie zich beraden op de verdere behandeling. Daarbij wil de commissie specifiek aandacht besteden aan de aspecten die betrekking hebben op de interne beheersing. Mede naar aanleiding van eerdere fraudezaken vraagt de Rekeningencommissie zich af of behandeling van een fraude- of misbruikzaak in de vakcommissie van het desbetreffende beleidsterrein de meest doeltreffende aanpak is. Een alternatief kan zijn om fraudezaken altijd in de commissie Bestuur te agenderen om de kennis en het ‘institutioneel geheugen’ van de raad beter te borgen. De voorzitter zal dit aan de orde stellen bij de voorzitters van de raadscommissies.

G. Onderzoeksvoorstellen proces- en projectaudits GAD De Accountantsorganisatie heeft een update gegeven over lopende en geplande onderzoeken waarover eerder besluitvorming heeft plaatsgevonden (GAD/2023.106). De Rekeningencommissie neemt met instemming kennis van de voorstellen in deze notitie. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verantwoording over ontvangen subsidies: de gemeente ontvangt subsidies van onder meer het rijk voor specifieke doeleinden, zoals de woningbouwimpuls en de startbouwimpuls. Voor genoemde subsidies gaat het om grote bedragen die vaak in de loop van meerdere jaren worden besteed. De verantwoording over de besteding van deze subsidies vindt deels plaats door middel van de SiSa-bijlagen in de jaarrekening. De Rekeningencommissie wil zich nader beraden op mogelijke onderzoeksvragen die meer inzicht zouden kunnen verschaffen.

H. Conceptprocedure voor aanvragen van GAD-onderzoek door raadsleden Ten behoeve van de interne besluitvorming door de Rekeningencommissie over opdrachtverstrekking aan de Accountantsorganisatie is een conceptprocedure voor onderzoeksaanvragen door raadsleden opgesteld (RC/2023.49). Na een gedachtewisseling wordt besloten tot enkele aanpassingen hierin. Enkele stappen worden dusdanig gewijzigd dat desgewenst snellere afdoening kan plaatsvinden. De gewijzigde conceptprocedure wordt in de volgende vergadering geagendeerd. Na een jaar worden de ervaringen met de afgesproken werkwijze geëvalueerd.

Pagina 6 van 7

Verslag vergadering 14 december 2023

I.

Rekeningencommissie

Stand van zaken Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2022

Het overzicht van toezeggingen die naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2022 zijn gedaan door het college is geactualiseerd (RC/2023.52). Enkele van de toezegging is niet tijdig nagekomen. Deze worden onder de aandacht van het college gebracht in de brief die naar aanleiding van de boardletter naar het college wordt gezonden.

J. Termijnplanning Aan de termijnplanning (RC/2023.48) wordt een werkbespreking met de directeur Bedrijfsvoering in het voorjaar van 2024 toegevoegd.

K. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 16:35 uur.

Pagina 7 van 7