RIS317346 Bijlage Toelichting verordening gegevensverstrekking

Hieronder proberen we uit te leggen waarom we een toetsingskader met derden hebben opgenomen. Er is een extra kolom toegevoegd en achter ieder onderwerp uitleg gegeven. Deze verordening is van toepassing op het verstrekken van persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Op de verstrekking van de persoonsgegevens is de Wet BRP van toepassing. In de Wet BRP is al rekening gehouden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De wet BRP regelt dat de basisregistratie tot doel heeft overheidsorganen te voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens, zover die noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak (artikel 3.2 lid 3 Wet BRP). Daarnaast maakt de Wet BRP (artikel 3.9) het mogelijk om derden te voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens. Dat laatste moet geregeld worden in de verordening. Zoals aangegeven in de verordening zullen alleen de zgn. ‘algemene gegevens’ worden verstrekt. Dit zijn gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Toen in 2014 de nieuwe Wet BRP in werking trad is er een verordening gemaakt omdat dat vanuit de Wet BRP vereist was. In de afgelopen jaren zijn er steeds meer instanties bijgekomen die voor hun werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang persoonsgegevens nodig hebben en waar het college in de verordening moest regelen dat ze die persoonsgegevens ook mochten ontvangen. Momenteel verstrekken wij de persoonsgegevens aan die instanties wel, maar is dit nooit vastgelegd in de verordening. Door het toetsingskader in deze verordening op te nemen worden de verstrekkingen vastgelegd en wordt de verstrekking rechtmatig. Bij 7 van de 9 genoemde ‘derden’ worden de gegevens dus al verstrekt. Er zijn 2 nieuwe ‘derden’ bijgekomen, bewindvoerders en de Overheidsorganen van de Caribische landen. In de bijgevoegde verordening is de herformulering ‘en/of’ toegepast. Controleer voor de zekerheid nog even of het overal is aangepast waar dat nodig was.

- Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen

Bijhouden begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging

- Uitvaartverzorgers

Afhandeling verzorgen van een uitvaart van personen die in het buitenland zijn overleden, maar in Den Haag wonen, waarvoor het transport van het stoffelijk overschot naar Nederland is gewenst

Gemeentelijke begraafplaatsen krijgen voor hun wettelijke taak gegevens uit de BRP omdat ze een overheidsorgaan zijn. Voor niet gemeentelijke begraafplaatsen is niets geregeld in de Wet BRP. Dat moet het college zelf opnemen in de verordening. Wij hebben ze opgenomen voor zover het gaat om de uitvoering van een wettelijke taak. Om het stoffelijk overschot naar Nederland over te brengen moeten er persoonsgegevens worden gedeeld met internationale uitvaartondernemingen.

- Bewindvoerders

Achterhalen van gegevens van de cliënt voor taken die onder het bewind vallen, bijvoorbeeld als de bewindvoerder het adres van zijn cliënt wil achterhalen

- Oorlogsgravenstichting

Contact leggen met nabestaanden over de bijhouding van en administratie over graven

- Stichting 40-45

Adviseren van de Pensioenraad over toekenning van pensioenuitkering aan burgers

- Ziekenhuizen

Patiëntenzorg, verlenen medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg

Het gebeurt regelmatig dat een bewindvoerder het adres van zijn client opvraagt omdat zijn client is verhuisd en geen adreswijziging heeft doorgegeven. Ook reageert de client niet op telefoon of mail. De bewindvoerder moet dan zijn client kunnen bezoeken om zijn taak goed uit te kunnen voeren. Een bewindvoerder is geen overheidsorgaan. Om gegevens te mogen verstrekken moeten ze zijn opgenomen in de verordening. De oorlogsgravenstichting voert in opdracht van het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) bepaalde taken uit. Het feit dat de Oorlogsgravenstichting in opdracht van het ministerie van BZK taken uitvoert, maakt de stichting echter geen overheidsorgaan. Omdat de Oorlogsgravenstichting ook niet in de Wet/Besluit BRP is aangewezen als derde, is verstrekking daarom formeel alleen toegestaan als dit is geregeld in de gemeentelijke verordening. Stichting 1940-1945 voert wetten uit die financiële ondersteuning bieden aan slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog. Ze zijn geen overheidsorgaan. Om de slachtoffers aan te schrijven hebben ze adressen nodig. Door opname in de gemeentelijke verordening kunnen de adressen van de slachtoffers worden verstrekt. Ziekenhuizen hebben zelf inzage in de landelijke BRP gegevens. De Wet BRP heeft buiten de landelijke inzage niets geregeld. Zij zouden schriftelijk geen gegevens kunnen opvragen.

Om een schriftelijk verzoek (denk aan nietgeautoriseerde ziekenhuizen) toch mogelijk te maken zijn ze opgenomen in de verordening.

- Wooncorporaties of woningbouwverenigingen die in Den Haag woningen verhuren

- Een derde met een verzoek voor een persoonskaart, uit het persoonskaartenarchief (voorheen vestigingsregister), op voorwaarde dat: a. een bewijs van overlijden wordt aangeleverd van de persoon wiens persoonskaart wordt verzocht en; b. de persoonskaart niet beschikbaar is bij het Centrum voor Familiegeschiedenis (CBG).

Uitvoeren van werkzaamheden voor huisvesting, woonruimteverdeling en bestrijding van woonfraude in samenwerking met de gemeente Den Haag Doen van ambtelijk, wetenschappelijk, historisch of genealogisch onderzoek en voor het aantonen van de Nederlandse nationaliteit op grond van de Rijkswet voor het Nederlanderschap( stond een typefout in de verordening)

Woningcorporaties werken vaak samen met de gemeente op het gebied van woonfraude. Er mogen alleen geen gegevens worden gedeeld als de woningcorporaties niet zijn opgenomen in de verordening. - Tot 1994 werden persoonsgegevens bijgehouden op persoonskaarten. Vertrok een ingezetene naar het buitenland dan werd die persoonskaarten verstuurd naar de gemeente Den Haag (vestigingsregister). Dat was een landelijke taak. Kwam de persoon weer terug dan vroeg de gemeente waar die persoon zich wilde vestigen de persoonskaart weer op bij de gemeente Den Haag. Veel personen kwamen niet meer terug naar Nederland en deze persoonskaarten liggen nog steeds (nu gedigitaliseerd) bij de gemeente Den Haag. Veel van deze persoonskaarten worden opgevraagd voor genealogisch en historisch onderzoek. Denk aan oorlogsslachtoffers waar een monument voor wordt opgericht. Deze persoonskaarten mogen niet worden verstrekt. - Latente Nederlanders hebben ook persoonsgegevens nodig van ouders of opa en oma om aan te kunnen tonen dat ze recht hebben op de Nederlandse nationaliteit. Zijn de ouders of opa en oma overleden dan mogen we die gegevens niet verstrekken. Door het opnemen in de verordening wordt het mogelijk gemaakt dat er onder de voorwaarden a en b toch minimale persoonsgegevens mogen worden verstrekt uit het vestigingsregister.

- Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en SintMaarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba)

Verstrekken van gegevens in verband met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Den Haag

De Wet BRP is geen rijkswet en daarom alleen van toepassing op het Europees deel van Nederland. De Wet Basisadministraties persoonsgegevens BES is alleen van toepassing op het Caribische deel van Nederland (openbare lichamen BES). Aruba, Curaçao en Sint-Maarten zijn zelfstandige Caribische landen binnen het Nederlandse Koninkrijk en hebben hun eigen landsverordeningen. Overheidsorganen van de Caribische landen en het Caribisch deel van Nederland zijn aan te merken als derde in de zin van de Wet BRP. Dit maakt verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP mogelijk. Zij moeten dan wel in de gemeentelijke verordening worden benoemd en er moet beoordeeld worden of de verstrekking een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente betreft.