RIS317304 Boardletter 2023 van de Accountantsorganisatie

Cyber security In het Accountantsverslag 2022 hebben wij gerapporteerd over de uitkomsten van ons NIST cyber security assessment. Het NIST raamwerk kent de volgende vijf domeinen: 1. Identificeren: overziet de gemeente het gehele IT landschap? 2. Beschermen: heeft de gemeente het IT landschap voldoende beschermd? 3. Detecteren: detecteert de gemeente tijdig een doorbraak in de bescherming? 4. Reageren: is de gemeente in staat adequaat te reageren op een cyber security incident? 5. Herstellen: is de gemeente in staat adequaat te herstellen en heeft de gemeente de communicatie klaar voor na een cyber security crisis? Op basis van ons assessment op de NIST aspecten, waarbij wij een selectie hebben gemaakt binnen de domeinen: identificeren, reageren en herstellen is een aantal bevindingen naar voren gekomen die verbetering behoeft. Daarbij wij hebben aan het college gevraagd om cyber security een nog prominentere plek op de agenda te geven en na te gaan wat op dit thema nodig is om de cyber weerbaarheid van de gemeente op voldoende niveau te brengen en te houden. Resumerend Cyber security Wij hebben in 2023 geen significante veranderingen waargenomen en dringen aan op het realiseren van de benodigde verbeteringen op dit thema. In het eerste kwartaal van 2024 staat een nieuw cyber security assessment op onze agenda, waarbij wij het volledige NIST raamwerk gaan toetsen.

Hierbij zal, voor zover mogelijk, aansluiting worden gezocht met de BIO-audit die vanuit het jaarplan I&A uitgevoerd zal gaan worden in 2024.

18/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Interne beheersing Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Fraude: intern versus extern Fraude is geen wettelijk begrip. Desalniettemin heeft iedereen een beeld bij wat fraude is en kent fraude vele verschijningsvormen. Grofweg zou fraude onderverdeeld kunnen worden in externe en interne fraude. Met externe fraude wordt gedoeld op fraude zonder tussenkomst en/of betrokkenheid van gemeente ambtenaren en met interne fraude wordt gedoeld fraude waarbij wel sprake is van enig verband met en/of betrokkenheid van gemeente ambtenaren. De GAD gaat in principe alleen over het identificeren en/of opvolgen van frauderisico’s in relatie tot beroepsmatige soorten van fraude, ofwel interne fraude, bestaande uit: het onrechtmatig toe-eigenen van activa (lees: stelen), frauduleuze verslaggeving en/of corruptie door gemeente ambtenaren. Neemt niet weg dat wij in gevallen van ogenschijnlijke externe fraude, zoals bijvoorbeeld de recente casuïstiek rondom de fraude met vergoedingen voor mantelzorger en vrijwilligers, ook onze expertise inbrengen. Het is aan de gemeentelijke organisatie om tijdig en gedegen onderzoek uit te voeren. De GAD blijft in dergelijke gevallen betrokken bij het onderzoek, met name om een goed beeld te kunnen vormen over de aard en de omvang van de fraude. Dit is van belang voor het beoordelen van de impact van de fraude op de jaarrekening en voor het kunnen afronden van de controle.

Verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en het detecteren van fraude berust bij het college, onder toezicht van de raad. Wij hebben de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te geven dat de jaarrekening (als geheel genomen) vrij is van materiële onjuistheden, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten. Om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid voeren wij jaarlijks een frauderisico analyse uit. Frauderisico analyse aangescherpt Het frauderisico analyse proces is zowel binnen de gemeentelijke organisatie als binnen de GAD ook dit jaar verder geprofessionaliseerd en verbeterd. Wij hebben kennis genomen van de frauderisico analyse zoals opgesteld door de gemeentelijke organisatie en vergeleken met onze frauderisico analyse. Deze gemeentelijke frauderisico analyse is dit jaar goed aangescherpt en biedt

ons inziens gedegen inzicht in de frauderisico’s die de gemeente loopt. Deze analyse behoeft naar de toekomst een jaarlijkse actualisatie, mede om het bewustzijn binnen de gemeente op niveau te houden en aan te scherpen. Informatieplicht sterk verbeterd Wij signaleren (fraude)risico’s voorafgaand aan onze controle en reageren op signalen van fraude gedurende de uitvoering van onze controle. Het GAD fraudeprotocol geeft op hoofdlijnen inzicht in wat onze werkzaamheden behelzen en zet daarmee uiteen wat van ons verwacht kan worden met betrekking tot fraude. In dit fraudeprotocol staat ook de manier waarop wij door de gemeentelijke organisatie geïnformeerd en betrokken behoren te worden bij signalen van fraude. Betreffende informatieplicht is sterk verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. De GAD is in 2023 meer betrokken bij relevante fraude signalen en heeft daarmee adequate ondersteuning kunnen leveren en de eventuele impact op de verantwoording tijdig kunnen inschatten. Redresplannen Als daadwerkelijk sprake (b)lijkt te zijn van fraude, zorgt de gemeentelijke organisatie voor een redresplan. Dat betekent: zorgen voor herstel (correctie) van de fraude en het treffen van maatregelen om herhaling te voorkomen. Bij redres gaat het om het leren van fouten door het identificeren van de grondoorzaak van de fraude om adequate beheersingsmaatregelen te kunnen treffen.

Wij beoordelen of deze redresplannen tijdig en toereikend zijn. De noodzaak en het nut voor het opstellen van dergelijke redresplannen is in 2023 verbeterd, echter de tijdigheid en de kwaliteit behoeven verdere verbetering. Omdenken blijft nodig Wij blijven tot slot een groot voorstander van een meer holistische benadering op (fraude) risicobeheersing binnen en tussen processen, bijvoorbeeld door middel van het vaker toepassen van verbandcontroles. Daarbij de oproep aan de gemeente om meer en vooral slimmer gebruik te maken van de beschikbare datastromen om deze manier van kijken te kunnen realiseren. 19/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Vooruitblik Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2023 De gemeente heeft een ambitieuze planning opgesteld voor de jaarrekeningcontrole 2023. Het streven van de gemeente is om weer in lijn te lopen met de financiële verordening. Wij onderschrijven deze ambitie en zien weliswaar een goede vooruitgang op de interne beheersing, maar tegelijkertijd zien wij ook dat de gemeente nog veel verbeteringen onderhanden heeft en te maken heeft met grote interne en externe afhankelijkheden. Om tot een efficiënte jaarrekeningcontrole te komen vragen wij aandacht van het college voor het volgende: ▪ Wij ontvangen uiterlijk eind 2023 een passende planning voor de oplevering en de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. ▪ Voor de start van onze controle verwachten wij dat de interne controle op de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen is afgerond door de gemeente (met uitzondering van de derde tranche die volgt op 15 maart 2024). Momenteel loopt hier nog een vraagstuk over de restmassa welke mogelijk een consequentie op de doorlooptijd van de controle kan hebben. ▪ Het kwalitatief hoogwaardig en tijdig aanleveren van het jaarrekeningdossier op 9 februari 2024 en een zichtbare controle door de gemeente op alle aangeleverde jaarrekeningonderdelen (waaronder: balansposten, transactiestromen, schattingsposten en toelichtingen op de aangeleverde controlestukken).

▪ Na de vaststelling in het college van de programmarekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording kunnen geen wijzingen meer worden doorgevoerd. Wij wensen de definitieve versie tijdig te ontvangen. ▪ Vanwege de afhankelijkheid in het Sociaal domein van derden (zoals SVB, SJBH en diverse zorgaanbieders voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning) bent u aan het herzien of de deadline van 23 april 2024 op een andere manier kan worden ingevuld. Voor het eind van dit jaar moet hierover duidelijkheid zijn en een passend alternatief gevonden zijn. ▪ De afstemming van onze bevindingen van de jaarrekeningcontrole 2023 moet binnen de huidige tijdsplanning in één week (in april 2024 gedaan worden met alle betrokken functionarissen binnen de gemeente. Dit vergt beschikbaarheid en snelheid van deze functionarissen.

▪

▪

Ook in 2023 verwachten wij weer een toename in het aantal SiSaregelingen. In totaal zijn dit nu al meer dan 55 regelingen. Afhankelijk van de verwachte toename kan dit ook gevolgen hebben voor de jaarrekeningcontrole. Daarbij geven wij de gemeente een compliment omdat wij zien dat zij onze aanbeveling over de aanlevering van de SiSaregelingen heeft overgenomen. Het instrument SiSa neemt jaarlijks in omvang toe, ook met kleine regelingen, waarbij in samenspraak tussen de verschillende externe stakeholders onderzocht zou kunnen worden of dit de doelmatigheid van het instrument nog ten goede komt. Vanaf het controlejaar 2023 is de gemeente overgegaan naar een tool voor de aanlevering van informatie aan ons. De informatie zal hiermee, naar alle verwachting, op een meer gestructureerde wijze worden vormgegeven. Omdat dit het eerste jaar van toepassen is kunnen hier nog ongewenste kinderziektes uit voortkomen. Randvoorwaarden zijn de betrouwbaarheid van de informatie, duidelijke afspraken vooraf én zuiverheid van rollen en taken. Hierover zijn wij sinds de zomer veelvuldig met elkaar in gesprek.

Early warning Wij verzoeken het college om aan ons door te geven of bovenstaande vereisten, om tot een efficiënte jaarrekeningcontrole te komen, haalbaar zijn. Indien dit niet mogelijk is zal dit consequenties hebben voor de doorlooptijd van de controle. Wij pakken dit samen op om dit tot een goed einde te brengen. Tijdens ons onderzoek op de 9-maands afsluiting over 2023 gaan wij zelf ook na of de administratie is bijgewerkt en of de hiervoor aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is. De Rekeningencommissie heeft ons om deze rapportage verzocht welke wij in januari 2024 zullen verstrekken. Tevens zullen wij kennis nemen van de reactie van het college en ook nagaan of de bovenstaande afspraken worden nageleefd. Zo niet, dan moeten wij de Rekeningencommissie voor de start van de controle informeren inclusief het gevolg op de doorlooptijd welke dan automatisch naar achteren schuift. In de huidige planning is geen ruimte geboden voor enige onverwachte uitloop. 20/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Voorwoord

Rechtmatigheidsverantwoording

Bestuurlijke boodschappen

Wetgeving aangepast, besluiten nog onderhanden Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Ook zijn de Gemeentewet en de Provinciewet hierop aangepast. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) moeten nog hierop worden aangepast, omdat anders de basis onder de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de accountantscontrole ontbreekt.

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Wij wijzen het college nog op de aanpassing van de kadernota rechtmatigheid 2023 op de begrotingsonrechtmatigheid. Van belang is dat hiervoor afspraken zijn gemaakt over het begrip tijdig. De Rekeningencommissie heeft voor tot de paragraaf Bedrijfsvoering, waarvan de toelichting rechtmatigheid een onderdeel is, als kader ‘heldere en duidelijke taal’ meegegeven. Wij adviseren het college dit in acht te nemen. Wij vragen om alvast na te denken of u op termijn door wil groeien naar een ‘in control statement’, waarbij de beheersing niet alleen achteraf is maar ook tussentijds en vooraf. Dit wordt door de organisatie onderkend, waarbij eerst de nadruk is gelegd op de rechtmatigheidsverantwoording zelf en daarna zal, in overleg, worden gekeken wat in aanvulling hierop wenselijk en haalbaar is. Amare Op 8 september 2023 heeft de Raadsenquêtecommissie Amare haar eindrapport ‘Amare: Bijzonder Complex’ aan de voorzitter van de Haagse gemeenteraad aangeboden. Het eindrapport levert voor het college en de raad een aantal lessen op voor o.a. harde en zachte checks & balances, waaronder cultuur. Eén van de aanbevelingen is om de raad te ondersteunen bij dergelijke complexe vraagstukken. Bij het Rijk beoordeelt hun accountant de

voortgangsrapportages van grote projecten. Dit is een taak die wij ook graag voor u vervullen om uw controlerende taak te versterken. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie ons verzocht om een overzicht op te stellen met alle aanbevelingen van de Raadsenquêtecommissie Amare, wat in de Rekeningencommissie van januari 2024 wordt behandeld. Wet- en regelgeving Wet open overheid Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. Doel van de Woo is om overheden en semi-overheden transparanter te maken. Voor de behandeling van de reguliere Woo verzoeken heeft de gemeente een proces ingericht. Daarnaast heeft de gemeente een kwartiermaker aangesteld op het onderdeel actief openbaar maken van informatie. Actieve openbaarmaking betekent dat de overheid informatie uit eigen beweging publiceert en voor iedereen toegankelijk maakt. Het ambitieniveau van de gemeente hierop is om volledige en tijdige publicatie, via al bestaande publicatie portalen te realiseren. De wettelijke verplichting voor actieve openbaarmaking (artikel 3.3 van de Woo) gaat gefaseerd in tot begin 2025. Eisen op het gebied van vindbaarheid en uitwisselbaarheid van informatie brengen voor de gemeente uitdagingen met zich mee en zullen van de gemeentelijke organisatie ingrijpende veranderingen in de werkwijze, proces-, systeeminrichting, mindset en werkcultuur vragen.

Wij zullen de voortgang in de toekomst met belangstelling blijven volgen. Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet zal ingaan op 1 januari 2024. De gemeente geeft aan klaar te zijn voor deze invoering. Volgens de gemeente zijn de functionaliteiten van het landelijk systeem en eigen applicaties meermaals getest. Het gebruiksgemak voor met name de medewerkers en het gebruiksgemak van het landelijk loket kan volgens de gemeente verder verbeterd worden.

21/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Wijzigingen door commissie BBV en BADO De commissie BBV heeft begin december 2023 de actualisering van de Notitie grondbeleid in de begroting en de jaarstukken in het kader van de Omgevingswet gerealiseerd. De notitie rente is onlangs eveneens geactualiseerd. Daarnaast is sprake van een uitstel voor het in werking treden van de nieuwe Notitie Overhead (vanaf 2025). Wij wijzen u ook op de publicaties van de commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO). Wij vragen uw blijvende aandacht voor de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het implementeren van de gevolgen daarvan op de rechtmatigheidsverantwoording. Datagedreven werken De gemeente wil datagedreven werken om inwoners, bedrijven en de interne organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen. Datagedreven werken kan helpen om de beleidscyclus te ondersteunen en kan leiden tot betere besluitvorming door actuelere informatie. De raad en het college keurden in 2019 de gemeente brede datastrategie goed en daarmee zijn de strategische uitgangspunten voor datagedreven en informatie gestuurd werken vastgesteld. De gemeente beschikt sinds 2021 over een Data Governance Board (DGB). De DGB bestaat uit vertegenwoordigers van de diensten van de gemeente en heeft als doel om besluiten over de uitvoering van de datastrategie te nemen.

De Chief Data Officer heeft samen met de diensten afspraken gemaakt over de ambities in de datastrategie, die vertaald zijn in doelstellingen voor elke dienst vastgelegd in een Manifest voor datagedreven werken. Momenteel is nog geen sprake van concrete producten op basis waarvan wij kunnen opmaken of én dat de afspraken in de datastrategie worden nageleefd of uitgevoerd door de diensten.

Wij adviseren de gemeente de nakoming van afspraken uit het Manifest binnen de diensten te waarborgen en daarmee de datastrategie een onderdeel van de P&C producten te maken. Algoritmes In november 2023 is de GAD in samenspraak met de gemeentelijke organisatie gestart met een Leeratelier rondom algoritmes met als doel om gezamenlijk te verkennen of er toetsingskader is en/of ontworpen kan worden om inzicht te verkrijgen of algoritmes op een verantwoorde wijze worden ingezet door de gemeente. In het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 is eveneens de wens uitgesproken om kennis te nemen van een dergelijk toetsingskader. Daarbij overweegt de commissie een onderzoek te laten uitvoeren met betrekking tot algoritmes binnen de datastrategie. Informatievoorziening Net als in 2022 stond ook 2023 bij de gemeente in het teken van coalitievorming en is de gemeentelijke begroting 2023 herzien. Wij zien dat dit de financiële besluitvorming vertraagt en dat herzieningen langer doorlopen. Dit komt ook tot uiting in de informatievoorziening aan u. Wij zien dat de informatievoorziening over de realisatie op onderdelen anders is gelopen dan het regulier P&C cyclus proces. Denk hierbij aan de rapportages over de GRIP, MPG en de MIP. Een ieder is erbij gebaat te werken met zo actueel mogelijke informatie. Een eventuele vertraging vermindert de informatiewaarde.

Wij vragen blijvende aandacht voor de kwaliteit en de tijdigheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Duurzaamheid (ESG) De Corporate Sustainability Reporting Directive (hierna: CSRD) is de Europese variant van een wereldwijde ontwikkeling van verplichte Environmental Social & Governance (hierna: ESG). CSRD vraagt van organisaties andere vormen van informatie en verantwoording. Weliswaar geldt deze regelgeving nog niet voor overheden, maar zij kunnen wel onderdeel uitmaken van de waardeketen waar 22/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

deze verantwoording noodzakelijk is. Bovendien is het een kwestie van tijd voordat dit ook voor overheden geldt. Uw gemeente wil hierin een koploper zijn. Daarom zal dit aspect worden meegenomen in de nadere uitwerking van de P&C-cyclus in de contourennota. Dit zodat uw gemeente tijdig is voorbereid op deze komende ontwikkeling. Vanuit de GAD zijn wij op eigen initiatief een kerngroep aangegaan binnen de overheid, waar ook de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer aan deelnemen. Op deze manier kunnen wij ervaringen met betrekking tot duurzaamheid en rapportage hieromtrent uitwisselen en van elkaar leren. Weerbaarheid & Wendbaarheid Ook dit jaar zijn er macro-economische en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op deze wendbaarheid en weerbaarheid, zoals de blijvende schaarste, het veelal te laat beschikbaar komen van Rijksmiddelen, de verdere toename in complexiteit, de stikstofproblematiek, de vreemdelingenopvang en dat milieu, sociale en bestuurlijke aspecten steeds belangrijker worden. Wendbaarheid en weerbaarheid zeggen veel over de financiële gezondheid van de gemeente. Weerbaarheid gaat over hoe groot de financiële buffer moet zijn om tegen een stootje te kunnen. Dit onderdeel is beschreven in de BBV paragraaf weerstandsvermogen en maakt daarmee reeds deel uit van de P&C stukken.

Wendbaarheid gaat over hoe snel je als gemeente kunt inspelen op de actuele, dynamische en ook reguliere opgaven. Dit onderdeel is nog niet beschreven. Uitdagingen vragen van het college en de ambtelijke organisatie het vermogen om trends en ontwikkelingen tijdig waar te nemen en daar snel en adequaat op te handelen. Wendbaarheid én weerbaarheid zijn nodig, maar vragen ook het belang van prioritering in ambities en een tijdige informatievoorziening. Wij adviseren om continue verandering te accepteren als het nieuwe normaal en een paragraaf over wendbaarheid op te nemen in de P&C stukken. 23/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 1: Onafhankelijkheid Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Bevestiging Onafhankelijkheid Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Den Haag in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance opdrachten (ViO) en van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast: ▪ Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen. ▪ Wij hebben onze naleving van externe normen en ons onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze controles in 2022 bewaakt. ▪ Wij bevestigen dat (tot nu toe) aan onze onafhankelijkheidsvoorschriften is voldaan en blijven voldoen. ▪ Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Wij hebben diverse organisatorische maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid van de GAD en die van de GAD medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: ▪ Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid.

Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van de gemeente Den Haag. Deze Gedragscode geldt ook voor iedere medewerker van de GAD en wordt jaarlijks geactualiseerd. ▪ Jaarlijkse bevestiging van de onafhankelijkheid door alle medewerkers van de GAD. ▪ Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. ▪ Intern en extern kwaliteitsonderzoek.

Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel. ▪ Een compliance officer conform artikel 23, eerste lid, van het Besluit toezicht accountantsorganisaties. ▪ Roulatie van externe accountants op de opdracht. De opzet en de werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder (de gemeentelijke Rekenkamer) getoetst. ▪

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een organisatie meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen de GAD, haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd moeten worden. Herpositionering GAD Vanaf 1 april 2023 is de GAD organisatorisch onder de Raadsorganisatie (ROR) geherpositioneerd. Zoals hiervoor is toegelicht beschikt de GAD over een stelsel van toereikende procedures om deze onafhankelijkheid te borgen. Deze organisatorische herpositionering heeft derhalve geen invloed gehad op onze beroepsuitoefening en maakt de onafhankelijke positie van de GAD ten opzichte van de gemeentelijke organisatie optisch wel transparanter.

24/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 2: Communicatie Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Hieronder treft u een overzicht aan met de vereiste communicatie vanuit onze controlestandaarden. Per onderwerp is aangegeven in welk accountantsproduct u hierover wordt geïnformeerd. Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden Verantwoordelijkheden van de accountant Kernpunten van de controle LOTS interim/final (incl. voortgang) Onafhankelijkheidsbevestiging Significante tekortkomingen interne beheersing Eventuele ontdekte of vermoede fraude Niet-naleven wet- en regelgeving Schriftelijke bevestiging van het management Elementen die van invloed zijn op de controleverklaring Kwalitatieve aspecten verslaggeving Elementen die van belang zijn voor toezicht op het financiële verslaggevingsproces Niet-gecorrigeerde afwijkingen Significante aangelegenheden tijdens de controle in verband met verbonden partijen Reikwijdte & tijdsplanning van de controle, waaronder significante risico's

Aanpak controle *

BL **

ACV ***

X X X X X X

X X X X X X X X X

X

X X

X

Omdat een goede samenwerking essentieel is voor een efficiënt en effectief jaarrekeningproces, hebben wij vorig jaar tien gezamenlijke principes voor de samenwerking afgesproken. Deze zijn gebaseerd op de volgende twee uitgangspunten: ▪ Dingen in één keer goed. ▪ Waarom moeilijk doen als het samen kan? Onderstaand zijn tien gezamenlijke principes opgenomen die wij met de gemeente hebben afgesproken: 1. De juiste mensen aan tafel. 2. Planning voor een complete jaarrekening. 3. Geen pingpong; de vragen gaan niet meer dan 2 keer heen en weer. 4. Hou het simpel (geen ingewikkelde administratieve constructies). 5. Een aanspreekpunt per onderwerp. 6. Kwaliteitstoets door de gemeente. 7. Een standpunt (vanuit de GAD of de gemeente). 8. Tijd voor kwaliteit; er wordt pas iets opgeleverd als het 100% af is. 9. Eerlijk zijn; knelpunten/zorgen eerlijk met elkaar delen. 10. Vragen filteren; zich richten op vragen die er echt toedoen.

X X X

X

* Controleaanpak is apart verstrekt. ** De Board Letter omvat naast de bestuurlijke boodschappen de meest relevante uitkomsten van onze interim -controle (Management Letter observaties). *** ACV: Accountantsverslag 25/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen

Opvolging bevindingen BL 2022 – Bedrijfsvoering Nr

Jaar ref.

Proces/stroom

Bevinding/Aandachtspunt samengevat

Status 2022

Status 2023

Prioriteit

Bedrijfsvoering

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

1

2020.01

Memori a l en

Standa a rd proces voor de tots tandkomi ng va n de memori a a l boeki ngen ontbreekt.

Hoog

2

2022.01

Memori a l en

Het 4-ogenpri nci pe wordt ni et s ys teemtechni s ch a fgedwongen.

Hoog

3

2020.02

Verbonden pa rtijen

Actuel e i nforma tie over verbonden pa rtijen ni et tijdi g bes chi kba a r bi j het ops tel l en va n de ja a rrekeni ng.

Mi dden

4

2021.01

Verbonden pa rtijen

Concrete a na l ys es en di epga ng ontbreekt bi nnen de pa ra gra a f over verbonden pa rtijen.

La a g

5

2022.02

Tus s enrekeni ngen

De s a l di op de tus s enrekeni ngen l oopt op zonder da t de a fwi kkel i ng hi erva n tijdi g wordt gea dres s eerd.

Mi dden

6

2020.03

Inkopen

Inkooporders worden ni et cons equent a a ngema a kt i n Ora cl e.

Hoog

7

2020.04

Inkopen

Verpl i chte cons ul taties i nkoopa dvi s eurs bi j i nkopen boven > € 50.0000 (nog) ni et s ys teemtechni s ch) a fgedwongen.

Hoog

8

2022.03

Inkopen

Geen functies chei di ng tus s en bes chi kkende en bewa rende functies voor proces Aa nvra a g tot Betal en

Hoog

9

2020.05

Inkopen

Contra ctenregi s ter i s onvol l edi g.

Mi dden

10

2020.06

Inkopen

Rol va n pres tatieverkl a a rder ni et zi chtba a r en onderbouwi ngen va n pres tatiel everi ngen ontbreken.

Mi dden

11

2020.07

Inkopen

Geen geforma l i s eerd bel ei d voor a utori s a ties op i nkopen en orders .

Mi dden

12

2021.03

Inkopen

Geen cons equent gebrui k va n model overeenkoms ten bi j i nkopen.

La a g

13

2022.04

Betal i ngen

Wa a rborgen ontbreken i nza ke ni etigverkl a a rde betaa l ba tches om het ri s i co op dubbel e betal i ngen te mi tigeren.

Hoog

14

2020.08

Betal i ngen

Geen zi chtba re i nhoudel i jke control e op betaa l l i js ten.

Mi dden

15

2020.09

Aa nbes tedi ngen & Inkopen Es ca l a tieprocedure ontbreekt bi j bewus t a fwi jken va n a a nbes tedi ngs regel s .

Hoog

16

2020.10

Aa nbes tedi ngen & Inkopen De gemeente voert geen overkoepel ende s penda na l ys e ui t.

Mi dden

17

2021.02

Aa nbes tedi ngen

Ma xi ma l e wa a rde en/of hoeveel hei d worden ni et cons equent vermel d i n de a a nbes tedi ngs s tukken bi j ra a movereenkoms ten.

Mi dden

18

2022.05

Aa nbes tedi ngen

Verbeterma a tregel en zi jn voor toekoms tige ja ren geïmpl ementeerd, ma a r kunnen ni et met terugwerkende kra cht worden hers tel d.

La a g

26/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen

Opvolging bevindingen BL 2022 - Sociaal Domein Nr

Jaar ref.

Proces/stroom

Bevinding/Aandachtspunt samengevat

Status 2022

▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

Prioriteit

Sociaal Domein

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪

Status 2023

19

2020.11

Pandhuis

Open toegang tot de kluis bij het Pandhuis en geen periodieke inventarisatie van de kluis.

Midden

20

2020.12

Levensonderhoud

Geen inhoudelijke controle op uitgaande betalingen bij uitkeringen.

Midden

21

2020.13

Subsidie verstrekkingen

Bevoorschotting van de subsidie vindt plaats voor de subsidiebeschikking formeel is verstrekt.

Midden

22

2020.14

Zorg in Natura

Hoge mate van afhankelijkheid van derden omtrent verkrijgen zekerheid rondom ZIN prestatielevering.

Midden

23

2022.06

Energietoeslag

Bezwaarschriften worden niet altijd binnen de wettelijk gestelde termijn afgehandeld.

Laag

24

2022.07

Aflossing private schulden

De processen kennen veel handmatige bewerkingen die foutgevoelig kunnen zijn.

Midden

25

2022.08

Subsidies

Vertraging in de afhandeling van aanvragen tot vaststellingen.

Midden

26

2022.09

Subsidies

Een formeel beleid ontbreekt over welke subsidies in het subsidieregister behoren.

Laag

27

2022.10

Subsidies

Standaard proces voor de beoordeling van de staatsteun ontbreekt.

Laag

Legenda status

Legenda Prioriteit

Opgevolgd Onderhanden/ wordt voortgang op geboekt

Hoog

Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.

Nog op te volgen/ vootgang stagneert Geaccepteerd risico door organisatie

Midden Laag

Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).

27/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Opvolging bevindingen BL 2022 – Publiek & Fysiek domein Publiek & Fysiek Domein 28

2021.04

Grondexploitaties

De realiseerbaarheid van drie plannen (Grotiusplaats, MCV Transvaal en Forepark) is onzeker bevonden in 2021. Hiervoor zal in 2022/ 2023 mogelijk een herziening (planwijziging) moeten worden voorgelegd aan het college en de raad.

Hoog

29

2021.05

Grondexploitaties

Een extracomptabele registratie van prospecties zoals nu gebruikt door de gemeente kent een hoger risico op fouten.

Midden

30

2021.06

Grondexploitaties

Formele uitgangspunten ontbreken voor het toerekenen van investeringen aan grondexploitaties en voor het tijdig afsluiten van projecten (de zogenaamde PPT-criteria en motivatie).

Midden

31

2021.07

Grondexploitaties

Geen zichtbare 2e lijnscontroles (BEC) en de 3e lijnscontrole (Internal audit) binnen de (deelprocessen) grondexploitatie.

Midden

Verhuuropbrengsten

De gemeente voert geen periodieke leegstandscontroles uit (in het kader van verhuur vastgoed) op de als leegstaand geregistreerde objecten.

Midden Midden

32

2020.15

33

2020.16

Materiële Vaste Activa

De Nota Vastgoed is niet geactualiseerd waardoor de belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving niet zijn doorvertaald naar procedures.

34

2020.17

Materiële Vaste Activa

Geen aansluiting tussen de geregistreerde activa van de gemeente met de lijst van het Kadaster.

Laag

35

2022.11

Materiële Vaste Activa

Tussentijdse achterstanden in de financiële administratie op materiële vaste activa. Met name in relatie tot declararies schoolbesturen.

Midden

Ontwikkelingen jaarrekening 2023

36

2021.08

Investeringen

Te activeren projecten worden geregistreerd op een tussenrekening. Met de bestaande werkwijze verschaft de huidige FA ook tussentijds geen actueel inzicht in de activeringen.

Hoog

37

2021.09

Investeringen

Niet tijdig reserveren van middelen voor het beheer en onderhoud van investeringsobjecten.

Midden

Bijlage 1: Onafhankelijkheid

38

2022.12

Investeringen

Het verantwoordingstraject is voor de financiële administratie arbeidsintensief en complex waardoor niet zelden (aanzienlijke) achterstanden in het doorboeken ontstaan.

Hoog

39

2022.13

Investeringen / MIP

De huidige P&C-cyclus voorziet nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie met betrekking tot het MIP

Midden

Bijlage 2: Communicatie

40

2022.14

Investeringen

De gemeente heeft in 2022 een bijdrage van € 12,8 miljoen van derden op het gerealiseerde investeringsproject Tramlijn 16 verantwoord, zonder dat hieraan subsidietoekenningsbeschikking van de MRDH ten grondslag ligt.

Hoog

41

2022.15

Investeringen

Voor het budgetinvesteringsproject Bediencentrale Scheveningen is voor de toekomstige bestedingen 2024 een uitbereiding van het budget met instemming van de raad nodig. Een voorstel van het college hiertoe is meegenomen in de begroting 2024-2027.

Midden

42

2020.18

Parkeeropbrengsten

Procesbeschrijving afwaardering parkeeropbrengsten moet geactualiseerd worden.

Midden

43

2020.19

Parkeeropbrengsten

Geen zichtbare tariefcontrole bij parkeeropbrengst.

Laag

44

2020.20

Omgevingsvergunningen

Geen zichtbare controle op juistheid van de ingevoerde tarieven in de subsystemen voor omgevingsvergunningen.

Laag

▪ ▪

Vooruitblik

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

28/29

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Overkoepelend Bedrijfsvoering Sociaal domein Publiek & Fysiek domein IT & Cyber Fraude

Opvolging bevindingen BL 2022 - IT & Fraude Nr

Jaar ref.

Proces/stroom

Bevinding/Aandachtspunt samengevat

Status 2022

Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie

Prioriteit

IT 45

2022.16

General IT-control

Proceshandboeken, waaronder handboek voor wijzigingsbeheer, is niet geactualiseerd.

Laag

46

2022.17

General IT-control

Het ontbreken van assurance rapporten voor diverse applicaties die relevant zijn voor de jaarrekening (bijvoorbeeld: IBS2000, CVS)

Hoog

47

2022.18

Application controls

Van diverse applicaties, waaronder de Key2 applicaties, is het autorisatiebeheer niet op orde daarmee niet BIO-proof.

Hoog

48

2022.19

Wet- en regelgeving

De gemeente is niet compliant aan de AVG en inhaalslag is noodzakelijk.

Hoog

49

2022.20

Wet- en regelgeving

De gemeente is niet compliant aan de Wpg en inhaalslag is noodzakelijk.

Hoog

Vooruitblik Ontwikkelingen jaarrekening 2023

Status 2023

Fraude 50

2022.21

Fraudeprotocol

De gemeentebrede frauderisico analyse behoeft verdere aanscherping en jaarlijkse adressering c.q. actualisatie.

Legenda status Opgevolgd Onderha nden/ wordt voortga ng op geboekt Nog op te volgen/ vootga ng s ta gneert Gea ccepteerd ris ico door orga nis a tie

Hoog

Legenda Prioriteit Hoog

Significante tekortkoming. Actie direct vereis t.

Midden Laag

Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereis t (< 1 jaar). Geen s ignificante tekortkoming, maar actie is wel op lange termijn vereis t (<>1 jaar).

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2022

29/29