RIS317210 Voortgangsbericht nadeelcompensatie december 2023

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur, Economie en Dienstverlening

114

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DSB/10648982 RIS317210 Contactpersoon

Clenn Kustermans Dienst

Stadsbeheer Afdeling

Opdrachtgeving Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

28 november 2023

clenn.kustermans@denhaag.nl

Onderwerp

Voortgangsbericht nadeelcompensatie december 2023

Geachte voorzitter, In de commissie Bestuur van 15 november 2023 hebben we gesproken over de eerste twee voortgangsrapportages van de uitvoering van de Beleidsregel nadeelcompensatie. Hierbij is aan de orde gekomen dat er nog veel ondernemers zijn met een openstaande aanvraag en dat er ondernemers zijn die hun zorgen uiten en zich niet goed geholpen voelen. Sinds de invoering van de Beleidsregel nadeelcompensatie Den Haag 2022, de samenloop van projecten in het Zeeheldenkwartier en de communicatie over de regeling is er een sterke toename geweest van het aantal nadeelcompensatieaanvragen (van gemiddeld 5 per jaar naar 50). De afhandeling van deze aanvragen is complex en tijdrovend gebleken. Gesprekken met andere gemeenten de afgelopen tijd hebben dat bevestigd. Wij hebben gezien dat onze organisatie niet voldoende was toegerust voor de optimale verwerking van deze aanvragen. Sinds de zomer van 2023 hebben we echter een inhaalslag kunnen doen. Tegelijkertijd wordt het proces heringericht. Met het verder verstevigen van het Ondernemersportaal, het verduidelijken van de gevraagde informatie (website en formulier), het mogelijk maken van voorschotten en het contracteren van meerdere onafhankelijke schadebureaus verwachten we dat deze inhaalslag leidt tot een versnelde afhandeling van aanvragen.

U heeft mij verzocht om u voor 30 november nader te berichten over de verschillende elementen in het aanvraagproces. Ik voldoe aan uw verzoek door in deze brief in te gaan op de volgende onderwerpen: 1. Tijdslijn met duur per stap: hoe zit het proces in elkaar en hoe lang duurt elke stap? 2. Verbeteringen in het aanvraagproces: hoe kan het beter? 3. Voortgang van de aanvragen: hoe staat het met de verwerking van de aanvragen? 4. Toetsingskader: waaraan toetsen de gemeente en het schadebureau in algemene zin? 5. Uitvoerbaarheid: kunnen de aanvragen voldoende worden verwerkt? 1. Tijdslijn Hieronder is een schematische weergave opgenomen van de ‘tijdslijn nadeelcompensatie’. Deze tijdslijn geeft een algemeen beeld hoe er nu wordt gewerkt en welke termijnen daarbij gelden.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

Belangrijk voorbehoud bij die termijnen is dat deze sterk afhankelijk zijn van de informatie die bij de aanvraag wordt gevoegd of hoe snel deze wordt nagezonden, indien er een verzoek uitstaat bij de ondernemer voor het aanleveren van extra informatie wordt de tijdslijn ‘gepauzeerd’ en pakken we het weer verder op als de informatie compleet is. Uiteraard helpen wij de ondernemer daarmee waar dat mogelijk en gewenst is. Figuur 1: Schematische weergave proces

In aanloop naar het doen van een aanvraag is er een oriëntatiefase. Vooraf aan de indiening is er (bijna altijd) contact tussen de gemeente en de ondernemer. Dat kan zijn op een informatieavond over de komende werkzaamheden, maar ook door de omgevingsmanager op locatie of met een medewerker van het nadeelcompensatieloket. De intakefase start met de indiening. De ondernemer ontvangt bij indiening een bevestiging. Tevens wordt gekeken of er sprake is van een relatie met een besluit van de gemeente of gemeentelijke werkzaamheden. Er wordt globaal gecheckt of er sprake is van causaliteit (of de schade gerelateerd kan zijn aan de werkzaamheden) en voorzienbaarheid (of de schade te voorzien was geweest) en of alle documenten aanwezig zijn. De ondernemer ontvangt een ontvangstbevestiging. Op de gemeentelijke website staat, bij het aanvraagformulier, een overzicht van de benodigde documenten. De tijdsnorm van deze fase is 2 werkdagen, mits alle documenten zijn geleverd. Eventueel ontbrekende informatie wordt daarna actief opgevraagd bij de ondernemer. Voor de beoordelingsfase wordt de aanvraag doorgestuurd naar het extern schadebureau. In deze fase vindt de hoorzitting plaats. De hoorzitting is een informatief en toelichtend gesprek tussen schadebureau, aanvrager en gemeente. Er wordt gesproken over de exacte situatie van de werkzaamheden en de geleden schade.

Vaak leidt dit tot een verzoek tot extra documenten waarmee de claim wordt onderbouwd. Bijvoorbeeld: meer gedetailleerde cijfers om de schade te verhelderen en beeldmateriaal van de situatie tijdens de werkzaamheden. Daarnaast kan het zo zijn dat de gemeente nog informatie moet aanleveren, zoals nadere informatie over de (uitloop van de) werkzaamheden en de uitgestuurde informatiebrieven. De gemeente ondersteunt de ondernemer waar mogelijk bij het aanleveren van de gevraagde extra informatie. Vervolgens wordt door het externe schadebureau een conceptadvies opgesteld. Op dit conceptadvies kunnen beide partijen (ondernemer en gemeente) reageren via het indienen van een zienswijze.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

De fase wordt afgesloten met een definitief advies van het extern bureau. Voor deze fase staan de volgende tijdsnormen: 4 weken beoordeling (Het schadebureau organiseert in overleg met ondernemer en gemeente een hoorzitting, legt het verslag van de hoorzitting voor aan betrokkenen voor akkoord, beoordeelt alle stukken en levert concept advies op) 4 weken zienswijzetermijn (ondernemer en gemeente krijgen 4 weken de tijd om op het concept te reageren) 4 weken definitief advies (Het schadebureau beoordeelt en verwerkt de reacties van ondernemer en gemeente en levert het definitieve advies op in een rapport) Op basis van het definitieve advies neemt de gemeente een definitief besluit. De tijdsnorm van deze fase: 2 weken voor mandaatbesluiten en, indien van toepassing, 2 weken voor collegebesluiten. Dit laatste is het geval wanneer het besluit een bedrag betreft hoger dan € 100.ooo,-. Hierop volgt bij een positief besluit de financiële afhandeling. Norm van deze fase is maximaal 6 weken, zoals gebruikelijk in het gemeentelijk betaalproces. Daarbij bestaat de mogelijkheid tot het doen van een spoedbetaling. Uiteraard geldt voor alle fases en tijdsnormen dat dit richtlijnen zijn. Soms kan er uitloop optreden. Ook geldt nadrukkelijk dat, wanneer het sneller kan, het ook sneller gaat.

In de huidige regelgeving is vastgelegd dat dit gehele proces 8 weken duurt en dat dit maximaal met 8 weken kan worden verlengd. De ervaring leert dat het proces in de praktijk langer duurt. Bijvoorbeeld omdat het langer duurt om de aanvraag te beoordelen, omdat er in de beoordelingsfase toch meer informatie nodig is, of omdat het langer duurt voor de hoorzitting kan worden ingepland. Ook kan tot in de fase waarin het concept advies wordt opgesteld, worden geconstateerd dat er behoefte is aan meer informatie. Uiteraard proberen wij dit zo veel mogelijk te voorkomen, maar dit lukt niet altijd. Andere steden kennen dit probleem ook. Zij hanteren bijna allemaal een periode van 26 weken in hun beleidsregel of verordening nadeelcompensatie. In de geplande aanpassing van de beleidsregel komen we hierop terug. 2. Verbeteringen in het aanvraagproces De toename van het aantal aanvragen vraagt om een herschikking van dit proces. Naast uitbreiding van de bezetting zet het college in op een snellere afhandeling van de aanvragen. De behandeling van aanvragen is een deels geautomatiseerd proces dat afhankelijk is van mensenwerk. En het beoordelen van de specifieke aanvragen blijft ook mensenwerk. Het college wil extra bezetting (fte’s) op het loket Nadeelcompensatie en een gamma aan schadebureaus om de schadeclaims onafhankelijk te kunnen beoordelen.

Niet enkel het aantal medewerkers of bureaus telt daarin. Ook de sturingsmogelijkheden die de gemeente heeft zijn van belang. Een dagelijkse loketwerking en procesvoering moeten ertoe bijdragen dat behandeltermijnen die worden gecommuniceerd, ook worden nageleefd. Actieve communicatie tussen de gemeente en de aanvrager, ook om de aanvragen compleet te krijgen en verdere doorkijk te geven in het proces, maakt daar onderdeel van uit. Uit de procesanalyse blijkt dat op technisch vlak winst kan worden gehaald uit onder andere: a) Een andere administratieve werkwijze, waardoor snel inzicht is in de voortgang per dossier. Er wordt onderzocht of een ‘ticketsysteem’ waarmee aanvragen met één druk op de knop gevolgd kunnen worden hierbij kan helpen; b) Onderzoeken of er verdere standaardisering van adviezen mogelijk is;

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

c)

Duidelijkere informatie vooraf zodat de ondernemer meer inzicht heeft wat een aanvraag voor nadeelcompensatie is, wanneer je in aanmerking komt, hoe het proces verloopt en welke documenten nodig zijn voordat de aanvraag in behandeling kan worden genomen; d) Het consequent bijhouden van de details van de werkzaamheden (logboek per project), dit heeft de schade-expert nodig bij de beoordeling van de aanvraag. 3. Voortgang van de aanvragen Sinds de update in november (RIS317015) zijn alle aanvragers, bij wie aanvullende informatie stond opgevraagd, opnieuw benaderd en is geverifieerd of zij de gevraagde informatie kunnen aanleveren. Wat we horen bij sommige ondernemers is dat zij administratieve moeite ondervinden. Zo moeten bijvoorbeeld kwartaalcijfers en eerdere jaarrekeningen nog worden opgevraagd bij een boekhouder, en dit kost tijd. Aanvragers die buiten de gestelde reactietermijn dreigen te vallen zijn opnieuw in de gelegenheid gesteld om de informatie alsnog, met een verlengde termijn, aan te leveren. Wat we ook merken is dat sinds de aanpassing van de website en het aanvraagformulier de nieuwe aanvragen vaker compleet zijn en gelijk kunnen worden doorgestuurd naar het extern schadebureau voor beoordeling. Dat is een positieve ontwikkeling.

Hieronder volgen twee tabellen met de status van alle 52 ingediende aanvragen verdeeld over de reguliere aanvragen (45 in totaal) en die voor een voorschot (7 in totaal). Tabel 1: statusupdate reguliere aanvragen Fase

Intake

Beoordeling

Aantal Dossiers

Dossiers nog niet in behandeling bij schadebureau

Dossiers wel in behandeling bij schadebureau

Dossiers buiten behandeling gesteld

Dossiers toegewezen

Dossiers afgewezen

Totaal 45

17

21

1

5

1

16

1

Wachten aanvullende informatie van ondernemer Wachten aanvullende informatie na hoorzitting (zowel ondernemer als gemeente)

3

Aantal dossiers die gepland zijn voor een hoorzitting Dossiers in behandeling voor een conceptadvies Wachten op info gemeente Dossiers in behandeling

Besluit

4

6

1

1 4

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

voor een definitief advies Dossiers in afrondende fase

2

Leesvoorbeeld: er zijn in totaal 45 reguliere aanvragen om nadeelcompensatie. Daarvan zijn er 21 in behandeling bij het schadebureau, waarvan er 6 een conceptadvies hebben gekregen. Tabel 2: statusupdate voorschotaanvragen Fase Aantal Dossiers

Intake Dossiers nog niet in behandeling bij schadebureau

Beoordeling Dossiers wel in behandeling bij schadebureau

Totaal 7 Wachten aanvullende informatie van ondernemer

2

5

Aantal dossiers die gepland zijn voor een hoorzitting Dossiers in behandeling voor een conceptadvies

Dossiers buiten behandeling gesteld

Besluit Dossiers toegewezen

Dossiers afgewezen

2

1

4

4. Toetsingskader Wat is nadeelcompensatie? Nadeelcompensatie is een tegemoetkoming in schade voor onevenredig nadeel door een rechtmatig besluit of rechtmatig overheidshandelen in het kader van de uitoefening van een publiekrechtelijke taak. De gemeente neemt besluiten en voert (onderhouds)projecten uit die voordelig zijn voor de stad. De openbare ruimte wordt namelijk verbeterd. Deze maatregelen kunnen tijdens de werkzaamheden ook nadelige gevolgen hebben voor individuele ondernemers. Zo kan er tijdens de werkzaamheden omzetverlies optreden, bijvoorbeeld door een beperkte bereikbaarheid van de onderneming. Hiervoor kan nadeelcompensatie worden aangevraagd. De geleden schade wordt dan achteraf gecompenseerd. Wil sprake kunnen zijn van een uitkering vanwege nadeelcompensatie, dan moet in de eerste plaats sprake zijn van een ‘speciale last’: degene die stelt schade te hebben geleden moet onevenredig zwaar zijn getroffen, vergeleken bij anderen die in een vergelijkbare positie zitten (bijvoorbeeld ondernemers in eenzelfde branche). In de tweede plaats moet de last ‘abnormaal’ zijn (niet behoren tot het ‘normaal maatschappelijk risico’). Een recht op schadevergoeding bestaat niet wanneer de schade behoort tot het normale (bedrijfs)risico en bestaat in beginsel alleen op datgene dat uitgaat boven het normale maatschappelijk risico.

De nadeelcompensatieregeling is één van de middelen om ondernemers te compenseren. Via het Ondernemersportaal bestaan meerdere middelen op financieel gebied, bijvoorbeeld noodsteun (zoals een Bbz-uitkering of bedrijfskrediet) en steun als startende ondernemer. Zie de hulp op financieel gebied op de website van het Ondernemersportaal.

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

Terugkerende begrippen bij de beoordeling van een aanvraag zijn: 1. Causaliteit 2. Normaal maatschappelijk risico (ondernemersrisico) 3. Voorzienbaarheid 4. Schadeberekening en normaal maatschappelijk risico. Causaliteit Causaliteit betekent dat er een oorzakelijk verband moet zijn tussen de geleden schade en het project. Deze causaliteit moet in de aanvraag door de ondernemer aannemelijk worden gemaakt. Normaal maatschappelijk risico (ondernemersrisico) Een samenleving staat niet stil. Normale maatschappelijke ontwikkelingen die daaraan inherent zijn, dienen in beginsel voor eigen rekening te blijven. Het normaal maatschappelijk risico is het ondernemersrisico dat een aanvrager zelf draagt en dus voor zijn rekening blijft. Bij de beoordeling van aanvragen om nadeelcompensatie wordt het normale maatschappelijk risico uitgedrukt in een ondergrens, bestaande in een bepaald verlies van een bepaald percentage van de omzet op jaarbasis, waarboven de schade moet uitstijgen, wil deze worden vergoed. Ook kent de gemeente een zogenoemde bagateldrempel op basis waarvan kleine schades niet voor vergoeding in aanmerking komen.

Voorzienbaarheid In hoeverre was de schade voorzienbaar voor ondernemers? Belangrijke vraag daarbij is of een (startende) ondernemer zich er voor zijn specifieke situatie van had kunnen vergewissen dat het besluit ingrijpende gevolgen zou kunnen hebben op zijn onderneming. Wanneer de benadeelde redelijkerwijs rekening had moeten houden met een bepaald risico, maar dat niet heeft gedaan, dient hij de schade die hij dan lijdt in beginsel zelf te dragen. Daarbij speelt de datum van vestiging een belangrijke rol. Indien er sprake is geweest van een aankondiging die voor iedereen bekend kon zijn en waaruit op zakelijke gronden voldoende duidelijk kon worden afgeleid welke hinder en welke schade zich voor zou kunnen gaan doen, voordat de ondernemer zich op de locatie nabij het project vestigt, had hij doorgaans rekening moeten houden met mogelijke schade. Schadeberekening Als iemand recht heeft op compensatie dan wordt deze uitbetaald. De schadeberekening bepaalt de hoogte van de compensatie. Een voorbeeld van de schadeberekening is te vinden bij het aanvraagformulier. Het schadebureau analyseert het omzetverlies geleden tijdens de werkzaamheden. Daarbij moet de omzetdaling een minimale omvang hebben. Dat blijkt uit de jaar-, kwartaalcijfers of eventuele maandomzetcijfers die de aanvrager heeft overlegd.

In het kader van de aanpassing van de beleidsregel worden de schadeberekening, de hoogte van de omzetdrempel en de hoogte van het maatschappelijk risico herbekeken. 5. Uitvoerbaarheid De toename in aanvragen heeft geresulteerd in een uitbreiding van het aantal gemeentelijke medewerkers (fte’s) werkzaam bij het nadeelcompensatieloket. Omgevingsmanagers op de projecten zijn nader geïnformeerd over de nadeelcompensatie zodat zij de juiste informatie en verwachtingen aan ondernemers kunnen geven. Het effectief en efficiënt inrichten van het proces vraagt blijvende aandacht en zal op termijn tot een verdere verbetering leiden. Zo zijn de website en het aanvraagformulier verbeterd. En wordt de aanvraag steeds vaker voorzien van alle gevraagde (en benodigde) documenten. Inmiddels werkt de gemeente samen met vier externe schadebureaus tegenover tot voor kort één bureau. Deze bureaus zijn zich nu aan het inwerken op de uiteenlopende dossiers en kunnen dan ‘meters maken’ en ons helpen in de versnelling van de behandeling.

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10648982

Dit alles draagt bij tot een helder proces waarin vooraf duidelijk is welke stappen doorlopen dienen te worden, welke informatie nodig is, wat van de gemeente en wat van de aanvrager wordt verwacht en hoe de voortgang wordt gemonitord. Tot slot Op uw verzoek hebben we het technisch proces voor u op een rij gezet, maar achter dit technisch proces gaan hardwerkende ondernemers schuil die hier grote zorgen over hebben en in sommige gevallen in financiële problemen verkeren. Wij helpen deze ondernemers door met ze mee te denken en te zorgen voor een goede en snellere procedure. Hierin hebben we stappen gezet en we hopen dat we de ondernemers die het betreft zo snel mogelijk de nodige duidelijkheid kunnen geven. Nu er meerdere bureaus zijn gevonden om te helpen met de beoordelingen verwacht het college in januari 2024 zichtbaar meer beoordelingen te hebben gedaan. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

7/7