RIS317110 Controleaanpak 2023 Accountantsorganisatie

[Typ hier]

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

<Titel Rapport> Controleaanpak 2023 Gemeentelijke Accountantsorganisatie

GAD

GAD/2023.105.1 RISnr 317110 7 december 2023 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/6

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Geachte leden van de raad en geacht college, Wij presenteren u graag onze controleaanpak van de jaarrekeningcontrole 2023 van de gemeente Den Haag. Dit document verschaft een beeld over hoe wij de controle van de jaarrekening 2023 zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op de brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Net als vorige jaren is kwaliteit onze basis en wij geven de controle vorm met een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie. In de controleaanpak jaarrekeningcontrole 2023 geven wij inzicht in wat wij controleren en hoe wij controleren. Onze controleaanpak is op maat gemaakt voor de jaarrekeningcontrole 2023. Wij hebben deze controleaanpak opgesteld naar aanleiding van onze controle ervaring met en kennis van uw gemeente. Geleerde lessen uit 2022 nemen wij mee in onze controleaanpak 2023. Indien nodig werken wij de controleaanpak tussentijds bij op basis van nieuwe inzichten, gebeurtenissen en de actuele situatie bij de gemeente Den Haag. Communicatie en een goede samenwerking hebben een belangrijke plaats in onze controleaanpak. Dit stelt ons immers in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo functioneren wij optimaal als controlerend accountant van de gemeente Den Haag.

Met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder hebben wij onze controleaanpak besproken. Op 14 december 2023 lichten wij onze controleaanpak in de Rekeningencommissie toe. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 7 december 2023 Origineel getekend door drs. C.G.A. Slotema- Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / directeur GAD

2/6

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2023 Wat controleren wij? Wij controleren de jaarrekening van de gemeente Den Haag. De jaarstukken (de Programmarekening) van de gemeente bestaan uit de jaarrekening, het jaarverslag en overige informatie. Onderstaand vindt u een overzicht van de onderdelen van de jaarstukken en hoe wij die in onze controle betrekken. Naast reguliere onderwerpen in onze controle, kan de raad ons als accountant specifieke speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle.

3/6

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2023 Hoe controleren wij? Herziene controlestandaard Wij hanteren een risicogerichte aanpak voor onze controle en hebben onze risicoanalyse voor 2023 verder geactualiseerd met behulp van de herziene controlestandaard 315. Deze standaard behandelt feitelijk de verantwoordelijkheid van de accountant om de risico’s op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten voorafgaand aan de controle te identificeren en in te schatten en gedurende de uitvoering van de werkzaamheden, indien noodzakelijk, te heroverwegen. De risicoanalyse begint met kennis van de gemeentelijke organisatie en haar omgeving, waarna de risico’s voor de accountantscontrole worden geïdentificeerd. Daarnaast wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de kwaliteit van de interne beheersing en de kwaliteit van de informatiestromen binnen de gemeente. Het IT landschap achter de cijfers heeft hiermee in onze controleaanpak voor 2023 een prominentere rol gekregen. Onderdeel van onze risicoanalyse is ook het identificeren van mogelijke frauderisico’s. De accountant is verantwoordelijk voor het opstellen van zijn eigen frauderisicoanalyse. Onze frauderisicoanalyse wordt gedeeld met het dienstonderdeel risicomanagement van de gemeente. Het is overigens de verantwoordelijkheid van het college om frauderisico’s te inventariseren, te identificeren en te beheersen.

De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheersing van frauderisico’s door het college. Met als uiteindelijk doel om in de accountantscontrole tot een scherpere risicoanalyse te komen en daardoor beter op risico’s te kunnen inspelen.

Significant wil zeggen dat dit ons inziens de belangrijkste onderkende risico’s binnen uw gemeente zijn en daarmee de kernpunten van onze controle. Met kernpunten doelen wij op focusgebieden binnen onze werkzaamheden, waaraan wij extra aandacht zullen besteden in onze controle, naast de overige werkzaamheden. De significante risico’s, zoals in de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geïdentificeerd, zijn in tabel 1 opgenomen en hebben betrekking op de processen: Aanbesteden, Inkopen, Voorzieningen, Memorialen, Subsidieverstrekkingen en Grondexploitaties. Per significant risico hebben wij tevens aangegeven in welk domein deze zich hoofdzakelijk begeeft. De drie door ons geïdentificeerde verhoogde risico’s hebben betrekking op: • onnauwkeurigheid in Jeugd/ Wmo; • onrechtmatige subsidieverstrekkingen; • onnauwkeurigheid in de Participatiewet.

Risicoanalyse Uit de door ons uitgevoerde risicoanalyse hebben wij 27 inherente risico’s onderkend, dus zonder rekening te houden met beheersmaatregelen die door de gemeentelijke organisatie zijn getroffen om deze risico’s te adresseren, waarvan 6 significant en 3 als verhoogd. 4/6

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2023 Kernpunten De kernpunten in onze controle laten zich als volgt samenvatten:

Systeemgericht versus gegevensgericht In onderstaande tabel hebben wij getracht de keuze voor onze controleaanpak te visualiseren.

Tabel 1: Significante risico’s jaarrekeningcontrole 2023

Figuur 1: Samenspel tussen gegevensgerichte en systeemgerichte controleaanpak

Bovengenoemde focusgebieden betekent niet dat wij onze controle tot deze processen hebben beperkt. Dit betekent wel dat wij hieraan extra aandacht hebben besteed in onze controle. Daarnaast hebben wij in totaal 16 relevante processen aangemerkt voor onze interim-controle 2023. Naar aanleiding van de uitkomsten van onze risicoanalyse en onze weging van de interne beheersing, op basis van ervaring uit voorgaande jaren, hebben wij per proces een voorgenomen controleaanpak geformuleerd. Deze voorgenomen controleaanpak betreft dus onze inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing van de betrokken processen voor aanvang van onze controlewerkzaamheden. Alvorens in te gaan op onze controleaanpak per proces willen wij graag eerst uitleggen wat het verschil is tussen een systeemgerichte controleaanpak en een gegevensgerichte controleaanpak.

Wij kijken tijdens de interim naar de kwaliteit van de interne beheersing voor de relevante processen, waarvan het IT-landschap (General IT Controls en Application Controls) onderdeel uitmaakt. Naarmate de kwaliteit van de interne beheersing toeneemt, door middel van werkende handmatige en/of geautomatiseerde controles, zal de omvang van onze gegevensgerichte werkzaamheden kleiner worden. Wij kunnen onze controle echter nooit geheel systeemgericht insteken en zullen altijd gegevensgerichte werkzaamheden moeten uitvoeren. De omvang hiervan is derhalve mede bepalend door de kwaliteit van de interne beheersing, al dan niet geautomatiseerd ingeregeld in combinatie met de uitkomsten van de risicoanalyse. Een systeemgerichte aanpak impliceert derhalve dat wij op de interne beheersing kunnen steunen en onze gegevensgerichte werkzaamheden tot een minimum kunnen beperken. Een gegevensgerichte aanpak, impliceert niet altijd dat de controls niet afdoende werken, dit kan ook zijn ingegeven vanuit controle efficiëntie. 5/6

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controleaanpak 2023 Controleaanpak per proces 2023 Onze voorgenomen controleaanpak per proces is hieronder weergegeven:

hebben. De keuze in onze controleaanpak zal daarbij mede gebaseerd zijn op de vraag wat de meest efficiënte methode is. Wij zullen de tijd verbonden aan het identificeren, het vastleggen, het testen en het evalueren van de interne controle altijd afwegen tegen de tijd van het verrichten van een gegevensgerichte controle. Als de tijdsinspanning tussen beide vergelijkbaar is, is in een aantal gevallen gekozen voor een gecombineerde aanpak, omdat dit van grote waarde zal zijn voor de gemeentelijke organisatie. Voor 10 van de 16 processen hebben wij gekozen voor een gegevensgerichte aanpak omdat wij voor de controle van 2023 ofwel niet en/of onvoldoende kunnen steunen op de interne check & balances van deze processen ofwel een gegevensgerichte controle een evident efficiëntere aanpak is. Voor 5 van de 16 processen hebben wij gekozen voor een gecombineerde aanpak. Deze aanpak is deels systeemgericht en deels gegevensgericht. Voor onze controle betekent het dat wij voor deze processen deels kunnen steunen op de interne checks & balances.

Tabel 2: Controleaanpak per proces 2023

In tabel 2 is zichtbaar dat wij hoofdzakelijk een gegevensgerichte controle aanpak hanteren. Dit houdt in dat wij, na het beoordelen van de opzet en het bestaan van betreffende relevante processen, de controle met name uitvoeren door middel van cijferanalyses, steekproeven en aansluitingen met onderliggende brondocumenten. Onze keuze voor een gegevens- of systeemgerichte aanpak wordt niet op concernniveau gemaakt, noch op jaarrekeningpostniveau, maar op beweringniveau. Onder deze 16 processen hangen diverse controlebeweringen die ieder een eigen aanpak kennen. Om deze reden kan het voorkomen dat bepaalde processen zowel een gegevensgerichte als een systeemgerichte aanpak

Voor 1 van de 16 processen hebben wij een systeemgerichte aanpak gekozen. Deze aanpak impliceert dat wij voor deze processen steunen op de geautomatiseerde omgeving/ de kwaliteit van de interne checks & balances en daardoor in mindere mate hoeven te kijken naar de onderliggende transacties. Voor dit proces is de gemeente ons inziens ‘in control’. Resumerend controleaanpak Onze controle bestaat uit een interim-controle en eindejaarwerkzaamheden. De uitkomsten hiervan worden besproken in de Board Letter en het Accountantsverslag. Tot een nadere mondelinge toelichting op deze controleaanpak zijn wij graag bereid.

6/6