RIS316980 Aanbesteding OCC - Amare

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Robert van Asten Wethouder van Stedelijke Ontwikkeling, Bibliotheken en Europa

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Ruimte

DSO/10632634 RIS316980 Contactpersoon

Maarten Foekens Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Bureau DT Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

31 oktober 2023

maarten.foekens@denhaag.nl Bijlage

1

Onderwerp

Aanbesteding OCC / Amare

Geachte voorzitter, Op 12 oktober 2023 is in de algemene raadscommissie stilgestaan bij het rapport van de enquêtecommissie ‘Bijzonder Complex’. Bij de beantwoording van de vragen van de commissieleden heeft het college toegezegd nader te reflecteren op de (on)geldigheid van de inschrijvingen van Boele & van Eesteren i.c.m. Visser & Smit Bouw (later ‘Cadanz’ en in het vervolg ook zo aan te halen) en Heijmans. In deze brief wil het college graag het destijds doorlopen proces nader toelichten, inclusief de keuzes die daarin zijn gemaakt en de legitimiteit daarvan. Het doel is niet om de analyse van de enquêtecommissie te betwisten. De crux ligt wat het college betreft in een dieper begrip van de complexiteit van de aanbestedingswet- en regelgeving, en de ruimte die een aanbestedende dienst wel en niet heeft op bepaalde vlakken. Voor zover het college kan nagaan is de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding van de DBMopdracht voor OCC / Amare een uitgebreid traject geweest. De inspanningen van het college zijn er altijd op gericht geweest om met de aanbesteding het beste plan en de beste bouwer voor OCC / Amare te selecteren op een manier die voldeed aan het aanbestedingsrecht. Bij de voorbereiding van de aanbesteding zijn diverse second opinions op de stukken uitgevoerd, o.a. van gemeenteadvocaten, Pels Rijcken en andere externe deskundigen.

De uitvoering van de aanbesteding, in het bijzonder de beoordeling van de aanmeldingen, ziet het college die in de uitgebreidheid terug. De criteria (zie ook par. 6.3.6, figuur 6.5 van het rapport ‘Bijzonder Complex’) waarop de inschrijvingen zijn beoordeeld zijn vooraf vastgesteld en met de inschrijvers gedeeld, in de zgn. ‘leidraad dialoog- en inschrijvingsfase’. De bekendmaking van die criteria is overigens een vereiste vanuit de Aanbestedingswet en aldus ook een standaardprocedure. In aanvulling daarop is voor deze aanbesteding een beoordelingsprotocol opgesteld, waarin precies is vastgelegd door wie en hoe de beoordeling zou worden uitgevoerd. Dat beoordelingsprotocol is ook vooraf gedeeld met alle inschrijvers, en daarnaast uiteraard met de beoordelingscommissies.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10632634

De beoordeling van de inschrijvingen is uitgevoerd door de al eerder genoemde beoordelingscommissies, daarbij was per criterium een commissie ingesteld. De leden van die commissies zijn allen geselecteerd op basis van specifieke expertise. Voorafgaand aan de beoordeling van de inschrijvingen hebben zij getekend voor geheimhouding van alle stukken en na afloop van de beoordeling is getekend voor akkoord met de door hun commissie vastgestelde beoordeling. Deze vergaande inrichting van het beoordelingsproces is niet verplicht en ook niet voor iedere aanbesteding gangbaar, maar is voor deze aanbesteding wel toegepast. In het eerder genoemde beoordelingsprotocol is voorzien in een mogelijkheid om de inschrijvers om een verduidelijking te vragen, mocht dat nodig blijken. Het ARW 2012 biedt die mogelijkheid ook (art. 4.25.1 ARW 20121). Van belang daarbij op te merken is dat dit nadrukkelijk een mogelijkheid was. De aanbesteder ‘kon’ gebruik maken van deze mogelijkheid als sprake was van een onduidelijkheid en opheldering van die onduidelijkheid benodigd is voor een goede beoordeling van de inschrijving. Indien niet wordt getwijfeld aan bijvoorbeeld een vermeende ongeldigheid, zal geen vraag gesteld hoeven worden.

Bij de beoordeling van de inschrijvingen voor de DBM-opdracht voor Amare liep de beoordelingscommissie die belast was met het criterium ‘prijs en risico’, waar ook het onderhoud onder valt, tegen een aantal onduidelijkheden aan. Net als de enquêtecommissie constateerden zij in het rekenblad van Cadanz enkele bijzonderheden. Het ging daarbij om de onderbouwing van de door Cadanz ingediende prijs voor het onderhoud. Het ging daarbij om de volgende punten: onduidelijkheid of alle in de onderbouwing opgenomen bedragen waren meegenomen in de totaalprijs voor het onderhoud; de demarcatie van kosten die binnen de onderhoudsopdracht en op grond van de vraagspecificatie buiten de onderhoudsopdracht vielen in combinatie met de demarcatie van kosten voor eigenaar en gebruiker bevatte onduidelijkheden; er was twijfel aan het realisme van de bedragen die opgenomen waren voor vervangingen in de periode van 25-40 jaar; er was twijfel of het door Cadanz aangehouden conditieniveau (cf. NEN 2767) geheel overeenkwam met de vraagspecificatie; niet alle bedragen in het rekenblad waren voor de beoordelingscommissie te herleiden uit de onderliggende meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB); er was twijfel bij de mate waarin het verloop van onderhoudskosten voldoende aansloot bij het natuurlijk verloop.

In lijn met het beoordelingsprotocol heeft de gemeente Den Haag over de voorgaande punten een verduidelijking gevraagd. Omdat zo’n verduidelijking niet mag leiden tot een wezenlijke wijziging van de inschrijving (zie art. 4.25.1 ARW 2012) is er bij die verduidelijking voor gekozen om een bevestiging te vragen dat de inschrijving volledig voldoet aan de uitvraag en de inschrijving en eventuele gunning aan Cadanz niet betekent of kan worden uitgelegd als binding van de gemeente Den Haag aan eventuele afwijkingen of aannames van Cadanz die strijdig zouden zijn met de eisen. Cadanz heeft daarop klip en klaar bevestigd op de bovenstaande punten dat de weergave van de gemeente Den Haag correct is. Daarmee was deze mogelijke grond voor ongeldigverklaring van de inschrijving van Cadanz voor het college van de baan. Naast de opmerkingen op het rekenblad van de onderhoudskosten en de onderbouwing daarvan waren er vanuit de andere beoordelingscommissies ook opmerkingen op de inschrijving van Cadanz, en overigens ook op de andere inschrijving van Heijmans. 1

‘De aanbesteder kan inschrijvers verzoeken om hun inschrijving toe te lichten of te preciseren. Die toelichtingen en

preciseringen mogen de basiselementen van de inschrijving of de oproep tot mededinging evenwel niet wezenlijk wijzigen’.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10632634

Over enkele daarvan zijn ook verduidelijkende vragen gesteld, cf. het beoordelingsprotocol, en andere opmerkingen zijn opgenomen in het faseovergangsdocument. Reeds in de ‘leidraad dialoog- en inschrijvingsfase’ was in dit faseovergangsdocument voorzien. Het faseovergangsdocument was bedoeld voor opmerkingen van ondergeschikte aard, te verwerken bij de verdere uitwerking van het ontwerp, zonder dat dit zou leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht of onreglementaire aanpassing van de inschrijving. Naar het oordeel van het college is het namelijk niet realistisch en ook niet juridisch proportioneel om te eisen dat het ingediende ontwerp (niveau ontwerpfase SO / VO) meteen volledig aan de vraagspecificatie voldoet, zeker niet van een gebouw met de omvang en complexiteit van OCC / Amare. Het opstellen van een ontwerp is een grote puzzel, waarvan alle stukjes nooit bij de eerste poging meteen goed liggen en pas bij uitwerking in de ontwerpfasen TO en UO is afgerond. Hier komt het onderscheid tussen eisen gesteld aan de inschrijving en contractuele uitvoeringseisen in beeld. De basis, de inschrijving, moet uiteraard wel goed zijn, maar het ontwerp wordt niet langs de contractuele meetlat gelegd die wordt gehanteerd bij start bouw en oplevering. De inschrijving is pas ongeldig als zij niet voldoet aan de eisen die dááraan zijn gesteld op het moment van inschrijving.

Dat is dan ook steeds per punt beoordeeld. De enquêtecommissie gaat ook kort in op de inschrijving van Heijmans. Die zou ook (mogelijk) ongeldig zijn geweest. Omdat Cadanz de aanbesteding uiteindelijk gewonnen heeft, onderbouwt de enquêtecommissie haar oordeel van ongeldigheid van de inschrijving van Heijmans waarschijnlijk veel beknopter. Mede daardoor kan het college op de vermeende ongeldigheid van de inschrijving van Heijmans niet uitgebreid reflecteren, anders dan dat de manier waarop het college is omgegaan met de inschrijving van Cadanz, zoals voorgaand omschreven, ook de wijze is waarop zij met de inschrijving van Heijmans is omgegaan. Los van de beoordeling van de inschrijving van Cadanz heeft het college geoordeeld dat de bieding van Heijmans geldig was en is. Tot zover de beschrijving van de procedure zoals die destijds voorbereid en uitgevoerd is. Wat de (on)geldigheid van de inschrijving van Cadanz betreft constateert het college dat soms sprake is van een grijs gebied. De lijn die de enquêtecommissie kiest (ongeldigheid van de inschrijving van Cadanz) is wat het college betreft niet per definitie onjuist, maar de commissie brengt het ten onrechte als de enige mogelijke conclusie. Er is met goede redenen gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de aanbestedingswet- en regelgeving bieden tot verduidelijking van de inschrijving.

De inschrijving van Cadanz had dus wellicht ongeldig verklaard kunnen worden, maar dat had niet gemoeten. En een ongeldigverklaring had mogelijk niet stand gehouden bij de rechter. Naar aanleiding van de bespreking in de algemene raadscommissie is door het college de aanbestedingsprocedure rondom het project Amare voor een externe toets voorgelegd aan een onafhankelijke deskundige. Mr. dr. Arthur van Heeswijck, aanbestedingsadvocaat en tevens lid van de Commissie van Aanbestedingsexperts, is bereid gevonden om op deze korte termijn de aanbestedingsprocedure van een second opinion te voorzien. Bijgaand treft u zijn bevindingen aan. Het college vertrouwt erop uw commissie met deze brief en de bevindingen van de heer van Heeswijck, de gevraagde reflectie op de (on)geldigheid van de inschrijvingen te hebben gegeven. Uiteraard is het college altijd bereid tot een nadere toelichting en/of het beantwoorden van uw vragen over deze brief. Met vriendelijke groet, de wethouder van Stedelijke Ontwikkeling, Bibliotheken en Europa Robert van Asten Typ tekst

3/3