RIS316878 Uitkomsten onderzoek naar systemen

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Hilbert Bredemeijer Wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DPZ/10618201 RIS316878 Contactpersoon

Alex Kok Dienst

Bedrijfsvoering Afdeling

I&A Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

24 oktober 2023

alex.kok@denhaag.nl

Onderwerp

Uitkomsten onderzoek naar systemen

Geachte voorzitter, Met deze commissiebrief informeert het college de raad over de uitkomsten van het onderzoek naar de systemen van de dienst Publiekszaken (DPZ). Het eindrapport vindt u als bijlage bij deze brief. Dit onderzoek is gedaan na de door de raad vastgestelde motie ‘Onafhankelijke toets van de systemen en processen van DPZ’ (RIS312319). Deze motie is op 19 mei 2022 aangenomen. Toen besprak de raad de commissiebrief ‘Voortgang acties verkorten wachttijden balies en 14070’ (RIS311841). Aanleiding De aanleiding voor de motie waren problemen met de informatievoorziening, met name het Haags afsprakensysteem (HAS). Die problemen zijn, los van het in de motie gevraagde onderzoek, met spoed opgepakt. In de nazomer van 2022 is er een nieuwe versie van HAS geïnstalleerd, waardoor er geen bovenmatige of langdurige storingen zijn geweest die gevolgen hadden voor de dienstverlening (wachttijden). Hiermee waren de acute problemen met betrekking tot het verkrijgen van een paspoort of ID-kaart verholpen. Ook is direct naar een betrouwbare opvolger gezocht. Dat is de Haagse Afspraken en KlantgeleidingsApplicatie (HAKA). Die applicatie neemt momenteel gefaseerd de functie van het HAS over. Voor het uitvoeren van het externe onderzoek hebben wij het bureau Software Improvement Group (SIG) de opdracht verleend.

Een overzicht van de systemen die getoetst zijn in het onderzoek Alleen de systemen waar we in 2024 nog gebruik van maken zijn meegenomen in het onderzoek. Dit zijn er 15 te weten: V-smart Air, EasyAccount+, MijnDenHaag.nl, KIM, TripleForms, Smartdocuments, KBN6, Mijn Haagse Bezwaarzaken (MHZ), Keycloak, GZAC, Denhaag.nl, DigiDoc, Key2Burgerzaken, Open* systemen en IBS. Van deze 15 systemen zijn 10 systemen een diepgravend technisch onderzoek gedaan. De overige 5 systemen zijn wel nader onderzocht maar konden vanwege meerdere redenen niet worden meegenomen in dezelfde diepgravendheid. De hoofdconclusies van het onderzoek 1. Het onderhoud en de technische kwaliteit van de 10 onderzochte systemen is geen risico. Sommige applicaties gebruiken verouderde versies en technologieën.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoon : 14070 publiekszaken@denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10618201

2. 3.

4.

De verscheidenheid aan leveranciers brengt kennisrisico's met zich mee. Niet alle leveranciers volgen op dezelfde wijze de best-practices in het ontwikkelproces. Er zijn 4 zaaksystemen in gebruik. We gaan, in VNG-verband, van 4 naar 1 systeem. Rationalisatie van deze systemen is al gaande, maar er zijn nog enkele aandachtspunten (zie pagina 23 van het eindrapport). De meeste systemen zijn op gemeentelijke hardware geinstalleerd en in eigen beheer uitgevoerd. De informatie over de capaciteit, afspraken, voorzieningen en mogelijke performance- en schaalbaarheidsrisico's is gefragmenteerd. Dit betekent: als een centraal systeem uitvalt dan is niet duidelijk welke applicaties worden geraakt en dus ook niet wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening. Er is inmiddels een traject gestart om dit inzichtelijk te krijgen. Er zijn geen urgente signalen van problemen ontvangen. Maar het is belangrijk om rekening te houden met leveranciers die meer investeren in systemen die werken op basis van een abonnement systeem bijvoorbeeld via de cloud (SaaS-oplossingen1) dan in bestaande systemen op gemeentelijke hardware. Dit kan invloed hebben op de toekomstbestendigheid van de onze applicaties.

Er zijn bij de onderzochte systemen geen urgente kwaliteitsissues, maar er zijn problemen met de ICTinfrastructuur, zoals het netwerk en de werkplek. Het onderzochte applicatielandschap krijgt een cijfer tussen de zes en de zeven. Naast de gebruikte systemen is ook de gebruikte ICT-infrastructuur van groot belang voor de dienstverlening. Het netwerk en de werkplek staan los van de systemen. Dit zorgde onlangs nog voor een aantal grote storingen. Deze problemen worden met voorrang opgelost, zodat de basis voor de ICT-dienstverlening voldoet aan het gewenste niveau. Adviezen en opvolging 1. 2.

Houd de software en onderliggende frameworks up-to-date en houd zicht op verouderde technologieën. Verbeter de kennisborging voor technisch beheer van de systemen en applicaties, zowel intern als bij leveranciers, en volg best-practices op.

Samenwerkingsafspraken met leveranciers maken over kwaliteitsborging Dit is een oproep om in de contracten met leveranciers heldere (samenwerkings)afspraken te maken over kwaliteitsborging en kwetsbaarheden in hun systemen. En over hoe dit structureel te toetsen. Deze afspraken zijn er nu niet altijd. We nemen dit vanaf nu mee in nieuwe aanbestedingsprocessen. Er is op dit punt dus sprake van een gefaseerde verbetering afhankelijk van het verloop van bestaande contracten. 3.

1

Gebruik een gedegen aanpak bij de rationalisatie van zaaksystemen om deze beter te organiseren en minder complex te maken. Zorg voor voldoende verandercapaciteit en borg de performance, met name bij opvragingen bij de bron. Zorg bovendien samen met de VNG voor voldoende granulariteit van de onderliggende services. Hiermee wordt bedoeld dat inzichtelijk moet worden op welke manier informatie bij centrale bronnen wordt opgevraagd. Immers, het aantal informatieverzoeken wordt heel hoog als voor elk stuk detailinformatie steeds een apart verzoek wordt gedaan.

SaaS-oplossing: software as a service is software die als een online dienst wordt aangeboden. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie,

onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software over het internet bij de SaaS-aanbieder.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10618201

Het doel is systemen beter te organiseren en minder complex te laten werken Dit zorgt voor vereenvoudigd onderhoud, het beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen/veranderingen en kostenbesparing door bundeling van applicaties. Binnen de gemeente wordt bij het einde van de levensduur van een applicatie (technisch of contractueel) gekeken hoe en waarmee applicaties vervangen worden. Bij deze afweging is het gebruiken van reeds bestaande applicaties een belangrijke optie. We actualiseren het overzicht met de systemen waarvan het contract afloopt Er wordt een planning gemaakt wanneer systemen vervangen worden. Daarbij wordt afgewogen of een aanbesteding nodig is of dat een reeds intern gebruikt systeem hiervoor geschikt is of kan worden. Het platform zaakgerichte dienstverlening biedt hier mogelijkheden voor. Dit platform gebruiken we met de G4 en andere gemeenten en wordt doorontwikkeld. 4.

Verzamel en deel periodiek actuele informatie over het portfolio, met specifieke aandacht voor stabiliteit en performance. Heroverweeg de vorm (on-premise of SaaS) van het afnemen van het systeem en de hosting.

Kritisch bekijken van bestaande rapportages Bestaande rapportages worden kritisch bekeken en aangepast om de gewenste informatie over performance en stabiliteit frequent te delen en acties ter verbetering uit te zetten. Het bestaande beleid om eerst naar een SaaS-oplossing te zoeken blijft. Dit betekent dat de voorkeur uit gaat naar gebruik making van en het aangaan van abonnement-systeem waarbij de software als een online dienst wordt aangeboden. De adviezen verwerken we in actieplannen De dienst DPZ gaat de adviezen verwerken in hun diverse actieplannen waardoor er structureel een betere en stabiele informatievoorziening zal ontstaan. Met vriendelijke groet, de wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer

3/3