RIS316701 Bijlage 2 Accountantsverslag verantwoording fractiekosten

\

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

<Titel Rapport>

Accountantsverslag bij het “Verslag van gemaakte kosten en niet-bestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag 30 maart ’22 t/m 31 december ’22”

GAD/2023.94 8 september 2023 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl 1/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Voorwoord

Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad,

Oordeel controleverklaring is goedkeurend

Hierbij bieden wij u het Accountantsverslag aan dat wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9, lid 3 en 5, van de Verordening fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag.

Context en belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Wij hebben naar het ‘Verslag van de gemaakte kosten en niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022’ een controle uitgevoerd. De controle is gericht op de getrouwheid van het verslag en de naleving van artikel 5, met uitzondering van lid 1 over het uitgangspunt van een doelmatige en sobere besteding van de middelen van de Verordening fractieondersteuning 2020. Het verslag dient als basis voor het vaststellen door de Raad van de fractie-uitgaven ten laste van de fractiemiddelen. Het verslag is alsmede ter vaststelling van het verschil tussen de fractie-uitgaven en de van de Raad ontvangen voorschotten van fractiemiddelen bedoeld. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 22 september 2023 Origineel getekend door: drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant/ directeur GAD

2/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Oordeel controleverklaring is goedkeurend Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Context en belangrijkste boodschappen

Wij hebben het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022 (hierna: ‘het verslag’) gecontroleerd. Uit onze controle is gebleken dat het verslag van 13 fractieverantwoordingen een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022 en van de niet-bestede fractiemiddelen per 31 december 2022. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag. Hierdoor hebben wij op 22 september 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De controleverklaring en het verslag worden separaat aan u verstrekt.

Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

3/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Context en belangrijke boodschappen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Context en belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Op 16 maart 2022 hebben gemeenteraadverkiezingen plaatsgevonden. Naar aanleiding van de gemeenteraadverkiezingen is voor 2022 sprake van een gebroken boekjaar. De verantwoordingen van de fracties hebben, conform de Verordening fractieondersteuning 2020, dan ook betrekking op de periode van 30 maart tot en met 31 december 2022. In de nieuwe raad zijn NIDA en Islam Democraten opgegaan in DENK. Forum voor Democratie is een nieuwe fractie in de gemeenteraad. Daarnaast is eind 2022 is gewerkt aan verscherpingen van de Verordening fractieondersteuning 2020 die vanaf het verslagjaar 2023 zullen ingaan. De belangrijkste aanscherpingen betreffen: 1. 2. 3. 4. 5.

Nadere administratieve vereisten waaraan de fractie moet voldoen voor uitbetaling van de tegemoetkoming; Nadere omschrijving wat onder een sobere en doelmatige besteding van de tegemoetkoming wordt verstaan; Een bepaling over informatievoorziening aan de Gemeenteaccountant; Openbaarheid van de individuele overzichten van inkomsten en bestedingen van elke fractie; Invoering van een terugvorderingsbepaling.

Vanuit de aanscherpingen wordt een onderscheid tussen de salariskosten beleidsondersteuning en salariskosten administratieve ondersteuning niet meer vereist. Vooruitlopend op de ingang van de aanscherpingen is in het verslag over de onderhavige verslagperiode het onderscheid tussen de salariskosten, beleids- én administratieve ondersteuning niet meer gemaakt. Tot slot was in mei 2023 sprake van berichtgeving in de media over de naleving van de regels over donaties en giften vanaf € 500. Volgens deze berichtgeving worden de gemeentelijke regels door sommige partijen niet nageleefd. Wij benadrukken dat de regels over donaties en giften die voor de politieke partijen gelden, losstaan ten opzichte van de financiële tegemoetkoming (en besteding hiervan) op basis van Verordening fractieondersteuning 2020. Voor de regels over donaties en giften vanaf € 500 verwijzen wij naar RIS308295.

4/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen fractieverantwoordingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Context en belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Uit de controle van de 13 fractieverantwoordingen komen samengevat de volgende bevindingen naar voren: 1. Alle fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 april 2023) met het juiste verantwoordingsmodel aangeleverd. Bij vrijwel alle fracties hebben wij aanvullende informatie moeten opvragen en hadden wij inhoudelijke vragen. De medewerking en wil om zaken goed aan te leveren, waren bij alle fracties zichtbaar aanwezig. De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties blijft onderling uiteenlopend. 2. Net als afgelopen jaren heeft onze controle tot rubriceringscorrecties in de fractieverantwoordingen geleid. Zo constateren wij dat bij vier fracties het beginsaldo niet juist was overgenomen van het eindsaldo per 29 maart 2022. Tevens zijn bij nagenoeg alle fracties (andersoortige) rubriceringscorrecties doorgevoerd. Daarnaast was sprake van zaken die ten onrechte niet of onjuist in de fractieverantwoordingen waren verwerkt. 3. Bij onze controle komen afwijkingen naar voren (lees: niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden). Onzekerheden van circa € 20.000 zijn hoofdzakelijk veroorzaakt door uitgaven die niet onderbouwd zijn met stukken (lees: facturen/bonnen). Ruim € 10.000 aan onzekerheden heeft betrekking op slechts één fractie.

Bij een andere fractie herhaalt een onzekerheid van circa € 9.000 zich, omdat voor een besteding de fractiegerelateerdheid niet is aangetoond. Fouten van circa € 1.400 hebben betrekking op onterecht uitbetaalde bedragen bij een drietal fracties. 4. Bij de controle van vergoedingen voor fractievertegenwoordiging is het vraagstuk werkbezoeken in relatie tot het bijwonen van commissievergaderingen in beeld gekomen. Bij onze controle hebben wij werkbezoeken gelijk behandeld als commissievergaderingen. Dit houdt in dat wij ook voor de werkbezoeken naar de onderbouwing voor de (fysieke) aanwezigheid hebben gevraagd.

aspect hebben wij, evenals de controle van de voorgaande verslagperioden, dit aspect niet in onze controle en oordeelsvorming betrokken. Met de aanscherpingen van de Verordening die vanaf het verslagjaar 2023 gaat gelden, is de informatievoorziening hieromtrent aan de Gemeenteaccountant nader aangescherpt en valt dit binnen onze controle vanaf 2023. 6. In artikel 5 lid 1 wordt gesproken over de doelmatigheid en soberheid van de fractiebestedingen in het kader van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties. Hiervoor is geen normenkader beschikbaar om bestedingen objectief en verifieerbaar te toetsen (waar ligt specifiek de grens?). Om deze reden hebben wij dit aspect opnieuw niet in onze controle betrokken. Middels de aanscherpingen op de Verordening is nadere invulling en duiding van de begrippen ‘doelmatigheid en soberheid’ gegeven. Een onderdeel is dat vanaf het verslagjaar 2023 een verklaring omtrent de soberheid en doelmatigheid is geïntroduceerd. Bij de verantwoording verklaart elke fractie vanaf 2023 dat de tegemoetkoming fractieondersteuning sober en doelmatig is besteed. Omdat bij de begrippen sober en doelmatig sprake is van open normen, zal de Gemeenteaccountant (ook in de toekomst) niet gevraagd worden de naleving van dit uitgangspunt bij de controle te toetsen. 7.

Artikel 5 lid 2 van de Verordening fractieondersteuning 2020 geeft een opsomming van bestedingen die niet passen binnen de fractievergoeding. Deze opsomming gaf onvoldoende handvatten ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. In de aanscherpingen die vanaf 2023 gaan gelden, zijn misbruik en oneigenlijk gebruik, mede voor de accountantscontrole (achteraf), nader geduid.

5. De meeste fracties hebben zogenaamde gemengde kosten; de kosten die zowel in het belang van de fractie als van de partij zijn. Volgens artikel 5 lid 3 van de Verordening fractieondersteuning 2020 zijn deze kosten objectief verifieerbaar onderbouwd als deze kosten tenminste 50% in het belang van de fractie zijn. Door het ontbreken van objectief verifieerbare normen op dit 5/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen (administratieve) verplichtingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Context en belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

In artikel 6 van de Verordening fractieondersteuning 2020 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze administratieve verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die wij wel in onze controle, maar niet in ons accountantsoordeel betrekken. Onze bevindingen voor de administratieve verplichtingen zijn als volgt: ▪ Lid 1 Boekhoudstelsel lasten en baten: In dit lid is voorgeschreven dat de fracties hun financiële administratie op basis van het stelsel van lasten en baten dienen bij te houden waarbij de gerealiseerde kosten en baten zoveel mogelijk aan het betreffende verantwoordingsjaar worden toegerekend, ook indien betalingen en of ontvangsten in een eerder of later jaar hebben plaatsgevonden. De meeste fracties volgen deze systematiek van boekhouden niet nauwlettend. Vooral af te dragen loonbelasting en opgebouwde vakantierechten van de fractiemedewerkers worden daarbij in het jaar van uitbetaling als besteding (last) verantwoord; conform het kasstelsel. Daar deze fracties deze systematiek van jaar tot jaar hanteren maakt dit voor de resultaatbepaling over het verslagjaar nagenoeg niets uit.

nauwlettend. Volgens de aanscherpingen van de Verordening wordt vanaf 2023 een besteding groter dan € 500 geautoriseerd door twee personen. Daarmee wordt het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik verkleind. ▪ Lid 6 Uitbetaling vrijwilligersvergoeding: Bij 5 fracties is sprake van uitbetalingen van vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag).

▪ Lid 2 Registratie andere inkomstenbronnen: De in dit artikel gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd. ▪ Lid 3 Verbod aanhouden kleine kas: Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas vindt bij geen enkele fractie meer plaats. ▪ Lid 4 Kwaliteit financiële administratie: Vrijwel alle fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie over 2022 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling uiteenlopend. ▪ Lid 5 Autorisatie door ten minste twee personen: Bij een enkele fractie zijn de onderliggende betaalbescheiden (facturen) door een tweetal functionarissen geautoriseerd, zoals bedoeld in lid 5 van de onderhavige verordening. Overige fracties volgen autorisatievereisten niet 6/7

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Overige bevindingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Context en belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige bevindingen

Onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit houdt in dat wij zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland onafhankelijk zijn van de Raad. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Voor de genoemde verordeningen verwijzen wij graag naar de internetsite van de NBA. Fraude, wet- en regelgeving Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze geconsolideerde verantwoording fractievergoedingen nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de voorzitter van de Raad. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

7/7