RIS316676 Actualiteiten in de toepassing van de Beleidsregel Nadeelcompensatie

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur, Economie en Dienstverlening

114

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DSB/10614308 RIS316676 Contactpersoon

Clenn Kustermans Dienst

Stadsbeheer Afdeling

Opdrachtgeving Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

12 oktober 2023

clenn.kustermans@denhaag.nl

Onderwerp

Actualiteiten in de toepassing van de Beleidsregel Nadeelcompensatie

Geachte voorzitter, Met deze brief informeert het college u over de voortgang en actualiteiten ten aanzien van de uitvoering van de Nadeelcompensatieregeling. Op 23 augustus sprak u in de commissie over dit onderwerp naar aanleiding van signalen over het niet goed functioneren van de regeling. Het debat betrof enerzijds de uitvoering en de gemeentelijke dienstverlening bij de begeleiding van aanvragen en de informatie en communicatie daarover, en anderzijds de inhoud van de in 2022 vastgestelde beleidsregel. Het college betreurt het dat er zoveel onvrede en onduidelijkheid is over de (uitvoering van de) regeling en de communicatie over de regeling en is direct aan de slag gegaan om dit te verbeteren. Daarbij is toegezegd u begin oktober te informeren over de stappen die het college zet om tegemoet te komen aan de vragen en zorgen. In deze brief komen aan de orde: 1. Voortgang aanvragen 2. Recente aanpassingen 3. Vooruitblik. Voortgang aanvragen In het Burenoverleg Zeeheldenkwartier (ingericht tijdens de werkzaamheden) zijn vanaf eind 2022 ondernemers en bewoners actief geïnformeerd over de nadeelcompensatieregeling. Tegenover een eerder jaargemiddelde van 5 à 10 aanvragen zijn er vanaf eind 2022 41 aanvragen binnengekomen.

Direct na de commissievergadering van 23 augustus 2023 is contact opgenomen met de ondernemers waarvan op dat moment een aanvraag in behandeling was genomen; hier is gesproken over de stand van zaken van de betreffende aanvraag en op welke wijze de behandeling bespoedigd zou kunnen worden. Ook is gevraagd of en welke moeilijkheden bij de aanvraag de ondernemer mogelijk ondervond. Er hebben direct een aantal hoorzittingen plaatsgevonden. Een aantal beslissingen zit in de pijplijn om de ondernemers duidelijkheid te geven over hun aanvraag.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10614308

Zie onderstaande tabel voor de stand van zaken. Aanvragen Positief advies en uitbetaald Negatief advies en afgewezen Buiten behandeling gesteld In behandeling bij schadebureau Aanvullende informatie gevraagd door de gemeente

41 (waarvan 2 voorschot) 4 1 1 14 21

Recente aanpassingen In de contacten met ondernemers zijn diverse signalen naar voren gekomen over moeilijkheden die men ondervond bij de aanvraag. Daarnaast is op 21 augustus een overleg geweest met de BIZ Zeeheldenkwartier, waar door de BIZ ook een aantal concrete aandachtspunten naar voren zijn gebracht, waar we direct mee aan de slag zijn gegaan. In de vergadering van 23 augustus zijn door experts verschillende suggesties naar voren gebracht. Een en ander heeft tot de volgende aanpassingen geleid: 1. De website en het aanvraagformulier zijn aangepast. Het proces van indienen is verduidelijkt en daar waar mogelijk vereenvoudigd. Zo is www.denhaag.nl/nadeelcompensatie op dit onderwerp aangepast en is het toegevoegd aan www.ondernemersportaal.denhaag.nl. 2. Om beter tegemoet te kunnen komen aan acutere nood is een voorschotmogelijkheid toegevoegd als optie in het aanvraagformulier. 3. De gemeente vraagt niet meer om maandomzetcijfers, maar vindt btw-kwartaalaangiften voldoende (die alle ondernemers toch al beschikbaar dienen te hebben voor de belastingdienst). Zo hoeven de ondernemers geen extra kosten te maken voor een accountant. 4. De loketfunctie in het Ondernemersportaal is versterkt door personele uitbreiding. De bereikbaarheid is verbeterd. Het maken van een afspraak gebeurt nu op een centrale plek bij het Ondernemersportaal.

Bij het versterkt loket kunnen de ondernemers beter terecht, ook voor begeleiding bij het doen van aanvragen. Conform de in de raad van 7 september aangenomen motie ‘Geef de ondernemers een thuis buiten het stadhuis’ wordt ook gewerkt aan de toegankelijkheid van het ondernemersportaal (RIS316498) voor ondernemers uit de verder van het stadhuis gelegen wijken. U kunt de afdoening van deze motie nog in 2023 verwachten. 5. Er wordt gewerkt met een periode van 12 maanden in plaats van een kalenderjaar, om te voorkomen dat een ondernemer 2 aparte aanvragen moet doen als de werkzaamheden over de jaargrens heen lopen. Ten aanzien van het aanpassen van de regeling op een aantal technische punten is ervoor gekozen om eerst de toegezegde gesprekken te voeren met andere gemeenten en experts om die input te kunnen meenemen in de eventuele aanpassingen. In september zijn gesprekken gevoerd met experts nadeelcompensatie van de gemeenten Leiden, Rotterdam en Amsterdam en met zelfstandige schade-experts, waaronder ook de experts die op 23 augustus een presentatie gaven. Dat waren boeiende en leerzame sessies waarin de dagelijkse praktijk van het behandelen van nadeelcompensatieaanvragen de revue passeerde. De belangrijkste lessen uit deze gesprekken zijn hieronder puntsgewijs samengevat.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10614308

Proces en communicatie • Getroffen ondernemers willen duidelijke voorlichting. Het scheppen van heldere verwachtingen kan al tijdens de voorbereiding van het project, bijvoorbeeld door een omgevingsmanager van een project of door een expert nadeelcompensatie. Voor Den Haag zou dit extra training en werving betekenen. • Geef de termijnen mee en geef aan wie (gemeente, aanvrager, schadebureau) welke actie uitvoert. Ook als het proces een “schaakklok” bevat waarbij de termijn even wordt stopgezet, wees daar dan duidelijk over. In de betrokken gemeenten duurt het 16 tot 26 weken van aanvraag tot besluit. • Gemeenten hanteren behandelkosten (bijvoorbeeld € 300,-) om het loket te ontzien van aanvragen met weinig kans van slagen. Deze behandelkosten worden terugbetaald indien er recht op nadeelcompensatie wordt toegekend. In Den Haag is dit nu gratis. • In plaats van behandelkosten kan, op meer behulpzame wijze, aan de voorkant een intakegesprek plaatsvinden. Aanvragen die het waarschijnlijk niet zullen halen worden alvast uitgefilterd. Ondernemers kunnen vooraf beter inschatten waar zij aan toe zijn. Ook verlicht zo een intakegesprek het juridische werk en mogelijk ook de kosten. Rekenmethode • De rekenmethode is niet in beton gegoten. Betrokken gemeenten en experts hanteren verschillende rekenmethoden. Wel wordt er steeds een omzetdrempel en een korting toegepast.

De omzetdrempel is de drempel vanaf wanneer aanspraak gemaakt kan worden op nadeelcompensatie. Dit is een minimaal percentage omzetderving. De korting is een percentage wat wordt afgehaald van de uitkering van de nadeelcompensatie en dus niet wordt uitgekeerd, omdat dat gezien wordt als het aanvaarbare ondernemers- of maatschappelijk risico. Experts geven aan dat qua omzetdrempel 8% juridisch gezien een landelijk gangbare drempel is en ook degelijke referentie die qua jurisprudentie standhoudt. Dat wil zeggen dat ondernemers pas in aanmerking komen voor nadeelcompensatie als zij door werkzaamheden aantoonbaar minstens 8% minder omzet hadden. In Den Haag wordt momenteel een variabele omzetdrempel van 8 tot 15% gehanteerd, afhankelijk van hoe de onderneming in elkaar zit. Gemeenten hanteren verder een korting van 20 tot 25% per jaar. Die wordt niet uitgekeerd. De korting in Den Haag is nu 8%. Duidelijk is dat de rekenmethode in Den Haag op dit moment te ingewikkeld is. • Benader aanvragen met maatwerk en kijk bij moeder-, dochter- en franchise-ondernemingen naar wie geraakt wordt door de schade. Organisatie • In de gemeenten waarmee is gesproken is het niet het project of de uitvoerende dienst die aanvragen toetst, maar een controlerende dienst zoals Juridische Zaken, Bedrijfsvoering of Bouwen Woningtoezicht. Zo zijn de “checks & balances” goed belegd.

In alle gevallen worden deze afdelingen bijgestaan door een extern schadebureau, met name voor de berekening. • Projecten van andere opdrachtgevers, zoals het Rijksvastgoedbedrijf, een provincie of een private initiatiefnemer, worden door de gemeenten doorgestuurd naar die opdrachtgevende partijen. Dat gebeurt volgens de doorzendplicht. Dat betekent dat de gemeente deze aanvraag niet verder in behandeling neemt. In Den Haag gaat het bijvoorbeeld actueel om het project Renovatie Binnenhof (Rijksvastgoedbedrijf). In het voorbeeld van WarmtelinQ is de afspraak gemaakt dat de aanvragen door de gemeente worden behandeld en door LdM C.V. worden uitbetaald. Vanuit de gemeente wordt actief gecommuniceerd met de ondernemers en bewoners in het gebied en worden ze gewezen op de mogelijkheden die ze hebben om nadeelcompensatie aan te vragen en waar ze daarvoor moeten zijn.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10614308

Vooruitblik Het college spant zich in om het proces van nadeelcompensatie verder te verduidelijken, vereenvoudigen en versnellen. Nog in 2023 geeft het college duidelijkheid over het gemeentelijk proces en de verbetermogelijkheden daarin. De dan geldende actualiteiten, aangenomen moties en uitkomsten van de gesprekken met de experts en collega’s uit andere gemeenten worden daarin meegenomen. De volgende actiepunten zullen hierin worden uitgewerkt. 1. Versimpelen rekenmethode en aanpassen beleidsregel Uitwerking van een eenvoudige rekenmethode, met inachtneming van een eenduidig drempelbedrag en korting zonder ingewikkelde variabelen. Hierbij zal de gemeente uitgaan van echte schade. In de raadsvergadering van 7 september is hierover de motie ‘Eerlijke compensatie’ (RIS316500) aangenomen. Zoals in de raadsvergadering aangegeven zullen wij deze motie meenemen als input bij de aanpassingen van de regeling. Het college zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2024 kunnen besluiten over de nieuwe beleidsregel en u hierover informeren. Gelijktijdig aan de nieuwe regeling zult u ook de afdoening van de genoemde motie ontvangen. Hierbij laten wij ons juridisch adviseren over wat een nieuwe regeling kan betekenen voor de reeds aangevraagde of beoordeelde casussen. 2.

Steviger vastleggen protocol en realistische termijnen Het is belangrijk dat er een realistische en overzichtelijke termijn wordt gehanteerd bij het beoordelen van de aanvragen. Op dit moment wordt de termijn van 16 weken teveel overschreden. De gemeente gaat sturen op het halen van de termijn van 16 weken. Op het moment dat er nadere informatie wordt opgevraagd bij de betreffende ondernemer wordt deze termijn gepauzeerd. Hierover wordt de ondernemer geïnformeerd. Om aan de termijn te kunnen voldoen zal er voortaan gewerkt worden met meerdere schadebureaus. 3. Governance Op dit moment is het loket voor nadeelcompensatie ondergebracht bij de dienst die ook verantwoordelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden die de oorzaak zijn van de schade. Dit kan medewerkers in een lastige positie brengen en zorgt niet automatisch voor een objectieve beoordeling van de aanvraag. Om dit te voorkomen wordt de uitvoering van de regeling elders in de organisatie ondergebracht. 4. Verdere versterking loket Alle project- en communicatiemedewerkers die te maken hebben met de nadeelcompensatie worden bijgeschoold op dit onderwerp en de insteek van de gemeente die primair is gericht op het helpen van de ondernemers en ervoor te zorgen dat ze krijgen waar ze recht op hebben volgens de geldende regeling. 5. Communicatie Het is niet techniek alleen.

Duidelijkheid is geboden; het onderwerp staat of valt bij communicatie. Wij willen een aanspreekbaar bestuur zijn met een herkenbaar gezicht in de stad. Bij projecten, waarvan de inschatting is dat deze ingrepen de omzet van ondernemingen kunnen raken, wil het college actiever communiceren over de regeling. Het college ziet, gelet op lopende en komende projecten (zoals WarmtelinQ en tramlijnen 6 en 12), terdege het belang van actieve communicatie. Het loket Nadeelcompensatie kan als onderdeel van het Ondernemersportaal verder worden versterkt. In de raadsvergadering van 7 september is hierover de motie ‘Betere communicatie’ (RIS316499) aangenomen. Het verbeteren van de communicatie is een doorlopend proces. In de afdoening van deze motie zullen we u meenemen in de verbeterpunten op het gebied van de communicatie. U kunt deze afdoening eind 2023 verwachten.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10614308

Evaluatie In de raad van 7 september is de motie ‘evaluatie ondernemersklimaat’ (RIS316501) aangenomen. Deze motie vraagt om een evaluatie van de gang van zaken rond de nadeelcompensatie. Het college zal deze evaluatie starten na het afronden van de beoordeling van de aanvragen voor nadeelcompensatie uit het Zeeheldenkwartier, zodat die ervaringen mee kunnen worden genomen in de evaluatie. Dit zal naar verwachting in de loop van 2024 zijn. U wordt over de uitkomsten van de evaluatie geïnformeerd en zal dan gelijktijdig de afdoening van deze motie ontvangen. Tot slot Tijdens de commissiebehandeling op 23 augustus heb ik u toegezegd u te informeren over de kosten van het extern schadebureau. De begeleidingskosten van het schadebureau zijn in 2023 circa € 36.000 (stand van zaken facturatie september). Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur, Economie en Dienstverlening Saskia Bruines

5/5