RIS316631 Collegereactie eindrapport enquêtecommissie Amare

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10610532 RIS316631

Datum

3 oktober 2023 Onderwerp

Collegereactie eindrapport enquêtecommissie Amare

Op 8 september heeft de enquêtecommissie (hierna commissie) het eindrapport “Amare, bijzonder complex” aangeboden aan de voorzitter van de Haagse gemeenteraad. De commissie heeft de afgelopen vijftien maanden onderzoek gedaan naar de voorbereiding en totstandkoming van Amare. Het omvangrijke rapport laat zien dat het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd en dat de commissie veel tijd en inzet heeft gepleegd, dit naast de reguliere werkzaamheden als raadslid. Het college heeft hier grote waardering voor. Amare staat er nu; de wijze waarop de besluitvorming door de jaren heen tot stand is gekomen, is absoluut niet vlekkeloos verlopen. De komst van Amare is het meest politiek gevoelige dossier van de afgelopen 20 jaar gebleken. De commissie is in haar rapport er zeer goed in geslaagd om de vinger op de zere plek(ken) te leggen. Het rapport toont pijnlijk aan hoe het proces niet zou moeten gaan en maakt duidelijk dat de raad onvoldoende in staat gesteld is haar controlerende en besluitvormende taak uit te oefenen. Dat is niet goed en moet te allen tijde voorkomen worden. Het rapport maakt goed duidelijk dat veranderingen nodig zijn. De grote tijdspanne van dit onderzoek brengt met zich mee dat de tijdsgeest inmiddels ook anders is en veranderingen al langer zijn ingezet. Integrale en collegiale samenwerking is anders georganiseerd dan 10 of 15 jaar geleden.

Er is al hard gewerkt om informatievoorziening naar de raad transparanter en inzichtelijker te maken, en te verbeteren. De thema’s bestuurscultuur, integraliteit, samenwerking, transparante en overzichtelijke openbare informatievoorziening zijn onder invloed van gewijzigde opvattingen, continu in beweging en nooit af. Het rapport geeft waardevolle inzichten om dit verder te beschouwen. De commissie heeft duidelijke en scherpe conclusies getrokken. Deze nopen ook het college tot analyse en reflectie. Het college heeft geworsteld met de vraag of het goed zou zijn als het college schriftelijk zou reageren op het rapport. De raadsenquête is immers een instrument van de raad. Tegelijkertijd bevat het rapport duidelijke en goede aanbevelingen die het college ter hand wil nemen. De kern van het instrument raadsenquête ligt bij het trekken van lessen. Die lessen zijn voor ons allemaal – raad, college en ambtelijke organisatie - relevant.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10610532

Het rapport is juist zo waardevol omdat het aanknopingspunten biedt om, met inachtneming van ieders verantwoordelijkheid, samen aan de slag te gaan met de aanbevelingen. Op de wijze waarop, zou het college met de raad, in gezamenlijkheid willen bepalen. Gelet op bovenstaand, willen wij in onze reactie concentreren op twee zaken. Ten eerste de lessons learned waar het raadsvoorstel zich via diverse aanbevelingen op concentreert. En ten tweede wat staat het bestuur nu te doen om Amare de komende jaren verder te brengen. Omdat aanbeveling 2 en 3 betrekking hebben op de versterking van de raad, zal het college alleen reageren op de aanbevelingen 1 en 4 t/m 10. Hierna volgt per aanbeveling een voorstel hoe het college hier nader invulling aan wil geven. Reactie op de aanbevelingen 1.

Expliciteer het publiek belang in toekomstige besluitvorming. Formuleer alsnog het publiek belang dat met Amare wordt beoogd en stel op basis daarvan de toekomstige bekostiging vast. Gebruik hiervoor het Model Publiek Belang (MPB).

Het college deelt de dringende oproep van de commissie om bij majeure besluitvorming het publiek belang dat daarmee gemoeid is duidelijk te definiëren en expliciet te maken. Enerzijds helpt dit in het verduidelijken van de ambities van de gemeente, klein en groot. Anderzijds helpt het expliciet beschrijven van het publiek belang bij het uitstippelen en concretiseren van de weg die bewandeld moet worden bij majeure dossiers en in de daarbij te maken keuzes. Tot slot biedt het expliciet beschrijven van het publiek belang bij majeure besluitvorming uw raad de gelegenheid om hierover na te denken, zodat het college daarna samen met u het juiste gesprek kan voeren. Om te bepalen of sprake is van een majeur dossier kan gebruik worden gemaakt van dezelfde criteria als bij het opnemen van projecten in de GRIP-rapportage. Met de commissie is het college van mening dat het bij majeure projecten niet enkel gaat om de bouw van vastgoed waar de gemeente zelf eigenaar van is. Ook andere dossiers met een grote financiële impact, zoals grote langjarige subsidieverstrekkingen en het oprichten van overheidsbedrijven (deelnemingen), zijn daarbij te kwalificeren als majeur. De komende periode wil het college, samen met u, verkennen welke manier passend is om het publiek belang in de communicatie met uw raad, te expliciteren bij majeure besluitvorming waarbij gestart zal worden met Amare.

Aan het eind van deze brief zullen we u een voorstel doen ten aanzien van Amare. 4. Creëer ruimte voor ambtelijk tegengeluid. Het college onderstreept dit belang. Het college staat voor een gemeentelijke organisatie waarin ruimte is voor verschillende geluiden en invalshoeken. Het college wil naar de ambtelijke organisatie uitnodigend zijn om een ander geluid te laten horen. Dat vinden wij van groot belang voor zorgvuldige besluitvorming. Naar aanleiding van een review van het Haagse integriteitsbeleid, concludeerde onderzoeksbureau Necker van Naem in 2020 al dat er nog stappen te maken waren op het gebied van tegenspraak. Geïnterviewde ambtenaren gaven aan weinig ruimte voor tegenspraak te ervaren (RIS305869). Deze conclusie leidde tot een aantal aanbevelingen, zoals het verstevigen van de voorbeeldfunctie van leidinggevenden (ethisch leiderschap) en het verbeteren van het ambtelijk-bestuurlijk samenspel. In die periode zijn ook gesprekken gevoerd met alle directeuren over vrijmoedigheid en de relatie bestuur-ambtelijke organisatie. Sindsdien zijn verdere stappen gezet op dit terrein.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10610532

Zo is er gestart met het leiderschapstraject voor directeuren, een opleidingscyclus voor leidinggevenden en is het Haags introductieprogramma geïntroduceerd. Ook is het advies opgevolgd rond aanstellingen van ambtenaren (RIS304217/RIS313272) en is het sinds die tijd gebruikelijk om minimaal 2x per jaar een ontmoeting te hebben met het college als geheel en het Gemeentelijk Management Team. De commissie adviseert om nog verder te onderzoeken wat de drempels zijn voor ambtenaren in het voeren van goede gesprekken en vrijmoedig handelen. Het college neemt deze aanbeveling over en wil hierbij ook leren van ervaringen van andere overheidsorganisaties. Dit jaar wordt hiervoor een onderzoek gestart zodat eventuele aanvullende werkwijzen voor Den Haag in kaart worden gebracht. Tevens heeft het college kennisgenomen van de aanbeveling om de taken van de Adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten uit te breiden tot het volledige kunst en cultuurbeleid. Het college interpreteert deze aanbeveling zo dat de commissie adviseert om meer tijd te nemen om, met het deskundige veld, te spreken over cultuurbeleid. Naar aanleiding van de evaluatie van de vorige cultuurnota is besloten om samen met het culturele veld een meerjarige cultuurvisie vast te stellen. Dit besluit is uitgevoerd en heeft geleid tot vaststelling van de Cultuurvisie in juni j.l.

Op dit moment kan het college zich al gedurende de beleidsperiode van een lopend Kunstenplan laten adviseren door zowel de leden van de Adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten (HKCP) als de leden van de Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur (MJB). Ook is er overleg met de gesubsidieerde instellingen in het Haags Cultuuroverleg en het Directieoverleg musea. Vanuit deze platforms ontvangt de gemeente met enige regelmaat kritische en opbouwende signalen vanuit de sector. Het college neemt graag de tijd om met de raad te bespreken of een permanente adviescommissie het beste middel is om nu in te zetten en welk doel we hiermee precies willen bereiken. 5.

Informeer de raad op een integrale wijze. Boekhoudkundige principes mogen geen belemmering zijn voor een integrale informatievoorziening aan de raad.

Het college onderschrijft het belang dat de gemeenteraad volledig en transparant moet worden geïnformeerd. Het Rekenkamerrapport “Leren van een bouwproject” onderstreepte het belang om complexe materie om te zetten in goed leesbare raadsvoorstellen, voortgangsberichten of rapportages (RIS306611). Met het Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording (RIS307365) zijn de inmiddels eerste stappen gezet om te komen tot een toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad. In de aanbevelingen wordt vooral een wens gelezen om besluitvorming integraal aan u voor te leggen, om de kwaliteit van de stukken verder te verbeteren, om de financiën beter inzichtelijk te maken bijvoorbeeld door het gebruik van life-cycle kosten, en om duidelijker (financiële) risico’s en alternatieven in beeld te brengen (zie ook aanbevelingen ‘4’ en ‘7’). Het college onderschrijft de wens om de informatievoorziening richting uw raad verder te verbeteren. Het college stelt voor om een duale werkgroep in te stellen om gezamenlijk met u aan de slag te gaan met het verder verbeteren van de informatievoorziening. Bijvoorbeeld over de manier waarop informatie aan uw raad wordt voorgelegd. En te leren van goede voorbeelden uit andere steden en het Rijk, waar informatie op een andere manier wordt gestructureerd en aangeleverd.

Maar ook over de vraag welke informatie uw raad standaard wil ontvangen ter uitvoering van uw controlerende taak. Het onderzoek geeft goede aanknopingspunten om het gesprek hierover met elkaar aan te gaan. Over de concrete invulling van deze duale werkgroep gaan we graag met u in overleg.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10610532

6.

Vereenvoudig de geldstromen rond de exploitatie van Amare en pas de (onder)huurcontracten aan met Stichting Amare, NDT en RO.

Het onderzoek laat zien dat de geldstromen tussen de gemeente en gehuisveste instellingen complex en niet voldoende inzichtelijk zijn, ingegeven door zowel de publieke rol die de gemeente heeft (subsidieverstrekker) en private rol (verhuurder van vastgoed). We begrijpen de wens van de raad om deze geldstromen te vereenvoudigen/te verhelderen en hierdoor de financiële relatie met de organisaties te simplificeren. Het college onderzoekt of dit mogelijk is, rekening houdend met de financiële en juridische regelgeving en contractuele verplichtingen die verschillend van aard zijn vanwege de twee genoemde rollen van de gemeente. Hierin betrekken we de mogelijkheid om de presentatie van de geldstromen te vereenvoudigen zodat een beter inzicht wordt gegeven in de geldstromen. 7.

Maak bij nieuwe raadsvoorstellen duidelijk hoe het voorstel zich verhoudt tot vigerende beleidskaders.

Het college is het eens met deze aanbeveling. Dit is op dit moment ook het uitgangspunt. Dit kan echter explicieter. We stellen voor de concrete uitwerking hiervan te betrekken bij de werkgroep die zich buigt over de betere informatievoorziening aan de raad. Zie de reactie bij aanbeveling ‘5’. 8.

Creëer als college en raad een cultuur waarin transparantie het uitgangspunt vormt. Verbeter de transparantie door minder geheimhouding op te leggen.

Het college onderschrijft de aanbeveling van de commissie om te werken aan een cultuur waarin transparantie het uitgangspunt vormt. Met de commissie is het college van mening dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van raad, college en ambtelijk apparaat. Transparantie begint bij informatievoorziening, zowel naar de raad als de Haagse inwoners. De commissie beveelt aan om meer transparantie te betrachten door minder geheimhouding op documenten te leggen. Het college onderkent deze aanbeveling. Dit onderwerp is de afgelopen jaren nadrukkelijk aan de orde geweest. Dit heeft geleid tot de “Leidraad geheimhouding 2021”. Deze is recent herzien (RIS315570). De Leidraad bevat de afspraken die we met elkaar hebben gemaakt over de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Bij de gemaakte afspraken rond geheimhouding gaat het niet alleen om een toetsingskader voor het verstrekken van geheime stukken in het algemeen, maar ook om een breder palet aan afspraken: a. gedeeltelijke geheimhouding; b. digitale beschikbaarheid geheime stukken; c. diverse formaliteiten zoals het aantekenen van een expiratie- of een evaluatiedatum en de wijze waarop geheimhouding wordt opgeheven. De commissie constateert terecht dat het beperken van de geheime delen uit stukken in het verleden, bijvoorbeeld bij stukken uit 2010, 2012 en 2015, niet altijd goed gebeurde.

Hierbij zijn hele documenten geheim verklaard, in plaats van specifieke geheime passages. Met de Leidraad is de transparantie en het beperken van (volledige) geheimhouding op stukken verbeterd. Ook voor de komende periode blijft de Leidraad hierin leidend. Het werken met deze Leidraad gaat steeds beter, maar blijft onze gezamenlijke aandacht en inzet vragen, zodat we deze transparantie zo goed mogelijk kunnen bewaken.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10610532

9.

Verzeker via contractvoorwaarden de medewerking van externe partijen aan een raadsonderzoek.

Externe partijen zijn op grond van de Gemeentewet niet verplicht om medewerking te verlenen aan een raadsenquête. Met de commissie betreurt het college de keuze van externen om niet mee te werken aan het raadsonderzoek. Het college begrijpt het standpunt van de commissie dat de visie van de bouwers op het proces – door als opgeroepen getuige niet te verschijnen voor de commissie – daarmee onderbelicht is gebleven. We gaan bij andere gemeenten op zoek naar voorbeelden met als doel om in de inhuurvoorwaarden voor externen een bepaling over medewerking aan een raadsonderzoek op te nemen. Hierop komen we nader terug. 10. Geef een voortgangsrapportage van de implementatie van alle genoemde aanbevelingen van deze raadsenquête. We zullen deze aanbeveling ter harte nemen en stellen voor om dit, zo veel mogelijk, in samenspraak met de raad te doen. Zoals al gemeld zouden we graag, ook aangemoedigd door de enquêtecommissie, met de raad in overleg treden over de vervolgstappen rondom Amare. Ter uitvoering en (deels) afdoening van de motie Exploitatie Amare (RIS305470), Raadsvoorstel rekenkameronderzoek Onderwijs- en Cultuurcomplex (RIS306611) en Actualisering dekkingsbesluit Amare en verwacht resultaat bedrijfsexploitatie Amare (RIS 304964) is aan Berenschot gevraagd het Bedrijfsplan Amare te herijken.

In de bijlage vindt u de openbare versie, waarin de aanbestedingsgevoelige gevoelige informatie is gelakt. U heeft tevens het volledige rapport ontvangen waarin deze informatie onder geheimhouding aan u is verstrekt. Uit het rapport komt het advies om het structurele exploitatietekort van Amare af te dekken met een subsidieverhoging van circa € 700.000. Desgewenst kan een technische toelichting worden gegeven over dit onderzoek. Hiernaast is afgesproken om na twee jaar een evaluatie van het bedrijfsplan te maken; de evaluatie staat nog steeds in de planning. De aanvraag die stichting Amare zal indienen in het kader van het Meerjarenbeleidplan Kunst en Cultuur 2025-2028 (MJB) zal door de externe Adviescommissie MJB worden getoetst op artistiek, inhoudelijke ambities, bedrijfsvoering en andere richtlijnen welke de raad onlangs heeft vastgelegd met het Beleidskader Kunst en Cultuur 2025-2028 (RIS 315711). Bij de beantwoording van vraag 1 is aangeven dat we terugkomen op de vraag op welke wijze we het publiek belang vaststellen, ook ten aanzien van Amare. Amare en zijn bewoners zijn nu twee jaar aan de slag, de samenwerking krijgt verder vorm, een visie op de toekomst krijgt vorm. De formele processen en procedures ten aanzien van het MJBP lopen, met een belangrijke rol voor de onafhankelijke adviescommissie.

Het college stelt u voor om te starten met een gezamenlijke conferentie met Amare, Residentie Orkest, Nationaal Dans Theater en Koninklijk Conservatorium over de stand van zaken nu en de plannen en daarna verdere stappen te bezien. Tot slot Tot slot, het college dankt de onderzoekcommissie nogmaals voor haar werkzaamheden en het resultaat. We kijken uit naar de bespreking met uw raad op 12 oktober as. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

5/5