RIS316576 Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economie

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DBV/10568268 RIS316576 Contactpersoon

Rob Pauwels Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

Financiën en Inkoop Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

19 september 2023

rob.pauwels@denhaag.nl

Onderwerp

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse

Geachte voorzitter, Met deze brief wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over de actualisatie van het frauderisicomanagement binnen de gemeente. Op 7 juni 2022 is door de wethouder financiën een schriftelijke update gegeven aan de Rekeningencommissie over het frauderisicomanagement binnen de gemeente Den Haag (RIS312416). Daarnaast is tijdens de Rekeningencommissie vergadering van 5 oktober 2022 door de concerncontroller Ward van Miltenburg mondelinge toelichting gegeven over het frauderisicomanagement (RIS313323). Door de Rekeningencommissie is gevraagd om een actualisatie van de frauderisicoanalyse inclusief bijbehorende beheersmaatregelen. Aan het verzoek van de Rekeningencommissie is opvolging gegeven door bijgaande rapportage “Actualisatie Frauderisicomanagement en Frauderisicoanalyse”. De actualisatie bestaat uit: 1. 2.

Actualisatie van het frauderisicomanagement model (FRM). Dit geeft inzicht in de volwassenheid van het frauderisicomanagementbeleid. Actualisatie van de frauderisico’s (FRA). Dit geeft inzicht in de fraude risico’s en beheersmaatregelen van de diensten.

Het doel van frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse is om fraude te voorkomen. Het college onderkent het belang van gedegen frauderisicomanagement en spant zich blijvend in om systematisch opvolging te geven aan de uitkomsten van de rapportage en de frauderisicoanalyse. In 2022 is de eerste rapportage frauderisicomanagement en risicoanalyse opgeleverd. De gesprekken (hierna te noemen risicodialogen), waarbij gezamenlijk over frauderisico’s met management, medewerkers en experts wordt gediscussieerd, was in het begin wennen voor de diensten. Nu is dit beter. Het risicobewustzijn is verder vergroot door de implementatie van het frauderisicomanagement. De risico’s en beheersmaatregelen zijn beter in kaart gebracht en ge(her)waardeerd. Frauderisicomanagement wordt steeds meer onderdeel van de procesbeheersing. Proces Door het team risicomanagement van de dienst Bedrijfsvoering en de forensisch expert van KPMG zijn de risicodialogen gehouden. Deze dialogen worden onderdeel van breder te voeren risicodialogen met meerdere risicocategorien. Onderzocht wordt hoe de uitkomsten te koppelen zijn aan de P&C cyclus.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

dienst: afdeling-telefoon dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10568268

Frauderisicomanagement (FRM) model Het frauderisicomanagement model van de gemeente bestaat uit twaalf elementen. De mate waarin deze daadwerkelijk aanwezig zijn, bepalen de volwassenheid van het fraudebeleid. Het model is onderverdeeld in preventieve, detectieve en responsieve maatregelen. Het waarderen van de elementen is identiek aan de werkwijze in 2022 en bestaat uit de symbolen: -

(+) voor elementen waarbinnen (zeer) beperkte tot geen ruimte voor verbetering mogelijk is. (0) voor elementen waarbinnen beperkte tot gemiddelde ruimte voor verbetering mogelijk is. (-) voor elementen waarbinnen gemiddelde tot grote ruimte voor verbetering mogelijk is.

Van de twaalf elementen zijn zeven elementen nu beoordeeld met een (+), vier met een (0) en het element proactieve forensische data-analyse met een (-). Positieve ontwikkelingen Communicatie & training (+) is verbeterd door risicodialogen, interviews en gesprekken met het management en de medewerkers. En door trainingen hoe om te gaan met frauderisico’s. Herstel- & verbeterprotocol (+) is verbeterd, doordat er op gestructureerde wijze beslissingen worden genomen over herstel en verbetering na incidenten. Ruimte voor verbetering Proactieve forensische data-analyse (-) helpt om fraude vroegtijdig te detecteren. Een centrale gestructureerde aanpak op het gebied van auditing en monitoring is hiervoor nodig. Internal Audit is gestart met een pilot data-analyse en worden dashboards ontwikkelt om afwijkende patronen inzichtelijk te maken. Voor proces specifieke fraude controls (0) is een centraal overzicht van bedrijfsprocessen nodig om vervolgens inzicht in de frauderisico’s te krijgen. Het centraal overzicht wordt door het team risicomanagement opgesteld. In hoofdstuk 3 van de rapportage wordt de actualisatie van het FRM-model verder toegelicht. Frauderisicoanalyse (FRA) In de risicodialogen zijn (bestaande) frauderisico’s en beheersmaatregelen verzameld. De kans dat risico’s optreden is onderverdeeld naar onwaarschijnlijk, mogelijk en waarschijnlijk.

De impact door te werken met financiële impact. In bijlage A van de rapportage is dit verder toegelicht. De forensisch expert van KPMG heeft geen aanbevelingen voor de frauderisicoanalyse. De forensisch expert heeft geconstateerd dat de mate van beheersing van de geïdentificeerde risico’s voldoende is. Positieve ontwikkelingen Door de risicodialogen is de frauderisicoanalyse verder aangescherpt en geconcretiseerd. Dit komt onder meer door het bespreken van actuele casuïstiek op het gebied van fraude. Het beter ordenen van welke frauderisico bij welk proces hoort en wie verantwoordelijk is. Punt van aandacht De forensisch expert geeft aan dat het belangrijk is over het onderwerp fraude te praten en dat er een veilig klimaat wordt gecreëerd om de juiste dialoog te blijven voeren. Zoals al in eerder in deze brief is vermeld wordt frauderisicoanalyse en de dialogen een regulier proces. In hoofdstuk 4 van de rapportage wordt de actualisatie van de frauderisicoanalyse toegelicht.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10568268

Frauderisico’s De uitkomsten van de risicodialogen zijn per dienst verwerkt in een register. In bijlage B is dit register ingedeeld in het proces, het bijbehorende frauderisico, de toegelichte maatregel, de kans en de impact. De frauderisico’s die zijn verzameld zijn divers van aard. Op hoofdlijnen gaat het om frauduleus handelen bij het gebruik van gemeentelijke middelen, de toegang tot kritische gegevens, verstrekken van informatie, inkoop en aanbesteden, het onttrekken van liquide middelen, foutieve salarissen en declaraties, frauduleus verstrekken van subsidies, uitkeringen en vergunningen, onjuiste waardering grond en de inning van belastingen. Per dienst is zowel het oude register uit 2022 en het nieuwe register 2023 opgenomen. In het oude register 2022 is ook opgenomen wat er het met het risico is gedaan en hoe dit in het nieuwe register is opgenomen. In het nieuwe register zijn per dienst de beheersmaatregelen scherper en gedetailleerder toegelicht. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht een nadere toelichting gewenst zijn dan ben ik uiteraard graag bereid u hierin te voorzien. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economie Saskia Bruines

3/3