RIS316499 Afdoening motie Betere communicatie

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

114

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSB/10673332 RIS316499 Contactpersoon

Clenn Kustermans Dienst

Stadsbeheer Afdeling

Opdrachtgeving Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

4 maart 2024

clenn.kustermans@denhaag.nl

Onderwerp

Afdoening motie: 'Betere communicatie'

Uw raad heeft bij de bespreking van de afdoening van de motie ‘Maatwerk nadeelcompensatie’ (RIS313519) op 7 september 2023 de door het raadslid de heer Roep ingediende motie ‘Betere communicatie’ (RIS316499) aangenomen. Hierbij informeert het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt: Constaterende dat: de vertraagde werkzaamheden van de gemeente voor veel extra overlast en extra verlies aan inkomsten hebben geleid voor ondernemers in het Zeeheldenkwartier omdat zij hierdoor slecht bereikbaar zijn geweest; de gemeente ondernemers bij schade die niet onder het normaal maatschappelijk risico valt passend wil compenseren door middel van de nadeelcompensatieregeling; de aangenomen motie met de titel ‘maatwerk nadeelcompensatie’ het college heeft opgedragen om met de getroffen ondernemers - bij hun aanvraag voor nadeelcompensatie - te ondersteunen om gezamenlijk tot een maatwerkoplossing te komen. Overwegende dat: de gemeente geen van de getroffen ondernemers die een aanvraag voor nadeelcompensatie heeft ingediend, binnen de termijn van zestien weken duidelijkheid heeft gegeven over de beoordeling en afhandeling van de aanvraag. Van mening dat: de gemeente verantwoordelijk is voor het herstellen van de ontstane situatie voor ondernemers in het Zeeheldenkwartier.

Verzoekt het college: ondernemers die een aanvraag hebben ingediend zo snel mogelijk te voorzien van een duidelijk stappenplan voor de beoordeling en uitkering van de nadeelcompensatie en deze ondernemers continu goed te informeren over de voortgang van hun aanvraag; de raad maandelijks te informeren over de stand van zaken.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10673332

Het college reageert ter afdoening van de motie als volgt. Alle ondernemers die een aanvraag hebben gedaan, zijn vanaf september 2023 door de gemeente persoonlijk benaderd over de stand van zaken van hun dossier. Hen is aangegeven waar hun aanvraag zich bevindt in het proces en wat de gemeente, het schadebureau of de ondernemer zelf moet doen om voortgang te kunnen boeken. Op die manier is duidelijk gemaakt wie welke actie moet ondernemen. Benadrukt is dat het loket Nadeelcompensatie, als onderdeel van het Ondernemersportaal, bereikbaar is bij vragen over de voortgang van het dossier. En dat het loket actief communiceert over voortgang aan de zijde van gemeente en schadebureau. Het stappenplan, zoals uiteindelijk ook opgenomen in het voortgangsbericht in december (RIS317210), is aan de aanvragers verduidelijkt. Waar het gaat om aanvragen waarvoor nog informatie vanuit de ondernemer nodig was, is daar inhoudelijk op ingegaan en assistentie geboden. Deze contactmomenten hebben geleid tot meerdere complete aanvragen eind 2023. Vertraging op de afhandeling van de aanvragen wordt door de ondernemers veelal ervaren nog voordat de dossiers in behandeling zijn genomen. De aanvraag wordt pas in behandeling genomen wanneer alle gegevens zijn ingediend.

Voorheen was het vaak zo dat de aanvraag niet compleet werd ingediend, en de aanvrager moest worden verzocht de ontbrekende gegevens aan te leveren. De gemeente neemt het dossier dan niet in behandeling. De behandeltermijn start wanneer alle gevraagde documenten ingediend zijn. In verschillende gevallen bleek het nodig de ondernemer te herinneren aan de ontbrekende documenten. Positief is dat sinds de website en het aanvraagformulier zijn verbeterd (oktober 2023) bijna alle aanvragen met alle benodigde stukken worden ingediend. Wanneer de aanvrager wordt verzocht om extra informatie aan te leveren wordt de beslistermijn opgeschort (zoals de Algemene wet bestuursrecht voorschrijft). De standaard gegeven termijn van 8 weken met een mogelijke verlenging van 8 weken conform de Algemene wet bestuursrecht wordt helaas in algemene zin niet gehaald. Dit heeft verschillende oorzaken. Een belangrijke reden is dat het college er aan hecht kwalitatief goede adviezen en besluiten te nemen. De analyse van voorzienbaarheid en causaliteit vraagt een zorgvuldige afweging die tijd kost. Waarbij ook de ondernemer (aanvrager) de gelegenheid hoort te krijgen om in een gesprek (hoorzitting) met het schadebureau zijn casus toe te lichten. Het schadebureau werkt aan het advies, vervolgens komt er een periode -van 2-4 weken- waarop de gemeente en de ondernemer een zienswijze kunnen indienen.

Deze worden verwerkt in het definitieve advies. Tijdens dit traject blijkt dat zorgvuldige behandeling van de aanvragen ook tijd vraagt. Recente ervaring heeft het college geleerd dat continue communicatie met de aanvragers over het proces en wat de volgende stap is veel duidelijkheid geeft aan de ondernemers. Het nadeelcompensatie bureau heeft tijdens het gehele proces contact met de ondernemers over de voortgang. Het college heeft het loket Nadeelcompensatie van de gemeente versterkt (van één fte naar vier fte’s) en zijn er opdrachten gegeven aan vier externe schadebureaus tegenover de aanvankelijke één in september 2023. Met de schadebureaus zijn termijnen van orde afgesproken en de wederzijdse communicatiemomenten daarin. Op die manier wordt de opgebouwde workload sneller weggewerkt en kan bij nieuwe aanvragen beter worden voldaan aan de verwachtingen ten aanzien van de doorlooptijd. Actieve communicatie en persoonlijke begeleiding vanuit het loket Nadeelcompensatie moeten er mede voor zorgen dat bovenstaande derde oorzaak wordt aangepakt en de ondernemers zich geholpen voelen om de benodigde informatie aan te leveren. Bij de afdoening van de motie ‘Hou ondernemers overeind met voorschot’ (RIS317282) is specifiek voor voorschotaanvragen een behandelingstermijn van 7 weken afgesproken.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10673332

Vanaf de indiening van deze motie in september 2023 heeft het college de raad op de hoogte gehouden van de voortgang van het onderwerp nadeelcompensatie en inzicht gegeven in de voortgang op dossierniveau. Maandelijks volgt een nieuwe update vanuit het college. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3