RIS316403 - OCW.10542635 Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

OCW/10542635

RIS Aan de voorzitter van de commissie samenleving.

Contactpersoon

Sietske van der Staak Dienst

Onderwijs, Cultuur en Welzijn Afdeling

Stad en Bestuur OCW Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

6 juni 2023

sietske.vanderstaak@denhaag.nl

Onderwerp

Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen

Geachte voorzitter, Binnenkort start de nieuwe Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen. In deze brief schets ik u achtereenvolgens de uitgangspunten, de kwaliteitsborging en de planning van het proces van de Europese aanbesteding. Het Programma van Eisen (hierna: PvE) is geheim met u gedeeld. Uitgangspunten Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen De aanbesteding van Wmo-hulpmiddelen is vormgegeven met de volgende uitgangspunten: • zoveel mogelijk voorzieningen verstrekken in huur; • hergebruik van voorzieningen voor zover dat veilig, doeltreffend en clientgericht is en technisch verantwoord en economisch rendabel. Dit komt tot uiting door: • korte levertijden (in PvE nader beschreven); • een technisch verantwoord en economisch optimaal percentage hergebruik van voorzieningen; • een zo hoog mogelijke kwaliteit van voorzieningen en dienstverlening; • goede, professionele en ter zake kundige dienstverlening, door goed opgeleid personeel; • het tijdig signaleren van problemen, stagnaties en bedreigingen, bijvoorbeeld bij levering van hulpmiddelen of bij reparaties, maar ook bijvoorbeeld bij het vinden van passend personeel; • een actieve houding t.a.v.

informatieverstrekking, oplossingen en verbetervoorstellen; • de mogelijkheid adviseurs van de gemeente te helpen bij het uitbreiden van hun kennis inzake voorzieningen onder meer door voorlichting en training; • medewerking aan pilots en innovaties. Van leverancier worden de volgende activiteiten verwacht: • levering van voorzieningen in huur (inclusief modulaire en individuele en (na-) aanpassingen); • levering van bepaalde voorzieningen in koop (beschreven in PvE en inclusief modulaire en individuele (na-) aanpassingen); • all-in onderhoud voor voorzieningen in huur en in bepaalde gevallen in koop; • alle aan de leveringen, het onderhoud en het gebruik gerelateerde dienstverlening zoals selectie, inpassing, gebruiksinstructie en -lessen, verzekering en storingsservice;

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10542635

•

alle overige aan de overeenkomst gerelateerde dienstverlening.

Kwaliteitsborging Met twee grote leveranciers zijn in maart en april 2023 gesprekken gevoerd in het kader van een marktanalyse. De resultaten van deze gesprekken zijn verwerkt in de aanbestedingsstukken (zoals bijvoorbeeld: afloopconstructie, waarde van het bestand van uitstaande hulpmiddelen, de afweging om met meer dan één leverancier in zee te gaan binnen de contractperiode en technische mogelijkheden). Vóór de start van de aanbesteding zijn in februari 2023 de Cliëntenraad Sociaal Domein en Stichting Voorall gevraagd mee te denken. Aan de hand van het Programma van Eisen van de vorige aanbesteding is gevraagd punten van verbetering te benoemen en aanpassingen voor de komende contractperiode voor te stellen. Beide partijen hebben suggesties en opmerkingen gedeeld, die in zijn verwerkt in het Programma van Eisen. Een voorbeeld van een aandachtspunt dat door de Cliëntenraad is benoemd, is dat in de vorige aanbesteding het streven naar het meeverhuizen van een hulpmiddel niet was opgenomen. Dit is aangevuld in het huidige PvE. In het Programma van Eisen (PvE) staan de minimumeisen genoemd die de gemeente aan de uitvoering van het contract stelt. Ten opzichte van de huidige contracten zijn er geen grote wijzigingen aan de gestelde eisen.

Naast de in het PvE gestelde eisen, kan de inschrijvende partij zich kwalitatief onderscheiden door de uitwerking van het kwalitatieve gunningscriterium. De betrouwbaarheid van de partijen die zich inschrijven wordt getoetst op basis van certificeringen en keurmerken. Referenties worden opgevraagd. Het gunningscriterium kwaliteit bestaat uit drie subgunningscriteria en wordt gewogen op basis van de mate waarin de uitwerking concreet, duidelijk en realistisch is en in hoeverre de uitwerking aansluit bij de doelen en wensen van de gemeente De subgunningscriteria van kwaliteit betreffen: •

•

•

Signaalfunctie De Gemeente hecht belang aan het feit dat de juiste voorziening bij de juiste gebruiker staat. Van de ondernemer wordt verwacht dat hij een signaalfunctie heeft om te voorkomen dat voorzieningen niet of onjuist gebruikt worden. Samenwerking Om ervoor te zorgen dat de gebruiker keuzevrijheid heeft en houdt zijn er in het contract twee ondernemers opgenomen. Het is van belang dat deze ondernemers ondanks hun concurrerende aspecten ook goed samenwerken. Innovatie De gemeente Den Haag zal de komende jaren meer inzetten op de implementatie en inzet van innovatie en technologie bij Wmo-hulpmiddelen. De Gemeente verwacht van de Inschrijver een proactieve houding en actieve deelname aan werkgroepen en bijeenkomsten over technologie en innovatie. De gemeente zal ook kijken naar de toegevoegde waarde van innovatie en technologie aan de doelstellingen van de Wmo.

In het PvE zijn verschillende eisen opgenomen over duurzaamheid en circulariteit. Voorbeelden hiervan zijn dat te gebruiken verpakkingen recyclebaar dienen te zijn en dat in te zetten voorzieningen zoveel mogelijk zodanig geconstrueerd dienen te zijn dat het mogelijk is het artikel in onderdelen te scheiden (modulariteit/circulariteit). Bovendien dienen in te zetten voorzieningen, componenten en materialen zo veel mogelijk hergebruikt te worden via producthergebruik en/of via materiaalhergebruik.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10542635

Planning Onderstaand een overzicht van de verdere planning. Een Europese aanbesteding is een juridisch complex en lang proces. Vanwege de op 31 januari 2024 aflopende contracten staat dat proces ook onder tijdsdruk. Voor de start van de uitvoering van de contracten krijgen de leveranciers drie maanden implementatietijd. De gecontracteerde leveranciers starten de uitvoering van de contracten per 1 februari 2024. Voor inwoners die vanuit een eerder contract een hulpmiddel hebben ontvangen, verandert er niets; zij kunnen voor het onderhoud en reparatie bij hun leverancier blijven en hoeven hun hulpmiddel niet in te leveren. De hier opgenomen planning is onder voorbehoud en afhankelijk van het verloop van het verdere proces. Wanneer Maart en april 2023 Maart t/m juni 2023 6 t/m 20 juni 2023 23 juni 2023 September 2023 September 2023 Oktober 2023 November 2023 November 2023 t/m januari 2024

Wat Marktverkenning Opstellen Programma van Eisen Vertrouwelijke inzage PvE bij griffie Publicatie Programma van Eisen via TenderNed. Informatie is openbaar; alle stappen zijn te volgen via TenderNed. Sluiting inschrijving Beoordeling en afstemming Voorlopige gunning Definitieve gunning Implementatie en voorbereiding nieuwe contract

Mogelijkheid tot input Programma van Eisen De bevoegdheid voor het uitschrijven van een aanbesteding ligt bij het college. Hoewel het dus niet noodzakelijk is voor het proces, vindt het college het belangrijk dat de gemeenteraad voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding wél wordt geïnformeerd over de inhoud van het PvE. En dat de raad zo gelegenheid krijgt daarover mee te denken. Het PvE ligt vertrouwelijk ter inzage bij de griffie. Eventuele ideeën en input op het PvE kunt u schriftelijk indienen bij de griffie. Om een en ander tijdig te kunnen verwerken, ontvang ik deze ideeën en input graag via de griffie en uiterlijk op 20 juni 2023. Uiteraard ontvangt u daarna een terugkoppeling of en op welke wijze de ideeën en input zijn verwerkt. Met vriendelijke groet, de wethouder Werk, Wijken en Dienstverlening Kavita Parbhudayal

3/3