RIS316402 Een prettige en veilige werkomgeving

Saskia Bruines wethouder Financiën, Cultuur, Economie en Dienstverlening

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DBV/10597340 RIS316402 Contactpersoon

Mirjam Westgeest Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

Personeel en Organisatie Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

26 september 2023

mirjam.westgeest@denhaag.nl

Onderwerp

Een prettige en veilige werkomgeving

Geachte voorzitter, De gemeentelijke organisatie is continu in beweging. Er wordt ingespeeld op maatschappelijke ontwikkelingen en gebeurtenissen in de stad en binnen de organisatie. De complexiteit van de samenleving en de opgaven in de stad vragen om meer integrale samenwerking over de grenzen van organisatieonderdelen heen. En het vraagt ook iets van de manier waarop we met elkaar omgaan en wat we van elkaar verwachten. Hoe er nu tegen omgangsvormen en leiderschap wordt aangekeken is fundamenteel anders dan hoe we dat een aantal jaar geleden – of zelfs nog recenter - deden. Dat vraagt iets van ons allemaal: van medewerkers, van leidinggevenden, van bestuurders, van iedereen. De gemeente Den Haag wil een organisatie zijn die medewerkers de professionele ruimte biedt om te doen wat nodig is en waarin met plezier wordt (samen)gewerkt. Met ruimte voor medezeggenschap en participatie van medewerkers. Het gaat daarbij niet alleen over de inhoud van het werk, maar ook over hoe het werk wordt gedaan . Het college wil dat alle medewerkers van de gemeente Den Haag zich vrij voelen om zich uit te spreken. En dat iedereen gelijke kansen krijgt op groei en ontwikkeling in het werk. De manier waarop dit mogelijk wordt gemaakt, is continu onderwerp van gesprek. Op allerlei manieren werken we aan het steeds verder verbeteren van de organisatie.

Dat gaat niet altijd van de één op de andere dag; bepaalde ontwikkelingen vragen een langere adem. Begin juli 2023 heeft een aantal medewerkers van de gemeente Den Haag anoniem een brief gestuurd naar de gemeentesecretaris en de wethouder P&O. In de brief geven zij aan zich zorgen te maken over de sfeer en werkwijze binnen de gemeentelijke organisatie. De raad heeft op 6 juli jl. over de signalen gesproken. Door de anonimiteit van de brief heeft geen concreet onderzoek plaats kunnen vinden naar de (herkomst van de) signalen. De brief bevestigt hoe belangrijk het is om te blijven investeren in de organisatie en door te gaan op de ingeslagen weg. Er is in de gemeentelijke organisatie geen ruimte voor ongewenst gedrag, of het nu gaat om discriminatie, pesten, buitensluiten, intimidatie of iets anders. Daarom is er in de organisatie veel aandacht besteed aan de brief. Dat leidde tot allerlei gesprekken: op de gang, in het GMT, in reactie op berichten op het interne Werknet, via de mail, met ondernemingsraden, in teams en met de vakbonden. Sommige medewerkers vertelden over hun eigen ervaring. Anderen gaven aan los van eigen ervaringen graag mee te willen denken over hoe we de dingen beter kunnen doen met elkaar. Er

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

waren medewerkers die aan het denken waren gezet over hun eigen bijdrage aan de organisatiecultuur. En er waren medewerkers die zelf geen negatieve ervaringen hebben en het jammer vonden dat de berichten een negatief beeld gaven van de organisatie waar ze met veel plezier werken. We waarderen het zeer dat medewerkers de moeite hebben genomen een reactie te geven en hun verhaal met ons wilden delen. Het college vindt dat er de komende tijd aandacht moet zijn voor al deze gedachten en reflecties. In een grote organisatie zoals die van ons, waar zo’n 10.000 medewerkers op talloze locaties werken, bestaan veel verschillende beelden en ervaringen. Dat is niet meer dan logisch. Het is wat ons betreft belangrijk juist dat met elkaar te erkennen en waarderen. Zodat we samen verder kunnen bouwen aan een organisatie waar we allemaal trots op zijn en graag werken. Luisteren en koers houden Komende tijd kiest het college voor twee sporen in het vervolg op de gesprekken die al zijn gevoerd. In de eerste plaats kiest het college ervoor om goed te blijven luisteren. Dat zal komende tijd op verschillende manieren en momenten nog vaker gebeuren.

Voor een deel was dat al voorzien, bijvoorbeeld in het kader van het vernieuwde introductieprogramma, de ontwikkeling van het leiderschap binnen de organisatie met bijbehorende gesprekken, dialoogtafels rond inclusie, een vernieuwde gesprekscyclus, de evaluatie van Bureau Integriteit en natuurlijk de ‘reguliere’ gesprekken met de centrale ondernemingsraad, ondernemingsraden, het lokaal overleg, medewerkersnetwerken en de vele andere vormen van afstemming en overleg die in de verschillende diensten vorm krijgen. De komende periode wordt verder aangevuld met een verdiepend medewerkersonderzoek naar sociale veiligheid en een verstevigd vertrekredenenonderzoek. Bij elkaar opgeteld krijgt het luisteren zo een stevige impuls. En dat helpt ons te bepalen waar het goed gaat en waar eventueel moet worden bijgestuurd. In de tweede plaats zetten we de ingezette organisatieontwikkeling door. We houden koers. Met het strategische personeelsbeleid (RIS309089) en de concernontwikkelagenda (zie Staat van de Organisatie 2023, RIS315156) wordt gewerkt aan de ontwikkeling van de organisatie waar een prettige werkomgeving vanzelfsprekend is. De anonieme brief onderschrijft het belang van een gezamenlijke basis. Die bestaat onder andere uit gezamenlijke organisatiewaarden en een gezamenlijk leiderschapsbeeld.

En een stevig HR-fundament met een professionele verzuimaanpak en een vernieuwde gespreksaanpak. Luisteren en stevig koers houden vraagt niet alleen de nodige inzet, maar ook de nodige tijd. Het college realiseert zich dit terdege. Organisatieontwikkeling is immers niet iets van de korte termijn en hoort niet gericht te zijn op een korte klap die veel lawaai maakt, maar waarvan het effect alweer snel verdwijnt. De organisatie is het meest gebaat bij het volhouden wat wordt gestart en op basis daarvan bij nieuwe informatie en inzichten telkens stap voor stap bijsturen. Luisteren Een paar van de hiervoor genoemde manieren waarop er de komende tijd in de organisatie wordt geluisterd lichten we hieronder graag nog wat nader toe. Binnengekomen reacties In de interne berichtgeving en in gesprekken in de organisatie over de anonieme brief is aangegeven dat medewerkers van de gemeentelijke organisatie zich met kwesties direct konden melden; bij de gemeentesecretaris, de (externe) vertrouwenspersonen, de algemeen directeuren en de wethouder P&O.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

Naar aanleiding van deze oproep zijn reacties ontvangen. De schrijvers van de anonieme brandbrief zelf hebben zich als zodanig niet gemeld. De reacties die wel zijn ontvangen kennen veel variatie qua aanleiding, onderwerp en afzender waardoor het lastig is om ze samen te vatten. Allerlei zaken komen voorbij, denk bijvoorbeeld aan gesprekken rond functioneren, verzuimvraagstukken en veranderingen in de organisatie. Hieronder volgt een algemene toelichting die een beeld geeft van het aantal en de variatie. Van de huidige medewerkers (actief in dienst bij de gemeente Den Haag) hebben zes medewerkers zich gemeld waar een langlopend individueel personeelsvraagstuk speelt. Deze individuele casussen worden opnieuw bekeken. Er is een oud-ombudsman aangetrokken om waar nodig het verloop van de casussen te monitoren. Vijf medewerkers gaven aan dat ze willen helpen bij het zoeken naar oplossingen. Soms omdat zij de signalen herkennen of er wel eens over gehoord hebben en soms omdat ze het erg vinden dat collega’s deze ervaringen hebben en willen meedenken over het voorkomen hiervan. Van dit aanbod wordt gebruik gemaakt. We vragen ze deel te nemen aan een klankbordgroep voor het vervolg. Ook zijn er twee leidinggevenden die zich hebben gemeld.

En breder in de organisatie zijn er gesprekken gaande met leidinggevenden; wat betekent het soort signalen voor hen? Zij maken zich bijvoorbeeld zorgen over ontwikkelingen die noodzakelijk zijn maar waar een deel van het team het niet mee eens is. Vanuit vijf teams kwamen er meerdere reacties. Met deze teams zijn en worden gesprekken gevoerd en wordt momenteel bezien wat benodigde vervolgstappen zijn. Er zijn ook reacties ontvangen van oud-medewerkers. Ook deze reacties variëren, zowel in periode als qua aard en omvang. Van negen oud-medewerkers zijn reacties ontvangen die zich afspelen tussen 1980 en 2022. Bij vier oud-medewerkers gaat het om een individueel personeelsvraagstuk. Bij vijf oudmedewerkers gaat het om herkenning van signalen in bredere zin. De meeste oud-medewerkers geven aan dat ze bereid zijn om hun ervaringen te delen. Dit wordt betrokken bij het exit-onderzoek dat verderop wordt aangekondigd. Er zijn zeven reacties waar we geen nadere duiding aan kunnen geven. Dat gaat om anonieme reacties, reacties waarvan het niet duidelijk is waar deze betrekking op hebben, een reactie over een andere gemeente en een reactie van een medewerker waar – vanwege verlof - nog contact mee moet worden gelegd. Met elk van de medewerkers wordt, zoals hierboven geschetst, contact gezocht om, als zij dit willen, een gesprek te voeren.

Medewerkersbeleving Periodiek worden medewerkersonderzoeken uitgevoerd. Hiermee wordt de werkbeleving gemonitord en waar verbetering mogelijk of nodig is. Het laatste medewerkersonderzoek uit oktober 2022 gaf aan dat veel dingen goed gaan en dat er over het algemeen iets beter wordt gescoord dan in 2019. Zo vinden medewerkers het werk inspirerender en uitdagender. Meer medewerkers vinden dat zij eerlijk worden behandeld. Ook vinden meer medewerkers dat er ruimte is voor het geven van feedback aan elkaar en aan hun leidinggevende en dat er aandacht is voor vragen rond integriteit. Ten opzichte van de externe benchmark - andere 100.000+ gemeenten - zijn de scores bij de gemeente Den Haag ongeveer gelijk. Uit het laatste medewerkersonderzoek komen ook verbeterpunten naar voren. Zo geven meer medewerkers aan een te hoge werkdruk te ervaren en samenwerken blijft een punt van aandacht. En hoewel iets verbeterd, zijn er ook in 2022 nog medewerkers die aangeven dat zij te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. Elk geval is er één te veel. De anonieme brief bevestigt hoe belangrijk het is dat we hier komende tijd aandacht voor blijven hebben.

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

Verdiepend onderzoek Op 6 juli jl. hebben we tijdens de raadsvergadering de toezegging gedaan om verdiepend onderzoek te doen naar de sociale veiligheid binnen de organisatie. Dit onderzoek laten we nog dit jaar uitvoeren door een extern onderzoeksbureau als verdieping op het medewerkersonderzoek dat in 2022 is uitgevoerd. De onderzoeksvragen worden afgestemd met de centrale ondernemingsraad, de vakbonden, de bedrijfsartsen en de vertrouwenspersonen. Het onderzoek moet meer inzicht geven in hoe de sociale veiligheid wordt ervaren in de organisatie, zodat daarop verder kan worden gebouwd. Exitgesprekken De organisatie voert geregeld exitgesprekken bij het vertrek van medewerkers. Omdat we met elkaar van mening zijn dat we ook van vertrekkende collega's veel kunnen leren, is het de bedoeling ook deze kennis verder te verrijken. Een extern bureau wordt ingeschakeld om verdiepende interviews te houden met (een deel) van de medewerkers die de organisatie recentelijk hebben verlaten en die openstaan voor een gesprek. De exmedewerkers die zich hebben gemeld bij de wethouder P&O en de gemeentesecretaris worden in dit onderzoek meegenomen. Signalen vanuit vertrouwenswerk Het is belangrijk dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen als ze vragen of twijfels hebben op het gebied van omgangsvormen of andere zaken die ze in vertrouwen willen delen. Daar zijn diverse mogelijkheden voor.

Als ze dit niet willen of kunnen bespreken met hun leidinggevende dan kunnen ze in ieder geval altijd terecht bij één van de (externe) vertrouwenspersonen. Veel gesprekken met vertrouwenspersonen leiden niet tot een melding. Het gesprek helpt de medewerker om zicht te krijgen op het handelingsperspectief en daar keuzes in te maken. Soms leidt het tot een gesprek, waarin de situatie goed wordt opgelost. Vaak is iemand zich niet eens bewust van het effect van gedrag op een ander en dan kan een gesprek, waar een vertrouwenspersoon bij kan helpen, al een oplossing zijn en is een melding niet nodig. De vertrouwenspersoon verricht zelf geen onderzoek en behandelt een klacht of melding ook niet zelf. Waar nodig wordt doorverwezen. Gebleken is dat er, ondanks de verschillende manieren waarop hier al aandacht aan is besteed, op plekken toch nog onvoldoende bekend is wat vertrouwenswerk is en waar je terecht kunt. Daarom zal bij iedere dienst, directie, afdeling en team het vertrouwenswerk opnieuw onder de aandacht worden gebracht. Uit de recente signalen lijken er ook verschillende verwachtingen te zijn van wat een vertrouwenspersoon wel en niet kan doen. Het is belangrijk om hier helder over te zijn zodat de juiste verwachtingen bestaan. Hier zal binnen de organisatie de aankomende tijd dan ook extra aandacht voor zijn.

In de communicatie zal daarnaast meer aandacht zijn voor de verschillende loketten binnen de gemeente waar medewerkers zich kunnen melden. Ook de (externe) klachtencommissie ongewenste omgangsvormen wordt nog niet door iedereen gevonden en zullen we komende tijd extra bekend maken in de organisatie. Evaluatie Bureau Integriteit Ook de wijze van afhandeling van meldingen en signalen kan bijdragen aan een ervaren veilige werkomgeving. Het is hierbij van belang dat er door iedereen die bij de afhandeling van een melding betrokken is, vertrouwen in het gevolgde proces bestaat. Ongeacht de uitkomst.

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

Bij de oprichting van het centrale Bureau Integriteit in 2021 is afgesproken dat na twee jaar de werking van Bureau Integriteit zou worden geëvalueerd. Deze evaluatie is gepland voor het najaar van 2023. Zo zal worden onderzocht of de onafhankelijkheid bij de afhandeling van integriteitsmeldingen voldoende in het proces is geborgd. Ook zal geëvalueerd worden hoe medewerkers, die bij de afhandeling van meldingen zijn betrokken, dit proces hebben ervaren. Een specifiek aandachtspunt in de evaluatie is de wijze waarop de communicatie over meldingen en hun afdoening plaatsvindt. Daarbij staan transparantie over wat er aan de hand is en vertrouwelijkheid om individuele veiligheid te borgen op gespannen voet met elkaar. In gesprek gaan en blijven Er zijn binnen en buiten de organisatie vele plekken en momenten waar gesproken wordt over de organisatie en wat daar speelt. Denk aan overleggen met de ondernemingsraden, de vakbonden en medewerkersnetwerken. Dat gaat over allerlei onderwerpen (zie ook de onderwerpen onder ‘koers houden’ in deze brief). Al deze gesprekken bieden inzicht in hoe het gaat met onze organisatie en haar medewerkers. In het najaar starten we daarnaast met organisatiebrede dialoogtafels over het zijn van een diverse en inclusieve organisatie.

Deze gesprekken moeten meer inzicht geven in waar we als organisatie staan en wat er nodig is om volgende stappen te zetten om zo een organisatie te zijn waar een prettige werkomgeving en gelijke kansen voor iedereen vanzelfsprekend zijn. In dialoog voeren we een open gesprek waarin verschillende perspectieven op tafel komen. Koers houden Los van de meer op luisteren gerichte stappen, zijn er nog enkele andere relevante trajecten die in het kader van de ontwikkeling van de organisatie worden of zijn opgepakt en van belang zijn. Gezamenlijke basis Om meer samen 1 organisatie te zijn is het afgelopen jaar gewerkt aan een gezamenlijke basis. Het organisatieverhaal geeft weer wat de medewerkers drijft om voor de gemeente Den Haag te werken en verbindt hen daarin. Naast het organisatieverhaal zijn ook de organisatiewaarden van waaruit de ambtelijke organisatie werkt geformuleerd en intern besproken. Het benoemen en bespreken van de waarden – betrouwbaar, oplossingsgericht, vrijmoedig en samen Haags – ondersteunt medewerkers in de manier van (samen) werken. Ze vormen daarnaast een kompas voor het sturen van de interne organisatie. Het waardentraject heeft een impuls gegeven aan de meer gezamenlijke ontwikkeling van de organisatie en gesprekken over welk gedrag medewerkers van elkaar verwachten op de werkvloer.

Dat gesprek is nog niet klaar en wordt ook komende maanden nog in vele teams gevoerd. Ook wordt een meer praktische uitwerking komende tijd onder andere verwerkt in de gedragscode. Verder is dit jaar een nieuw gemeentebreed leiderschapsbeeld ontwikkeld, als onderdeel van de gezamenlijke basis. Dat leiderschapsbeeld is er voor alle leidinggevenden van de organisatie. Ook dat is nieuw: eerder werd per dienst invulling gegeven aan leiderschap. Het is belangrijk dat niet alleen leidinggevenden maar alle medewerkers van de gemeente Den Haag deze gezamenlijke basis kennen. En dat er gesprekken worden gevoerd over wat dit betekent voor jezelf, de omgang met elkaar en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het werken voor de stad. Om deze ambitie te ondersteunen zijn er verschillende initiatieven. Kennismaken Medewerkers, nieuwe en huidige, moeten weten wat we van ze verwachten als ze bij de gemeente Den Haag werken. Ook op het gebied van omgangsvormen. De kennismaking met de bredere context waarin medewerkers werken en de waarden die we daarbij nastreven begint al bij het centrale introductieprogramma dat sinds deze zomer maandelijks wordt

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

georganiseerd: tijdens dit programma maken álle nieuwe medewerkers tegelijkertijd kennis met elkaar, de organisatie en de stad. In teams wordt besproken wat de waarden, de gedragscode en de visie op diversiteit en inclusie betekenen voor het werk en voor de omgang met elkaar. Hoe geef je elkaar bijvoorbeeld op een plezierige manier feedback? Wat betekent de waarde ‘vrijmoedig’ eigenlijk? Dit programma wordt binnenkort ook aangeboden aan huidige medewerkers, zodat iedereen (hernieuwd) kennis kan maken met de waarden, cultuur en visie van onze organisatie. Investeren in onze leidinggevenden Een prettige en inclusieve werkomgeving maak je met elkaar; met medewerkers onder elkaar. Maar ook leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het creëren van een prettige en inclusieve werkomgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij adequaat met reacties en meldingen van medewerkers om moeten kunnen gaan. Dit najaar worden gesprekken gestart met alle leidinggevenden over Haags leiderschap en wat dat van hen vraagt. Ook naar hen moeten we goed luisteren. En ook daar moeten we de tijd voor nemen. Leidinggeven is lang niet altijd eenvoudig. De ruimte én grenzen van hun leiderschapsgedrag worden besproken, en wat zij nodig hebben om dit waar te kunnen maken. Er worden management development-programma’s ontwikkeld om leidinggevenden vervolgens te trainen in het gewenste leiderschapsgedrag.

Daarbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan beginnende leidinggevenden. Gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers Open communicatie is een voorwaarde voor een positieve werkomgeving. Daarom zijn betekenisvolle gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers belangrijk. Dit moet leiden tot beter begrip van elkaars perspectieven, verbeterde prestaties en gezamenlijke groei. In de organisatie bestaat al langer de wens om de manier waarop we die gesprekken formeel voeren, de gesprekscyclus, te verbeteren. Met het Haags Gesprek, de opvolger van de huidige gesprekscyclus, wordt hier invulling aan gegeven. Eind 2023 zijn alle diensten gestart met het dienst-implementatieplan Haags Gesprek. In 2024 wordt het Haagse Gesprek een integraal onderdeel van het jaarritme binnen onze organisatie. Een toegankelijk loket voor medewerkers De signalen laten zien hoe belangrijk het is om continu te kijken hoe de drempel om lastige dingen te bespreken zo laag mogelijk gemaakt kan worden. Per 1 september is het Medewerkersloket gestart, als ingang voor vragen en ondersteuning van medewerkers op het gebied van o.a. personeelsbeleid, de cao/Haags personeelsreglement, loopbaanontwikkeling en bemiddeling bij (dreigende) arbeidsconflicten.

Inclusief werven en doorstromen Bij een diverse, inclusieve stad hoort een diverse en inclusieve gemeentelijke organisatie. Het college staat voor een inclusief wervingsbeleid. Daar wordt hard aan gewerkt. Immers, een divers samengestelde gemeente weet beter wat er speelt en hoe daarop kan en moet worden ingespeeld. Inclusie is de kern van het diversiteitsbeleid. Door een inclusieve, actieve benadering van het gehele wervings- en selectieproces willen we een organisatie zijn waar ieder talent welkom is, waar iedereen zichzelf kan zijn en graag wil werken. Dit faciliteren we onder andere door interne trainingen te organiseren over inclusief werven en waardevrij selecteren voor selectiecommissies. Er is een centraal expertisepunt gevormd waar kennis over dit onderwerp beschikbaar is. Daarnaast zijn bij alle diensten ambassadeurs benoemd op directieniveau en aanjagers die hen ondersteunen bij het vergroten van de diversiteit en inclusie. Tegelijkertijd realiseren we ons dat er meer nodig is. Daarom kiezen we ervoor gesprekken over diversiteit en inclusie te voeren met behulp van dialoogtafels, vrij toegankelijk voor alle collega’s. Dit moet meer inzicht geven in hoe we het beter kunnen doen.

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10597340

Versterken van de verzuimaanpak (Werkgerelateerd) verzuim is een belangrijk aandachtspunt binnen de organisatie. Er wordt ingezet op het beter ondersteunen van medewerkers en leidinggevenden hierin, want het is voor alle partijen belangrijk dat hier adequaat mee om wordt gegaan. Via het Arbo Centrum van de gemeente worden nu al diverse mogelijkheden aangereikt om verzuim en inzetbaarheid te bespreken. Hier wordt meer bekendheid aan gegeven. Ook is er een scala aan interventies op het gebied van verzuimpreventie. Het preventieve aanbod wordt beter zichtbaar gemaakt voor medewerkers. Voorbeelden zijn inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk en het team Vitaliteit en Gezond Werken via trajecten (op maat) rondom onder meer vitaliteit en werkplezier. Externe inhuur alleen waar nodig Vast werk wordt bij de gemeente in beginsel uitgevoerd door eigen medewerkers. Medewerkers moeten ook intern loopbaankansen krijgen. Door een stevige investering in recruitment is de doorstroom op interne vacatures en daarmee behoud en doorgroei van talent de afgelopen tijd verbeterd. Als deze lijn wordt doorgezet zal er op termijn minder externe inhuur nodig zijn. Toch is er ook externe inhuur nodig om de bestuurlijke ambities te kunnen realiseren. Nu de arbeidsmarkt krap is, is er vaker sprake van externe inhuur op vacatures die moeilijk vervuld kunnen worden.

Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur, Economie en Dienstverlening Saskia Bruines

7/7