RIS316077 Bijlage Voorbeeld paragraaf bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording Het college heeft over 2023 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening op pagina xxx. In de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2023 is opgenomen dat een nadere toelichting wordt gegeven op deze rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering. Waar gaat de rechtmatigheidsverantwoording over: De rechtmatigheidsverantwoording gaat enkel in op de fouten en onduidelijkheden die tot stand komen op de zuivere rechtmatigheidscriteria. Deze criteria houden in dat het college opereert binnen de gestelde budgetten door de raad(begrotingscriterium), dat gelden worden besteed en ontvangen conform de geldende wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) en dat het college voldoende maatregelen treft om te voorkomen dat inwoners of bedrijven geen misbruik maken van de voorzieningen die de gemeente verstrekt (Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium). Op het moment dat een fout hierin tevens leidt tot een fout in de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening zal de accountant hierover blijven rapporteren en wordt deze bevinding niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Ook rechtmatigheidsfouten die niet in euro’s uit te drukken zijn, als ook fouten die regelmatig voorkomen zal over gerapporteerd worden.

Fouten boven de verantwoordingsgrens: Over het boekjaar zijn er geen fouten geconstateerd die groter zijn dan de verantwoordingsgrens van €30 miljoen. Fouten boven de rapporteringstolerantie Per deelonderwerp zoals hierboven benoemd zal hieronder een uiteenzetting worden gegeven van de bevindingen die de rapporteringstolerantie van €900.000, zoals opgenomen in Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2023, te boven gaan. Misbruik- en oneigenlijk gebruik Er zijn geen bevindingen die de rapporteringsgrens te boven gaan. Binnen de processen van de gemeente zijn voldoende maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Daarnaast zijn er ook maatregelen getroffen dat op het moment dat misbruik toch plaatsvindt dit kan worden gesignaleerd en ook wordt gesanctioneerd. Voorwaardencriterium Europees aanbesteden: Met betrekking tot het voorwaardencriterium blijkt dat de EU-aanbestedingsregels niet altijd zijn nageleefd. Evenals voorgaand jaar is ook in 2022 een fout met betrekking tot dit onderwerp geconstateerd van in totaal €11,8 miljoen. Daarnaast is voor €11,7 miljoen aan uitgaven gedaan waarbij het onduidelijk is of deze juist zijn aanbesteedt.

Redenen die ten grondslag liggen aan deze fouten en onduidelijkheden zijn: Werkzaamheden zijn tijdelijk voortgezet onder de oude overeenkomst waarvan de looptijd (inclusief verlengopties) is overschreden; Onvoldoende inzicht in bestedingen op totaalniveau van de opdracht; facturen zijn direct in de kosten (niet op een inkooporder) geboekt, waardoor onduidelijk wordt op welke opdracht zij betrekking hebben. de gemeente heeft reeds maatregelen getroffen om het proces van inkopen, bestellen en betalen te verbeteren. Dit nieuwe proces zal vanaf Q2 2023 in gebruik worden genomen. Over de voortgang hieromtrent is de raad ook geïnformeerd middels RIS313803 eind 2022. Hiermee wil het college het risico op fouten in de toekomst verminderen. Ook in 2023 zal het college verder gaan met het treffen van maatregelen om het proces te verbeteren. Doordat contracten soms langere doorlooptijden kunnen hebben en deze niet kunnen worden beëindigd kan het voorkomen dat fouten meerdere jaren meelopen. In het foutbedrag van 2022 zit dan ook voor €5,3 miljoen aan fouten die uit oude jaren voortkomen. Hierdoor zullen de genomen verbetermaatregelen ook niet leiden tot een volledige afname van de fout in 2023. Daarnaast blijft aanbesteden een complexe materie waardoor het risico op fouten altijd groot zal blijven.

Conform de kadernota rechtmatigheid moet de gemeente ook rapporteren als de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet worden nageleefd. Dit wil zeggen dat wanneer de gemeente opdrachten verstrekt onder de Europese aanbestedingsgrens, maar waarbij conform deze gids meervoudig onderhands moet worden aanbesteedt de gemeente dit enkelvoudig heeft gedaan. Hierdoor worden opdrachten niet in

voldoende concurrentie in de markt gezet. Op basis van de gedane onderzoeken hebben wij geen signalen dat dit gebeurd. Begrotingscriterium Met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid is vastgesteld dat binnen programma 14 onrechtmatig investeringen zijn verantwoord als gevolg van investeringen die zonder aangevraagd krediet zijn gedaan. In totaal heeft er een overschrijding van €1,8 miljoen plaatsgevonden op het investeringsbudget van programma 14. Doordat de investeringen in 2023 doorlopen worden deze in 2023 alsnog aangevraagd bij de raad en nader toegelicht. Om in de toekomst deze fouten te voorkomen zal periodiek een analyse plaatsvinden op de investeringskredieten zodat tijdig gesignaleerd kan worden dat een overschrijding zal gaan plaatsvinden. Ook kan dan tijdig actie worden ondernomen en de raad worden gevraagd een begrotingswijziging goed te keuren. Overige onderwerpen - Niet financiële fouten Er zijn geen niet financiële rechtmatigheidsfouten geconstateerd die hier toegelicht moeten worden.