RIS316009 Resultaten, conclusies en aanbevelingen onderzoek grote projecten

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10545662 RIS316009 Contactpersoon

Mara Weber Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Beheersing Projecten Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

4 juli 2023

mara.weber@denhaag.nl

Onderwerp

Resultaten, conclusies en aanbevelingen onderzoek grote projecten

In deze raadsmededeling wordt de Rekeningencommissie op de hoogte gebracht over de resultaten, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek grote projecten van het fysieke domein vanaf 2018. Het gaat hier in de meeste gevallen om investeringsprojecten conform ex art. 4:7 lid 7 van de Algemene verordening Financieel Beheer en Beleid gemeente den Haag 2019. Op basis van, de, met de gemeentelijke accountsdienst (GAD) afgestemde, opzet en onderstaande uitgangspunten zijn er vierenvijftig projecten meegenomen in het onderzoek. De uitgangspunten van dit onderzoek zijn reeds met u afgestemd (RIS314281): • • •

Het project is uitgevoerd of gestart in de afgelopen vier jaar; Het project kent een begroting van minimaal € 2,5 miljoen; Het project wordt uitgevoerd in het hele fysieke domein.

Niet opgenomen in de aanpak zijn: •

•

• •

Onderhoudsprojecten. Dit omdat onderhoud gericht is op het in stand houden van al veel eerder gerealiseerde projecten. Hieronder vallen ook meerjarige programma’s bijvoorbeeld het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) en het meerjarenprogramma kunstwerken (MJPK); Grondexploitaties. Dit omdat een grondexploitatie geen specifiek project is met een door de gemeenteraad vastgesteld budget. De markt ontwikkelt zich over de jaren, zowel op kosten als op opbrengsten, bij Grexen zijn die onlosmakelijk met elkaar verbonden. De grondexploitaties worden reeds gecommuniceerd rond de zomer bij de Programmarekening en worden jaarlijks bijgesteld middels de meerjarenprognose grondexploitatie (MPG) bij de begroting (oktober/november). Zodoende wordt er frequent over gecommuniceerd. Overigens richt art. 6 Besluitvorming herziening grondexploitatie (incl. herziening projectdocument) zich al op afwijkingen en is bij gemeenteraad vastgesteld en daarmee bekend; Projecten waarbij het financiële risico ligt bij derden; Projecten waar al apart over wordt gerapporteerd. Een voorbeeld hiervan is het project Amare; Omdat er op het moment een Raadsenquete wordt uitgevoerd is Amare niet meegenomen in dit onderzoek.

De aanleiding van dit onderzoek was een verzoek dat de wethouder Financiën & Stadsontwikkeling heeft ontvangen van de Rekeningencommissie (RIS312864). De Rekeningencommissie heeft gevraagd

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10545662

(op aangeven van de GAD) een inventarisatie van grote projecten gedurende de afgelopen vier jaar voor te bereiden waarbij inzichtelijk wordt gemaakt hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van deze projecten en deze te voorzien van een heldere toelichting op budgetoverschrijdingen (indien van toepassing). Onzekerheden blijven Onzekerheden in projecten zijn er altijd. Het realiseren van grote projecten gaat over omgang met onzekerheden die in de toekomst (vaak over de jaren heen) liggen en daarmee per definitie risico’s bevatten. Projectbeheersing gaat over het omgaan met/het sturen op gebeurtenissen in het project. Mandaat daarvoor ligt bij de projectorganisatie, tot zover er binnen de kaders wordt gehandeld. Vandaar dat de gemeenteraad bij afwijkingen hierop wordt betrokken. Eerdere analyses zoals die van AT Osborne, PwC en Horvat & Partners in het Onderzoek naar mee- en tegenvallers bij grote aanlegprojecten hebben aangetoond dat ‘aanlegprojecten altijd onzekerheden met zich meebrengen, zeker als ze een lang geplande doorlooptijd hebben en complex zijn. Onzekerheden leiden tot afwijkingen van eerder opgestelde prognoses. Die complexiteit verandert niet. Die onzekerheden verdwijnen niet.

Grote projecten hebben te maken met een veranderende omgeving, zoals recent de kostenstijgingen als gevolg van de oorlog in de Oekraïne, inflatie en de krapte op arbeidsmarkt. Ze worden gedurende het proces geconfronteerd met veranderende wettelijke kaders of bestuurlijke constellaties, onbetrouwbare areaalgegevens en met technische problemen. De basisvraag is niet of er onzekerheden zijn, maar hoe we met die onzekerheden omgaan.’ (brief Minister van Infrastructuur en Waterstaat aan de voorzitter van de Tweede Kamer inzake Beheersing kostenoverschrijdingen grote bouwprojecten). Hoewel de projecten van de gemeente Den Haag een minder grote begroting hebben, gelden deze regels voor de projecten van de gemeente Den Haag natuurlijk ook. Conclusies onderzoek grote projecten Afgelopen periode heeft een projectgroep gewerkt aan het verzamelen van alle gegevens. Van de vierenvijftig projecten maken twee projecten onderdeel uit van de begroting van een ander project en zijn in dat resultaat opgenomen. Daarnaast komt er een voorstel voor heroverweging van het project Ongelijkvloerse Kruising Zwolsestraat (RIS313882). Daarom zijn er nu, los van het vastgestelde krediet, geen verdere cijfers te melden. De conclusies zijn derhalve gebaseerd op eenenvijftig resultaten. Voor een aantal geldt dat deze projecten onderdeel uitmaken van een programma.

Voor alle projecten geldt dat, wanneer er afgeweken wordt van vooraf opgestelde en bij de gemeenteraad besloten kaders dan wordt de gemeenteraad daarover (aparte RIS) geïnformeerd. Vijftien projecten hebben dan ook, om verschillende redenen, meerdere RIS-nummers. Van alle eenenvijftig onderzochte projecten zijn de resultaten als volgt:

Afgerond Lopend Totaal (51)

Resultaat (afgeronde projecten) / geprognotiseerd resultaat (lopende projecten) Onderschrijding en nul <10% overschrijding >10% overschrijding 16 3 6 19 4 3 35 7 9

Verklaringen van overschrijdingen vinden zich voornamelijk in prijsstijgingen, scopewijzigingen, indexatie, extra apparaat-lasten, als gevolg van langere doorloop project, en een aantal specifieke extra lasten bij achterstallig onderhoud. Van onderschrijdingen was er vaak sprake wanneer er nog meer kansen waren om werk-met-werk te maken en door met name het uitblijven van benoemde risico’s. In de gevallen dat er bijzondere gebeurtenissen hebben plaats gevonden, is er meer specifiek naar gekeken om ervan te leren. Op basis van de bevindingen zijn er een aantal lopende en geplande acties -

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10545662

met betrekking tot het verder professionaliseren van de beheersing van projecten – uitgezet. Toelichting hierop is opgenomen in dit document. In de bijlage wordt een compleet overzicht gegeven van de projecten (op basis van eerdergenoemde uitgangspunten), inclusief eerstverantwoordelijke diensten en wethouder(s), RIS-nummers, vastgestelde budgetten, brutoresultaat en het percentage van onder- of overschrijding. Het budget (vastgesteld door de raad) en het resultaat daarop wordt in cijfers weergegeven. Als er sprake is van scopewijzingen dan zijn deze in de toelichting opgenomen. Bij scopewijzigingen horen budgetaanpassingen waardoor deze als zodanig niet als kostenoverschrijdingen worden aangemerkt. Indexeringen en prijsstijgingen zijn op zichzelf niet beïnvloedbaar. Wel kan in het projectbudget hiervan zo goed mogelijk vooraf een inschatting worden gemaakt. Maar het is en blijft een risico voor alle uitvoeringsorganisaties met projecten. Projecten met lange doorlooptijd hebben hiervan het meeste last. Als we de informatie uit de bijlage samenvatten valt er een aantal dingen op. In de projecten NRR-lijn 1 Scheveningseweg en Centrum is er relatief veel voordeel behaald van het werk-met-werk maken. Dat geldt ook voor NWHR-deel 1 en 2 (met name met betrekking tot riolering).

Een meevaller bij de aanleg van riolering bij Soestdijkseplein heeft daar voor een positief resultaat gezorgd. De onderbesteding bij Trekvliettracé Jan Linssenviaduct is het gevolg van het niet hoeven benutten van de post onvoorzien. Deze onderbesteding is vervolgens, in overeenstemming met gemaakte afspraken, gedeeld met de subsidieverstrekker. Bij de Leyweg en Parkeren in Woongebieden (meerdere projecten) is er met name een voordeel behaald bij de aanbesteding. Het project Loper oude centrum heeft, als gevolg van een externe bijdrage, een positief resultaat behaald. En tenslotte heeft er door scopewijzigingen en niet voldoen aan contractvoorwaarden een onderbesteding plaats gevonden op de Sterfietsroute. De lange doorlooptijd (onder andere als gevolg van besluitvorming) en de indexatie leidt tot negatief brutoresultaat op de begroting van Kraayenstein. Scopewijzigingen op het bestuurlijk besluit van de Frederik Hendriklaan (die overigens extern gefinancierd zijn) hebben gezorgd voor hogere uitgaves. Door onder andere de slechte staat van het dek van het busplatform is het project duurder geworden. Hiervoor is een collegebesluit genomen (RIS302197). De raad is hier over geinformeerd met een commissiebrief (RIS302198). De aangepaste (besteks-)raming van Madepolderweg/Madesteinweg heeft geleid tot hogere geschatte kosten dan het VO.

Bij KO Capadosestraat zijn, als gevolg van onvoorzien onderhoud en daarmee gepaarde doorlooptijd, aanvullende kosten gerealiseerd. De insteek bij het project Rijnstraat Bezuidenhoutseweg was een van oorsprong beperkte oplossing. Door nieuwe inzichten is deze omgezet naar een meer integrale oplossing. Aanbevelingen Hoewel projectbeheersing altijd al aandacht heeft gehad en risicobeheersing derhalve niet iets nieuws is, zijn er de afgelopen jaren al acties geïnitieerd om tot uitvoering te worden gebracht en te worden doorgevoerd. De resultaten van het onderzoek grote projecten zijn in lijn met deze reeds ingezette en geplande acties vanuit het Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording (RIS307365) en de aanbevelingen van de rekenkamer inzake Amare (voorheen: OCC) (RIS306611). De uitgebreide voortgang op deze acties zijn terug te lezen in de raadsmededelingen ‘Stand van zaken beheersing projecten’ (RIS308178, RIS312753 en RIS314313). Hier wordt inzage gegeven over de planning van de lopende en afgeronde actiepunten. Alsnog worden onderstaand deze verbeterslagen genoemd om zo een compleet beeld te krijgen van de reeds ingezette acties en de kansen die nog op de rol staan: Reeds ingezet:

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10545662

1.

2.

3.

Met behulp van de GRIP-rapportage wordt er al open en transparant gerapporteerd. De aanpassingen die de afgelopen jaren zijn doorgevoerd, onder andere door nog meer over de beheersing van de projecten te vertellen, helpen met het geven van inzage in dreiging van overschrijdingen. Er wordt over meer risico’s gerapporteerd, uitgebreider en ook in verhouding tot eerdere rapportages. Het versterken van het beheersen van het risico op overschrijdingen, door middel van goed risicomanagement, is tevens een aandachtspunt uit het actieplan projectontwikkeling, beheersing en -verantwoording (RIS307365). Daarvoor worden er risicomanagers ingezet om de projectmanagers te helpen daar waar nodig maar vooral de kwaliteit van risicomanagement te bewaken. Op basis van de aanbevelingen van de interne audit op projecten door Twynstra Gudde is er gestart met een opzet voor een leidraad Kostenramingen. Standaardisatie van voorzien en onvoorzien in projecten bij verschillende fases en verschillende type projecten krijgt daarmee nog meer een plek. Er wordt gekeken naar wat er bij anderen G4, RWS, Schiphol en ProRail is opgeschreven over kostenramingen. De leidraad moet bovendien een overzicht geven over hoe de governance is georganiseerd en bij welk type project in welke fase we welk percentage onvoorzien en welke onzekerheidsmarges gebruiken. Er is een werkgroep gestart die de leidraad opstelt.

Nadere uitwerking en het vaststellen van de leidraad wordt in 2023 verwacht.

Gepland: 1. 2. 3.

De financiële inrichting van projecten wordt verbeterd met als doel een impuls te geven aan een warme overdracht van initiatieffase naar de uitvoeringsfase. Bovendien gaan we meer aandacht besteden aan een PSU (Project Start Up) ook bij de start van projecten. Pilots hiervoor zijn reeds gestart. Een nieuw onderdeel van de raadsvoorstellen wordt de risicoparagraaf. Hierin wordt bij elk voorstel inzage gegeven in welke risico’s dit besluit met zich meebrengt. In het verlengde van nog meer focus op risicobeheersing komt er ook nog meer aandacht voor de andere aspecten van projectmatig werken. Standaardisatie daar waar het kan maar maatwerk daar waar nodig.

Met bovenstaande bevindingen zijn wij van mening dat er niet alleen invulling is gegeven aan het beantwoorden van de vragen die gesteld zijn maar ook verduidelijkt is wat er al gebeurt, waarop er al is ingezet, en waar er de komende maanden op ingezet gaat worden, om de manier waarop projecten worden beheerst goed uit te kunnen blijven voeren en daar waar mogelijk verder te professionaliseren. Daarnaast blijven wij natuurlijk rapporteren over onze projecten naar de raad. Niet alleen wanneer we afwijken van onze afspraken maar ook middels de GRIP-rapportage en, wanneer zo afgesproken, bij individuele projectrapportages. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4