RIS316003 Beantwoording SV Vervolgvragen kosten college raadsenquete Amare

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE

5 september 2023

VRAGEN

Onderwerp

Ons kenmerk

Antwoord van het college op de vragen van de raadsleden de heren Martini en Guernaoui, luidend: ‘Vervolgvragen kosten college raadsenquête Amare”

BSD/10592772 RIS316003

De raadsleden de heren Martini en Guernaoui hebben op 27 juni 2023 een brief met daarin dertien vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. Op 30 mei jl. stuurde het college de beantwoording van de schriftelijke vragen met de titel “Budget college ondersteuning enquête Amare” (RIS315399) naar de gemeenteraad.

1. 2.

In antwoord op vraag 1 stelt het college dat er nu alleen verantwoording kan worden gegeven voor de kosten die vallen onder programma 2. Kan het college bevestigen dat er ook in de programma’s 3 t/m 16 kosten worden gemaakt voor de raadsenquête? Kan het college aangeven in welke programma’s dat is, voor welke activiteiten die kosten gemaakt worden en welke bedragen daarmee gemoeid zijn? Als dat niet exact kan ontvangen we graag een bandbreedte.

Antwoord vraag 1 en 2: Met de opmerking werd bedoeld dat het college geen verantwoording kan afleggen over de kosten in programma 1. De kosten voor de ambtelijke zijde ten aanzien van het raadsonderzoek zijn verantwoord in programma 2. De begroting bestaat uit externe kosten en personele kosten van leden van het ambtelijk ondersteuningsteam. Zie ook antwoord vraag 6 voor een uitsplitsing van deze kosten en het antwoord op vraag 9 voor een toelichting op het team. In de overige programma’s (3 t/m 16) zijn er geen kosten toegerekend in het kader van de raadsenquête. Vanuit reguliere werkzaamheden is uiteraard wel meegewerkt aan de enquête. Dergelijke personele inzet is/wordt niet separaat bijgehouden. Met 260 informatieverzoeken en 5.728 verstrekte documenten (110.000 pagina’s) was de raadsenquête ook voor de ambtelijke organisatie een arbeidsintensief proces dat niet volledig als regulier werk kon worden opgepakt. Daarnaast was deze enquête ook voor de gemeentelijke organisatie de eerste keer. De afgelopen periode is geleerd hoe de vragen gestructureerd kunnen worden beantwoord en welke checks and balances nodig zijn om zo compleet en zorgvuldig mogelijk te antwoorden.

3.

Hoeveel FTE houdt zich momenteel vanuit de collegezijde bezig met werk voor de raadsenquête? Hoeveel daarvan betreft communicatiemedewerkers?

De hoeveelheid fluctueert sterk naar gelang de hoeveelheid vragen die de commissie bij het college neerlegt.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/10592772

Er zitten geen communicatiemedewerkers in het projectteam. Voor de interne communicatie wordt incidenteel wel gebruik gemaakt van een redacteur voor Werknet. Dit zijn reguliere werkzaamheden van Communicatie die geen onderdeel zijn van de gemelde kosten voor het raadsonderzoek.

4.

Kan het college aangeven in welke raadsstukken zij de gemeenteraad heeft geïnformeerd over de kosten die zij meent te moeten maken voor de raadsenquête? Zo nee, waarom heeft het college gemeend deze kosten niet te hoeven delen met de raad?

Deze voor het college onontkoombare kosten zijn gemeld in de uitvoeringsnota 2022 (RIS313771) en de programmabegroting 2023-2026 (RIS313463). Naar aanleiding van technische vragen is ook nog een nadere toelichting gegeven (RIS313811). Overigens is de verwachting op dit moment dat de bestedingen ruim binnen het gereserveerde budget blijven.

5.

Kan het college aangeven waarom deze kosten niet vallen onder de reguliere werkzaamheden? Graag per kostenpost een toelichting.

In de aanloop naar de start van de raadsenquête werd duidelijk dat, ook van de zijde van het college, dit een arbeidsintensief project zou betreffen. Tegen die achtergrond is een inschatting gemaakt van de kosten, verspreid over de jaren 2022 en 2023 en is er, analoog aan de wijze bij programma 1, financiële ruimte beschikbaar gekomen binnen programma 2. Het betreft hier kosten die voortkomen uit de keuze van de gemeenteraad tot het instellen van een raadsonderzoek.

6.

Kan het college uitsplitsen wat voor type opdrachten er extern zijn uitgezet? Gaat dat om juridische kosten voor het college of ambtenaren, ondersteuning en coaching ambtenaren, coaching oud-bestuurders of coaching huidige bestuurders?

De opdrachten zijn uit te splitsen in algemene ondersteuning van de projectorganisatie (63%), aanbieden van training/oefening gespreksvoering en gespreksvaardigheden voor getuigen (27%), inrichten van een technische infrastructuur voor ontsluiten van informatie (5%) en het bieden van juridische ondersteuning (4%).

7.

Kan het college aangeven of de ondersteuning onbeperkt was of was er een maximaal bedrag per persoon beschikbaar?

Bij de bepaling van de omvang van de ondersteuning is rekening gehouden met de vraagbehoefte zonder dat er sprake was van een gefixeerd maximumbedrag per persoon.

8.

Kan het college aangeven waarom er binnen DSO een apart projectteam moest worden opgericht?

Er is geen sprake van een apart projectteam binnen DSO. Veel informatieverzoeken van de onderzoekscommissie betroffen documenten die door DSO moesten worden aangeleverd. In het eerder gedeelde kostenoverzicht zijn onder de noemer ‘projectteam DSO’ de kosten voor inzet van medewerkers binnen DSO (in het aanleveren van documentatie) opgenomen omdat deze later worden verrekend met programma 2. Dit onderscheid is louter administratief en heeft te maken met de financiering van DSO. Medewerkers van DSO zijn veelal rendabel gedekt (dat wil zeggen niet uit algemene middelen van de gemeente maar bijvoorbeeld uit projectbudgetten of externe middelen). Niet intern doorbelasten van de kosten zou betekenen dat de kosten onterecht op andere projecten drukken.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/10592772

9.

Kan het college aangeven wat het verschil is tussen het kernteam, het projectteam DSO en het projectteam overig?

Het kernteam bestaat uit een groep collega’s die vanuit de Bestuursdienst verantwoordelijk is voor de regie en coördinatie. Voor met name het aanleveren van antwoorden op informatieverzoeken is een bredere groep gevormd (het projectteam Amare) met medewerkers vanuit de relevante vakdiensten en vanuit informatiebeheer. Voor projectteam DSO zie het antwoord op vraag 8.

10. Kan het college aangeven wat zij doet om de informatiehuishouding van DSO zo te verbeteren dat het in de toekomst veel makkelijker is om de juiste informatie op tijd aan te kunnen leveren zonder daarvoor enorme kosten te hoeven maken? Het raadsonderzoek heeft geleid tot nieuwe inzichten hoe informatiebeheer verbeterd kan worden zodat dit zoekprocessen vergemakkelijkt. Deze inzichten worden meegenomen in het voortdurend verbeteringsproces van informatiebeheer. Bij onderzoeken die zoals dit raadsonderzoek tot 17 jaar teruggaan, met honderden informatieverzoeken en het aanleveren van meer dan 5.000 verschillende documenten (zie antwoord op vraag 1 en 2) zal het achterhalen van de juiste en volledige informatie ook in de toekomst veel tijd en energie kosten. Het is daarbij ook zaak om zorgvuldig te zijn. Dit leidt tot een intensieve inzet.

11. Kan het college aangeven of ook externe partijen zijn ondersteund door het college? Zo ja welke zijn dat? En wat heeft deze ondersteuning gekost?

12. Waarom vond het college het gerechtigd deze externe partijen te ondersteunen op kosten van de gemeente? Antwoord vraag 11 en 12: De ondersteuning is uitsluitend geleverd aan (oud-)bestuurders en (oud-)medewerkers.

13. Wat gaat het college doen om in de toekomst te voorkomen dat de raad achteraf met zo’n enorme kostenpost wordt geconfronteerd? Het is niet aan het college om te sturen op de omvang en inhoud van een raadsonderzoek. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3