RIS316001 Beantwoording SV HipFest en Vlaggetjesdag in de Keizerstraat

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE

5 september 2023

VRAGEN

Onderwerp

Ons kenmerk

Antwoord van het college op de vragen van de raadsleden de heren Groenewold, Bom, De Vuyst en De Ridder, luidend: ‘HipFest en Vlaggetjesdag in de Keizerstraat’

DSB/10577456 RIS316001

De raadsleden de heren Groenewold, Bom, De Vuyst en De Ridder hebben op 26 juni 2023 een brief met daarin vijf vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. Op vrijdag 16 juni jl. vond HipFest plaats in de Keizerstraat op Scheveningen. Een dag later was er een braderie om Vlaggetjesdag in de Keizerstraat te vieren. Veel ondernemers keken hiernaar uit en hadden daarop ingekocht. Een dag van tevoren leken beide feesten echter niet door te gaan omdat er geen vergunning zou worden afgegeven. Gelukkig is er op het laatste moment nog door ambtenaren overleg gevoerd met de ondernemers waardoor zowel HipFest als Vlaggetjesdag in de Keizerstraat in iets afgezwakte vorm door konden gaan. Wij willen iedereen die daaraan heeft bijgedragen heel erg bedanken voor hun inzet. 1.

Kan het college toelichten waarom er in de eerste instantie geen vergunningen werden afgeven, en hoe de tijdlijn daartoe precies is verlopen?

Op 29 maart 2023 is er een aanvraag ingediend voor een braderie. Deze aanvraag voldeed aan de voorwaarden voor een braderie/incidentele private markt. Nadat op 9 mei 2023 een veiligheids- en marktplan is aangeleverd is het vergunning traject verder opgepakt. In dit veiligheidsplan bleken diverse zaken te ontbreken. Het ging hierbij om zaken waarin nader werd ingegaan op de programmering, de podia, de inzet van beveiliging en een plan ten aanzien van crowd control. In de periode van 2 juni 2023 tot 14 juni 2023 is er meerdere keren contact geweest met de aanvrager/organisator. Hierbij is het verzoek gedaan om aanvullende informatie aan te leveren met betrekking tot de geplande activiteiten en het eerdergenoemde veiligheidsplan. Het contact hierover verliep per e-mail. De organisator kon niet aan deze verzoeken voldoen. Uiteindelijk is op 14 juni een veiligheidsplan en de programmering aangeleverd. Op basis hiervan werd geconcludeerd dat het niet enkel ging om een braderie/incidentele private markt maar ook om een evenement zoals genoemd in artikel 2.24 van de Algemene plaatselijke verordening voor de gemeente Den Haag. Dit heeft geresulteerd in het weigeren van een vergunning voor een incidentele private markt. Na overleg tussen ambtenaren en de ondernemers is de programmering aangepast.

Vervolgens kon er alsnog een vergunning voor zowel HipFest en Vlaggetjesdag worden afgegeven. De vergunning is op 16 juni verleend en verstuurd naar de betrokken partijen.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10577456

2.

Kan het college bevestigen of de vergunningen voor beide dagen via één aanvraag waren ingediend en klopt het dat dit op dezelfde wijze was gedaan als vorig jaar?

Beide vergunningen zijn via één aanvraag ingediend en op dezelfde wijze als vorig jaar. Op basis van de ervaringen van vorig jaar had bij deze aanvraag eerder geverifieerd moeten worden of de aanvraag overeenkwam met de daadwerkelijke opzet van dit evenement. Het college erkent dat het eerder in gesprek had moeten gaan om duidelijkheid te krijgen over de georganiseerde activiteiten. 3.

Kan het college aangeven wanneer de gemeente de organisatie voor het eerst heeft laten weten dat de vergunning niet afgegeven zou worden en welk contact er gezocht is om relevante informatie tijdig te ontvangen om eventueel toch een vergunning te kunnen afgeven?

Aangezien de aanvraag niet volledig bleek is de aanvrager de herstelmogelijkheid gegeven voor het aanleveren van de ontbrekende stukken (art. 4.5 van de Algemene wet bestuursrecht). Ondanks deze mogelijkheid werden niet de juiste stukken aangeleverd. Vervolgens is op 15 juni 2023 aan de organisatie gemeld dat er geen vergunning zou worden verleend. Zoals geantwoord bij vraag 1 is er over een langere periode contact geweest met de aanvrager. Het college erkent dat het gehele proces eerder opgepakt had moeten worden en betreurt dat dit niet eerder is gedaan. 4.

Kan het college aangeven waarom de betrokken organisaties niet proactief zijn benaderd t.a.v. de aanvraag en afwijzing terwijl het bekend is dat de betreffende evenementen jaarlijks worden georganiseerd?

De aanvraag is ingediend voor een braderie/incidentele private markt. Alle bijlagen voldeden aan de voorwaarden die voor een incidentele private markt worden gesteld. Na het opvragen van nadere informatie bleek dat de aanvraag niet voldeed aan de feitelijke situatie. Een vergunning voor een incidentele private markt was, gelet op de activiteiten en programmering, niet afdoende. Gelet op de activiteiten en programmering had er een aanvraag gedaan moeten worden voor een evenementenvergunning. Ondanks dat HipFest en Vlaggetjesdag jaarlijks terugkerende evenementen zijn blijft de aanvrager verantwoordelijk voor het aanvragen van de juiste vergunningen. 5.

Om soortgelijke problemen voor volgend jaar te voorkomen, kan het college aangeven vanaf wanneer de vergunning aangevraagd kan worden?

In september staat er een evaluatie gepland met alle betrokken partijen. Hierbij worden diverse afdelingen, de politie en de organisator betrokken. Het doel van deze evaluatie is om te bespreken hoe de aanvraag voor volgend jaar op een de juiste wijze kan worden ingediend en afgehandeld. Ook wordt in deze evaluatie meegenomen hoe de communicatie en samenwerking tussen alle betrokken partijen verbeterd kan worden. De lessen uit deze evaluatie worden direct toegepast om bij toekomstige aanvragen het proces soepeler te laten verlopen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

2/2