RIS315765 Stand van Zaken beheersing projecten Q1 2023

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10520238 RIS315765 Contactpersoon

Mara Weber Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Beheersing Projecten Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

12 juni 2023

mara.weber@denhaag.nl

Onderwerp

Stand van Zaken beheersing projecten Q1 2023

In de raadsmededelingen (RIS308178, RIS312753 en RIS314313) bent u geïnformeerd over de verbeterslagen met betrekking tot integriteit, projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording. Zoals hierin vermeld staat liggen de verbeterslagen in lijn met de aanbevelingen van de rekenkamer inzake OCC (RIS306611). Op verschillende onderwerpen heeft het college ingezet om de gemeenteraad beter te informeren, en daarmee comfort te bieden, om lessen te trekken en om beter, efficiënter en transparanter te opereren als gemeente. Met voorliggende raadsmededeling wordt de voortgang op alle lopende onderwerpen met u gedeeld. Afgesloten onderwerpen zijn in de bijlage toegevoegd en tevens terug te lezen in de reeds geagendeerde raadsmededelingen (RIS308178, RIS312753 en RIS314313). Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad Op 22 februari 2023 zijn de twee GRIP-rapportages 2022 in de commissie Ruimte behandeld. Naast de inhoudelijke behandeling van de Q-rapportages zijn er enkele opmerkingen gemaakt met betrekking tot het format/de weergave van de rapportages. De opmerkingen zijn meegenomen in het verder professionaliseren van de rapportage. Zo wordt er gezamenlijk gewerkt aan toegankelijke en transparante informatie aan de gemeenteraad.

Daarnaast is al een aantal belangrijke stappen gemaakt met de informatievoorziening naar de gemeenteraad (zie ook de afgesloten onderwerpen in de bijlage). De GRIP-rapportage 2023 wordt opgesteld in een iets andere weergave. Er komen aparte projectbladen met een oplegger. Projectbladen bevorderen de leesbaarheid, dubbelingen in de rapportage worden voorkomen, het wordt mogelijk om actueler te rapporteren en aparte projectbladen verruimen de mogelijkheid tot digitaliseren. Ook is besloten (en gedeeld in de commissievergadering van 22 februari 2023) om – op advies van de GAD- de Grondexploitaties uit de GRIP-rapportage te halen, daar deze reeds op andere momenten aan de gemeenteraad worden gerapporteerd. In de commissiebrief (RIS314573) zijn alle verbetervoorstellen met betrekking tot de rapportage uit 2022 te lezen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10520238

Onderzoek grote projecten Op basis van de met de gemeentelijke accountantsdienst (GAD) afgestemde uitgangspunten zijn de projecten geselecteerd die worden meegenomen in het onderzoek grote projecten (RIS314281). Op het moment van schrijven zijn alle projecten geïnventariseerd en richt het onderzoek zich op het in beeld brengen van besluitvorming en verklaring van afwijkingen. In Q3 2023 worden de resultaten, conclusies en aanbevelingen met de gemeenteraad gedeeld door middel van een raadsmededeling. Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Er zijn verschillende aanpassingen in de structuur van de organisatie doorgevoerd (zie ook de afgesloten onderwerpen in de bijlage). Er is een team aangesteld dat de opgave heeft de verbeterslagen op het gebied van projectbeheersing binnen het fysieke domein te realiseren. Risicomanagers In het kader van risicomanagement zijn er twee risicomanagers ingehuurd om de risicodossiers van een externe review en update te voorzien en om de projectmanagers eventueel te begeleiden in het geactualiseerd houden van de risico’s. Het doel is om twee vaste risicomanagers in dienst te nemen. De vacature voor twee vaste risicomanagers staat al enige tijd open. Echter, door krapte op de arbeidsmarkt zijn deze nog niet ingevuld. Er wordt breed ingezet om de vacature onder de aandacht te brengen.

Risicomanagement in de keten Om volgende stappen te blijven maken in de keten van het fysieke domein wordt de manier waarop de gemeente inzet op risicomanagement verder uitgewerkt in een gezamenlijk (Dienst Stedelijke Ontwikkeling met Dienst Stadsbeheer) risicomanagementplan. Dit plan fungeert uiteindelijk als kaderstellend om structureel gevolg te geven aan de ingeslagen weg. Formats, archivering en methodiek van risicomanagement worden gedeeld en besproken in de keten. In een gezamenlijke sessie van de commissie Ruimte met de Rekeningencommissie wordt er op 1 juni 2023 nader ingegaan op hoe risicomanagement bij de projecten wordt ingezet in het fysieke domein. Leidraad kostenramingen Op basis van de aanbevelingen van de interne audit op grote projecten door Twynstra Gudde is er gestart met een opzet voor een leidraad Kostenramingen. Standaardisatie van voorzien en onvoorzien in projecten bij verschillende fases en verschillende type projecten krijgt daarmee een plek. De leidraad moet bovendien bijdragen aan inzicht en het verbeteren van hoe de governance is georganiseerd en bij welk type project in welke fase we welk percentage onvoorzien en welke onzekerheidsmarges gebruiken. Er is een werkgroep gestart die de leidraad opstelt, daarbij wordt er gekeken naar hoe er bij anderen (G4, RWS, Schiphol en ProRail) wordt om gegaan met kostenramingen.

Nadere uitwerking en het vaststellen van de leidraad wordt nog dit jaar verwacht. Uitrollen van de leidraad en communicatie over hoe we kostenramingen hebben georganiseerd, volgt aansluitend. Kwaliteitsmanagement Het verstevigen van de kwaliteit van de projectbeheersing is een blijvend aandachtspunt. Op verschillende onderdelen wordt hier aandacht aan besteed. Zo wordt er vorm en richting gegeven aan een PSU (Project Start Up) en aan het beheersproces. Daar maken het scopemanagement, wijzigingsbeheer en documentatie- & archiveringsstrategie onderdeel vanuit. Er zijn in de afgelopen periode meerdere pilots gestart ter voorbereiding op de implementatiefase.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10520238

Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente Ten slotte wordt er – op alle thema’s - gewerkt aan het verder versterken van de samenwerking tussen Dienst Stedelijke Ontwikkeling en Dienst Stadsbeheer. Zowel voor wat betreft de rapportage naar de gemeenteraad als ook op gebied van andere aspecten van projectbeheersing; risicobeheersing in het bijzonder. Daarmee wordt er verder gewerkt aan uniformering in de beheersing van projecten voor het fysieke domein. GRIP-projecten 2023 Elk jaar vindt er een herijking van de portefeuille van het fysieke domein plaats. In de commissie Ruimte dd 22 februari 2023 is toegezegd om de gemeenteraad bij deze stand van zaken beheersing projecten te informeren over de wijzigingen die er, n.a.v. de jaarlijkse schouw, op de GRIP-lijst hebben plaats gevonden. Hierbij informeren we de gemeenteraad over de projecten die dit jaar een score hebben van 9 of hoger in de kenmerkenlijst en daarmee onderdeel zijn van de GRIP-rapportages 2023. Er wordt een toelichting gegeven op nieuwe projecten en projecten die door middel van de afspraken die we hebben gemaakt tijdens de evaluatie in 2023 zijn afgevallen. GRIP-projecten- die op de lijst zijn blijven staan 1. Tramremise Gavi Kavel 2. Renovatie Binnenhof 3. De Pier 4. NvU Gebiedsontwikkeling HS/Laakhavens 5. Grotiusplaats overkluizing 6. INTHR infra lijn 16 7.

Middenboulevard Scheveningen Fase 1 8. Dreven, Gaarden, Zichten In overeenstemming met de raad is bij dit specifieke project ervoor gekozen om, ondanks dat het project een grondexploitatie met een eigen (aparte) voortgangsrapportage betreft, het project toch op te nemen in de GRIP-rapportage. Nieuwe GRIP-projecten 9. Schedeldoekshaven Dit project scoort in 2023 hoger door de toenemende complexiteit van het project. De planning hangt bovendien sterk samen met andere beleidskaders zoals de ontwikkelvisie CID. Tevens is er meer weerstand vanuit de omgeving op hoogbouw in de Rivierenbuurt. Nieuwe score is 10. Geen GRIP-project meer 1. Gebiedspaspoort ZKD In 2022 waren de middelen voor het gebiedspaspoort ZKD niet toereikend om de lasten te dekken vanuit de portefeuille Economie. Door de coalitieonderhandelingen was de dekking voor deze lasten lang onzeker en is het project in 2022 als GRIP opgevoerd. Inmiddels is er in het nieuwe coalitieakkoord dekking geregeld waardoor dit project in 2023 lager scoort en daarmee als GRIPproject komt te vervallen. In 2022 zijn diverse overleggen gevoerd met ondernemers, de Commissie Loosduinen en de Ondernemersvereniging ZKD. Dit heeft ertoe geleid dat het bedrijventerrein behouden blijft voor bedrijvigheid in combinatie met een nader te onderzoeken campusontwikkeling (Structuurvisie Zuidwest RIS315261).

2.

Haagvlietpoort The Grace Dit project scoort in 2023 lager omdat de bouwvergunning in 2022 is verleend. Nieuwe score is 8.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10520238

3.

Renovatie Utrechtsebaan Dit project is in 2022 afgerond en daarmee geen GRIP-project meer in 2023.

4.

Ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat In december 2022 is aangegeven (RIS313882) dat, gelet op de omvang van de nieuwe raming van het project ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat, het college een heroverweging van het eerder genomen raadsbesluit in de afwegingen wenst mee te nemen. In afwachting van een nieuw raadsbesluit is het daarom niet zinvol om dit project in zijn oorspronkelijke vorm in de GRIP rapportage op te nemen.

5.

Juliana van Stolberglaan 1 (Conservatorium) Juliana van Stolberglaan 1 is in 2022 een Grex-project geworden, na vaststellen van de Nota van Uitgangspunten, en komt daarmee te vervallen in GRIP 2023.

6. 7.

Kijkduin Bad Spuikwartier In verband met de afspraak over Grex-projecten komen deze projecten te vervallen. Grexprojecten worden gedurende het jaar in het MPG en bij de begroting gerapporteerd. Dit gaat onder andere over de financiën en risico’s. Daarnaast wordt er soms ook via (aparte) voortgangsrapportages gerapporteerd over de projecten/gebieden en via de eigen projectlijn.

Planning actieplan In het onderstaande overzicht is volledigheidshalve beknopt weergegeven wat de voortgang is op de actiepunten beheersing projecten Q2 en Q3 2023. Afgeronde actiepunten zijn in de bijlage toegevoegd. Onderwerp Risicomanagers in dienst

Planning Q2 2023

Verder uitrollen van acties op het gebied van kwaliteitsmanagement.

Q2 2023

Bespreking Risicomanagement in Cie. Ruimte en Rekeningencommissie Kader risicomanagement

Q2 2023

Leidraad kostenramingen

Q3 2023

Q3 2023

S.v.z. april 2023 De vacature voor twee vaste risicomanagers staat al enige tijd open. Echter, door krapte op de arbeidsmarkt zijn deze nog niet ingevuld. Er is ingezet op uitbreiding van de wervingskanalen en promotie van de vacature. Ondertussen worden er twee risicomanagers ingehuurd. Gestarte pilots worden vervolgd en geëvalueerd. Daarna zal een uitgebreider implementatieplan worden bedacht en tot uitvoering gebracht De manier waarop risicomanagement wordt toegepast wordt besproken op 1 juni 2023 tijdens een gecombineerd overleg. Er wordt gewerkt aan een kader voor risicomanagement dat de komende maanden wordt uitgewerkt in gezamenlijkheid (DSO en DSB). Dit kader is niet nieuw, maar verzamelt en brengt gestructureerd in beeld hoe het fysieke domein (samen)werkt in projecten op het gebied van risicomanagement. Een leidraad kostenramingen maakt duidelijk welke marges te hanteren bij welk type project in welke fase. Nadere uitwerking en het vaststellen van de leidraad wordt 2023 verwacht.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10520238

Onderzoek grote projecten

Q3 2023

De Standaard projectmatig werken

Ntb.

Het onderzoek grote projecten wordt naar verwachting begin Q3 2023 opgeleverd. Indien mogelijk worden resultaten eerder met de gemeenteraad gedeeld. De Standaard projectmatig werken is een projectleveringsmethode voor projecten die worden uitgevoerd binnen het fysieke domein. De Standaard projectmatig werken is geen nieuwe aanpak, maar verzamelt en brengt gestructureerd in beeld hoe het fysieke domein (samen)werkt in projecten.

U wordt periodiek over voortgang van openstaande actiepunten geïnformeerd, een en ander conform toezegging brief projectbeheersing 19 maart 2021. Het eerstvolgend moment waarop u geïnformeerd wordt is Q3 2023. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

5/5