RIS315765 Bijlage

Bijlage 1: Afgesloten onderwerpen Dikgedrukt zijn de afgerond acties van het afgelopen half jaar. 040

Thema

Onderwerp

Stuurgroep Projectbeheersing

Afdeling Beheersing Projecten

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Plan van aanpak Beheersing Projecten

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

S.v.z. april 2023 De stuurgroep Projectbeheersing, bestaande uit de Gemeentesecretaris en de Algemeen Directeuren van zowel de Dienst Stedelijke Ontwikkeling als de Dienst Stadsbeheer, komt maandelijks samen en stuurt op de voortgang van de verdere professionalisering van projectbeheersing. Afdeling Beheersing Projecten (MBP) is op 1 februari 2021 gestart. Opleveren GRIP, verdere ontwikkeling risicobeheersing (inclusief de begeleiding van de GRIPprojecten), opstellen plan van aanpak en daaruit voortvloeiend een concept kaderstellend risicoplan, zijn enkele resultaten waarvoor de afdeling verantwoordelijk is. Ter voorbereiding op het opstellen van het plan van aanpak Beheersing projecten is er door Twynstra Gudde gekeken naar een aantal projecten. Focus lag voornamelijk op faseovergang en opstellen van ramingen. Aanbevelingen zijn in actieplan Beheersing projecten meegenomen. Er is een Plan van Aanpak Beheersing Projecten opgesteld waarin er richting is gegeven aan de verdere ontwikkeling van producten en processen die helpen om nog meer grip te krijgen op de beheersing van projecten. Op basis van de GROTIK+M aspecten wordt de weg geschetst om projectbeheersing de gevraagde impuls te geven, van pre-initiatief tot oplevering en evaluatie. De GROTIK-methode is een veel gebruikte methode voor het beheersen van benoemde aspecten in het projectmanagement.

De aspecten zijn: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. De gemeente Den Haag heeft daar de M van Maatschappelijke relevantie aan toegevoegd, zodat het duidelijk is wat we willen bereiken met het project en of de beoogde doelstellingen nog steeds worden behaald gedurende het project. Externe review op het plan van aanpak is gedaan door Horvat & Partners B.V. Uit die review kwamen aanbevelingen naar voren die betrekking hadden op het definiëren van de opgave, het niet alleen focussen op laag hangend fruit en op verder concretiseren en versterken van de verbinding van het kernproces met projectbeheersing. Zowel de Dienst Stedelijke Ontwikkeling als de Dienst Stadsbeheer zijn betrokken bij de vervolgstappen die we met elkaar nemen om te komen tot verdere professionalisering van projectbeheersing, risicomanagement in het bijzonder. Er zijn RISMAN (Risicomanagement methode) -workshops gegeven aan circa 60 projectleiders en secretarissen in het fysieke domein. Doel daarbij is, naast de inhoudelijke focus, het risico gestuurd werken vanuit alle leden van het projectteam. Aandachtspunt is sturing op programmarisico’s t.o.v. projectrisico’s.

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10421980

Risicomanagers zijn ingehuurd. Intern is er aansluiting gevonden bij gemeente breed Risicomanagement en bij de Managers Project Beheersing ontwikkelgroep van DSB. Daarnaast wordt voortgang met Stuurgroep Projectbeheersing gedeeld. Er zijn intakegesprekken gevoerd met alle projectleiders van High Risk projecten. Er is een schouw uitgevoerd van waar uit Risicomanagement aanbevelingen naar de projecten zijn gedaan. Diverse projecten, GRIP maar ook andere projecten, worden begeleid en een groot aantal projectleiders wordt inmiddels meegenomen in hoe het risicomanagement verder geoptimaliseerd kan worden. Herijking van de portefeuille van het fysieke domein waardoor de nieuwe GRIP-projecten (2023) zijn geselecteerd. Bespreking met de commissie Ruimte en de Rekeningencommissie heeft op 24 maart 2021 plaatsgevonden. Er is een voorstel gedaan over omgang met de kenmerken om te bepalen welke projecten GRIP projecten zijn. Bovendien is er een eerste versie van nieuw format gepresenteerd. Risicomanagement heeft een stevige plek gekregen. Nieuw voorstel GRIP vastgesteld in gemeenteraad van 14 juli 2021 met amendement (Reikwijdte GRIPrapportage RIS3096681) waarin is opgenomen dat projecten met een score van hoger dan 8 op kenmerken lijst worden opgenomen in GRIP-rapportage en dat de Toegankelijke projecten van DSB worden toegevoegd.

informatievoorziening GRIP-rapportage en verantwoording De Q2-rapportage (RIS311223) en de Q3-rapportage met gemeenteraad naar de (RIS311907) 2021 zijn volgens nieuw format ingevuld gemeenteraad. en volledig geheim gedeeld met de gemeenteraad. De evaluatie van de GRIP-rapportage zijn in gesprek met Rekeningencommissie/commissie Ruimte d.d. 25 mei 2022 en 1 juni 2022 voorbesproken en op 25 januari 2023 aan de Rekeningencommissie voorgelegd. Via een commissiebrief zijn de verbetervoorstellen op 22 februari 2023 nogmaals bevestigd (RIS314573). De GRIP-rapportages Q2 en Q3 2022 (RIS314283) zijn op 22 februari 2023 grotendeels openbaar (m.u.v. risico’s en financiën) gedeeld met de gemeenteraad. Start Programma RIS308052 Voortgang Programma Verbetering Verbetering Beheersorganisatie Beheersorganisatie

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10421980

Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente

Op 19 maart 2021 heeft het college aan de gemeenteraad toegezegd een onderzoek te laten uitvoeren naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag (RIS308178). Akro Consult heeft het onderzoek uitgevoerd en op 2 februari 2023 is het onderzoek besproken in de commissie Ruimte. De aanbevelingen uit het rapport worden betrokken bij een herziening van Onderzoek naar de de Nota Grondbeleid die door de gemeenteraad op 18 bouw- en juli 2019 is vastgesteld (RIS302035). Hierbij zal ook het ontwikkelmarkt in arrest van de Hoge Raad d.d. 26 november 2021 Den Haag betrokken worden waarin - kortgezegd - is bepaald dat een overheidslichaam bij verkoop van grond in beginsel mededingingsruimte en transparantie moet bieden (Didam-arrest, ECLI:NL:HR:2021:1778). Verwachting is de gemeenteraad een voorstel voor een herziene Nota Grondbeleid aan te kunnen bieden in het tweede kwartaal van 2023.

3/3