RIS315740 Bijlage 4 Uitvoeringsbesluit DMO 2008 RIS158147 (1)

Gemeente Den Haag RIS158147_08-OKT-2008

Ons kenmerk

BSD/2008.3880 RIS 158147

UITVOERINGSBESLUIT DOELMATIGHEIDS- EN DOELTREFFENDHEIDSONDERZOEK HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Gelet op artikel 2 lid 1 van de Verordening doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoek. Besluit: I.

Het onderstaande uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Den Haag vast te stellen;

Uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Den Haag 2008

BSD/2008.3880

2

Artikel 1 Begripsbepalingen a. Audit Committee:

b.

beleidsdoorlichting:

c.

dienstoverstijgend onderzoek:

d. e.

dienstspecifiek onderzoek: doelmatigheid (efficiency):

Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl

f.

g.

doeltreffendheid (effectiviteit): bijdragen

verordening:

de commissie, bestaande uit de concerncontroller, de directeur van de Gemeentelijke Accountantsdienst en de gemeentesecretaris, die verantwoordelijk is voor onder meer de coördinatie van de hier bedoelde onderzoeken. evaluatieonderzoek ex post op het niveau van een algemene of operationele doelstelling van een beleidsprogramma. onderzoek waarin meerdere diensten worden betrokken, bijvoorbeeld onderzoek naar gemeentebrede thema’s. onderzoek binnen één dienst. de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt bij een gelijkblijvende hoeveelheid van middelen. Onderzoek naar doelmatigheid richt zich met name op verbetering van de bedrijfsvoering.

Telefoon: 070 - 35 32221 Fax: 070 - 35 32782

de mate waarin de geleverde producten en prestaties

aan het realiseren van de gestelde (beleids)doelen. Onderzoek naar doeltreffendheid richt zich op de vergelijking van het gerealiseerde en gewenste effect. Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek (5/2008).

Artikel 2 Typen onderzoek 1. In dit uitvoeringsbesluit worden de volgende typen onderzoek onderscheiden: a. onderzoeken naar het door de gemeente gevoerde maatschappelijke beleid, ofwel het externe beleid (beleidsdoorlichtingen); b. dienstoverstijgende onderzoeken naar het door de gemeente gevoerde beleid voor de interne organisatie, ofwel het interne beleid of beheer (gemeentebreed doelmatigheidsonderzoek); c. dienstspecifieke onderzoeken geïnitieerd door de diensten zelf. 2. Voor het onderzoek zoals bedoeld in het eerste lid onder a en b, wordt tweejaarlijks een programma door het college vastgesteld. 3. Het onderzoek, zoals bedoeld in het eerste lid onder a en b, valt binnen het bereik van de verordening.

BSD/2008.3880

3

Artikel 3 Verantwoordelijkheden en procedure 1. Onderzoeken zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a en b a. Het college is opdrachtgever van het onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. b. Het Audit Committee is opdrachtnemer van het door het college vastgestelde programma van onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. c. Het Audit Committee legt elke twee jaar in het derde kwartaal (na de collegeretraite) een conceptonderzoeksprogramma ter besluitvorming voor aan het college. d. Het Audit Committee inventariseert de mogelijke onderzoeksonderwerpen voor het onderzoeksprogramma. e. Het Audit Committee selecteert en onderbouwt de onderzoeksonderwerpen. f.

De criteria op grond waarvan de selectie en prioritering plaatsvindt, zijn: - de resultaten van het onderzoek moeten relevant zijn voor bestuurlijke besluitvorming of voor besluitvorming op topmanagementniveau; - het onderwerp moet ofwel een relatie hebben met een programma uit de programmabegroting ofwel aansluiten op actuele aandachtsgebieden van bestuur en/of topmanagement; - er moet sprake zijn van een reëel of potentieel probleem; - het onderzoek moet een toegevoegde waarde hebben: indien binnen de organisatie problemen genoegzaam bekend zijn en standpunten over mogelijke oplossingen zijn ingenomen, heeft een onderzoek weinig toegevoegde waarde; - er moeten aanwijzingen zijn dat verbeteringen mogelijk zijn en dat de behoefte of intentie bestaat om knelpunten aan te pakken; - het onderzoek moet haalbaar zijn; de haalbaarheid wordt bepaald door de beschikbaarheid van gegevens, het beslag dat een onderzoek legt op de capaciteit van de ambtelijke organisatie en de doorlooptijd. g. De gemeentesecretaris, tevens voorzitter van het Audit Committee, zorgt er voor dat de Centrale Ondernemingsraad zijn medezeggenschapsrechten, zoals geformuleerd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), tijdig kan uitoefenen. h. Het Audit Committee is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitvoering van de onderzoeken.

Het zet de onderzoeksopdracht uit, volgt de voortgang en stelt het onderzoeksrapport ambtelijk vast. i. De voorzitter van het Audit Committee legt de aanbevelingen die voortvloeien uit de onderzoeken via de wethouder Financiën ter besluitvorming voor aan het college. De voorzitter voegt indien van toepassing het advies van de Centrale Ondernemingsraad toe. j. In het concernverslag wordt melding gemaakt van de uitgevoerde onderzoeken. 2. Dienstspecifieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder c. a. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor periodieke toetsing van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het dienstbeleid, -beheer en/of organisatie. b. Het diensthoofd legt het projectvoorstel en de rapportage ter advisering voor aan de ondernemingsraad van de dienst. c. Het diensthoofd doet verslag van het onderzoek in de jaarrekening van de dienst.

BSD/2008.3880

4

Artikel 4 Methode en organisatie 1. Beleidsdoorlichtingen, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, worden als volgt opgezet. a. De onderzoeksopdracht wordt door wethouder Financiën in overleg met de portefeuillehouder(s) opgesteld en door het college vastgesteld. b. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een stuurgroep, ingesteld door wethouder Financiën en portefeuillehouder(s). De stuurgroep bestaat onder meer uit een onafhankelijke voorzitter, de verantwoordelijke beleidsdirecteur, de directeur Financiën, externe expert(s) en een secretariaat. Het secretariaat wordt in gezamenlijkheid gevoerd door de directie Financiën en de betrokken beleidsdienst(en). c. De stuurgroep is verantwoordelijk voor de inhoud, uitvoering, voortgang en rapportage van het onderzoek. d. Het Audit Committee wordt voor het volgen van de beleidsdoorlichtingen uitgebreid met één of twee beleidsdirecteuren, die geen betrokkenheid hebben bij het beleidsveld dat wordt onderzocht. e. De wethouder Financiën brengt de rapportage in het college; de betrokken portefeuillehouder heeft voorvisie. f. De betrokken portefeuillehouder geeft tegelijkertijd met het aanbieden van het rapport een beleidsreactie op het rapport; de wethouder Financiën heeft voorvisie. g. Het college stelt de rapportage en de beleidsreactie vast. h.

Het college informeert de raad en de rekenkamer schriftelijk over de resultaten van het onderzoek (conform artikel 2 lid 6 van de verordening) en de eventuele vervolgstappen naar aanleiding van de beleidsreactie. 2. Beleidsdoorlichtingen zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, bestaan uit de volgende onderdelen. a. Een beschrijving en analyse van het probleem dat aanleiding was voor maatschappelijk beleid. b. Een beschrijving en motivering van de rol van de gemeente. c. Een beschrijving van de beleidsdoelstellingen van de gemeente. d. Een beschrijving van de instrumenten die zijn ingezet om de beleidsdoelstellingen te realiseren en een analyse van de maatschappelijke effecten daarvan. e. Een beschrijving van de middelen die zijn ingezet om de doelstellingen te bereiken. f. Conclusies een aanbevelingen over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het onderzochte beleidsterrein. 3. De doelmatigheidsonderzoeken, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, worden als volgt opgezet. a. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een projectteam met vertegenwoordigers uit verschillende diensten en een projectleider van de directie Financiën. b. Het onderzoeksplan wordt door het Audit Committee vastgesteld. c. Het projectteam is verantwoordelijk voor de inhoud, uitvoering, voortgang en rapportage van het onderzoek. d.

De wethouder Financiën brengt de rapportage in het college; de betrokken portefeuillehouder heeft voorvisie. e. Het college stelt de rapportage vast. f. Het college informeert de raad en de rekenkamer schriftelijk over de resultaten van het onderzoek, conform artikel 2 lid 6 van de verordening.

BSD/2008.3880

5

4. Doelmatigheidsonderzoek zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, bestaan uit de volgende onderdelen. a. Een beschrijving en analyse van de knelpunten in het beleid voor de interne organisatie. b. Een beschrijving van de doelstellingen en normen van dit beleid. c. Een beschrijving van de gehanteerde instrumenten en een analyse van de effecten daarvan. d. Een toets op de kwaliteit van het beleid en beheer aan de hand van de normen. e. Conclusies en aanbevelingen over doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 5 Intrekking oude uitvoeringsbesluit Het Uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Gemeente Den Haag (BSD/2003.308) wordt ingetrokken. Artikel 6 Inwerkingtreding Dit uitvoeringsbesluit treedt op 1 oktober 2008 in werking. Artikel 7 Citeertitel Dit uitvoeringsbesluit kan worden aangehaald als “Uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Den Haag 2008”. Den Haag, 30 september 2008 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,

mw. A.W.H. Bertram

J.J. van Aartsen