RIS315740 Bijlage 2 Term sheet herziening Kaders en Richtlijnen 213a onderzoek

Term sheet herziening Kaders en Richtlijnen 213a onderzoek Dit document bevat een voorstel voor de herziening van de gemeentelijke kaders en richtlijnen voor onderzoek ex. Artikel 213a gemeentewet ('doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek'). Het voorstel is het resultaat van een vooronderzoek, uitgevoerd in opdracht van de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Bij dit voorstel is als bijlage de rapportage van het vooronderzoek bijgevoegd. Hieronder staat per thema aangegeven welke keuze wordt voorgesteld. Het voorstel en de GMT-bespreking ervan dienen als basis voor een nieuwe 213a-verordening en bijbehorende richtlijnen. Het voorstel opgenomen in onderstaand schema vloeit in hoofdzaak voort uit drie overwegingen: • Consistentie met bestaande en toekomstige landelijke kaders (o.a. de Wet Open Overheid, treedt in werking per 1-5-2022). • Consistentie met overkoepelende inrichting en ontwikkelingen van de gemeentelijke organisatie, waaronder de vorming van de Directie Middelen en Control (DMC). • Vereenvoudiging, d.w.z. minder bij DMO betrokken gremia/spelers en verduidelijken van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Thema Proces van opstellen DMO-programma a. Ambtelijk opdrachtgeverschap

Was (formeel)

Wordt

Geen

GS

a. Vaststellen programma

College

College

c.

Alleen 213a-onderzoek Alleen 213a-onderzoek (Afstemming met o.a. (Afstemming audits) met o.a. audits) Audit committee (praktijk: GMT levert onderwerpen brede inventarisatie onder aan stakeholders, o.a. GMTleden en bestuursadviseurs). Audit committee (praktijk: GS, op advies CC GMT, na voorvisie CC en GS)

Bundeling onderzoek

d. Onderwerpsinventarisatie

Onderwerpselectie (en doorgeleiding programma naar college) Inrichting governance (voor onderzoeken in programma) (zie ook 'borging onafhankelijkheid') a. Vaststellen onderzoeksplan b. Begeleiding tijdens onderzoek c. Ambtelijk vaststellen rapport Inrichting onderzoeksproces a. Maximale doorlooptijd onderzoek e.

b. c.

Stuurgroep Stuurgroep Stuurgroep

Geen maximum

Borging door stuurgroep via onderzoeksplan (uitvoerbaar in 6 mnd.) Primair intern (DMC), inhuur mogelijk. Eigen handboek, GS stelt vast op advies van CC

Samenstelling onderzoeksteam

Primair intern, inhuur mogelijk Standaarden voor kwaliteitsborging Externe standaarden

Borging onafhankelijkheid a. Positionering

b.

Audit committee Stuurgroep Audit committee

Opdrachtgeverschap (voor separate onderzoeken)

Tot 1-4-2022 DBV Control (wel reeds functionele aansturing door Concerncontroller). College (geen separate ambtelijk opdrachtgever, opdracht vastgesteld door poho financiën i.om. inh. betrokken poho).

Directie Middelen en Control (DMC)

GS, die delegeert aan CC, tenzij onderwerp waar CC direct verantwoordelijk voor is (i.e. verb. partijen), dan GS opdrachtgever

c. d.

Instrumenteigenaar DMO (bestuurlijk) Wethouder financiën Wethouder financiën Besluitvorming en begeleiding bij onderzoeken Scope vaststelling door audit Scope vaststelling door (zie ook vaststelling onderzoeksplan) committee. stuurgroep.

e.

Gremium voor borgen onafhankelijkheid

Stuurgroep

Stuurgroep

Samenstelling stuurgroep

Min. 4 leden, inclusief CFO en beleidsdirecteur van onderzochte directie

GMT-lid van andere dan de onderzochte directie, CC1, externe

Integraal delen met raad

Integraal delen met raad

Verspreiding onderzoeksrapporten (Conform Wet Open Overheid, zie bijlage 1) Verantwoordelijke implementatie aanbevelingen

Niet expliciet vastgelegd Geadresseerde van (praktijk: geadresseerde van aanbeveling(en) aanbeveling(en) Verantwoordelijke monitoring & toezicht aanbevelingen Audit committee

CC rapporteert aan GS, GS aan GMT

Inhoudelijke focus onderzoeken Primair beleid in de stad, Combinatie van beleid en beleidsdoorlichting ex-post bedrijfsvoering

1

Tenzij de concerncontroller direct verantwoordelijk is voor een onderzoeksthema, dan wordt een vervangend lid aangewezen.

Bijlage: volledig overzicht keuzeopties per deelaspect De beschreven keuzeopties zijn gebaseerd op inventarisatie van de G4-situatie, dus inclusief de situatie zoals deze formeel in Den Haag geregeld is (onderstreept). Deelaspect Opstellen DMO-programma a. Ambtelijk opdrachtgeverschap

b.

Vaststellen programma

c.

Bundeling onderzoek

d.

Onderwerpsinventarisatie

e.

Onderwerpselectie (en doorgeleiding programma naar college)

Inrichting governance onderzoeken a. Vaststellen onderzoeksplan

b.

Begeleiding tijdens onderzoek

c.

Ambtelijk vaststellen rapport

Inrichting onderzoeksproces a. Maximale doorlooptijd onderzoek

b.

Samenstelling onderzoeksteam

c.

Standaarden voor kwaliteitsborging

Borging onafhankelijkheid a. Positionering

Keuzeopties (resultaat G4-inventarisatie) I. Geen (= College), II. Concerncontroller, III. Gemeentesecretaris. I. Audit committee, II. Gemeentesecretaris, III. GMT, IV. College. I. 213a-onderzoek kent eigen programma II. 213a-onderzoek en audits worden gecombineerd in één onderzoeks/auditprogramma (en dan vaak ook in een afdeling) I. Bestuurlijk (via adviseurs of wethouders), II. Audit committee, III. Concerndirectie (GMT), IV. Onderzoeksteam (o.b.v. eigen selectiecriteria), V. Combinatie. I. Audit committee, II. Gemeentesecretaris, III. GMT, IV. Onderzoeksteam. I. II. III. IV. V. I. II. III. I. II. III. IV.

Concerncontroller Lid concerndirectie (= opdrachtgever) Audit committee Themawethouder Stuurgroep Geen Adviserende stuurgroep Besluitvormende stuurgroep Concerncontroller Audit committee Stuurgroep College

I. II.

Geen maximum Borging door stuurgroep via onderzoeksplan (haalbaar in 6 maanden) I. Alleen eigen mensen (DMO-team) II. Primair intern, inhuur mogelijk III. Onderzoeksteam flexibel aanvullen met interne specialisten I. Externe standaarden, II. Eigen handboek, III. Combinatie. I.

Directie Middelen concerncontroller)

en

Control

(onder

II.

Directie Middelen en Control (onder concerncontroller, bij thema’s waarvoor de concerncontroller inhoudelijk verantwoordelijk is wordt gerapporteerd aan de gemeentesecretaris) III. Direct onder gemeentesecretaris

b.

Instrumenteigenaar DMO (bestuurlijk)

c.

Besluitvorming en begeleiding bij onderzoek

I. II. I. II. III. IV. V.

d.

Gremium voor borgen onafhankelijkheid

Wethouder Financiën Wethouder Personeel en Organisatie Scope vaststelling door stuurgroep Scope vaststelling door concerncontroller Scope vaststelling door audit committee Scope vaststelling door ambtelijk opdrachtgever (lid concerndirectie) Scope vaststelling door college via inhoudelijk betrokken wethouder

I. Audit committee II. Stuurgroep met externe(n) III. Geen

Verspreiding onderzoeksrapporten I.

II. III.

Onderzoeksprogramma en rapportages integraal delen met de raad, al dan niet voorzien van extra toelichting en/of reactie onderzochte partij, Feitenrapport intern, bestuurlijk rapport delen met de raad, Summier rapporteren in de jaarstukken, afschrift programma/onderzoek naar stelselverantwoordelijke wethouder/college.

Verantwoordelijke implementatie aanbevelingen I. II.

Penvoerder ambtelijke reactie, Geadresseerde partij van een specifieke aanbeveling (niet geformaliseerd, wel praktijk), III. Gezamenlijke verantwoordelijkheid concerndirectie. Verantwoordelijke monitoring & toezicht aanbevelingen I. II. III. IV.

Audit committee, Onderzoeksteam (via follow-up onderzoek), Concerndirectie/college, geïnformeerd via halfjaarlijkse rapportage auditmanager. Concerncontroller rapporteert aan GMT, analoog met bevindingen GAD-rapport.

Inhoudelijke focus onderzoeken I. Primair beleid in de stad/maatschappelijke opgaven II. Primair eigen organisatie/bedrijfsvoerings-thema’s III. Combinatie van beleid en bedrijfsvoering