RIS315739 Verslag Rekeningencommissie 31 mei 2023

Rekeningencommissie RIS315739

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 31 mei 2023 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, R. Guernaoui en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema, mevrouw T. Gommans mevrouw A. Fernando en de heren F. van der Niet en M. Perkgöz; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren T. de Boer, K. Partiman en M. Etalle.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 24 mei 2023 Het verslag van de vergadering van 24 mei 2023 (RIS315637) wordt ongewijzigd vastgesteld. De inhoud van het verslag wordt opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Het Presidium heeft een afschrift gestuurd van zijn brief aan het college over de wijziging van de planning van de voorjaarsnota en de viermaandsrapportage (GRF/230316). Gevraagd is bij de evaluatie van de voorgestelde werkwijze dit najaar het presidium en de voorzitter van de Rekeningencommissie te betrekken voordat de planning voor 2024 wordt opgesteld. De eerder ontvangen contourenbrief aan de gemeenteraad over de voornemens van het college aangaande de actualisering van het financieel beleid (RIS314462) komt aan de orde in een werkbespreking met de commissie Bestuur op 14 juni 2023. De Rekeningencommissieleden hebben laten weten bij deze werkbespreking aanwezig te willen zijn (zie het verslag van 13 april 2023, RIS315408). Het debat hierover met het college is geagendeerd voor de vergadering van de commissie Bestuur op 28 juni 2023. In april is een brief van de Rekenkamer over het toezicht op accountantsdiensten (RIS314947) aangehouden. De voorzitter zal hierover eerst een gesprek hebben met de voorzitter van de Rekenkamer. Behandeling van de brief wordt vooralsnog aangehouden.

D. Jaarrekening 2022 en accountantsverslag

D.1.

Bevindingen accountantsverslag per thema

De gemeenteaccountant, Carla Slotema, geeft een verdiepende toelichting op enkele onderwerpen die naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening 2022 (RIS315244) naar voren zijn

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

gekomen in het accountantsverslag (RIS315417). De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd.

Financiële positie Landelijk >200.000 Gemeente De verplichte financiële kengetallen van Den Den Haag Haag zijn vergeleken met de landelijke trend. Weerbaarheid: Hoewel de gemeente Den Haag hierin Netto schuldquote 74% 74% 47% gunstig naar voren komt zijn er aandachtspunten voor de toekomst in het Gecorrigeerde kader van de weerbaarheid, zoals de netto schuldquote 68% 70% 42% solvabiliteit en de structurele Solvabiliteit 30% 37% 32% exploitatieruimte. Naast de vergelijking met Grondexploitatie 7% 4% 0% het landelijke gemiddelde zoals die in de Wendbaarheid: grafieken is te zien, is in nevenstaande tabel ook een vergelijking gemaakt met gemeenten Structurele exploitatieruimte 0% 0% 0% met meer dan 200.000 inwoners. De belastingcapaciteit 105% 98% 83% kengetallen kunnen worden onderverdeeld in de categorieën weerbaarheid en wendbaarheid. Weerbaarheid geeft aan in welke mate de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen. Wendbaarheid is de mate waarin de gemeente kan bijsturen bij veranderende omstandigheden. De netto schuldquote geeft inzicht in de druk van de schuldenverplichting op de exploitatie en de hoogte van de effectieve schuld. Hoe lager het percentage, hoe beter. De gecorrigeerde netto schuldquote is gecorrigeerd voor de door de gemeente verstrekte leningen.

De effectieve solvabiliteit, ofwel de schuldenlast van het bezit, is beter dan het landelijk gemiddelde maar lager dan andere grote gemeenten. Dit percentage geeft de mate weer waarin de gemeente in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen; hoe hoger, hoe beter. Het percentage bij grondexploitatie geeft de positie van de gronden ten opzichte van de baten; hoe lager, hoe beter. De kengetallen inzake wendbaarheid zijn: structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit. De structurele exploitatieruimte geeft aan wat de ruimte is tussen de structurele baten en lasten. Hierbij geldt ook: hoe hoger, hoe beter. De belastingcapaciteit is de mate waarin de gemeente in staat is een financiële tegenvaller in het volgende begrotingsjaar op te vangen en de ruimte die er is voor nieuw beleid. Voor dit kengetal geldt: hoe lager, hoe beter. In de vorige vergadering is gevraagd naar alternatieve normen voor de duiding van kengetallen over de financiële positie. Hiervoor zou de handleiding houdbaarheidstest gemeentefinancien 2022 van de VNG geraadpleegd kunnen worden. Voorspellende waarde van de begroting De laatste jaren blijken zich bij de jaarafsluiting overschotten voor te doen, zelfs als de begroting laat in het lopende jaar is aangepast.

Dit jaar bestonden de belangrijke afwijkingen tussen de begroting en de realisatie uit een nadeel door niet uitgevoerde werkzaamheden van € 21,7 miljoen, nadelen grondexploitaties (€ 18 miljoen), voordelen bijstand (€ 21,5 miljoen) en voordelen gemeentefonds (€ 32,7 miljoen). De accountant adviseert het college te vragen om te onderzoeken waarom het niet lukt om alle beschikbare middelen te besteden en dit te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462). Het college heeft aangegeven dit advies op te willen volgen. Deze week ontvangt de Rekeningencommissie van haar een korte notitie met een reflectie op de contourenbrief. De accountant heeft het college geadviseerd om in de komende periode het werken met scenario’s verder te ontwikkelen ten behoeve van de financiële (bij)sturing. Het college lijkt ook dit advies te willen opvolgen. Pagina 2 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

De afgelopen jaren zijn in toenemende mate incidentele middelen ter beschikking van de gemeente gekomen, zoals de specifieke uitkeringen van het rijk. Daarmee wordt het belangrijker ervoor te zorgen dat structurele uitgaven met structurele baten worden gedekt. De provincie houdt toezicht op het evenwicht hiervan in de gemeentelijke meerjarenbegroting. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Invloed van specifieke uitkeringen op onderbestedingen: het komt de laatste jaren veel voor dat het rijk tegen het eind van het jaar aan gemeenten additionele specifieke uitkeringen toekent voor specifieke taken. Omdat de besteding van deze middelen aanvankelijk niet waren geraamd in de begroting, zouden ze van invloed kunnen zijn op het ontstaan van een positief jaarresultaat. De Rekeningencommissie signaleert een verband tussen additionele specifieke uitkeringen die laat in het jaar worden toegekend vanuit het rijk en het zich voordoen van onderbestedingen. De commissie wil weten in hoeverre het college hierop zou kunnen anticiperen (onderwerp ter bespreking met de wethouder Financiën en aandachtspunt voor de vakcommissie).

▪ Jaarrekeningresultaten door niet uitgevoerde werkzaamheden: in de raadsperiode 2014-2018 heeft het college op aandringen van de Rekeningencommissie ingezet op het terugdringen van onderbestedingen die onder meer voortkwamen uit het niet (tijdig) uitvoeren van begrote werkzaamheden (bijvoorbeeld door middel van overcommitteren). De Rekeningencommissie benadrukt dat gestreefd moet worden naar een zo realistisch mogelijk beeld van de daadwerkelijk te besteden middelen in een jaarschijf en wil van het college weten hoe gedurende het jaar wordt gestuurd op de budgetten voor uit te voeren werkzaamheden (punt voor de vakcommissie/contourenbrief en voor het RC-rapport).

Cybersecurity assessment De Accountantsorganisatie heeft een pilot voor een cybersecurity assessment uitgevoerd in het kader van de jaarrekeningcontrole, die wordt toegelicht door Frank van der Niet, senior auditor bij de Accountantsorganisatie. Voor de aanpak van het assessment is het internationale cybersecurity framework van het NIST gebruikt. Dit framework is gebaseerd op frameworks van onder meer het COBIT en het ISO en stelt organisaties in staat om de cyberweerbaarheid te vergroten. Een ander bestaand framework is de BIO, deze is al verplicht voor gemeenten. Het NIST-framework bestaat uit vijf categorieën: 1. identificeren: overziet de gemeente het gehele IT-landschap, zowel voor wat betreft applicaties in eigen beheer als clouddienstverlening? 2. beschermen: heeft de gemeente het IT-landschap voldoende beschermd? 3. detecteren: het identificeren van netwerkverkeer of inlogpogingen en het tijdig detecteren van een doorbraak in de bescherming; 4. reageren: is de gemeente in geval van een doorbraak in staat om adequaat te reageren op een cybersecurity-incident? 5. herstellen: na een incident dient eventuele schade weer te worden hersteld en moet hierover gecommuniceerd kunnen worden, zowel intern als extern. De gemeente Den Haag heeft aandacht voor beschermen en detecteren, onder meer in de vorm van het evenement Hâck The Hague.

Afgezien van een DDoS-aanval in 2021 heeft zich recent geen grote cybersecurity-crisis voorgedaan. Uit doelmatigheidsoverwegingen zijn daarom beschermen en detecteren niet betrokken in het assessment en is gefocust op identificeren, reageren en herstellen. Het normenkader is in overleg met de gemeente in het Nederlands opgesteld. Uit veiligheidsoverwegingen worden de bevindingen niet in detail gedeeld.

Pagina 3 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

Om het IT-landschap goed te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat dit volledig in kaart is gebracht en dat ook de onderlinge afhankelijkheden bekend zijn. Voor een adequate reactie is het belangrijk om goed voorbereid te zijn, zodat zo snel mogelijk gereageerd kan worden. Dit draagt bij aan het zoveel mogelijk beperken van de schade en het zo goed mogelijk communiceren in geval van een incident. Uit het assessment komt naar voren dat de gemeente geen volledig zicht heeft op het IT- landschap. Zo is er bijvoorbeeld geen centraal overzicht van kritische uitbestedingen en is het overzicht van kritische services en infrastructuur niet actueel. De toename in complexiteit van cyberaanvallen vraagt om specifiek op de gemeente toegespitste responsplannen voor verschillende scenario’s. Tot nu toe maakt de gemeente echter gebruik van generieke (internationaal) beschikbare responsplannen. De dreigingen worden steeds intelligenter. Om geen tijd te verliezen is het daarom essentieel om voorbereid te zijn op alles waar je als gemeente in geval van een incident op voorbereid kúnt zijn. Om te kunnen herstellen van een cybersecuritycrisis is goede communicatie van belang. Er bestaat wel een overkoepelend communicatieplan, maar geen communicatieplan specifiek voor een cybersecuritycrisis.

De Accountantsorganisatie dringt daarnaast aan op het opstellen van ITherstelplannen voor bijvoorbeeld de volgorde van het weer in bedrijf nemen van systemen of het terugplaatsen van backups. Het college heeft aangegeven de aanbevelingen te willen overnemen. Voorts wordt geadviseerd om cybersecurity nóg meer prioriteit te geven en na te denken over de governance van IT: is de huidige inrichting van verantwoordelijkheden en sturing effectief? Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Governance van informatieveiligheid: in het accountantsverslag (RIS315417) wordt op pagina 14 de aanbeveling gedaan om na te gaan of de huidige inrichting van verantwoordelijkheden en sturing rond cybersecurity voldoende effectief is om adequaat de constante dreiging van cyberaanvallen op te kunnen vangen. Er is nu een expertisecentrum dat het beleid maakt en kan adviseren, maar de eindverantwoordelijkheid voor informatieveiligheid ligt nu bij de diensten. Gezien de specialistische en actuele kennis die hiervoor nodig is, lijkt het voor de hand te liggen de eindverantwoordelijkheid centraal te beleggen. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college hierover denkt en wat daarbij de afwegingen zijn (punt voor het RCrapport).

▪ Governance en rol van het college: het assessment van de informatieveiligheid is nu op initiatief van de Rekeningencommissie en de Accountantsorganisatie tot stand gekomen. De Rekeningencommissie wil van het college weten of en hoe het college zelf ook dergelijke assessments wil (laten) uitvoeren in het kader van zogenoemde derdelijnscontroles (punt voor het RC-rapport). ▪ Alternatieve frameworks: nagegaan wordt of bij andere overheden en vergelijkbare organisaties andere frameworks worden gebruikt voor cybersecurity assessments.

Grondexploitaties De bevindingen met betrekking tot grondexploitaties worden toegelicht door Mustafa Perkgöz, auditmanager bij de Accountantsorganisatie. Voor het voeren van grondbeleid heeft de gemeente de keuze uit drie instrumenten: actief grondbeleid door middel van eigen grondexploitaties, faciliterend grondbeleid en samenwerking in de vorm van verbonden partijen. Deze staan in paragraaf 3.8 van de jaarrekening beschreven. Voor actief grondbeleid dient de gemeente zelf eigenaar van de grond te zijn of te worden. Bij faciliterend grondbeleid faciliteert de gemeente particuliere ontwikkelingsinitiatieven. Als deze initiatieven passen in de gemeentelijke plannen worden hiervoor geen kosten in rekening gebracht. De derde mogelijkheid is dat de gemeente in een publiek-private

Pagina 4 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

samenwerking binnen een verbonden partij met private partijen afspraken maakt over risico’s en de regievoering. Het aantal operationele grondexploitaties is in 2022 ten opzichte van 2021 gedaald van 38 naar 34. De totale eindwaarde van de grondexploitatieportefeuille bedraagt € 191,6 miljoen nadelig in 2022 (€ 157,8 miljoen nadelig in 2021). De hiermee samenhangende verliesvoorziening is mede daarom toegenomen van € 176,0 miljoen in 2021 naar € 208,3 miljoen in 2022. De benodigde weerstandscapaciteit is becijferd op € 38,3 miljoen (2021: € 39,2 miljoen), dit is een kwantificering van de geïdentificeerde risico’s. Bij grondexploitaties gaat het zowel om gerealiseerde baten en lasten als om toekomstige baten en lasten. De doorlooptijd bedraagt meerdere jaren, soms zelfs meer dan 10 jaar. Omdat het over toekomstige informatie gaat is sprake van prognoses waarvoor te hanteren parameters zijn gedefinieerd. Gedurende de looptijd kunnen marktomstandigheden of het beleid van de gemeente wijzigen, hetgeen van invloed kan zijn op de prognoses. In de jaarrekening controleert de accountant de balanspost Voorraden/onderhanden werk grondexploitatieplannen (inclusief de balanstoelichting). In 2022 bedroegen de kosten bijna € 99 miljoen meer dan de opbrengsten.

Naast de gerealiseerde kosten en opbrengsten zijn ook de toekomstige kosten en opbrengsten in de jaarrekening vermeld in de toelichting bij de desbetreffende balanspost. De geraamde nog te maken kosten bedragen € 271 miljoen, waar naar verwachting € 187 miljoen aan opbrengsten tegenover staan (saldo € 84 miljoen nadelig). Het saldo van de gerealiseerde kosten en opbrengsten en van de geraamde toekomstige kosten en opbrengsten bij elkaar opgeteld levert het verwachte eindsaldo van de grondexploitaties. Dit verwachte eindresultaat bedraagt nominaal (€ 99 miljoen + € 84 miljoen=) € 183 miljoen nadelig (netto contante waarde € 192 miljoen). In de controleaanpak van de accountant wordt op de 34 grondexploitaties een risicoanalyse uitgevoerd om per grondexploitatie de scope voor de accountantscontrole te bepalen. Ook wordt op basis van de realisaties van de afgelopen jaren teruggerekend hoe accuraat de ramingen van de gemeente waren. Voor de paragraaf Grondbeleid wordt getoetst of de inhoud ervan verenigbaar is met de cijfers in de jaarrekening. In de controleaanpak is speciale aandacht voor de opvolging van aanbevelingen die in voorgaande jaren zijn gedaan, voor nieuwe grondexploitaties en voor de afgesloten grondexploitaties. Verder wordt gekeken naar opvallende mutaties in de prognoses voor lopende grondexploitaties.

In totaal zijn 29 grondexploitaties geheel of gedeeltelijk gecontroleerd. Uit het onderzoek naar het project Dreven, Gaarden & Zichten dat mede door de Accountantsorganisatie is uitgevoerd (RIS313614), zijn enkele bevindingen naar voren gekomen met betrekking tot de aanscherping van enkele zaken in de verordening voor grondexploitaties. Dit betreft de toerekening van de investeringskosten op basis van de criteria Proportionaliteit, Profijt en Toerekenbaarheid (PPT) en het niet meer opnemen van een stelpost zonder verifieerbare onderbouwing of het doteren aan een fonds voor toekomstige onderhoudskosten. Tevens ontbreekt het aan een sluitende onderbouwing van toegerekende kosten voor de aanleg van nieuwe riolering. De gecorrigeerde fouten in het fysiek domein (€ 53,7 miljoen) hebben voor circa de helft betrekking op grondexploitaties. Deze bestaan uit fouten van circa € 11 miljoen en reclassificaties van circa € 16 miljoen. Bij de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden (€ 12,4 miljoen) doen zich herhalingen van bevindingen uit voorgaande jaren voor.

Pagina 5 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

Bij de jaarrekeningcontrole over 2021 werd een onzekerheid geconstateerd van circa € 12 miljoen met betrekking tot de investering voor de overkapping van de Grotiusplaats. Op advies van de accountant is deze investering uit de grondexploitatie gehaald, waardoor deze bevinding zich in 2022 niet herhaald heeft. Naar aanleiding van de bevinding in 2021 dat veel nog openstaande grondexploitaties administratief afgesloten konden worden, zijn inmiddels zeven grondexploitaties volledig afgesloten en nog eens twee gedeeltelijk. Op verzoek van de voorbereidingscommissie Dreven, Gaarden & Zichten is een onderzoek gedaan naar de verwerking van het raadsbesluit in de financiële administratie. Het merendeel van de bevindingen is vervolgens vóór de jaarrekeningcontrole gecorrigeerd, hetgeen heeft geleid tot minder bevindingen. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Actief versus faciliterend grondbeleid: de Rekeningencommissie heeft behoefte aan meer inzicht in de context van deze grondexploitaties.

Hoe maakt het stadsbestuur de afweging of de kosten van grondexploitaties de juiste prijs zijn voor investeringen om maatschappelijke doelstellingen te bereiken? Vooruitlopend op een eventuele beleidsmatige gedachtewisseling hierover wil de commissie weten of ook na vaststelling van een grondexploitatie actief naar alternatieven gekeken blijft worden (vraag aan de wethouder VWZ). ▪ Negatieve saldi van grondexploitaties: de Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de afweging die ten grondslag ligt aan de keuze voor de inzet van het instrument grondexploitatie zo transparant mogelijk is. De meeste grondexploitaties van de gemeente Den Haag hebben een negatief saldo. De Rekeningencommissie wil weten of dat ook geldt voor andere gemeenten en waar eventuele verschillen door verklaard kunnen worden (punt voor het RC-rapport). ▪ Duiding van saldoverslechtering: het komt voor dat het negatieve saldo van grondexploitaties gedurende de looptijd groter wordt. De commissie wil graag dat de informatievoorziening aan de raad in dergelijke gevallen voorzien wordt van een duiding: in hoeverre waren de kosten te voorzien, zijn het extra mogelijkheden of zijn het extra kosten die onafwendbaar zijn? (vraag aan de wethouder VWZ). ▪ Vervroegde controle van grondexploitaties: sinds enige jaren heeft de accountant bevindingen over de beheersing van grondexploitaties.

Dit jaar moesten voor de grondexploitaties Transvaal en Forepark omvangrijke correcties worden gedaan vanwege uiteenlopende interpretaties van verslaggevingsregels. Bij het (tussentijdse) onderzoek naar Dreven, Gaarden & Zichten is duidelijk geworden dat dergelijke correcties kunnen worden voorkómen als reeds gedurende het boekjaar controle kan plaatsvinden door de accountant. De Rekeningencommissie vraagt het college om met de Accountantsorganisatie afspraken te maken over een vroegtijdiger controle van grondexploitaties (vraag aan de wethouder VWZ). ▪ Aanscherping verordening: de Rekeningencommissie wil het college vragen de door de accountant aanbevolen aanscherpingen in de verordening voor grondexploitaties te implementeren. Aanvullend wil de commissie geïnformeerd worden over de stand van zaken met betrekking tot de aangekondigde actualisatie van de Grondprijzenbrief 2020, de Nota Vastgoed 2013 en de Nota Grondbeleid 2019 (vraag aan de wethouder VWZ). ▪ Onderbouwing plankosten: naar het oordeel van de accountant worden plankosten op de grondexploitatie Norfolk ontoereikend onderbouwd om de hoogte ervan te kunnen rechtvaardigen. Het gaat dan met name om plankosten in de laatste jaren van uitvoering van het project, waarvan verwacht mag worden dat deze lager dan geprognosticeerd zullen zijn.

De Rekeningencommissie vraagt het college ervoor te zorgen dat aan grondexploitaties toegerekende plankosten voldoende worden onderbouwd (punt voor het RC-rapport).

Rechtmatigheidsverantwoording De bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht door Angie Fernando, auditmanager bij de Accountantsorganisatie. De verplichte rechtmatigheidsverantwoording Pagina 6 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

gaat in per 2023. Ter voorbereiding hierop is in de verantwoording over 2022 bij wijze van proef een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen (RIS315244, pag. 408). Als criteria voor de rechtmatigheidsverantwoording gelden het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), het voorwaardencriterium (conformiteit met wet- en regelgeving) en het begrotingscriterium (binnen het budget blijven). Het proces om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen is door de gemeente breder aangepakt dan strikt noodzakelijk. Dit is een bewuste keuze, om zodoende een impuls te geven aan de kwaliteit van de interne beheersing. De kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de kadernota Rechtmatigheid en de notitie over de paragraaf Bedrijfsvoering van de commissie BBV. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is de verplichte modelverantwoording gebruikt. Voor verantwoordingsjaar 2022 zijn geen afwijkingen geconstateerd boven de verantwoordingsgrens. Verder is ook in de paragraaf Bedrijfsvoering (RIS315244, pag. 309) informatie opgenomen over de rechtmatigheidsverantwoording. Voor deze proef heeft de gemeente de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens gehanteerd die voor de jaarrekeningcontrole worden gebruikt. Voor het jaar 2023 moeten deze grenzen nog worden vastgesteld door de raad.

De geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn door de gemeente niet toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering, met uitzondering van de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid. Voor het overige is verwezen naar het accountantsverslag. Vanaf 2023 dienen afwijkingen boven de rapporteringsgrens te worden toegelicht en moet worden vermeld welke maatregelen de gemeente neemt om de desbetreffende afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De raad dient nog de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens in 2023 vast te stellen. De verantwoordingsgrens is de grens waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringsgrens (ook wel rapporteringstolerantie) is de grens waarboven het college afwijkingen moet toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. Voorts moeten nog de van toepassing zijnde verordeningen in 2023 worden aangepast, te weten de controleverordening en de verordening financieel beheer en beleid. Daarnaast kan de raad nadere eisen stellen aan de in de paragraaf Bedrijfsvoering op te nemen informatie over rechtmatigheid, bijvoorbeeld het vermelden van bevindingen die zich bij herhaling voordoen. Ook kan het college gevraagd worden zich in meer detail te verantwoorden over geconstateerde fraudegevallen of over nietfinanciële onrechtmatigheden.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Rechtmatigheid in paragraaf Bedrijfsvoering: eerder heeft de Rekeningencommissie besloten de hoogte van de rapportagegrens (rapporteringstolerantie) in de paragraaf Bedrijfsvoering definitief te willen bepalen na het jaarrekeningonderzoek 2022. Ook dienen verordeningen nog te worden aangepast en wil Rekeningencommissie nadere afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering wil de Rekeningencommissie in meer detail worden geïnformeerd over geconstateerde fraude(s) binnen de eigen organisatie, over niet-financiële onrechtmatigheden met een toelichting op de afwijkingen en over bevindingen (fouten en onduidelijkheden) die regelmatig voorkomen. De Rekeningencommissie vraagt het college vóór het einde van de zomer een voorstel voor te leggen voor de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording (vraag aan de wethouder FCE).

D.2.

Indicatoren in de begroting en jaarrekening

Evenals voorgaande jaren heeft in 2022 een audit plaatsgevonden naar de getrouwheid van indicatoren in de jaarrekening. De rapportage hierover is aan de Rekeningencommissie gestuurd

Pagina 7 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Rekeningencommissie

(RIS315569) en wordt toegelicht door Theresia Gommans, lid DT van de Accountantsorganisatie. De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Met indicatoren wordt beoogd op kernachtige wijze informatie te verstrekken over ontwikkelingen binnen een programma of beleidsveld. Indicatoren zijn een hulpmiddel om het effect van beleid te monitoren, om trends in kaart te brengen en om een vergelijking te maken met andere gemeenten. De indicatoren worden jaarlijks gepresenteerd in de begroting en verantwoord in de programmarekening. Indicatoren zijn geactualiseerd op basis van een advies van een daartoe ingestelde duale werkgroep van raadsleden en de wethouder Financiën (RIS302829). In de jaarrekening zijn in totaal 191 indicatoren opgenomen. De indicatoren zijn ingedeeld in topindicatoren, prestatie-indicatoren, effectindicatoren, kengetallen en Rijksindicatoren. De Rijksindicatoren zijn verplichte indicatoren om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De overige indicatoren worden door de gemeente zelf vastgesteld. Het aantal indicatoren kan per programma nogal verschillen. - Prestatie-indicatoren laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien. - Effectindicatoren geven de effecten van gemeentelijk beleid in de samenleving weer.

- Kengetallen betreffen een maatschappelijke ontwikkeling waarop de gemeente Den Haag geen directe invloed kan uitoefenen door middel van beleid, maar die wel relevant zijn voor dat beleid. In totaal zijn er 73 kengetallen. - Topindicatoren geven informatie over de ontwikkelingen in de output of effecten van een programma of product. - Rijksindicatoren zijn indicatoren die verplicht zijn gesteld door het Rijk (ook wel beleidsindicatoren) om de vergelijkbaarheid van gemeenten te vergroten. Dit zijn er in totaal 32. Bij 29 indicatoren waren de gegevens niet beschikbaar, of was er geen waarde ingevuld. Dit had met name betrekking op de programma’s 5, 11 en 13. Zo zijn bij programma 5 (Cultuur & Bibliotheek) de bronnen van de indicatoren de jaarrekeningen van cultuurinstellingen. Deze zijn elk jaar niet tijdig beschikbaar en komen daardoor met een jaar vertraging in de jaarrekening van de gemeente Den Haag. Het gaat hier om 9 indicatoren. Bij programma 11 (Economie) waren geen gegevens beschikbaar voor het aanbod van kantoorruimte omdat de bron (een onderzoeksbureau) deze gegevens (nog) niet heeft verstrekt. Onderzocht is of de begrote waarde voor 2022 in de programmarekening correct is overgenomen uit de begroting.

Ook is gekeken of de realisatiecijfers 2021 zoals die in de programmarekening 2022 staan, overeenstemmen met die in de oorspronkelijke verantwoording (de programmarekening 2021). Voorts worden de brongegevens voor de verantwoorde indicatorwaarde geverifieerd en wordt nagegaan of eventuele afwijkingen van meer dan 10% zijn toegelicht in de programmarekening. Voor wat betreft het juist vermelden van de begrote waarde in de programmarekening (naast de gerealiseerde waarde) valt op dat deze waarde in 12 gevallen is gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke begroting (zie tabel hieronder). Prg.

Indicator

05 05 11 11 11 11 12

Bezoekers aan de website Bezoekers aan de bibliotheek Aantal hotelovernachtingen van buitenlandse gasten Aantal hotelovernachtingen van binnenlandse gasten Aantal hotelovernachtingen van zakelijke gasten Gemiddelde aantal hotelovernachtingen van binnenlandse gasten Aantal fietsparkeerplekken in Centr/Schev., stations en RR halten

begroting 2022 1.005.000 2.617.000 786.000 588.000 546.000 2 27.615

Gewijzigde begroting 2022 856.000 1.653.000 479.000 725.000 234.000 1,6 27.865 Pagina 8 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

Prg.

Indicator

12 12 14 14 14

Het aantal buurten met een parkeerdruk van meer dan 90% Aantal gerealiseerde fietsparkeerplekken Aantal klantcontacten via balies (fysiek) Aantal klantcontacten via 14070 (niet fysiek) Aantal klantcontacten via www.denhaag.nl (niet fysiek)

Rekeningencommissie

begroting 2022 21 200 160.000 522.000 4.100.000

Gewijzigde begroting 2022 31 1.350 166.000 395.000 5.500.000

Voorts blijkt van 50 indicatoren de betrouwbaarheid van de broninformatie niet of onvoldoende vast te stellen. Van de 191 indicatoren zijn er 34 met een waarde die meer dan 10% afwijkt van de begroting. Zoals toegezegd door het college zijn deze in alle gevallen voorzien van een toelichting. De Accountantsorganisatie beveelt aan om een procedure in te stellen zodat (afhankelijk van het doel van de indicator) duidelijk is wanneer de waarde van de indicator wel of niet begroot moet worden voor het verantwoordingsjaar en opgenomen moet worden in de programmarekening (idem voor een vergelijkend cijfer jaar t-1). Daarnaast wordt het college geadviseerd wijzigingen in de begrote waarde expliciet te melden. Verder is niet voor alle indicatoren de benodigde brondocumentatie tijdig aangeleverd. De Accountantsorganisatie adviseert het college na te gaan wat de redenen zijn van de incomplete aanlevering zodat dit in de volgende jaren kan worden voorkomen. Aanbevolen wordt om te kiezen voor indicatoren waarvoor een gezaghebbende bron beschikbaar is, of ervoor te zorgen dat de verantwoorde waarde objectief geverifieerd kan worden (eventueel te ontwikkelen onder regie van een nieuwe duale werkgroep). Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

▪ Verifieerbaarheid van indicatorbronnen: de bevindingen roepen vragen op over de betrouwbaarheid van de verantwoorde waarden van indicatoren in de programmarekening. Zo kan van 50 van de in totaal 191 indicatoren niet worden vastgesteld of de totstandkoming van de verantwoorde waarde betrouwbaar is. Van nog eens 46 indicatoren is in het onderzoek geen bron aangeleverd of was deze (nog) niet beschikbaar. De Rekeningencommissie wil hierop een reactie vragen van het college (vraag aan de wethouder FCE). ▪ Tussentijdse wijziging van de waarde: het blijkt voor te komen dat bij een tussentijdse bijstelling van de begroting voor het lopende jaar ook de begrote waarde van (beleids)indicatoren wordt gewijzigd. In 2022 was dat voor 12 indicatoren het geval. Voor zover de Rekeningencommissie weet wordt de raad hierover niet expliciet geïnformeerd. Belangrijker is echter de vraag of het wenselijk is dat de begrote waarden van beleidsindicatoren überhaupt worden aangepast op een moment dat het jaar waarop ze betrekking hebben inmiddels ver is gevorderd. De Rekeningencommissie wil het standpunt van het college vernemen over deze waarnemingen (vraag aan de wethouder FCE).

▪ Reactie op alle bevindingen: de Rekeningencommissie vraagt het college om voor het einde van de zomer een schriftelijke reactie te geven op de het volledige rapport over indicatoren (RIS315569, vraag aan de wethouder FCE).

E. Vooruitblik op bevraging wethouders 7 juni 2023 De Rekeningencommissie besluit om de wethouder Financiën, Cultuur & Economie, mevrouw Bruines, en de wethouder Volkshuisvesting, Welzijn & Zuidwest, de heer Balster, uit te nodigen voor bevraging op 7 juni 2023. Aan de orde zullen komen grondexploitaties, de voortgang van de interne beheersing, de voorspellende waarde van de begroting, de verslaggeving en de rechtmatigheidsverantwoording. Noot van het secretariaat: naar beide wethouders is een brief gestuurd met een toelichting op de te bespreken onderwerpen (RIS315731, RIS315732).

Pagina 9 van 10

Verslag vergadering 31 mei 2023

▪

Rekeningencommissie

De Rekeningencommissie wil na de zomer de governance van IT en informatieveiligheid agenderen, bijvoorbeeld in een werkbespreking met de nieuwe CIO. Voorafgaand daaraan wil de commissie een actueel overzicht ontvangen van de verantwoordelijkheidsverdeling van IT-beheer en informatieveiligheid (mogelijk punt voor het RC-rapport).

F. Vooruitblik op Rekeningencommissierapport 2022 (22 juni 2023) Vaststelling van het rapport van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2022 is geagendeerd op 22 juni 2023. De Rekeningencommissie beraadt zich op een eerdere publicatie door schriftelijke afdoening van het concept per e-mail. De vaststelling van de jaarrekening 2022 door de gemeenteraad is geagendeerd voor de raadsvergadering van 5 of 6 juli 2023.

G. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2023.29) wordt ongewijzigd vastgesteld.

H. Rondvraag en sluiting ▪

In het RC-rapport 2021 (RIS312533, pag. 35) is opgemerkt dat er sinds 2021 geen programma meer is voor doelmatigheidsonderzoeken die volgens artikel 213a van de Gemeentewet periodiek verricht dienen te worden. De Rekeningencommissie heeft gevraagd wanneer een nieuw DMOprogramma tegemoet kan worden gezien. Het college heeft daarop geantwoord dat in 2022 een nieuw programma over doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek zou worden voorbereid. Het nieuwe programma zou naar verwachting in het eerste kwartaal 2023 worden aangeboden aan de raad en dan zou ook de uitvoering van onderzoeken ter hand worden genomen (RIS313803). Het nieuwe DMO-programma is nog niet ontvangen (mogelijk punt voor het RC-rapport).

De voorzitter sluit de vergadering om 22:40 uur.

10

Pagina 10 van