RIS315731 Brief RC aan weth FCE inz Jaarrekening 2022

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS315731

Wethouder Financiën Cultuur & Economie mevrouw S. Bruines

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juni 2023 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2022

Geachte mevrouw Bruines, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2022 van de gemeente Den Haag en daarover in haar vergaderingen van 24 en 31 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de boardletter van de Accountantsorganisatie (RIS314358) en het accountantsverslag (RIS315417). In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagmiddag 7 juni a.s. om 13:30 uur in de commissie/perskamer (B01.15).

1.

Interne beheersing en financiële administratie

Tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2019 heeft de Rekeningencommissie bij het college onder de aandacht gebracht dat de interne beheersing moest worden verbeterd (RIS306303). In de zomer van 2020 heeft de Rekeningencommissie hierover een brief op hoofdlijnen ontvangen (RIS305828). In 2021 heeft de Rekeningencommissie van het college vervolgens een brief ontvangen met nadere informatie over het programma voor de verbetering van de beheersorganisatie en de toenmalige stand van zaken (RIS308052). Dit is in de vergaderingen van 14 april 2021 (RIS308947) en 22 februari 2023 nader toegelicht. De Rekeningencommissie is blij dat hard wordt gewerkt om de interne beheersing te verbeteren. Dit was in de uitkomsten van de interimcontrole nog slechts beperkt zichtbaar omdat veel initiatieven nog niet waren geïmplementeerd. De commissie hecht eraan te benadrukken dat de interne beheersing pas daadwerkelijk is verbeterd als aangetoond is dat de opgestelde plannen daadwerkelijk in praktijk worden gebracht, de procedures worden gevolgd en de voorschriften worden nageleefd.

De omvang van de bevindingen is dit jaar iets afgenomen ten opzichte van vorig jaar. Desalniettemin blijken veel van de voorgenomen verbeteringen nog slechts in beperkte mate gerealiseerd, mede omdat de implementatie vaak een meerjarige opgave is. Zo zijn tijdens de jaarrekeningcontrole wederom behoorlijk wat fouten aangetroffen in boekingen, dit jaar met een gezamenlijke omvang van meer dan € 100 miljoen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

De Rekeningencommissie vraagt u te analyseren waar en waarom correcties nodig waren, zodat volgend jaar het aantal fouten in de jaarrekening kan worden teruggedrongen. Wij vragen u daarbij specifiek te bezien of de organisatie over voldoende kennis van verslaggevingsregels beschikt. De Rekeningencommissie wil voorafgaand aan de volgende jaarrekening worden geïnformeerd over de uitkomsten van deze analyse en over de verbetermaatregelen die het college naar aanleiding hiervan neemt, inclusief de tijd die daarvoor nodig is. ▪

Daarnaast is extra aandacht nodig voor het bijhouden van de financiële administratie en voor het wegwerken van achterstanden. Uit de interimcontrole bleek bijvoorbeeld dat per oktober 2022 nog nauwelijks investeringen in schoolgebouwen waren geboekt, zowel door interne achterstanden als door achterstallige declaraties van schoolbesturen. Verder blijkt in 2022 een achterstand te zijn ontstaan bij het vaststellen van subsidies als gevolg van een conversie van het subsidiesysteem. Een actuele financiële administratie is essentieel om gedurende het jaar te kunnen sturen en controleren op de begrotingsuitvoering. Het voorkómen van achterstanden ontlast bovendien de gemeentelijke organisatie bij het opstellen van de jaarrekening en het maakt een snellere jaarrekeningafsluiting mogelijk. Verder vragen wij u te laten weten binnen welke termijn het college verbeteringen afgerond zal hebben met betrekking tot de onderwerpen die vorig jaar al aan de orde zijn gesteld, zoals de rechtmatigheid van inkopen en Europese aanbestedingen en de administratie van grondexploitaties.

2. Verslaggeving: kwaliteit en planning Met betrekking tot de verantwoording wil de Rekeningencommissie drie onderwerpen onder uw aandacht brengen, zowel voor wat betreft de inhoud van de verantwoording als de totstandkoming ervan. Indicatoren in de programmarekening Conform artikel 3d van de Controleverordening kijkt de Accountantsorganisatie bij de jaarrekeningcontrole ook naar de verantwoorde waarden van indicatoren in de programmarekening. Over dit onderzoek heeft de Rekeningencommissie een separate rapportage ontvangen (RIS315569). De bevindingen roepen vragen op over de betrouwbaarheid van de verantwoorde waarden van indicatoren in de programmarekening. Zo kan van 50 van de in totaal 191 indicatoren niet worden vastgesteld of de totstandkoming van de verantwoorde waarde betrouwbaar is. Van nog eens 46 indicatoren is in het onderzoek geen bron aangeleverd of was deze (nog) niet beschikbaar. Daarnaast blijkt het voor te komen dat bij een tussentijdse bijstelling van de begroting voor het lopende jaar ook de begrote waarde van (beleids)indicatoren wordt gewijzigd. In 2022 was dat voor 12 indicatoren het geval. Voor zover de Rekeningencommissie weet wordt de raad hierover niet expliciet geïnformeerd.

Belangrijker is echter de vraag of het wenselijk is dat de begrote waarden van beleidsindicatoren überhaupt worden aangepast op een moment dat het jaar waarop ze betrekking hebben inmiddels ver is gevorderd. De Rekeningencommissie verneemt graag uw standpunt over deze waarnemingen en vraagt u om voor het einde van de zomer met een schriftelijke reactie op het volledige rapport te komen. Tussentijdse informatievoorziening Zoals hierboven aangegeven blijkt de financiële administratie niet altijd up-to-date te zijn. Voor een doeltreffende, doelmatige én rechtmatige besteding van middelen is ook bij het college en ambtelijk

2/4

Gemeente Den Haag

apparaat tussentijds inzicht nodig in de uitputting van de begroting. Wij vragen u bij de uitwerking van de voornemens voor het transparanter maken van de planning & controlcyclus zoals verwoord in de contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS314462) specifieke aandacht te besteden aan een inzichtelijke en actuele tussentijdse informatievoorziening aan de raad. Thans voorziet de planning & controlcyclus nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie over het Meerjareninvesteringsplan (MIP). De accountant constateert dat dit ook nog niet mogelijk zou zijn omdat de financiële administratie tussentijds nog niet actueel is. Wij vragen u om voor het verbeteren van de inzichtelijkheid en actualiteit van de tussentijdse informatievoorziening – in nauwe samenspraak met de raad – een overeenkomstige aanpak te kiezen als voor de herziening van de GRIP-rapportages. Wij vragen ook uw aandacht voor een organisatorisch punt, dat samenhangt met het volgende punt. Tussentijdse afsluitingen van de financiële administratie zorgen voor een accuraat beeld van de begrotingsuitputting, en verminderen de druk op de gemeentelijke organisatie in de maanden februari tot en met mei voor de jaarrekeningcontrole.

Ook wat betreft het controleren van de grondexploitaties is er winst te boeken door de controle hierop gedurende het jaar al te starten en niet te wachten tot het afsluiten van het boekjaar. Planning en doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole

Ondanks een lichte verbetering ten opzichte van vorig jaar van de op te leveren stukken voldeed de kwaliteit van de aangeleverde informatie niet altijd aan de te stellen eisen en de gemaakte afspraken. Dit heeft geleid tot extra werkzaamheden in de jaarrekeningcontrole, waardoor druk is ontstaan op de doorlooptijd ervan. Zo bleken naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole dit jaar opnieuw correcties nodig op SiSa-verantwoordingen. De controledruk kan worden verminderd als de interne beheersing en de kwaliteit en snelheid van de initiële aanlevering van stukken voor SiSa-regelingen wordt verbeterd. Dit is des te urgenter omdat de gemeente te maken heeft met een toenemend aantal SiSa-regelingen, onder meer vanwege specifieke uitkeringen van het Rijk. Elke regeling dient van een accountantsoordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid te worden voorzien, ook als het om relatief kleine bedragen gaat. Het aantal SiSa-regelingen is de afgelopen jaren gegroeid van 16 naar 59 waarmee ook de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole flink zijn toegenomen. Naar verwachting neemt het aantal SiSa-regelingen de komende jaren nog verder toe. De Rekeningencommissie vraagt u een speerpunt te maken van het verbeteren van de kwaliteit en snelheid van de aan te leveren informatie voor de jaarrekeningcontrole.

Voorts vragen wij u het komende jaar met de Rekeningencommissie in overleg te treden over de planning voor de publicatie van de jaarrekening en voor de controle daarvan. Dit jaar bleek dat de extra tijd als gevolg van een latere publicatie van de jaarrekening niet optimaal benut kon worden omdat de meivakantie tot afwezigheid van betrokken ambtenaren leidde.

3. Voorspellende waarde van de begroting De laatste jaren doen zich bij de jaarafsluiting significante voordelen voor, zelfs als de begroting

laat in het lopende jaar is aangepast. Het resultaat over het jaar 2022 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 55,1 miljoen voordelig (in 2021 was dit € 69,9 miljoen voordelig). Het resultaat over 2022 wijkt ongeveer 1,7% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Ook bleek de structurele exploitatieruimte beter te zijn dan de sombere voorspellingen deden vrezen. De Rekeningencommissie wil een beter inzicht krijgen in de factoren die van invloed zijn op deze verschillen. In vorige collegeperiodes is veel aandacht geweest voor het terugdringen van onderbestedingen als gevolg van onder meer planningsoptimisme en te ruim begroten. De Rekeningencommissie vraagt u te onderzoeken hoe de prognosekracht van de begroting kan worden verbeterd. Het verdient daarbij aanbeveling niet alleen naar de begrote lasten te kijken,

3/4

Gemeente Den Haag

maar ook naar de baten. Specifieke uitkeringen van het rijk worden niet zelden pas laat in het lopende jaar vastgesteld. Als dit dan nog in de lopende begroting verwerkt moet worden resteert er weinig tijd om de middelen nog te besteden. Wij vragen u te onderzoeken hoe hier beter op geanticipeerd kan worden.

4. Rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2022

De Rekeningencommissie stelt het op prijs dat het college vooruitlopend op de verplichte rechtmatigheidsverantwoording nu al bij wijze van proef een rechtmatigheidsverantwoording heeft opgenomen in de jaarrekening 2022 (RIS315244, pag. 309). Eerder heeft de Rekeningencommissie besloten de hoogte van de rapportagegrens (rapporteringstolerantie) in de paragraaf Bedrijfsvoering definitief te willen bepalen na het jaarrekeningonderzoek 2022. Ook dienen verordeningen nog te worden aangepast en wil Rekeningencommissie nadere afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering wil de Rekeningencommissie in meer detail worden geïnformeerd over geconstateerde fraude(s) binnen de eigen organisatie, over niet-financiële onrechtmatigheden met een toelichting op de afwijkingen en over bevindingen (fouten en onduidelijkheden) die regelmatig voorkomen. De Rekeningencommissie vraagt u vóór het einde van de zomer een voorstel voor te leggen voor de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording.

5. Grondexploitaties De Rekeningencommissie wil de vergadering aanvangen met de bespreking van enkele bevindingen ten aanzien van de beheersing en verslaglegging van grondexploitaties. Daartoe hebben wij de wethouder VWZ, de heer Balster, een uitnodiging gestuurd waarin de te bespreken onderwerpen nader zijn toegelicht (RIS315732). Omdat dit onderwerp ook uw systeemverantwoordelijkheid voor de verantwoording en interne beheersing raakt, vragen wij u dit agendapunt tevens bij te wonen.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2022. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

4/4