RIS315612 Bijlage 3 Den Haag Participatie Werkboek 2 0

Het Participatiewerkboek Toolbox met materialen voor het gestructureerd werken aan een participatietraject volgens de Haagse Participatiewerkwijze.

Versie, 2 najaar 2022

Inhoud van het Participatiewerkboek Dit Participatiewerkboek benoemt wat de gemeente minimaal van een participatieproces verwacht en wat je als organisator kunt doen om meer werk te maken van de participatie. Ook reikt het

Gebruikstip

:

Ga met je muis over de routekaart en klik op het onderwerp

waarvan je meer wilt weten. Of blader in grote stappen door het document met behulp van de navigatiebalk onderin.

werkmaterialen aan voor een goed gesprek. Samen met de Particpatiegids en Samenspel per stap vormen ze een bundel van uitgangspunten, werkwijzen en werkmateriaal om als bewoners en

gebruikers, private intitiatefnemers, ambtenaren, college en gemeenteraad met participatie aan de slag bij gebieds- en planontwikkelng te gaan.

HAAGSE PARTICIPATIEPWERKWIJZE

PLAN

ANALYSE

1. Weten wat er speelt

3. Belangen samenbrengen

• Voorbeeld van bekendmaking gebieds- of bouwontwikkeling • Procesafspraken maken • Wie besluit waarover?

• Als je er samen NIET uitkomt

2. Mate van invloed bepalen

• Trap van Eigenaarschap uitgelegd VERSLAG

ONTWERP

6. Leren door te doen

4. Kwaliteit van interactie bevorderen

• Beweegredenen van niet-deelnemers • Diversiteit

5. Openheid bieden

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

2

Een participatietraject volgens de Haagse Participatiewerkwijze De Haagse Participatiewerkwijze is een hulp om gestructureerd te werken aan participatie in alle

stappen van een grote gebieds- of bouwontwikkeling. Het bevat participatierichtlijnen op 4 thema's: Plan,

"Klik op de termen Plan, Analyse, Ontwerp en Verslag dan

kom je direct bij meer uitleg over het thema."

"Lees hoe je de ambities toepast

door op de 6 termen te klikken."

Analyse, Ontwerp en Verslag. Gebruik werkwijze om aan het begin van elke stap het samenspel tussen partijen passend te organiseren.

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

Breng in kaart wat er speelt, waarop deelnemers invloed hebben en hoe de rollen verdeeld zijn.

Onderzoek welke behoeften en belangen er spelen in het gebied.

Zorg voor een goede uitwisseling tussen deelnemers door passende werkvormen te kiezen die aansluiten bij deelnemers en het participatiedoel.

Evalueer tussentijds en na afloop samen met de deelnemers en het participatieprojectteam hoe het proces is verlopen en borg de lessen.

1. Weten wat er speelt

3. Belangen samenbrengen

4. Kwaliteit van interactie bevorderen

6. Leren door te doen

Verdiep je in de geschiedenis en bestaande relaties op de plek.

2. Mate van invloed bepalen

Scan samen de omgeving en houdt aandacht voor minder zichtbare groepen.

Bespreek hoe de zeggenschap tussen private initiatiefnemer, gemeente, bewoners en gebruikers is verdeeld.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Door goede begeleiding te bieden tijdens het proces stel je deelnemers in staat mee te doen.

Spreek af wanneer je terugblikt en vooruitkijkt en maak hiervan verslag.

5. Openheid bieden

Maak duidelijk hoe bewoners mee kunnen doen, wat er is gedeeld en besloten in het proces.

Verslag

3

Plan

Dit doe je in elk geval In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende:

1. Weten wat er speelt

1. Breng in kaart: wat speelde eerder in het gebied?

Voordat de participatie start, breng je de kenmerken en wat er speelt in het gebied in kaart. Verken samen wat er eerder in het gebied speelde, of er verbanden met andere participatietrajecten zijn en welke relaties en verbindingen er liggen tussen partijen en mensen die in het gebied wonen en werken. Ook is dit het moment om procesafspraken met elkaar te maken, uit te leggen wie waarover besluit en afspraken maken over wat je doet als je er samen NIET uitkomt.

Inventariseer wat je samen weet over wat eerder op inhoud is besproken of gebeurd. En wat de uitkomsten waren van eerdere participatieprocessen. Bronnen voor de

verkenning vormen wijkagenda’s, leefbaarheidsonderzoeken en maatschappelijke opgaven. Net als marktonderzoek en studies naar trends en ontwikkelingen. 2. Ontwerp ook het interne proces

Wat doe je om collega’s van andere afdelingen die op onderdelen van het planproces

actief zijn en het bestuur of investeerders te betrekken? Binnen de gemeente zijn dit

MT's en directies, gebiedsregisseurs, wijkmanagers, plantoetsers of bouwinspecteurs. Bij een private initiatiefnemer gaat het om collega's als verkoopmanagers,

De gemeente doet dit door in het uitwerken van de verkenning met een goede vertegenwoordiging van private initiatiefnemers, (toekomstige) bewoners in gesprek te gaan.

omgevingsmanagers, gebiedseconomen, project- en procescontrollers. 3. Benoem je doorlooptijd en planning

Een vaste doorlooptijd voor ingrijpende gebiedsontwikkelingen is lastig te geven.

De private initiatiefnemer maakt een participatieplan om met een goede vertegenwoordiging participanten het initiatief te

Tegelijk kun je wel met behulp van tijdlijn markeren waar je bent in het proces. En

voor die stap in beeld brengen waaraan wordt gewerkt en hoeveel tijd en inzet dit van betrokkenen vraagt.

ontwikkelen.

INITIATIEF

Inhoud

VERKENNING

Plan

DEFINITIE

Analyse

PLANUITWERKING

Ontwerp

VERGUNNING

BOUWVOORBEREIDING NAZORG EN BEHEER EN REALISATIE

Verslag

4

Meer werk van participatie maken Hieronder staan suggesties voor wat je meer kunt doen in het uitwerken van het participatieplan:

4. Maak in de buurt bekend dat gebied of plek gaan veranderen

1. Waardeer bewoners voor hun actieve bijdrage

gebruikers in de buurt niet gelijk bekend. Span je daarom organisator

helpen bij het organiseren van participatie. Bijvoorbeeld bij het betrekken

via bouwborden in de buurt bekend te maken dat het denken over de

is essentieel om bewoners als gelijkwaardig partner een plek te geven in het

gelegenheid aan te haken.

gemeente aan het begin van een participatieproject afspraken maken, als

De opstart van een gebieds- of bouwontwikkeling is voor bewoners en

Bewoners en buurtorganisaties hebben expertise over de buurt en kunnen

van de participatie in om in wijkkranten of lokale media, bij buurthuizen

van mensen die zich minder snel laten horen. Waardering voor hun bijdrage

toekomst van een gebied of plek start. Zo krijgen bewoners en gebruikers

proces. Over die waardering kunnen bewoners, private initiatiefnemers en

onderdeel van de startnotie die de afronding vormt van de initiatieffase (zie Samenspel per stap pagina 17).

2. Denk na over de samenhang tussen structurele en incidentele participatie Maak je participatiestrategie krachtiger door als private initiatiefnemer,

ambtenaren en bewoners samen een participatiestrategie uit te werken, waarin de samenhang tussen participatieniveaus op schaal van gebied, deelgebied en kavel op elkaar zijn afgestemd. Op basis daarvan kun je

afspreken wie het eerste aanspreekpunt in de wijk is. Simpel gesteld: de

gemeente is in het algemeen woordvoerder over algemene en structurele ontwikkelingen in de wijk. Als particulier inititiatiefnemer of trekker van een product dat de gemeente maakt ben je verantwoordelijk voor de communicatie daarover (incidentele participatie).

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

5

Aanvullende informatie

Voorbeeld van bekendmaking gebieds- of bouwontwikkeling In België, Frankrijk en Engeland is men bij de start van een proces verplicht om op de ontwikkellocatie een bord of affiche te plaatsen. Hierop wordt de intentie van een bouwontwikkeling aan de buurt bekend gemaakt. Om gevoelens van wrevel, onmacht of verzet te verminderen kan het plaatsen van zo’n bekendmaking enorm helpen.

St Emilion

In België geldt dat nadat een aanvraag volledig

en ontvankelijk is verklaard, binnen 10 dagen het openbaar onderzoek op de locatie start. Een initiatiefnemer dient een geel affiche in A2-

formaat aan te plakken om kenbaar te maken

dat een openbaar onderzoek loopt. De gemeente

levert deze aan de initiatiefnemer. Het document moet steeds zichtbaar zijn vanaf de openbare

weg. Ook dient de initiatiefnemer de gemeente op de hoogte te brengen van de startdatum van de bekendmaking. Dit gebeurt door een verklaring in het Omgevingsloket of het invullen van een

formulier: www.omgevingsloketvlaanderen.be.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

6

Aanvullende informatie 1. Samen verantwoordelijk voor een goed proces

Procesafspraken

2. Ieders positie maximaal benutten

Hoe maak je afspraken met elkaar? In een participatieproces draait het om de inhoud én het proces. Een gesprek

3. Oog voor ieders ambities en belangen

over procesafspraken kun je op verschillende manieren voeren:

1. Leg de 10 punten als losse kaarten op tafel op tafel of op de grond en

vraag participanten 3 punten te kiezen die voor hen het belangrijkste zijn.

4. Gezamenlijk maar niet alles samen

2. Laat de participanten in kleine groepjes voor alle 10 punten een afspraak noemen die voor hen op dit punt belangrijk is.

5. Openheid bieden en vertrouwelijkheid respecteren

Ga vervolgens hierover in gesprek: waarom zijn deze punten essentieel? En welke afspraken kun je samen maken?

6. Een gelijke kennispositie voor iedereen

Welke insteek je ook kiest, noteer wat wordt gedeeld, en neem de conclusies op als procesafspraken in het participatieverslag. Check vervolgens bij elke

volgende fase of de procesafspraken nog steeds voldoen of dat aanpassing

7. Wie gaat waarover?

nodig is.

8. Doorlooptijd en planning 9. Terugblik en vooruitkijk | opbrengst van elke fase 10. Wat neem je wel of niet over?

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

7

Aanvullende informatie

Wie besluit waarover? Stel in gesprek met elkaar de volgende vragen om in beeld te brengen wie waarover besluit. 1. Wie is wettelijk gezien het bevoegde gezag/zijn de bevoegde gezagen in

4. Welke besluiten neemt de private initiatiefnemer in deze fase?

2. Welke informatie heeft die persoon nodig om een besluit te nemen?

5. Zijn er onder de bewoners en gebruikers ook partijen die besluiten

deze fase van het planproces?

Wie neemt die besluiten?

nemen? Wie zijn dat, en waarover kunnen zij besluiten?

3. Welke interne afspraken of werkwijzen kunnen het planproces

beïnvloeden en zijn goed om vooraf als spelers te bespreken? Denk aan

investeringsbesluiten, vaststellen van bedrijfsstrategieën of compliance afspraken.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

8

Aanvullende informatie

Als je er samen NIET uitkomt Bespreek aan het begin van een participatieproces de volgende 8 punten met alle betrokkenen: de private initiatiefnemer, bewoners en gebruikers, ambtenaren,

college en/of gemeenteraad (als bevoegd gezag). Zo weet je samen bij wie je hogerop om keuzes moet vragen, als het niet anders kan. Voeg deze antwoorden toe aan je participatieplan, zodat ze voor iedereen te vinden zijn.

Formele structuur

Omgang met elkaar

1. W  ie is op niveau van uitvoering eindverantwoordelijk voor de

5. Wie spreekt met wie, in het geval er duidelijk sprake is van onvrede?

projectbesluiten en welk mandaat heeft deze persoon?

Denk bij gemeente en bij een private initiatiefnemer aan een directeur. 2. Wie gaat er bestuurlijk over de projectbesluiten?

Denk aan de portefeuillehouder binnen het college van B&W, het voltallige college of de gemeenteraad. En bij een private initiatiefnemer aan de

Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen of Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

3. Is er sprake van een organisatiestructuur bij de bewoners en gebruikers? Denk aan een bewonersvereniging, een wijkplatform, Verenigingen van Eigenaren, enz.

4. Hoe is de besluitvorming binnen de organisatie van bewoners en gebruikers geregeld?

Gaat het om een vereniging of een stichting en zo ja, wat is daar vastgelegd over besluiten?

Inhoud

Plan

Benoem ook wie namens iedere speler het vaste aanspreekpunt is.

6. Welke situaties geven aanleiding om te escaleren?

Denk aan: het alsnog ter discussie stellen van eerder vastgestelde uitgangspunten, zoals bouwhoogte of stedenbouwkundige

uitgangspunten, het gevoel dat een speler zaken achterhoudt. 7. Op welke manier zijn de uitvoerend en bestuurlijk eindverantwoodelijke betrokken?

Variërend van informeren per brief of actief laten deelnemen aan bijeenkomsten.

8. Welke afspraken maak je over het informeren van de anderen als één van de spelers besluit om te escaleren?

Denk aan vooraf melden dat je gaat escaleren, zodat andere spelers

gelegenheid krijgen om tot andere oplossing te komen. Direct afschrift aan anderen.

Analyse

Ontwerp

Verslag

9

2. Mate van invloed bepalen Bij bouwontwikkelingen moet ruimte zijn om invloed te hebben op de uiteindelijke uitkomsten of (onderdelen) van het initiatief. Bij de start van elke stap van het planproces, maakt de initiatiefnemer duidelijk waarover meegedacht of

Dit doe je in elk geval In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende: 1. Beschrijf het doel van participatie: wat wil je ermee bereiken?

Inventariseer wat je als private initiatiefnemer, ambtenaren en bewoners met participatie bereiken. Wil je:

besloten kan worden, en waar dat niet mogelijk is.

• Belangen in beeld brengen

Ook legt hij of zij vast waarover waar bewoners, ondernemers

• Kennis en ervaringen uitwisselen

en organisaties invloed op hebben en wie welke rol heeft in het proces.

• Argumenten of standpunten ophalen • Allerlei oplossingen bedenken

• Tot een gezamenlijk standpunt komen

• Deelnemers zelf verantwoordelijkheid geven • Acceptatie van beslissingen vergoten • Onbehagen verminderen • Anders...

2. Check of een bestuurlijke toets op participatie verplicht is

Bij ingrijpende ruimtelijke projecten is het organiseren van een participatieproces

in specifieke gevallen verplicht. Over ontwikkelingen die op de ‘bindend advieslijst’ Gebruik Samenspel per stap om

de participatie in elke fase goed te doordenken.

staan, spreekt het bestuur (college en/of gemeenteraad) zich uit over het verloop van het participatieproces en beoordeelt zij de belangenweging bij de besluitvorming. 3. Benoem wie het bevoegd gezag is

Wie het bevoegd gezag is om besluiten te nemen en daarmee verantwoordelijk voor

de bredere belangenafweging is in de verschillende fases van het planproces anders. Soms is het college aan zet, in andere gevallen de gemeenteraad.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

10

Dit doe je in elk geval In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende: 4. Maak met participanten procesafspraken

In een participatieproces draait het om de inhoud én het proces. Bij de opstart is het essentieel met elkaar afspraken te maken over zaken als een gelijke kennispositie

voor iedereen of openheid bieden en vertrouwelijkheid respecteren. Check vervolgens bij elke volgende stap in het proces of de procesafspraken nog steeds voldoen of dat aanpassing nodig is.

Systeemwereld

Leefwereld

Rol van de trekker of plannenmaker

Rol van de omgeving

Regievoeren

Meewerken

Eigenaarschap

(Mee-)beslissen

Verantwoordelijkheid

Coproduceren

5. Bepaal de mate van invloed met de Trap van Eigenaarschap

Meedenken

of een concreet bouwproces is, gebruikt Den Haag de Trap van Eigenaarschap (zie

Mening geven

Raadplegen

stap in het bouwproces en op de mensen met wie je optrekt. Belangrijke afwegingen

Aanhoren

Informeren

Advies vragen

Onzekerheid

Om te bepalen welke ruimte voor zeggenschap er in grote gebiedsontwikkelingen afbeelding in rechterkolom). Je kiest die vorm van zeggenschap, die aansluit op elke in het kiezen voor een bepaald niveau van participatie zijn:

Naar origineel Trap van eigenaarschap van DatisHelder.com

• Bewoners, ondernemers, of gebruikers in een gebied worden direct geraakt; • Het vraagstuk is complex, omdat er veel belangen spelen;

• De politiek kan alleen tot keuzes komen via een tussentijdse peiling van standpunten.

• Op welke vraag zoek je naar antwoorden? Ben je vanuit verschillend perspectief op zoek naar oplossingen of manieren om een vraagstuk aan te pakken?

Of wil je kiezen welke maatregelen meeste steun kunnen krijgen?

In Samenspel per stap staat op pagina's 8 tot en met 11 beschreven welk minimaal

participatieniveau gewenst is op verschillende momenten in een ontwikkelproces.

Trap van Eigenaarschap Zorg in elk geval ervoor dat je de behoeften van alle betrokkenen (bewoners, gebruikers, partners, private partijen én gemeente) in elke fase van het

participatieproces in kaart hebt brengt. En dat bij de start van elke stap

duidelijk is welke ruimte voor samenspraak er is. Zodat je als organisator van participatie bij een vergunningaanvraag kunt uitleggen waarom je voor een bepaalde mate van invloed hebt gekozen.

Juist de mix zorgt voor maximale zeggenschap voor een zo breed mogelijk deel van de stad en wijk.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

11

Meer werk van participatie maken Hieronder staan suggesties voor wat je meer kunt doen in het uitwerken van het participatieplan:

1. Sluit een private overeenkomst met bewoners

2. Laat buurtbewoners op onderdelen het participatierproces organiseren

maken van afspraken met bewoners, ondernemers en organisaties. Door in

inhoudelijke oplossingen of betrekken van ondervertegenwoordigde groepen.

Private initiatiefnemers en gemeente kunnen nog een stap verder gaan in het een private overeenkomst afspraken met elkaar vast te leggen over:

Maak afspraken over wat bewoners zelf kunnen doen in het aandragen van

En laat hen aangeven, op welke onderdelen in het organiseren van het proces steun van gemeente of private initiatiefnemer wensen.

• Inhoud (zoals de gewenste functies of de hoogte van de bebouwing)

• Acties die de private initiatiefnemer uitvoert (zoals het realiseren van betaalbare woningen of woonruimte voor specifieke groepen)

• Type voorzieningen of maatregelen waar bewoners en gebruikers in het gebied baat bij hebben

• Hulp bij maatschappelijke problemen (winkelruimte verhuren bij voorkeur aan ondernemers uit buurt of voorzien in ruimte voor maatschappelijk initiatief).

Zo’n overeenkomst heeft een juridische status. Waarbij je op de punten een inspannings- of resultaatverplichting afspreekt en benoemt je wat de tegenprestatie van deelnemende partijen is. Besef wel dat in zo’n

overeenkomst alleen de ondertekenaars zich binden aan de afspraken.

Meer over het sluiten van overeenkomsten lees je in het Essay Participatie georganiseerd door private partijen.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

12

Aanvullende informatie

Trap van Eigenaarschap uitgelegd Aanhoren | Informeren

kunnen problemen en oplossingen aandragen en met voorstellen komen.

inititatiefnemer is) zorgt altijd dat bewoners, ondernemers, organisaties,

worden meegewogen. De initiatiefnemer weegt ieders inbreng en besluit, en

De organisator van participatie (of dit nu gemeente of een private

Alle ideeën spelen een volwaardige rol in het vormgeven van het initiatief en

belangengroepen, enzovoorts op de hoogte zijn van situatie via informatie op

informeert alle betrokkenen over het besluit.

een website of brief aan huis.

Meewerken | Coproduceren

Mening geven | Raadplegen

In gezamenlijk overleg werken gemeente, private initiatiefnemer en

stap op pagina's 8 tot en met 11) is de gemeente of de private initiatiefnemer

trekken samen op, binnen de kaders voor inhoud en proces die vooraf zijn

zij de agenda en de inhoudelijke kaders, en de uiteindelijke inhoud.

getoetst, met respect voor de gemaakte keuzes van de groep. De rol van de

belangstellenden brengen zij ideeën, wensen of inzichten naar voren die bij de

die van kadersteller vooraf en toetser achteraf.

betekent dat het niet zeker is of reacties worden overgenomen. Als organisator

(Mee-)beslissen | Faciliteren

besluit.

een vooraf aangegeven kader de verantwoordelijkheid voor het doordenken

Meedenken | Advies vragen

bindende keuze in handen van anderen.

Afhankelijk van het product waaraan wordt gewerkt (zie Samenspel per

participanten oplossingen voor (onderdelen van) het initiatief. Partijen

organisator van het participatieproces. Als initiatiefnemer bepalen

vastgesteld en gedeeld. Achteraf wordt op deze kaders voor inhoud en proces

Participanten zijn uitgenodigd om op onderdelen hun mening te geven. Als

participanten is samenwerkingspartner. De rol van college of gemeenteraad is

beleidsvorming worden betrokken. De input die zij geven is niet bindend. Wat van de participatie informeert de initiatiefnemer alle betrokkenen over het

Als eindverantwoordelijke legt de gemeente of private initiatiefnemer binnen van een aanpak en/of de uitvoering van het initiatief, of het maken van een

Ook bij deze vorm van interactie bepaalt de gemeente of private

initiatiefnemer als initiatiefnemer de agenda en de inhoudelijke kaders. Participanten worden om advies gevraagd: wat is hun gezamenlijke

antwoord op vragen die de plannenmaker vooraf heeft geformuleerd? Zij

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

13

Analyse

Dit doe je in elk geval

3. Belangen samenbrengen

doe je in elk geval het volgende:

Voor goede participatie is het essentieel dat de deelnemers zoveel mogelijk de belangen die

spelen vertegenwoordigen. Wie wordt geraakt door het initiatief nodig je uit om mee te doen.

Span je als private initiatiefnemer, bewoners en gebruikers en gemeente samen in om groepen te bereiken die zich niet vanzelfsprekend laten horen en scherpe of kritische vragen stellen. En geef mensen die een ander geluid laten horen een plek in het proces.

In het uitwerken van het participatieplan

1. Doe een omgevingsanalyse/scan

Breng met een omgevingsanalyse in beeld wat de inhoudelijke ambities en aandachtspunten voor proces zijn van private initiatiefnemer, gemeente én bewoners.

2. Zet afspraken over proces en inhoud op papier

Het samenbrengen van belangen vindt onder andere plaats bij de totstandkoming en

Het vastleggen van afspraken en een samenvatting van

Uitgangspunten voor een specifiek gebied opstelt. In Samenspel per stap lees je meer over

duidelijkheid. Zo is voor iedereen helder welke kaders vaststaan

actualisatie van de Omgevingsvisie en -plan. Maar ook wanneer de gemeente een Nota van

belangrijkste discussiepunten en genomen beslissingen schept

inhoudelijke sturing en kaderstelling (pagina's 4 t/m 7).

en wat prioriteit krijgt. Het document is gelijk een houvast om het participatieproces bij de hand te houden bij tussentijdse evaluatie of toets achteraf.

Hulpmiddelen

Werkmateriaal voor gesprek over ambities en belangen:

• D  e Leefbaarometer: een voorspellingsmodel dat op kenmerken

als woningvoorraad en voorzieningen vertelt over de verwachte leefbaarheidssituatie in een gebied.

• D  e Ambitiecirkel omgevingsvisie Den Haag: een visualisatie van langetermijn

stedelijke ambities, geordend naar categorieën met bijbehorende indicatoren.

• D  e Leefbaarheidscirkel: inzicht in hoe een wijk scoort op zaken als overlast, wonen, gezondheid en milieu en duurzaamheid.

3. Benoem: voor wie bouw je?

Span je samen in om beeld te krijgen wat voor huidige én

toekomstige bewoners en gebruikers belangrijke functies of

voorzieningen zijn. Misschien zijn bewoners met verhuisplannen in gelegenheid om ook bij te dragen in het participatieproces?

Marktonderzoek en gemeentelijke data geven veel inzichten van buurten en wijken.

• D  igitale Spiegelstad: een product van gemeente Den haag waarin data van de boven- en ondergrond zijn gekoppeld om een bouwkavel in 3D te schetsen.

• D  e Leefbaarheidseffectrapportage: manier om effecten van ontwikkeling in beeld te brengen.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

14

Dit doe je in elk geval

Meer werk van participatie maken

In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval

Hieronder staat een suggestie voor wat je meer kunt in het

4. Benoem wie wanneer betrokken is

1. Werk met een gezamenlijk omgevingsteam

behoefte participanten hebben om actief mee te doen. En welke

sleutelfiguren uit de buurt samen verantwoordelijk voor het contact houden met

het volgende:

Houdt voor alle fases van de gebieds- en bouwontwikkeling bij welke onderwerpen al zijn behandeld of waarop geen inspraak mogelijk is. Niet iedereen wil continu aan tafel zitten en meebeslissen.

uitwerken van het participatieplan:

Maak een team van omgevingsmanagers van gemeente, private initiatiefnemer én alle participanten, bewoners uit de buurt en collega’s.

5. Bedenk manieren om in contact te komen met minder zichtbare groepen Niet iedereen laat zich vanzelfsprekend horen of voelt zich aangesproken om mee te doen. Zeker in Den Haag waar meer dan 20% de Nederlandse

taal niet goed spreekt en of schrijft. Het is dan belangrijk om tijd te nemen en te bekijken op welke manier je wél met hen in contact kunt komen. Bijvoorbeeld via organisaties in de wijk of bewonersinitiatieven.

Hulpmiddelen

• Omgaan met uiteenlopende belangen (Participatiegids pagina 12)

• Beweegredenen van niet-deelnemers • Diversiteit

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

15

Ontwerp

Dit doe je in elk geval

4. Kwaliteit van interactie bevorderen

In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende: 1. Zorg dat iedereen dezelfde informatie en kennis heeft

De uitwisseling van zienswijzen en ruimte om van gedachten te wisselen

Voorzie in behoefte als er ‘deskundigheid’ of kennis ontbreekt. Bijvoorbeeld door

bouwontwikkeling anders. Sluit de werkvormen aan op de verschillende

Bijvoorbeeld op specifieke. Of om samen lucht- en geluidonderzoeken te doorgronden.

iedereen meedoen.

2. Heb aandacht voor het gemeenschappelijke en individuele belang

Heb steeds oog voor hoe je belangen van deelnemers samenbrengt

voor mensen die willen meedenken vanuit het gemeenschappelijke belang, en

voor uiteenlopende belangen. Besef ook dat op sommige punten de

en moeten ruimte krijgen om hun inbreng te doen. Varieer in ontmoetingsvormen en

is belangrijk in elk participatieproces en bij elke stap van de gebieds- of deelnemers en zorg ervoor dat iedereen gelijke kennis heeft. Zo kan

werksessies te houden waar participanten door een expert worden bijgespijkerd.

Het is relevant om in het uitdenken van het participatieproces aandacht te hebben

in het zoeken naar oplossingen en verken of er oplossingen zijn

participanten die staan voor een individueel belang. Beide hebben recht van spreken

belangentegenstelling blijft bestaan. Op die punten is de stem van de

samenstelling van de groep om recht te doen aan beide type deelnemers.

politiek doorslaggevend.

3. Werk met schetsen en concepten

Zoek naar manieren om onderdelen van het werk (onaf) op tafel te leggen. Zo ontstaat er makkelijker een verdiepend en open gesprek, en voelen participanten meer ruimte om het eigen perspectief in te voegen.

Hulpmiddelen waarmee de gemeente kan ondersteunen • Digitale informatiebijeenkomst • Workshop participatieontwerp

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

16

Dit doe je in elk geval

Meer werk van participatie maken

In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval

Hieronder staan suggesties voor wat je meer kunt doen in het

het volgende:

uitwerken van het participatieplan:

4. Heb aandacht voor houdingen van deelnemers in het participatieproces Partijen en belanghebbenden doen bewust mee of niet mee aan een

participatieproces, om verschillende beweegredenen. Door rekening hiermee

te houden, wordt het makkelijker elkaar te begrijpen, bereiken en benaderen. En voorkom je mogelijk problemen in een later stadium van het proces, wanneer de niet-deelnemers alsnog hun stem willen laten horen.

1. Vertel met beelden

Gebruik naast woorden ook beelden om mensen te verbinden of het creatieve

denken van mensen aan te wakkeren. Actieve woorden zetten aan toe doen en willen veranderen.

2. Voer persoonlijke gesprekken met praktijk als basis

Vaak liggen inzichten in hoe het anders kan binnen handbereik. Werk met

Houdingen van deelnemers

• O  pponenten – zijn bij voorbaat tegen (vrijwel) alles dat wordt voorgesteld

of willen liever het initiatief tegenhouden. en kiezen soms de juridische of politieke route om voor hun belang op te komen.

kleinere groepen aan specifieke opdrachten, zodat iedereen inbreng kan doen. Stel vragen die aan het denken zetten over wat er in de praktijk al gebeurt, en hoe je dat sterker kunt maken.

• G  eëngageerden – zijn zeer betrokken bij de omgeving en hebben vaak een mening. Worden soms als iets bemoeizuchtig ervaren.

• M  eedenkenden – nemen deel om hun voorkeuren te delen en zoeken

naar oplossingen, niet alleen voor zichzelf maar ook voor het algemeen

belang van de omgeving. Met deze mensen is over het algemeen prettig samenwerken.

• A  fwachtenden – nemen vooral deel om zich te laten informeren en hebben soms geen eigen standpunt.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

17

Aanvullende informatie

Beweegredenen van niet-deelnemers Door beter te begrijpen om welke redenen bewoners niet willen deelnemen aan het proces kun je hierop beter inspelen, en er mogelijk voor zorgen dat meer mensen tóch meedoen (later) in het proces.

• O  ngeïnteresseerden

Vinden het onderwerp nog te abstract en/of hebben weinig voorkeuren

voor hun omgeving. Soms omdat het onderwerp hen niet raakt, soms door participatiemoeheid. • W  eigeraars

Kunnen wel interesse hebben in hun omgeving, maar willen niet

deelnemers aan het participatieproces, omdat ze vinden dat dit als impliciete goedkeuring van het initiatief wordt opgevat.

• O  verlevers

Proberen het hoofd boven water te houden en kunnen deelname aan

participatieprocessen er niet bij hebben (denk aan bijstandsmoeders of ondernemers in zwaar weer). • D  ruk bezette mensen

Mensen die om allerlei redenen weinig tijd hebben om intensief betrokken te zijn. Maar wel geinteresseerd zijn in wat er in hun omgeving gebeurt.

• A  fgehaakten

Hebben weinig geloof meer in de samenleving, een taal- of culturele barrière, waardoor deelname aan het participatieproces niet (goed) mogelijk is.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

18

Aanvullende informatie

Diversiteit De kwaliteit van het participatieproces wordt groter als de groep mensen die meedoet zich uitgenodigd voelt om mee te denken en te werken. Denk daarom na over:

• Past de vorm van participatie bij de kennis en vaardigheden van mensen?

• Willen mensen participeren? Is er een gevoel van verbondenheid met het onderwerp? • Kunnen mensen meedoen?

• Worden mensen gevraagd om mee te doen?

• Zien de betrokkenen resultaat van hun deelname?

Manieren om de diversiteit te vergroten • Verschillende manieren van uitnodigen

• Organiseer ontmoetingen in verschillende vormen en voor verschillende groepen (een expertmeeting naast kraampje op een festival)

• Gebruik van verschillende werkvormen en gespreksmaterialen • Gebruik neutrale woorden en beelden

• Gebruik de communicatiekanalen van alle participanten

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

19

5. Openheid bieden

Dit doe je in elk geval

Samen hebben private initiatiefnemers, bewoners en gebruikers en

gemeente de informatie en kennis die nodig zijn voor de uitwerking van ideeën en vinden van oplossingen. Iedereen die wil meedoen is welkom.

In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende: 1. Delen wat je weet

Geef inzicht in het verloop van het proces, laat zien wat met inbreng wordt

gedaan, hoe input wordt verwerkt en besluiten zijn genomen. Zorg ervoor dat

Het delen van tussentijds uitkomsten of beslissingen versterken het gevoel van eerlijke en rechtvaardige behandeling bij participanten. Maar ook bij niet-direct betrokkenen, bijvoorbeeld bewoners uit omliggende buurten of mensen die pas later in het proces een

actieve rol hebben (als aannemers, plantoetsers, bouwinspecteurs, beheerders).

alle informatie, processtappen en uitkomsten op een (online) plek staan die voor alle spelers in het project toegankelijk. En gebruik verschillende media (niet alleen online of digitaal) om informatie te delen. 2. Zorg voor toegankelijke informatie

Het is belangrijk dat de informatie die je deelt volledig, feitelijk, relevant en

beknopt is. Geschreven in toegankelijke taal en gedeeld op momenten waarop er gelegenheid voor participanten is om te kunnen reageren. 3. Biedt direct overzicht met behulp van een tijdlijn

Zorg in alle communicatie met participanten voor een tijdlijn met informatie over:

• Fase: Waar je bent in de gebieds- of bouwontwikkeling • Product: Waaraan wordt gewerkt

• Invloed: Hoe worden deelnemers en belanghebbenden betrokken

• Keuzes: Welke (bestuurlijke) keuzes worden gemaakt en door wie?

Inhoud

Plan

1

2

3

4

5

6

7

INITIATIEF

VERKENNING

DEFINITIE

PLANUITWERKING

VERGUNNING

BOUWVOORBEREIDING EN REALISATIE

NAZORG EN BEHEER

Analyse

Ontwerp

Verslag

20

Dit doe je in elk geval

Meer werk van participatie maken

In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval

Hieronder staat een suggestie voor wat je meer kunt doen in het

4. Maak duidelijk wat de opbrengst van participatie per fase is

1. Onafhankelijke procesbegeleiding

het volgende:

uitwerken van het participatieplan:

Dat betekent dat je uitlegt wat met opbrengst is gedaan en welke

Om het vertrouwen in het participatieproces te vergroten kun je ervoor

voor wat er goed liep in de samenwerking, en wat in een volgende fase voor

(bewoners, private initiatiefnemer, gemeente) wie deze rol op zich neemt,

afwegingen een rol speelden bij het maken van keuzes. Ook is er aandacht participatie belangrijk is.

kiezen om een onafhankelijk procesbegeleider in te schakelen. Bepaal samen zodat iedereen hem of haar erkent als onafhankelijk tussenpersoon.

5. Benoem: bij wie kun je terecht met vragen?

Benoem wie het eerste aanspreekpunt is, waar participanten met hun

vragen terecht kunnen. Deze persoon kan onderdeel uitmaken van een team dat samen het participatieproces in goede banen leidt.

Inhoud

Plan

Analyse

Ontwerp

Verslag

1

2

3

4

5

6

7

INITIATIEF

VERKENNING

DEFINITIE

PLANUITWERKING

VERGUNNING

BOUWVOORBEREIDING EN REALISATIE

NAZORG EN BEHEER

Kennismaken met elkaar en in kaart brengen van ambities, kansen en behoeften.

Inhoudelijke prioriteiten voor het gebied benoemen.

Kaders definitief vaststellen na haalbaarheidsonderzoeken.

Van schets tot definitief ontwerp uitwerken hoe de plek straks eruit ziet.

Als bevoegd gezag stelt de gemeente de plannen vast en toetst of het participatieproces volgens afspraken is verlopen.

Afspraken maken voor het beperken van hinder en overlast.

De plek wordt in gebruik genomen. Gebruikers en beheerders worden het aasnpreekpunt.

21

Verslag

Dit doe je in elk geval In het uitwerken van het participatieplan doe je in elk geval het volgende:

6. Leren door te doen

1. Doe een participatietoets met participanten

Bij ingrijpende ruimtelijke projecten is het essentieel aan het eind van elke fase aandacht te hebben voor reflectie en het borgen van

opgedane kennis en ervaringen. Door er een verslag van te maken, is voor iedereen inzichtelijk welke keuzes zijn gemaakt.

Om input te verzamelen voor het participatieverslag doe je de Participatietoets met de participanten.

Toets met participanten of het samenwerken naar wens verloopt aan de hand van de ambities uit het participatiekompas. In hoofdlijn gaat het gesprek over: - Is het doel voor participanten duidelijk?

- Met wie is samengewerkt en welke belangen zijn op tafel gekomen? - Hoe is de inhoud van het besluit tot stand gekomen? - Hoe werden in de groep keuzes gemaakt?

- Wat is gedaan om transparant te werken?

- Wat hebben we als organisator van participatie en participanten

In de Participatiegids staat op pagina 18 uitgelegd wat er in een

participatieverslag staat, hoe op de aanvraagvereiste participatie wordt getoetst en op welke manier college en gemeenteraad participatie betrekken in de besluitvorming.

geleerd over het samenspel?

2. Maak een participatieverslag

Aan het eind van een participatieproces leg je in een participatieverslag aan de politiek

uit hoe het is gelukt om belangen te verenigen en knelpunten op te lossen. En waarover de belangen nog uiteenlopen en het bestuur om keuzes worden gevraagd.

Meer werk van participatie maken Hieronder staat een suggestie voor wat je meer kunt doen in het uitwerken van het participatieplan: Hulpmiddelen waarmee gemeente kan ondersteunen • Participatietoets

Benoem in samenspraak een extern persoon (bijvoorbeeld een ambtenaar die niet

• Evaluatievragen

betrokken is in dit proces) die gedurende het gehele proces meekijkt met het proces en

• Online enquête

Inhoud

Plan

Analyse

1. Zorg voor een onafhankelijke monitor

samen reflecteert op wat er gebeurt.

Ontwerp

Verslag

22

Colofon Najaar 2022

Dit product is ontwikkeld door gemeente Den Haag, Jasper Benus (Dietz) en Marte Kappert (7Zebra's). Vormgeving Buro Blom, Arnhem