RIS315569 GAD-rapport Indicatoren 2022
Tekst van het document
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
<Titel Rapport> Rapport indicatoren 2022 GAD
RIS315569 GAD/2023.48 22 mei 2023 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl 1/10 www.denhaag.nl
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Inleiding Inleiding
Introductie indicatoren
1. Uitkomsten onderzoek
Met de programmabegroting geeft de raad invulling aan zijn budgetrecht en geeft zo aan het college op hoofdlijnen de financiële kaders en de beleidskaders mee. De programmarekening is onder andere het instrument waarmee de raad zijn controlerende taak kan uitvoeren. Met de programmarekening kan de raad vaststellen of de middelen zijn besteed zoals afgesproken en in hoeverre de beleidsdoelstellingen zijn gehaald.
2. Aanbevelingen Tenslotte
Indicatoren in de programmarekening zijn een (kwalitatief) hulpmiddel om de voortgang of effecten van het gevoerde beleid te laten zien. Ook kan het de ontwikkeling laten zien van output met onderscheid naar waar de gemeente met haar beleid wel of geen invloed op heeft. Afhankelijk van de aard van de indicator wordt deze begroot in de gemeentebegroting. De gemeente Den Haag onderscheidt verschillende soorten indicatoren: Soort indicator
Definitie
Prestatieindicatoren Effectindicatoren
Laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien. Laten de gerelateerde effecten in de samenleving van gemeentelijk beleid zien. Geven informatie over de ontwikkelingen in de output en/of effecten van een programma of een product. Zijn verplicht gesteld door het Rijk. Door de vaste set beleidsindicatoren is het eenvoudiger om de eigen gemeente te vergelijken met andere gemeenten. Laten een maatschappelijke ontwikkeling zien waarop de gemeente Den Haag geen directe invloed kan uitoefenen door middel van beleid, maar die wel relevant zijn voor dat beleid.
Topindicatoren Beleidsindicatoren Kengetallen
De verschillende soorten indicatoren zijn als volgt verdeeld over de programma’s:
Programma (*gebaseerd op Programma Begroting 2023 - 2026)
Prestatieindicator
Effectindicator
Topindicator
Beleidsindicator
Kengetal
03. Duurzaamheid, Milieu en Energietransitie 04. Openbare Orde en Veiligheid 05. Cultuur en Bibliotheek 06. Onderwijs
3
1
6
2
27
5
3
07. Werk en Inkomen 08. Zorg, Welzijn, Jeugd en Volksgezondheid 09. Buitenruimte
2
1
3
10. Sport
4
3
1
3
7
3
15
12. Mobiliteit
6
6
13.Stadsontwikkeling en Wonen 14. Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening 15. Financiën
3
4
3
8
3
3
3 1
10
2
1
16. Overzicht Overhead Bedrijfsvoering 3.2 Omvang en kosten formatie Eindtotaal
2 3
8
11. Economie
Totaal
5
2
5
6
1
5
6
1 1 4 25
50
11
32
73
191
2/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Inleiding Inleiding
Doel van het onderzoek
1. Uitkomsten onderzoek
Het doel van dit onderzoek is om inzicht te geven in de mate van betrouwbaarheid van de bestuurlijk relevante kengetallen (lees indicatoren) die in de programmarekening zijn opgenomen, zoals in artikel 3 van de controleverordening is opgenomen.
2. Aanbevelingen Tenslotte
Daarnaast heeft de Rekeningencommissie een tweetal aandachtspunten meegegeven bij het onderzoek naar de jaarrekening 2022 die betrekking hebben op indicatoren: ▪
▪
Niet aansluitende indicatoren: van 36 indicatoren die in de begroting zijn opgenomen is niet duidelijk hoe de verantwoording in de programmarekening daar op aansluit, omdat het begrote cijfer niet in de jaarrekening is vermeld. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd in de jaarrekening voor iedere verantwoorde indicator ook het begrotingscijfer te vermelden. Trendinformatie: in de programmarekening wordt bij veel indicatoren geen informatie gegeven over de waarde van de desbetreffende indicator in voorgaande jaren. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om voor elke indicator historische informatie op te nemen zodat inzicht in de trend wordt gegeven.
Deze punten komen terug bij het hoofdstuk Uitkomsten. Onderzoeksvraag
Per indicator is de aansluiting gemaakt aan de hand van de programmabegroting 2023-2026, de programmarekening 2021 (jaar t-1) en de achterliggende brondocumentatie 2022. Waar nodig zijn de opstellers van de brondocumentatie geïnterviewd. Proces Het onderzoek indicatoren door de GAD maakt onderdeel uit van de controle van de programmarekening. Dit jaar hebben wij, in overleg en in samenwerking met Regievoering een tijdspad opgesteld zodat deze rapportage gelijktijdig met het accountantsverslag uitgebracht wordt. Dit betekende een eerdere aanlevering dan voorgaande jaren. In dit tijdspad is aangegeven wanneer de brondocumenten en de realisatie moesten worden aangeleverd. Daarnaast hebben wij een instructie in de vorm van een filmpje toegevoegd waarin de eisen die worden gesteld aan de brondocumenten zijn uitgelegd. Aanlevering Ondanks de eerdergenoemde communicatie hierover was de aanlevering van de brondocumentatie 2022 op 29 maart, niet compleet voor alle 191 indicatoren. Van 75 indicatoren was op 29 maart de juiste brondocumentatie ontvangen. In de periode hierna is alsnog juiste brondocumentatie aangeleverd waardoor uiteindelijk voor 95 indicatoren de juiste brondocumentatie is ontvangen. Bij 29 indicatoren waren de gegevens niet beschikbaar, of was er geen waarde ingevuld. Dit had met name betrekking op de programma’s 5, 11 en 13.
In dit rapport beantwoorden wij de vraag: Leeswijzer Sluiten de waarden van de indicatoren in de programmarekening 2022 aan met de programmabegroting, de programmarekening 2021 en de brongegevens 2022 én zijn afwijkingen tussen realisatie en begroting van >10% toegelicht?
Hoofdstuk 1 beschrijft de uitkomsten van het onderzoek en in hoofdstuk 2 geven we aanbevelingen.
3/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
1. Uitkomsten onderzoek Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
Dit hoofdstuk geeft inzicht in de betrouwbaarheid van de indicatoren. Om deze betrouwbaarheid inzichtelijk te maken, zijn verschillende aansluitingen gemaakt tussen de programmarekening en de begroting, de programmarekening van 2021 en de brondocumentatie. Aansluiting indicatoren Sluit de begrote waarde aan met de begroting 2022? Voor het aansluiten van de begrote waarde 2022 van de indicator in de programmarekening 2022 zijn wij uitgegaan van de begrote waarde 2022 van de indicator uit de Begroting 2023-2026. Voor het beantwoorden van deze vraag hanteren wij de volgende variaties: 1. Ja, de indicator sluit aan met zowel de waarde over 2022 in de begroting 2022-2025 als de begroting 2023-2026; 2. Ja, de indicator sluit aan met de geactualiseerde waarde in de begroting 2023-2026 (indien deze afwijkt van de begrote waarde 2022 in de begroting 2022-2025); 3. Ja, de indicator is opgenomen in zowel de begroting als de programmarekening, maar hebben beiden geen waarde/waarde NUL/waarde NNB/etc.; 4. Nee, de waarde staat in de begroting, maar in de programmarekening staat geen waarde/waarde NUL/waarde NNB/etc.
Uit ons onderzoek komt het volgende naar voren:
1. 2. 3. 4.
Waardes sluiten aan Geactualiseerde stand begroting sluit aan Indicator is opgenomen, maar geen waarde Waarde in begroting, maar niet in programmarekening TOTAAL
85 12 93 1 191
De Rekeningencommissie heeft naar aanleiding van de bevindingen van vorig jaar het college gevraagd in de jaarrekening voor iedere verantwoorde indicator ook het begrotingscijfer te vermelden. Bij 93 van de 191 indicatoren is dit niet het geval. In de grafiek hieronder is zichtbaar over welke soort indicatoren dit gaat.
Rijksindicator; 26
Effectindicator; 3
Kengetal; 64
4/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
1. Uitkomsten onderzoek Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen
In de programmarekening 2022 is bij 1 indicator het begrotingscijfer niet opgenomen, terwijl in de begroting de indicator wel een waarde heeft. In de begroting 2023-2026, is ook de begrotingswaarde 2022 opgenomen. Wij hebben geconstateerd dat het voorkomt dat deze waarde in een aantal gevallen niet overeenkomt met de oorspronkelijke waarde in de begroting 2022-2025. Zie de tabel hieronder.
Tenslotte
Programma
Indicator
05. 05. 11. 11. 11. 11. 12.
Bezoekers aan de website Bezoekers aan de bibliotheek Aantal hotelovernachtingen van buitenlandse gasten Aantal hotelovernachtingen van binnenlandse gasten Aantal hotelovernachtingen van zakelijke gasten Gemiddelde aantal hotelovernachtingen van binnenlandse gasten Aantal fietsparkeerplekken in Centrum, Scheveningen, stations en enkele RR halten
12. 12. 14. 14. 14.
Het aantal buurten met een parkeerdruk van meer dan 90% Aantal gerealiseerde fietsparkeerplekken Aantal klantcontacten via balies (fysiek) Aantal klantcontacten via 14070 (niet fysiek) Aantal klantcontacten via www.denhaag.nl (niet fysiek)
Waarde begroting 2022 in begroting 2022 1.005.000 2.617.000 786.000 588.000 546.000 2 27.615 21 200 160.000 522.000 4.100.000
Waarde begroting 2022 in begroting 2023 856.000 1.653.000 479.000 725.000 234.000 1,6 27.865 31 1.350 166.000 395.000 5.500.000
5/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
1. Uitkomsten onderzoek Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
Sluit de waarde 2021 zoals opgenomen in de programmarekening 2022 aan met de programmarekening 2021? Voor het aansluiten van de waarde 2021 van de indicator in de programmarekening 2022 zijn wij uitgegaan van de programmarekening 2021. Dit doen wij omdat deze waarde destijds met de bron is aangesloten. Waarden die geactualiseerd zijn konden niet door ons worden geverifieerd.
Wij merken op dat het vergelijkend cijfer regelmatig geen waarde heeft, of in jaar T-1 geen waarde had en in 2022 (jaar T) wel. Of dit gewenst en terecht is, is niet vast te stellen doordat een procedure hiervoor ontbreekt. In de aansluiting is een verbetering te zien. Indicatoren die na de conceptversie van de programmarekening niet aansloten, zijn aangepast in de definitieve versie.
De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om voor elke indicator historische informatie op te nemen zodat inzicht in de trend wordt gegeven. Uit de controle blijken de volgende variaties als antwoord op de vraag: Uitkomst 1. Ja, de indicatorwaarde 2021 in de programmarekening 2022 sluit aan met de waarde 2021 in de programmarekening 2021;
Aantal 145
2.
Ja, de indicatorwaarde 2021 heeft zowel in de programmarekening 2021 als 2022 geen waarde/waarde NUL/waarde NNB/etc., dus sluit aan;
18
3.
Nee, de indicator 2021 heeft een waarde in de programmarekening 2022, maar de indicator komt niet voor in de programmarekening 2021;
1
4.
Nee, de indicator heeft een waarde in de programmarekening van 2022, maar in de programmarekening 2021 heeft deze geen waarde/waarde NUL/waarde NNB/etc.;
24
5.
Nee, de waarde van de indicator in de programmarekeningen 2021 en 2022 sluiten niet met elkaar aan.
3
TOTAAL
191
6/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
1. Uitkomsten onderzoek Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
Programma
Ja - Bron sluit aan
Nee - Geen bron
Onzeker Bron sluit aan
Sluit de waarde 2022 aan met de bron? Voor het aansluiten van de waarde 2022 van de indicator met de brondocumenten zijn wij uitgegaan van de programmarekening 2022 van 5 mei 2023. De waarde van de indicator kan wel of niet aansluiten. Echter kan het voorkomen dat de aard van de bron ervoor zorgt dat de waarde van de indicator foutgevoelig is. In dit geval is de conclusie ‘onzeker’. Deze conclusie betekent niet dat de waarde niet aansluit, maar dat simpelweg niet vast te stellen is of de totstandkoming betrouwbaar is. Dat speelt bijvoorbeeld wanneer de waarde van de indicator wordt berekend in Excel, soms met grote databestanden vanuit systemen waarbij queries en/of (veel) bewerkingsslagen worden toegepast. In tegenstelling tot de waarde van een indicator die wel direct, 1 op 1, te herleiden is uit een systeem. In geval van ‘Nee – geen bron’, is er geen bron aangeleverd en/of is deze (nog*) niet beschikbaar.
* Dit is bijvoorbeeld het geval bij programma 5, waarbij de bronnen van de indicatoren de jaarrekeningen van cultuurinstellingen zijn. Deze zijn elk jaar niet tijdig beschikbaar en komen daardoor met een jaar vertraging in de jaarrekening van de gemeente Den Haag. Het gaat hier om 9 indicatoren.
8
Eindtotaal
03. Duurzaamheid, Milieu en Energietransitie 04. Openbare Orde en Veiligheid 05. Cultuur en Bibliotheek
18
13
06. Onderwijs
2
4
6
07. Werk en Inkomen
7
1
1
9
08. Zorg, Welzijn, Jeugd en Volksgezondheid 09. Buitenruimte
16
2
1
19
11
39 11
13
13
5
5
10. Sport
4
2
5
11
11. Economie
14
10
1
25
12. Mobiliteit
1
2
9
12
13. Stadsontwikkeling en Wonen 14. Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening 15. Financiën
8
8
7
23
5
12
16. Overzicht Overhead
1
Bedrijfsvoering 3.2 Omvang en kosten formatie Eindtotaal
7 1
95
1 1
46
4
4
50
191
7/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
1. Uitkomsten onderzoek Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
Zijn afwijkingen tussen realisatie en begroting van >10% toegelicht?
Voor alle programma’s hebben wij in kaart gebracht bij welke indicatoren de afwijking tussen de realisatie en de begroting >10% is en of deze afwijking is verklaard/toegelicht in de programmatekst. Wij hanteren in dit onderzoek een grens van 10% afwijking ten opzichte van de begrote waarde, omdat deze grens gebruikelijk is bij het toelichten van (financiële) verschillen in een jaarrekening. Uit het onderzoek blijkt dat er bij 34 van de 191 indicatoren sprake is van een afwijking van meer dan 10% . Alle gevallen zijn toegelicht. Deze vergelijking is gemaakt tussen de realisatie en de begrotingscijfers. Echter zijn hier ook de indicatoren meegenomen waarbij een betrouwbare bron ontbreekt of waarvan het begrotingscijfer niet aansluit.
8/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
2. Aanbevelingen Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
Voor het verhogen van de effectiviteit van het gebruik van indicatoren (het meten van het behalen van beleidsdoelstellingen en of (tussentijds) bijgestuurd moet worden) geven wij hieronder een aantal suggesties. Wij denken graag mee bij een eventuele herziening. Begroten van indicatoren en vergelijkend cijfer 2021 Een aantal indicatoren wordt niet begroot. Ook zien we dat een vergelijkend cijfer van het voorgaande jaar niet altijd wordt op- of overgenomen in de programmarekening. Wellicht is dit voor bepaalde soorten indicatoren niet nodig. Echter is het nu onhelder wanneer dit wel of niet vereist is. Het is aan te bevelen een procedure in te stellen zodat (afhankelijk van het doel van de indicator) duidelijk is wanneer de waarde van de indicator wel of niet begroot moet worden voor het verantwoordingsjaar en opgenomen moet worden in de programmarekening (idem voor een vergelijkend cijfer jaar t-1).
Voor de betrouwbaarheid van de brondocumentatie adviseren wij te kiezen voor een niet aanpasbare bestaande externe bron (website) of interne applicatie (niet zijnde Excel) én geen (grote aantallen) handmatige bewerkingsslagen toe te passen. Indien dit niet anders kan, adviseren wij te zorgen voor een vastlegging zodat een consistente manier van bewerken toegepast wordt. Duale werkgroep In voorgaande jaren werd bij een nieuw college een duale werkgroep ingesteld. Dit blijkt een goed moment om indicatoren te herzien en de relevantie van de indicator (sluit deze nog aan met het nieuwe coalitieakkoord?) en de betrouwbaarheid van de realisatie van de indicator mee te nemen.
Daarnaast valt op dat de begrotingswaarde geactualiseerd wordt, met terugwerkende kracht, in de meest recente begroting (in dit geval waarde 2022 in begroting 2023-2026). Onze aanbeveling is om in kaart te brengen hoe om te gaan met tussentijdse mutaties van de begrotingscijfers (In welke begroting staan de definitieve begrotingscijfers? Hoe wordt expliciet helder gemaakt wat wijzigt? Wat is de rol van de raad bij het aanpassen hiervan?). Aanlevering brondocumentatie De aanlevering door de gemeente van de brondocumentatie aan de GAD is een jaarlijks terugkerend proces. Desondanks was de aanlevering voor 2022 niet compleet waardoor wij de realisatie 2022 van een aantal indicatoren niet konden aansluiten. Wij adviseren na te gaan wat de redenen zijn van de incomplete aanlevering zodat dit in de volgende jaren kan worden voorkomen. Betrouwbaarheid indicatoren \ Voor de betrouwbaarheid van de (stand van de) indicator is het een risico wanneer de stand van een indicator aanpasbaar is, bijvoorbeeld door veel en/of bewerkelijke (Excel-)berekeningen. Het maken van (on-)bewuste fouten is hier mogelijk. 9/10
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag
Tenslotte Inleiding 1. Uitkomsten onderzoek 2. Aanbevelingen Tenslotte
De opdracht is uitgevoerd door medewerkers van de Gemeentelijke Accountantsorganisatie van de Gemeente Den Haag (GAD) in overeenstemming met de Verordening gedrags-en beroepsregels accountants (VGBA). Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen. Deze zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie www.nba.nl. Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat op dit onderzoek geen accountantscontrole is uitgevoerd en dat geen beoordelingsonderzoek is verricht. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van dit materiaal kan worden ontleend, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en waarover dienovereenkomstig door ons in deze rapportage wordt gerapporteerd. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn natuurlijk bereid een nadere toelichting te geven.
Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag, 22 mei 2023 WAS GETEKEND Drs. T.M.Gommans RO
10/10