RIS315221 Pre advies initiatiefvoorstel Dienstreizen in dienst van de stad

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10561393 RIS315221 Contactpersoon

Annette Snel Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie Bestuurszaken Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

7 september 2023

annette.snel@denhaag.nl

Onderwerp

Pre-advies Initiatiefvoorstel Dienstreizen in dienst van de stad (RIS315221)

Op 13 april heeft Hart voor Den Haag het initiatiefvoorstel “Dienstreizen in dienst van de stad” ingediend (RIS315221). In het initiatiefvoorstel wordt het college opgeroepen om voorafgaand aan een buitenlandse reis het debat te voeren in de commissie over aard, inhoud en inzet van de dienstreis. Tevens wordt het voorstel gedaan om bij iedere dienstreis een afgevaardigde van de commissie en de pers mee te nemen. Tot slot wordt het college opgeroepen om bij reizen met een economische doelstelling ook altijd bedrijven uit (de regio) Den Haag uit te nodigen om deel te nemen aan handelsmissies en meer regionale samenwerking toe te passen en grootschaliger te denken.

Het college heeft op deze voorstellen de volgende reactie. Het college voert het dagelijks bestuur van de stad en handelt daarbij binnen de vastgestelde kaders. Zo zijn afspraken rond het voornemen van een reis én de verantwoording daarover expliciet vastgelegd in de Gedragscode voor burgemeester en wethouders Den Haag 2021 en de Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders en Haag 2023. Collegeleden maken buitenlandse dienstreizen ten behoeve van internationale betrekkingen, kennisvergaring, acquisitie voor grootschalige sportevenementen, economische doelstellingen en/of het deelnemen aan seminars en bijeenkomsten. Het uitgangspunt is dat deze reizen bijdragen aan de gemeentelijke (en regionale) doelstellingen en het beoogde doel met de reis wordt bereikt. Daarbij wordt altijd gekeken welke kansen er nog meer liggen, zodat de dienstreizen zo efficiënt en effectief mogelijk worden gepland. Strategische reisagenda Het eerste dictum uit het initiatiefvoorstel luidt: 1. “Vooraf aan een dienstreis een brief van de raad te doen toekomen met aard, inhoud en inzet van de dienstreis waarover een commissiedebat gevoerd kan worden waarmee de raad ook input kan geven. Daarbij inzichtelijk te maken in welke landen economische kansen voor Den Haag liggen met daarbij geoormerkt de bijbehorende kosten.

Zo kan de raad weloverwogen een keuze maken over welke dienstreizen de voorkeur genieten.”

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10561393

Elk voornemen voor een buitenlandse dienstreis van een collegelid wordt afzonderlijk en zorgvuldig door het college gewogen op diverse verplichte onderdelen overeenkomstig de Gedragscode burgemeester en wethouders Den Haag 2021 en de Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders en Haag 2023. Na beraadslaging in het college wordt de voorgenomen reis direct gepubliceerd in het openbare register voor buitenlandse dienstreizen van collegeleden op de website van de gemeente Den Haag www.denhaag.nl. Vervolgens wordt binnen één maand na afloop van de dienstreis de raad geïnformeerd door het collegelid over de bereikte resultaten en een reflectie op de doelstellingen. Het verslag wordt toegevoegd aan het openbare register. Conform de toezegging van de burgemeester bij de bespreking van de Programmarekening 2022 in de vergadering van de Commissie Bestuur van 21 juni 2023 zal in het vervolg met een vast format voor het verslag van de dienstreis worden gewerkt, zodat de verantwoording aan de raad meer eenduidig is. Naast nut, noodzaak, doelen en vervoermiddel zal ook informatie worden opgenomen over het reisgezelschap, de gemaakte kosten en de toegevoegde waarde van de reis ten opzichte van bijvoorbeeld een digitaal overleg. Het college leest in het initiatiefvoorstel de behoefte om nóg meer betrokken te worden bij buitenlandse dienstreizen.

Het college zal, om tegemoet te komen aan de wens om eerder en meer inzicht te krijgen in buitenlandse dienstreizen die in voorbereiding zijn, periodiek (4x per jaar) een strategische reisagenda van het college aan het openbare register toevoegen. Deze reisagenda geeft een overzicht van mógelijke buitenlandse dienstreizen waar collegeleden aan deelnemen. De reisagenda is indicatief en niet definitief en/of limitatief. De raad kan zowel de reisagenda, de afzonderlijke voornemens als de verantwoording van een buitenlandse dienstreis van een collegelid ter bespreking stellen en de input van de raad meegeven. Het college is van mening dat de inhoudelijke betrokkenheid van de raad op deze wijze voldoende is gefaciliteerd, zeker gezien de toezegging om periodiek een strategische reisagenda te publiceren en de verslaglegging te verbeteren. Het college adviseert daarom het eerste dictum uit het initiatiefvoorstel niet over te nemen. Het tweede en derde dictum uit het initiatiefvoorstel luiden respectievelijk als volgt: 2. “Om bij iedere dienstreis ook een afgevaardigde van de commissie mee te nemen waarmee de betrokkenheid van de raad vergroot wordt.” 3.

”Een of meerdere journalist(en) van de lokale pers mee te nemen die verslag kunnen doen van de dienstreis zodat de inwoners van de onze stad ook op de hoogte gehouden worden van de inspanningen die verricht worden om Den Haag internationaal op de kaart te zetten.” Het college is van mening, dat de huidige werkwijze, aangevuld met de toezegging over een strategische reisagenda en het verbeteren van de verslaglegging, de raad in staat stelt om haar rol te vervullen. Conform de gedragscode leggen collegeleden zelf verantwoording af na elke buitenlandse dienstreis middels een verslag. Dit verslag is openbaar en voor iedereen, dus ook de inwoners van de stad, te raadplegen. Daarnaast geldt dat de communicatie vooraf, tijdens en na afloop van de reis en een mogelijke betrokkenheid van de pers onderdeel is van de voorbereiding van een reis.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10561393

Het al dan niet uitnodigen van één of meerdere journalisten van de lokale pers (voor eigen rekening) kan onderdeel zijn van de afweging die per reis wordt gemaakt. Het college is daarbij van mening dat het voorstel tot het standaard meenemen van een afgevaardigde van de commissie bij elke dienstreis overbodig is en onnodig kostbaar. Het college adviseert negatief op deze twee voorstellen. Reizen met economische doelstelling en handelsmissies Het initiatiefvoorstel roept het college op om regionale belangen te betrekken bij dienstreizen en tevens ondernemers in Den Haag en/of de Haagse regio actiever te betrekken bij handelsmissies. De voorstellen 4 en 5 uit het initiatiefvoorstel luiden als volgt: 4. “Bij handelsmissies ook altijd bedrijven uit (de regio) Den Haag uit te nodigen, middels een open oproep in de media en gemeentelijke sociale mediakanalen, om deel te nemen aan de handelsmissie. Deelname aan de missie is kosteloos, deelnemers betalen zelf de reis- en verblijfkosten en kosten voor eventuele tolken en individueel lokaal vervoer.” 5. “Meer regionale samenwerking toe te passen en grootschaliger te denken.

Door samen te werken met andere steden in de regio, kunnen we een grotere vuist maken en meer voor elkaar krijgen.” Voor dienstreizen met een economische doelstelling, waar dit initiatiefvoorstel grotendeels naar verwijst, vormt het “Uitwerkingskader voor het internationaal economisch beleid van de gemeente Den Haag” het uitgangspunt (RIS314494). Internationale economische activiteiten (en dus ook buitenlandse dienstreizen) moeten passen bij onze identiteit als stad van vrede en recht, van toegevoegde waarde zijn ten aanzien van publieke opgaven op het vlak van o.a. verduurzaming, brede welvaart en veilige technologische ontwikkeling en niet alleen (regionale) economische, maar ook maatschappelijke meerwaarde bevatten. Den Haag is aangesloten bij de Werkgroep Economische Reisagenda van het Rijk, waarin de nationale economische missies behandeld worden. De andere G4-steden nemen hier ook deel aan. Per missie wordt gekeken of hier samen in opgetrokken kan worden. Den Haag heeft in het verleden deelgenomen aan verschillende nationale missies, bijvoorbeeld naar India, of trekt met andere gemeenten samen op om bijvoorbeeld grote evenementen te realiseren. Hoewel handelsmissies niet vaak voorkomen en het college geen regie voert op de organisatie hiervan,zijn hier wel l richtlijnen voor opgesteld middels het internationaal economisch beleid van de gemeente Den Haag (RIS314494).

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dit beleid ligt bij InnovationQuarter en The Hague Business Agency als zijnde internationaal georiënteerde organisaties op het vlak van economische betrekkingen. Waar nodig wordt aangesloten bij handelsreizen die op initiatief van onze partners in de regio en de Rijksoverheid worden gemaakt. Het college onderschrijft het belang van meer regionale samenwerking en werken op dit vlak ook in toenemende mate samen met partners in de regio. In de enkele gevallen waar de gemeente aansluit bij dergelijke missies wordt natuurlijk gekeken hoe Haagse ondernemingen en organisaties kunnen worden betrokken, indien hiervoor gelegenheid is. Het komt ook regelmatig voor dat (Haagse) ondernemers aansluiten bij dit soort reizen. Dat kan gaan om een gezamenlijk bezoek aan een internationaal congres of handelsbezoeken met het oog op marktvergroting/kennisuitwisseling.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10561393

Als gemeente bieden we doorgaans veel praktische ondersteuning aan geïnteresseerde ondernemers en dekken we in sommige gevallen bepaalde kleine kosten, zoals entreekosten voor events. Het staat overigens in onze optiek ook tot rede dat er vanuit de ondernemer ook zelf iets tegenover mag staan en zij zelf verantwoordelijk blijven voor reis- en verblijfskosten. Volgens het college zijn voorstel 4 en 5 uit het initiatiefvoorstel ondersteunend aan het huidige gevoerde beleid. Tot slot Het college maakt als dagelijks bestuur buitenlandse dienstreizen ten behoeve van de stad en handelt daarbij volgens de door de raad in de gedragscode vastgestelde kaders voor het voornemen van een reis én de verantwoording daarover. Het initiatiefvoorstel van Hart voor Den Haag roept op om voorafgaand aan een dienstreis de raad nog beter te betrekken. Het college meent met de toezegging tot het publiceren van een strategische reisagenda én het verbeteren van de verslaglegging in aanvulling op de werkwijze waarbij elk voornemen van een reis al wordt opgenomen in het openbare register, dat er invulling wordt gegeven aan het vergroten van de mogelijke inhoudelijke betrokkenheid van de raad. Het college adviseert daarom negatief op het eerste dictum. Het college adviseert ook negatief op het voorstel (2) om standaard een afgevaardigde van de commissie en de lokale pers (3) mee te nemen.

De communicatie wordt per reis afgewogen en het college brengt standaard openbaar verslag uit over de dienstreis, waarmee ook de inwoners van de stad worden geïnformeerd over de bereikte doelen. Het college onderschrijft de in het initiatiefvoorstel genoemde doelen ten aanzien van het versterken van de economische belangen van de stad en regio (4 en 5), alsmede het betrekken van (regionale) ondernemers. Dit komt overeen met de ambities van het college en zijn al onderdeel van het huidige gevoerde beleid.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4