RIS314908 Verbeterrapport Wet Politiegegevens

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Kavita Parbhudayal Wethouder van Werk Wijken en Dienstverlening

114

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DSB/10482890 RIS314908 Contactpersoon

Liesbeth Mantel Dienst

Stadsbeheer Afdeling

Algemene Zaken Telefoonnummer

2728 Datum

E-mailadres

28 maart 2023

liesbeth.mantel@denhaag.nl Bijlagen

2

Onderwerp

Verbeterrapport Wet Politiegegevens

Geachte voorzitter, Hierbij informeer ik u over het verbeterrapport dat is opgesteld naar aanleiding van de audit die door de GAD is uitgevoerd inzake de Wet Politiegegevens. Achtergrond Voor de omgang met persoonsgegevens zijn de belangrijkste regels vastgelegd in de AVG. Daarnaast gelden voor het verwerken van gegevens die nodig zijn voor opsporing, andere regels dan onder de AVG het geval is. Hiervoor geldt de Wet politiegegevens (Wpg). Sinds 2019 vallen (persoons)gegevens die Boa’s verwerken als opsporingsambtenaar, ook onder de Wpg. Aangezien op diverse plekken in de organisatie Boa's werkzaam zijn, heeft de gemeente rekening te houden met de Wpg. Om te toetsen of de gemeente hieraan voldoet, verplicht de Wpg om periodiek audits uit te laten voeren. De GAD heeft een audit uitgevoerd over het jaar 2021. Eén van de acties die voortkwam uit deze audit is het opstellen van een verbeterrapport om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. In deze brief wordt kort stilgestaan bij de achtergrond, de resultaten en de vervolgstappen voor het komende jaar aangaande de Wpg. Zowel de audit van de GAD als het verbeterrapport zijn als bijlage aan deze brief toegevoegd. Audits De gemeente is verplicht zich te verantwoorden over de naleving van de Wpg door de gemeentelijke boa’s. Er is over het jaar 2021 een audit uitgevoerd door de GAD.

De resultaten van deze audit zijn afgelopen december aangeleverd bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Resultaten externe audit Gemeentelijke boa’s zijn op meerdere plekken in de organisatie ondergebracht, waarbij grofweg een verdeling in vier domeinen kan worden gemaakt: 1. 2. 3. 4.

Openbare ruimte (DSB/Handhavingsorganisatie) Milieu, welzijn en infrastructuur (DSB/Handhavingsorganisatie) Onderwijs (OCW/L&OZ Leerlingzaken) Werk, inkomen en zorg (SZW/Handhaving &Fraude en OCW/O&K – Misbruik & Oneigenlijk Gebruik)

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10482890

De audit is uitgevoerd voor alle vier de bovengenoemde domeinen. De GAD heeft bij de toetsing van de audit gebruik gemaakt van de onderstaande criteria:

Opzet

De organisatie heeft de beheersingsmaatregen beschreven die, indien deze werken zoals beschreven, een redelijke mate van zekerheid bieden dat voorzien is aan de borging van de wettelijke eisen met betrekking tot de verwerking van politiegegevens door boa’s.

Bestaan

De organisatie heeft de beheersingsmaatregelen overeenkomstig de opzet daadwerkelijk geïmplementeerd en toegepast.

De organisatie heeft de beheersingsmaatregelen gedurende de verslaggevingsperiode volgens Werking de opzet toegepast, ingeval van handmatige beheersingsmaatregelen zijn deze toegepast door competente en bevoegde personen. Samengevat is de Wpg audit in feite de wijze waarop het verwerken van politiegegevens is georganiseerd (opzet), de maatregelen en procedures die daarop van toepassing zijn (bestaan) en de werking van deze maatregelen en procedures (werking) getoetst. De conclusie van de GAD naar aanleiding van de audit is dat de gemeente de Wpg niet tijdig in het vizier heeft gekregen, de Wpg nog onvoldoende bekend en geland is binnen de organisatie en dat aan het merendeel van de normen niet wordt voldaan. De GAD heeft deze uitkomsten getoetst bij andere gemeenten, waar eenzelfde beeld is geconstateerd. Deze resultaten maken dat er diverse acties nodig zijn om in de nabije toekomst wel te voldoen aan de gestelde normen. Essentieel daarin is het opstellen van een verbeterrapport waarin oplossingen beschreven staan voor de geconstateerde tekortkomingen. Dit verbeterrapport is nu gereed. Binnen een jaar voert de GAD vervolgens een hercontrole uit, waarvan de uitkomsten ook worden gerapporteerd aan de AP. Verbeterrapport In het verbeterrapport komen de onderwerpen die volgens de audit reeds afdoende zijn opgezet, geïmplementeerd en effectief werken niet terug.

Ten aanzien daarvan hoeven immers geen verbetermaatregelen te worden doorgevoerd door de gemeente Den Haag. Alle overige onderwerpen komen wel terug. Het verbeterrapport is gestructureerd rondom 8 kernthema’s die het raamwerk vormen voor het meten van de privacy volwassenheid binnen de organisatie. De acht kernthema’s zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Inrichting privacybesturing Inzicht in verwerkingen Grip op relaties Risicobeheersing Beveiliging Privacy-by-design Transparantie Cultuur

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10482890

Ieder afzonderlijk hoofdstuk van het verbeterrapport vangt aan met een algemene toelichting die verband houdt met het specifieke kernthema, waarbij met name aandacht is voor eventuele overeenkomsten en verschillen tussen de Wpg en de AVG. In die algemene toelichting zijn eveneens concrete verbetervoorstellen opgenomen. Deze verbetervoorstellen zijn vaak generiek van aard, doch in elk geval van belang voor verschillende betrokken diensten. Na de algemene toelichting volgen in ieder hoofdstuk tabellen. In die tabellen zijn de conclusies audit (tweede kolom), aanbevelingen audit (derde kolom) en conclusies (vierde kolom) terug te vinden. In de vijfde kolom van de tabel zijn deze aanbevelingen, indien en voor zover mogelijk, uitgewerkt in concretere verbetermaatregelen en te ondernemen stappen. In hoofdstuk 10 van de verbeterrapportage zijn alle verbetermaatregelen onder elkaar weergegeven. Daarbij is er, voor zover mogelijk, een rangorde aangebracht. De eerstgenoemde maatregelen hebben daarbij meer prioriteit dan de laatstgenoemde. Ook is er onderscheid gemaakt tussen verbetermaatregelen die op strategisch (centraal), decentraal (door de diensten) dan wel door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) moeten worden opgepakt.

Vervolg Het komende jaar wordt gebruikt om de verbetermaatregelen uit het verbeterrapport aan te pakken zodat er aan het einde van het jaar een duidelijke verbetering te zien is bij de hercontrole die de GAD zal uitvoeren. Voor het uitwerken van het verbeterrapport zal extra personele inzet beschikbaar worden gesteld. Dit betekent overigens niet dat alle verbeteringen in een jaar zijn opgelost, er is meer tijd nodig om alle punten uit het verbeterrapport uit te voeren. Eén van de eerste stappen die wordt ondernomen is het realiseren van een werkprogramma per betrokken dienst waarbij alle maatregelen uit hoofdstuk 10 van het verbeterrapport een plaats krijgen. Resumerend De audit van de GAD heeft duidelijk gemaakt dat er vanuit de gemeente, zowel op korte als op lange termijn, actie ondernomen moet worden om te voldoen aan de normen vanuit de Wpg. Hiervoor is het verbeterrapport opgesteld. Binnen een jaar wordt een hercontrole door de GAD uitgevoerd bij de vier domeinen waar BOA’s werkzaam zijn. De uitkomsten van deze hercontrole worden wederom met u gedeeld. Met vriendelijke groet, de wethouder van Werk Wijken en Dienstverlening Kavita Parbhudayal

3/3