RIS314724 Verslag Rekeningencommissie 22 februari 2023

Rekeningencommissie RIS314724

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 22 februari 2023

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren R. Guernaoui, K. Partiman en M. Sewtahal, allen lid RC; de heren A. van Loon, M. van Miltenburg, P. van Heerwaarden en G. Hagenaars, ambtenaren; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren T. de Boer (m.k.), Y. Assad en M. Etalle (z.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:35 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 25 januari 2023 Het verslag van de openbare vergadering van 25 januari 2023 (RIS314582) wordt ongewijzigd vastgesteld. Ook het geheime verslag van de besloten vergadering van 25 januari 2023 (RIS314622) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken De ingekomen stukken zijn geagendeerd bij punt G en H.

D. Voortgang verbetering interne beheersing In 2020 heeft de Rekeningencommissie bij het college onder de aandacht gebracht dat de interne beheersing moest worden verbeterd. Procesbeschrijvingen waren niet meer up-todate of niet conform de kwaliteitsvereisten en de eigen regels werden niet altijd even strikt nageleefd. De Rekeningencommissie verwachtte meer focus van het college op het formeel vaststellen van procedures, het duiden van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, alsmede de zichtbare naleving van procedures. In de zomer van 2020 heeft de Rekeningencommissie een brief ontvangen waarin op hoofdlijnen werd toegelicht hoe de beheersorganisatie zou worden verbeterd (RIS305828).

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

In 2021 heeft de Rekeningencommissie van het college vervolgens een brief ontvangen (RIS308052) met nadere informatie over het programma voor de verbetering van de beheersorganisatie en de toenmalige stand van zaken. Dit is in de vergadering van 14 april 2021 (RIS308947) nader toegelicht. In deze werkbespreking wordt de voortgang in de verbetering van de interne beheersing toegelicht door Ward van Miltenburg, concerncontroller en Ad van Loon, directeur Financiën en Inkoop. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Verschillende incidenten met betrekking tot de interne beheersing (RIS302317, RIS305757 & RIS305885, RIS307566 & RIS313312 en RIS312853, RIS313146 & RIS313147) hebben als een wake-up call gewerkt voor de verbetering waaraan nu wordt gewerkt. Versterking van het financieel beheer is nodig om tot adequate beleidsuitvoering te komen, de kansen op fouten te verkleinen en het risico op fraude te verminderen. De kwaliteit van de interne beheersing is ook bepalend voor het vertrouwen dat de burger in het stadsbestuur heeft en het vertrouwen dat medewerkers in elkaar kunnen hebben. De verbetering van de interne beheersing richt zich op vier pijlers: 1. processen: deze vormen het cement van beleid en uitvoering door duidelijk te maken wat kwaliteitseisen en de rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn; 2.

rechtmatigheid: het gemeentebestuur heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat beleid en uitvoering voldoen aan wet- en regelgeving; 3. risicobeheersing: door middel van risicomanagement moet de organisatie kunnen inspelen op de belangrijkste risico’s van externe invloeden en onzekerheden. 4. internal audit: dit is een afdeling die belast is met het onafhankelijk toetsen van de interne beheersing binnen de gehele organisatie. Versterken processen Voor het versterken van processen is in 2022 een apart team opgericht met medewerkers (4 fte) die kennis hebben van procesinrichting, beheer en procesbeschrijvingen. De eerste stap van procesmanagement is het op orde brengen van procesbeschrijvingen. Dit vormt de hygiëne van de organisatie. In de procesbeschrijvingen is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is en aan welke eisen het proces moet voldoen. In 2022 is ook gestart met het opnieuw inrichten van de uiteenlopende processen binnen de organisatie. De bedoeling is dat deze processen voldoende checks & balances hebben om risico’s te kunnen beheersen. Bij de nieuwe procesbeschrijvingen wordt ook gekeken hoe de dienstverlening aan de burger kan worden verbeterd. Met één van de grote accountantskantoren zijn 42 financieel-kritische processen doorgelicht.

Dit zijn processen die tot betalingen of ontvangsten leiden (bijvoorbeeld uitkeringsverstrekking, subsidieverlening of belastingontvangst). De uit de doorlichting gekomen aanbevelingen zijn divers en hebben onder meer betrekking op de kwaliteit van procesbeschrijvingen, aanwezigheid van controlemechanismen of het benutten van automatiseringsmogelijkheden. Deze aanbevelingen worden vanaf 2023 geïmplementeerd. Dit wordt centraal gecoördineerd vanuit het genoemde team, in samenwerking met de betreffende diensten (die eigenaar zijn). Om de processen van verschillende diensten op identieke wijze te kunnen vastleggen zal gebruik worden gemaakt van in 2023 aan te schaffen software. Daarnaast wordt een gemeentebreed kader voor procesmanagement opgesteld en geformaliseerd. Dit wordt medio 2023 opgeleverd. Ook is er

Pagina 2 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

gestart met het schrijven van een handboek administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) waarin dit kader gedetailleerd wordt uitgewerkt. Inkoop Inkoop is een belangrijk proces dat onder meer betrekking heeft op (inkoop)contracten, aanbesteden, inkooporders, facturen en de uitgaande geldstroom. In 2022 zijn enkele honderden budgethouders binnen de gemeente bevraagd, waardoor 50% meer contracten in beeld zijn gekomen. Er staan nu meer dan 1000 contracten in het contractenregister. Dit register maakt het mogelijk om te monitoren wanneer contracten aflopen, zodat tijdig opnieuw aanbesteed kan worden. Tevens vormt het de basis van leveranciersmanagement. Het inkopen via inkooporders is het afgelopen jaar gestegen van 74% naar 80%. Het doel richting 2024 is 90%. Het nieuwe aanbestedingssysteem Mercell zorgt ervoor dat bij de afdeling Inkoop de aanbestedingen vanaf maart 2023 op uniforme wijze digitaal worden gedaan. Dit betreft zowel Europese aanbestedingen als inkopen onder de Europese aanbestedingsdrempel (meervoudig onderhandse aanbestedingen) Er wordt ook een link gemaakt tussen Mercell en Oracle, waarmee afgesloten contracten automatisch in Oracle worden opgenomen. Vóór het zomerreces wordt tevens het nieuwe proces Aanvraag tot betalen geïmplementeerd. Dit is een verandering van het inkoopproces, waarbij ook aandacht is voor behoeftestelling en gebruikersgemak.

Het aanpassen van het proces Aanvraag tot betalen is één van de verbetertrajecten die in gang zijn gezet om het risico op onrechtmatigheden te verminderen, onder meer door aanpassingen ten aanzien van de prestatieverklaringen. Op advies van de accountant zal in het systeem een verplichte prestatiebevestiging worden opgenomen voor inkopen waarvoor dat redelijkerwijs verwacht mag worden. In het nieuwe proces is de functiescheiding verbeterd, zijn verantwoordelijkheden in het betaalproces duidelijker vastgelegd en zijn de voorwaarden voor betaling aangescherpt. Voor de gebruikers is een nieuw handboek gemaakt. Ook wordt het proces voor gebruikers eenvoudiger en meer faciliterend, onder meer door het bieden van ondersteuning voor inkopen boven de € 50.000. Financiële administratie Voor het verbeteren van de financiële administratie is in 2022 een apart programma opgesteld, met daaronder diverse projecten. Dit programma is recent ook in uitvoering gebracht. Dit is een meerjarig traject met tussentijdse mijlpalen. Inmiddels zijn procesbeschrijvingen en werkinstructies opgesteld die in 2023 verder worden uitgebreid. Ook is een traject gestart gericht op het implementeren van IT-mogelijkheden binnen de administratie (zoals robotisering en E-facturatie). Als onderdeel van dit programma wordt ingezet op tussentijdse afsluiting, waarvan in 2022 een eerste pilot is gedaan.

In 2023 wordt dit geïntensiveerd, vooral gericht op het opschonen en actualiseren van specifieke posten, zoals tussenrekeningen en materiele vaste activa. In 2023 en 2024 wordt het programmaplan voor de verbetering van de financiële administratie verder uitgevoerd. Het is een meerjarig traject, onder meer omdat hierbij meerdere gemeentelijke diensten betrokken zijn en ook een cultuurverandering nodig is. Daarnaast wordt in 2023 ook het betaalproces op diverse aspecten verder verbeterd, onder meer met betrekking tot taken, verantwoordelijkheden en de koppelingen tussen betaalsysteem en de subsystemen.

Pagina 3 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

Gemeentebreed Risicomanagement Evenals voor de verbetering van processen is voor risicomanagement een apart team van 4 fte opgericht. Dit team heeft bij de afzonderlijke dienstdirecties de (fraude)risico’s geïnventariseerd. Op dit moment worden beheersingsmaatregelen aan de risicoanalyse toegevoegd. Om de bewustwording te vergroten worden de gesprekken over risico’s periodiek herhaald en worden trainingen gegeven. Het doel is dat het team voor de zomer van 2023 de ISO31000-opleiding heeft gevolgd, een internationale kwaliteitsstandaard. Naast frauderisico’s – die als eerste in kaart zijn gebracht – worden ook overige risico’s geïnventariseerd, zoals rechtmatigheidsrisico’s, financiële risico’s en niet-financiële risico’s. Een voorbeeld van een niet-financieel risico is het niet kunnen werven van gekwalificeerde medewerkers. Voor een professionele uitvoering en vastlegging van risicomanagement wordt een applicatie aangeschaft voor governance, risk & compliance (GRC). Hiermee kan het gehele (fraude)risicomanagement worden vastgelegd. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 moet het college zich in de jaarrekening verantwoorden over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Dit zal bij wijze van oefening ook al gebeuren in de jaarrekening 2022. Eén en ander is eerder toegelicht in de vergadering van 14 december 2022 (RIS314373, punt E).

Internal audit Internal audit is een afdeling die belast is met het onafhankelijk toetsen van de interne beheersing binnen de gehele organisatie. Er bestond een dergelijke afdeling, maar deze moest zich verder ontwikkelen in professionaliteit, capaciteit en methodiek. Ook hier is het doel om aan beroepsstandaarden te voldoen zodat de accountant in haar controle gebruik kan maken van het werk van deze afdeling. Er is inmiddels een jaarplan en er wordt gewerkt aan een kwaliteitssysteem en een handboek. De bedoeling is dat meer gebruik gemaakt gaat worden van data-analyse. Om ervoor te zorgen dat dossiers goed worden vastgelegd zal ook hiervoor een IT-applicatie worden aangeschaft. Het verschil tussen internal audit en de Accountantsdienst is dat internal audit werkt voor de ambtelijke organisatie en de Accountantsdienst in opdracht van de raad. Om te zoveel mogelijk te voorkomen dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd vind onderlinge afstemming plaats. Het geven van assurance bij de jaarrekening blijft de taak van de Accountantsdienst. Met de Accountantsdienst wordt de onderlinge verantwoordelijkheidsverdeling afgestemd. In de Boardletter wordt aandacht gevraagd voor interne beheersing op het fysiek en sociaal domein. Ook hier wordt gewerkt aan de opvolging van de aanbevelingen van de accountant.

Niet alles zal echter al in 2023 kunnen worden afgerond, ook al omdat de benodigde cultuurverandering binnen de gehele organisatie tijd kost. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Reikwijdte procesbeschrijvingen: het versterken van processen richt zich op 42 financieel-kritische processen die tot betalingen of ontvangsten leiden. Dit zijn grotendeels de meest risicovolle processen. De selectie van deze processen is in samenwerking met de uitvoerende diensten tot stand gekomen. Verwacht wordt dat de Pagina 4 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

▪

Rekeningencommissie

procesbeschrijvingen van de financieel-kritische processen voor het einde van 2023 gereed zijn. Daarnaast wordt in 2023 ook voor overige processen van de organisatie in kaart gebracht waar aanvullende verbetering nodig is. De Rekeningencommissie zou dit jaar inzichtelijk gemaakt willen zien om welke processen het gaat. Voortgang interne beheersing: de Rekeningencommissie neemt met genoegen kennis van de inspanningen om de interne beheersing gemeentebreed te verbeteren en wil over een jaar opnieuw worden geïnformeerd over de stand van zaken.

E. Werkbespreking voortgang reorganisatie dienst Bedrijfsvoering Bij het onderzoek naar de jaarrekening 2020 is door de Rekeningencommissie met de toenmalig wethouder Dienstverlening, Saskia Bruines, gesproken over de toen lopende reorganisatie van de dienst Bedrijfsvoering. De wethouder heeft daarbij voorgesteld de Rekeningencommissie door de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering te laten informeren over de reorganisatie (zie ook RIS310555, pag. 7). De stand van zaken wordt toegelicht door Peter van Heerwaarden, waarnemend algemeen directeur van de dienst Bedrijfsvoering. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De uitvoering van de bedrijfsvoering van de gemeente Den Haag was ondergebracht bij het Intern Dienstencentrum (IDC). In de vorige raadsperiode zijn de over de gemeente versnipperde beheer en adviesfuncties betreffende bedrijfsvoering samengebracht in het bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). Het bedrijfsvoeringsbeleid was ondergebracht bij de bestuursdienst (BSD). Deze verdeling zorgde ervoor dat de aansluiting van de bedrijfsvoering bij het primaire proces soms lastig was. Beleid, beheer, advies en uitvoering zijn daarom nu gebundeld.

Met ingang van 2021 is de nieuwe dienst Bedrijfsvoering van start gegaan, waarin bestaande organisatieonderdelen zijn samengebracht (RIS307259, RIS306596) in vijf portefeuilles en twee (mogelijk nog te bundelen) expertisecentra. In totaal werken ongeveer anderhalf duizend medewerkers bij de dienst. Een belangrijke opgave is nu de bedrijfsvoering te verbeteren. Recent is portefeuille II gesplitst in de portefeuilles Juridische Zaken en Personeel & Organisatie. In portefeuille V zit de kern van het IDC. Vooralsnog maken ook Transactieverwerking en HR-Services hier deel van uit. Overwogen wordt dit te verplaatsen naar respectievelijk de portefeuilles I en II. Bestuurlijk zijn de verschillende onderdelen verdeeld over meerdere wethouders. Zo valt Financiën onder de wethouder Financiën, mevrouw Bruines, en Inkoop onder de wethouder Duurzaamheid, Energietransitie en Klimaatadaptatie, de heer Kapteijns. Voor vrijwel alle overige onderdelen van de dienst Bedrijfsvoering rapporteert de algemeen directeur aan de wethouder Dienstverlening, mevrouw Parbhudayal. In 2022 is de reorganisatie van Informatisering & Automatisering (I&A) afgerond (zie ook RIS314582, punt D). De nadruk van de dienst Bedrijfsvoering ligt nu op continuïteit en doorontwikkeling van de dienstverlening, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met aansluiting bij het primaire proces.

Het directieteam (DT) van de dienst bestond uit veel interim-functionarissen. Per medio mei zullen op één na alle vacatures in het DT zijn vervuld. Op dit moment wordt nog geworven voor de directeur I&A. Vanwege de krappe arbeidsmarkt is het lastig om vacatures binnen de dienst in te vullen, met name voor functies betreffende I&A en Financiën. Pagina 5 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Tekorten Overhead: in de jaarrekening 2018 was sprake van een nadeel van € 12 miljoen op programma 16 (Overhead). Dit programma betreft niet alleen de dienst Bedrijfsvoering, maar ook het management van de overige diensten. Om te bezuinigingen op de kosten voor overhead zijn in 2018 plannen gemaakt (de zogenoemde business cases). Deze business cases beoogden een structurele besparing van in totaal € 17,75 miljoen en moesten in 2022 voltooid zijn. De wethouder Financiën heeft eerder laten weten dat in 2022 de laatste nog te realiseren bezuiniging van € 3 miljoen – met name op huisvesting – zou worden gehaald. Dit zal in de programmarekening 2022 worden toegelicht (aandachtspunt jaarrekening 2022). ▪ Nieuwe taakstelling apparaatslasten: in het nieuwe coalitieakkoord zijn met ingang van 2023 bezuinigingen van € 9 miljoen op apparaatslasten afgesproken. Deze betreffen niet alleen de dienst Bedrijfsvoering, maar het gehele gemeentelijk apparaat. ▪ Gevolgen intern verrekenen: in plaats van interne facturering aan diensten voor bedrijfsvoering zijn de daarvoor bestemde budgetten overgeheveld naar de nieuwe dienst Bedrijfsvoering. Dit leidt tot minder interne verrekeningen.

▪ Omvang ambtelijk apparaat bedrijfsvoering: onderzocht wordt of met verdergaande automatisering in de toekomst de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeterd kan worden, dan wel of bespaard zou kunnen worden op de omvang van het ambtelijk apparaat. Vanwege de krappe arbeidsmarkt is vooralsnog sprake van onderbezetting op onderdelen van de organisatie. De Rekeningencommissie benadrukt het belang van prioriteren en doelmatig werken door de dienst Bedrijfsvoering.

F. Halfjaarrapportage Wmo & Jeugd 2022 De tweede halfjaarrapportage 2021 over de kostenbeheersing Wmo & Jeugd is eind maart 2022 ontvangen (RIS311905) en door de Rekeningencommissie behandeld op 18 mei 2022 (RIS312334). Op 7 februari 2023 is de rapportage over het eerste half jaar van 2022 ontvangen (RIS314510). De voortgang wordt toegelicht door Gerben Hagenaars, directeur jeugd, Wmo & regionale inkoop jeugdhulp. De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De opzet van de nu voorliggende rapportage is dezelfde als de voorgaande rapportages, zoals in 2019 is afgesproken. Tijdens de vorige behandeling heeft de Rekeningencommissie gevraagd meer inzicht te krijgen in de financiële aspecten. Daarom zijn nu meer bedragen opgenomen in de rapportage. Vanwege de uitdagingen in de kostenbeheersing van de Wmo en Jeugdhulp is in 2018 een taskforce opgericht die sindsdien per kwartaal aan de Rekeningencommissie heeft gerapporteerd over de voortgang van de verbetering van de kostenbeheersing van de uitvoering van Wmo en jeugdhulp, aan de hand van vijf verbeterlijnen (RIS304269). In 2021 heeft de Rekeningencommissie ermee ingestemd om de frequentie terug te brengen tot eens per half jaar. Ook aan de commissie Samenleving wordt gerapporteerd.

Inmiddels zijn nu elf rapportages naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS300428, RIS301219, RIS302133,

Pagina 6 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

RIS303663, RIS304947, RIS305690, RIS306285, RIS308034, RIS310077, RIS311905, RIS314510). Tijdens de behandeling van de vorige halfjaarrapportage (RIS312334) is aan de orde gekomen dat voor wat betreft de totale taakstelling niet precies is aan te geven in welke mate ieder van de ingezette verbeterlijnen heeft bijgedragen aan het realiseren van de taakstelling, hoe dit te onderbouwen is en op welke aannames dit wordt gebaseerd (het zogenoemde ‘contributie/attributievraagstuk’). Hoewel naar verwachting niet volledig te achterhalen zou zijn wat de effectiviteit per maatregel is geweest omdat ze tegelijkertijd hebben plaatsgevonden, wilde de commissie een beter inzicht krijgen in de kostenbesparingen per verbeterlijn of per maatregel. Dit is niet helemaal mogelijk gebleken, onder meer omdat niet bekend is wat de uitkomsten zouden zijn geweest zonder nieuw beleid en omdat zich gelijktijdig autonome ontwikkelingen hebben voorgedaan, zoals een niet precies te kwantificeren vraaguitval door de coronapandemie. Andere autonome ontwikkelingen waren wel te verbijzonderen, zoals de extra middelen die vanuit het rijk beschikbaar zijn gesteld, overheveling van zorgbudget naar de Wet langdurige zorg of de invoering van het woonplaatsbeginsel voor intramurale jeugdhulp. De aanpak van de kostenbeheersing is ingedeeld in vijf verbeterlijnen (A t/m E). A.

Misbruik & oneigenlijk gebruik De gemeente voert beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik van zorggeld. De cijfers in de rapportage over het beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) lijken te bevestigen dat het repressief handelen op basis van binnengekomen signalen effect heeft. Van deze repressieve maatregelen kan vervolgens ook een preventieve werking uitgaan. Deze niet-herleidbare effecten zijn niet gekwantificeerd. Het M&O-beleid lijkt een positieve business case te zijn: sinds 2019 zijn circa € 4,1 miljoen aan besparingen gerealiseerd met een investering in 10 fte van € 2,6 miljoen. B. Doelmatig en doeltreffend zorgaanbod (Wmo) Bij Wmo wordt gebruik gemaakt van het ‘voorspelmodel Wmo’ dat in samenwerking met de VNG is ontwikkeld. Rekening houdend met onder meer bevolkingskarakteristieken kan worden voorspeld hoe de zorgvraag en zorgkosten zich ontwikkelen. Het verschil met de werkelijke kostenontwikkeling sinds 2019 is in onderstaande tabel weergegeven. Werkelijke kosten ten opzichte van verwachte kosten in mln.

2020

2021

7

7

Begeleiding & dagbesteding

-10

-14

Woon en vervoersvoorzieningen

-4

-8

AV070

2

0

PGB

-3

-4

Totaal

-9

-19

Huishoudelijke hulp

Voor de Wmo is in 2020 in totaal € 9 miljoen minder uitgegeven dan verwacht had mogen worden op basis van het voorspelmodel en in 2021 zelfs € 19 miljoen minder. De gemeente ziet dit als een indicatie dat de maatregelen in de vijf verbeterlijnen in samenhang hebben Pagina 7 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

gewerkt. Op de meeste Wmo-activiteiten zijn besparingen gerealiseerd, behalve op huishoudelijke hulp (zowel in 2020 als 2021 € 7 miljoen meer uitgegeven dan verwacht op basis van het voorspelmodel). Dit is ook in veel andere gemeenten het geval, vermoedelijk als gevolg van de invoering van het abonnementstarief. Doelmatig en doeltreffend zorgaanbod (Jeugd) De kosten bij jeugdhulp zijn lastiger te beheersen. De inspanningen en getroffen maatregelen hebben niet tot besparingen geleid zoals die bij de Wmo zichtbaar zijn. Toch is in de top 10 van grootste of snelst stijgende aanbieders (60% van het budget) de stijging afgevlakt met een geschatte besparing van € 1,4 miljoen. De groei van het aantal kinderen met jeugdhulp neemt weliswaar af, maar de duur en intensiteit van jeugdhulptrajecten nemen toe waardoor de kosten per kind stijgen. In 2022 lijkt zich een voorzichtige afbuiging van de tweedelijns jeugdhulpkosten voor te doen, maar hieraan kunnen nog geen conclusies voor de langere termijn worden verbonden. C. Preventieve inzet en verbeterde indicatiestelling Een informeel alternatief voor vormen van (formele) Wmo-hulp is de preventieve inzet via het programma Haags ontmoeten, waarmee het beroep op formele zorg in het kader van de Wmo verminderd kan worden. Na een grote dip als gevolg van de coronapandemie maken nu weer meer dan 2.000 mensen gebruik van deze voorziening.

Om de druk op het jeugdhulpbudget te ontlasten wordt voor kinderen met een langdurige chronische zorgbehoefte aan de hand van een checklist bepaald of een beroep gedaan moet worden op de Wet langdurige zorg (Wlz). Inmiddels is voor 32 jeugdigen met langdurige zorgbehoefte een Wlz-indicatie verkregen. Voor de gemeente levert dit een besparing op van € 2,6 miljoen. Voor sommige overige maatregelen zijn de besparingen niet te kwantificeren. Ze hebben vermoedelijk wel bijgedragen aan de lagere kosten in voorgaande tabel. D. Kwaliteitsverbeteringen en synergie Een voorziening die het beroep op jeugdhulp kan verminderen is de praktijkondersteuner voor huisartsen (POH-Jeugd). Het initiatief is inmiddels ook opgenomen in de landelijke hervormingsagenda. Deze voorziening wordt dan ook gecontinueerd. E. Zorg- en beleidsvernieuwing De besparingen als gevolg van zorg- en beleidsvernieuwing betreffen vaak relatief kleine bedragen maar kunnen desalniettemin bijdragen aan de beheersing van de totale kosten. In de jaarrekening 2022 zal zichtbaar worden dat de Wmo-uitvoering ruim binnen de begroting is gebleven, mede dank zij de hier toegelichte verbeterlijnen. De kostenbeheersing van jeugdhulp blijft een aandachtspunt. De tijds- en arbeidsintensieve maatregelen om de kosten te beheersen leveren relatief weinig rendement.

In het kader van het Haags Toekomstperspectief jeugd- en gezinshulp wil de gemeente jeugdhulp daarom anders gaan organiseren en bekostigen. De bedoeling is dat dit minder bureaucratie met zich meebrengt en een betere kostenbeheersing mogelijk maakt. Eén en ander moet gaan passen binnen de landelijke hervormingsagenda en de daarvoor benodigde wetswijzigingen.

Pagina 8 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

Voor de Wmo heeft de gemeente aangegeven het beheersingsinstrumentarium behoorlijk op orde te hebben. Om de rapportagedruk verder te verminderen wordt de Rekeningencommissie in overweging gegeven om de voortgangsrapportages over de Wmo te beëindigen en voortgangsinformatie voortaan te betrekken bij de bestaande producten in de planning & controlcyclus. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Voortgangsrapportages kostenbeheersing: de Rekeningencommissie spreekt haar waardering uit voor de elf voortgangsrapportages die sinds 2019 naar de Rekeningencommissie zijn gestuurd. Vragen en wensen van de commissie zijn consequent geadresseerd in daaropvolgende rapportages, waarmee de commissie het ambtelijk apparaat complimenteert. De huidige ontwikkelingen en de zichtbare verbeteringen vormen aanleiding om de intensiteit van rapporteren af te schalen. ▪ Alternatieven voor monitoring: de voorliggende rapportage heeft langer op zich laten wachten dan gebruikelijk, onder meer vanwege ziekte en wisseling van medewerkers. Desalniettemin kost het produceren van de rapportages de nodige tijd. Wmo en jeugdhulp zijn veelomvattende taakvelden. Het betreft veel mensen en veel organisatieonderdelen.

De uiteenlopende data worden niet in één systeem bijgehouden en moeten dus uit veel bronnen worden verzameld. Vervolgens is een bewerkingsslag nodig om de gegevens inzichtelijk te presenteren en van duiding te voorzien. Bij elkaar zijn hier zo’n 30 à 40 mensen bij betrokken. In combinatie met de gewenste verlichting van de rapportagedruk wil de Rekeningencommissie de verantwoording over Wmo en jeugdhulp anders inrichten. Bij voorkeur wordt daarbij aangesloten bij bestaande rapportages. ▪ Rapportage kostenbeheersing Wmo: gezien de ontwikkeling in de kostenbeheersing en het betere inzicht hierin van de raad, ziet de Rekeningencommissie geen noodzaak meer voor een separate rapportage over de kostenbeheersing van de Wmo. Bovendien is op sommige verbeterlijnen niet veel extra rendement meer te verwachten. Wellicht dient de focus te verschuiven naar andere knelpunten. De Rekeningencommissie zou graag zien dat financiële informatie over de Wmo-uitvoering in andere bestaande rapportages wordt verstrekt, bijvoorbeeld in de halfjaarrapportages aan de commissie Samenleving of in de jaarrekening. De Rekeningencommissie vraagt het college een voorstel voor een nieuwe rapportagevorm aan de raad uit te werken. ▪ Rapportage kostenbeheersing jeugdhulp: de risico’s voor de kostenbeheersing van jeugdhulp zijn nog steeds manifest.

Inmiddels zijn voorbereidingen gaande om jeugdhulp anders te organiseren in lijn met de hervormingsagenda en het Haags Toekomstperspectief jeugd- en gezinshulp. De bedoeling is dat per 1 januari 2024 een nieuw contract met één of twee samenwerkingsverbanden is gesloten. Daarmee zijn dan veel zaken in de huidige rapportages niet meer relevant, onder meer omdat geen sprake meer is van 190 aanbieders. Er is dan een andere vorm van beheersen en monitoren mogelijk. In maart 2023 is een werkbespreking met de commissie Samenleving over indicatoren voor jeugdhulp. De Rekeningencommissie benadrukt dat gezien de bestaande risico’s een doorlopende verantwoording over de kostenbeheersing van jeugdhulp nodig blijft. Dit hoeft echter geen separate rapportage aan de Rekeningencommissie te zijn. De Rekeningencommissie vraagt het college een voorstel voor een nieuwe rapportagevorm voor te leggen. Pagina 9 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

▪

Rekeningencommissie

Tussentijdse monitoring en verantwoording: inzicht in de begrotingsuitvoering behoort geen exclusieve informatiebehoefte van de raad te zijn. Voor een doeltreffende, doelmatige én rechtmatige besteding van middelen is ook bij het college en ambtelijk apparaat tussentijds inzicht nodig in de uitputting van de begroting. Een dergelijke monitoring is essentieel om tijdig te kunnen sturen of ingrijpen. Efficiënt ingerichte processen voor continue monitoring zijn daarom onmisbaar in het primaire proces. De Rekeningencommissie vraagt het college werk te maken van interne rapportagesystemen die frequent en snel inzicht verschaffen in de begrotingsuitvoering en waarmee tevens tussentijdse bestuurlijke rapportages vlot kunnen worden geproduceerd.

G. Vervolg evaluatie GRIP-rapportage De Rekeningencommissie heeft op 17 februari 2023 een brief (RIS314573) ontvangen van de wethouder Stedelijke Ontwikkeling, de heer Van Asten, waarin de uitkomst van de evaluatie in een besloten vergadering van de Rekeningencommissie op 25 januari openbaar wordt bevestigd. De GRIP-rapportages over 2022 zijn inmiddels ook in de commissie Ruimte aan de orde gekomen. De Rekeningencommissie waardeert de snelle opvolging van de evaluatiebijeenkomst op 25 januari 2023 en spreekt complimenten uit voor de overzichtelijke oplegger die naar aanleiding daarvan is gemaakt (RIS314573, bijlage 1). De Rekeningencommissie stemt in met het voorgestelde format voor de GRIP-rapportages. In de commissie Ruimte is gevraagd om bij het projectblad (RIS314573, bijlage 2) het onderwerp stikstof mee te nemen.

H. Voorstel Accountantsdienst voor onderzoek van de beheersing van de Enecogelden Naar aanleiding van de Rekeningencommissievergadering van 16 november 2022 (RIS313859, agendapunt F.3) is op 10 februari 2023 een voorstel van de Accountsdienst ontvangen voor de opzet van een onderzoek naar de beheersing van de Enecogelden (GAD/2023.11). Voorgesteld wordt het onderzoek in twee fasen uit te voeren. Over de eerste fase wordt gerapporteerd gelijktijdig met het accountantsverslag van de controle van de jaarrekening 2022. De Rekeningencommissie stemt in met het voorstel.

I. Termijnplanning De eerstvolgende bijeenkomst van de Rekeningencommissie is een besloten vergadering met oud-voorzitters op vrijdagmiddag 17 maart 2023. De termijnplanning (RC/2023.08) wordt ongewijzigd vastgesteld.

J. Rondvraag Bij volgende raadvergadering op 9 maart 2023 wordt vaststelling van de verordening van de werkgeverscommissie voor de Accountantsdienst geagendeerd. De heer Guernaoui kondigt aan hierop een amendement te willen indienen en de inhoud daarvan vooraf met de leden af te stemmen. Pagina 10 van 11

Verslag vergadering 22 februari 2023

Rekeningencommissie

De voorzitter attendeert de leden op vacatures bij de rekeningencommissies van de verbonden partijen Veiligheidsregio Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden/Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

K. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:50 uur

Pagina 11 van 11