RIS314582 Verslag Rekeningencommissie 25 januari 2023

Rekeningencommissie RIS314582

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 25 januari 2023

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema, mevrouw G. de Melo en de heren M. Perkgöz en W. Wensveen; secretaris: J. van Duijn

Afwezig:

de heren T. de Boer, R. Guernaoui, K. Partiman (m.k.) en M. Etalle (z.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 14 december 2022 Het verslag van de vergadering van 14 december 2022 (RIS314373) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college is ontvangen een brief over het door de Rekeningencommissie verzochte onderzoek naar grote projecten in het fysiek domein (RIS314281). De voorzitter heeft in een e-mail aan het college zijn zorg kenbaar gemaakt over de geplande lange doorlooptijd van het onderzoek. Inmiddels is een afspraak gemaakt voor een bestuurlijk overleg hierover tussen de betrokken wethouders, de voorzitter en de initiatiefnemer, de heer Martini. De Rekeningencommissie is nog in afwachting van de rapportage over het eerste halfjaar van 2022 over de kostenbeheersing inzake Jeugdhulp en Wmo.

D. Werkbespreking met de CIO over IT-beheer en informatiebeveiliging In december heeft het college de raad geïnformeerd over de uitvoeringsagenda digitalisering en dienstverlening 2023 (RIS313799 en RIS313800). Deel 3 daarvan gaat over de gemeentelijke ICT en is met name relevant voor de Rekeningencommissie. De Rekeningencommissie heeft de Chief Information Officer (CIO), Marijn Fraanje, gevraagd haar bij te praten over de stand van zaken met betrekking tot IT-beheer en

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

informatiebeveiliging, waaronder de bescherming van persoonsgegevens. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. IT-organisatie In 2021 is een reorganisatie gestart met een tijdelijke organisatie Informatisering & Automatisering (I&A). Op dat moment was de IT-organisatie versnipperd binnen de gemeentelijke organisatie, met overlap in functies op verschillende plekken in de organisatie. Daarbij zaten beleid en uitvoering op afstand van elkaar. Door een gebrek aan bundeling miste de organisatie slagvaardigheid en kon niet goed worden samengewerkt. Met de reorganisatie zijn verschillende expertises in teams bijeengebracht. Om de afstand tussen de gemeentelijke diensten en de IT-ondersteuning te verkleinen is de IT-dienstverlening georganiseerd rond de zogenoemde waardeketens van gemeente (bijvoorbeeld de processen voor vergunningverlening of subsidieverlening). Voor elke keten is een multidisciplinair team gevormd waarvan de sturing bij de verantwoordelijke dienst ligt. Hierdoor is nu een continue samenwerking tussen de dienst en de IT-ondersteuning, waardoor de IT-dienstverlening beter is afgestemd op de behoeften van een dienst. De nieuwe werkwijze is gedurende de afgelopen twee jaar stapsgewijs ingevoerd, zodat de inrichting van de processen ook nog tussentijds bijgestuurd kon worden.

Per 1 januari 2023 is de nieuwe structuur definitief geworden. De reorganisatie is tevens benut om de nieuwe organisatie in te richten als een regievoerder op ingekochte dienstverlening, omdat systemen voor automatisering steeds minder zelf ontwikkeld en beheerd zullen worden. Dit houdt in dat ook meer aandacht wordt besteed aan contractmanagement. Nu de reorganisatie is afgerond worden de openstaande vacatures (50 fte) ingevuld. Masterplan IT (2020-2023) In 2020 is begonnen met de uitvoering van het Masterplan IT, dat in 2023 wordt afgerond. In dit kader wordt dit jaar een nieuw gemeentelijk netwerk gerealiseerd via KPN, wordt een systeem voor informatiebeveiliging geïmplementeerd, wordt het gerealiseerde cloudplatform verder ontwikkeld en wordt een begin gemaakt met het migreren van eigen applicaties naar de cloud door middel van een aanbesteding voor cloudservices. Daarmee wordt aangesloten op de mondiale ontwikkeling dat leveranciers geen systemen meer verkopen, maar de functionaliteit ervan via clouddienstverlening aanbieden. Applicatielandschap Uit een eerder uitgevoerd doelmatigheidsonderzoek bleek dat er voor de komende jaren een grote opgave ligt voor wat betreft het moderniseren van het applicatielandschap van de gemeente (zie ook RIS310181). Veel van de 70 grote gemeentelijke systemen (applicaties) zijn aan vervanging toe.

Hiervoor bleken onvoldoende middelen geraamd te zijn. In het coalitieakkoord (RIS313189) zijn hiervoor aanvullende middelen beschikbaar gesteld. Bestaande applicaties zullen veelal worden vervangen door de inkoop van (cloud)dienstverlening bij een leverancier. Dit vereist een standaardisatie van de gemeentelijke processen. Cybersecurity Gemeenten verantwoorden zich over informatiebeveiliging en kwaliteit door middel van een Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). De bevindingen uit de ENSIAaudit van afgelopen jaar zijn inmiddels afgedaan. Voor de nieuwe collegeperiode wordt Pagina 2 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

gewerkt aan een nieuw beleidskader informatieveiligheid 2023-2026. Het komende jaar wordt ook de hackaton ‘Hâck The Hague’ georganiseerd. In samenwerking met leveranciers worden hierin ook kleine lokale bedrijven en organisaties betrokken. Ook wordt dit jaar het cybercrisisplan intern geoefend. Vervolgens neemt de gemeente deel aan de landelijke cybercrisisoefening ISIDOOR. Deze is gericht op de vitale digitale functies in de stad, zoals het waterleidingbedrijf of de beheerder van het elektriciteitsnetwerk. Dit keer zal getest worden in hoeverre de digitale (communicatie)systemen met betrekking tot openbare orde en veiligheid bestand zijn tegen cyberaanvallen. Privacy Ter naleving van de AVG is een register van verwerkingen opgezet, waarin 149 verwerkingen moeten worden opgenomen. Met name maatschappelijke organisaties als Amnesty International willen inzage in dit register. In 2022 is de helft van de achterstand in de uitvoering van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) ingelopen. Voorts is een DPIAregister en een register van verzoeken van betrokkenen opgezet. Wet open overheid In mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in de plaats gekomen van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de wet is de overheid transparanter te maken door informatie actief openbaar te maken.

Uit een nulmeting is gebleken dat de gemeente Den Haag aan ruim 70% van de vereisten in de nieuwe wet voldoet. Voor het voldoen aan de resterende vereisten is een plan van aanpak opgesteld. Naar verwachting zorgt dit ervoor dat de gemeente eind dit jaar voor 80%-90% aan de vereisten voldoet. Aanvankelijk was het de bedoeling dat gemeenten voor publicatie van informatie gebruik zouden maken van een landelijk platform. Omdat de rijksoverheid hiervan heeft afgezien ontwikkelt de gemeente nu zelf processen voor het publiceren van informatie. Landelijke trajecten Samen met de VNG en de eigenaren van basisregistraties heeft de gemeente Den Haag deelgenomen aan de ontwikkeling van nieuwe standaarden voor een efficiëntere en veiligere koppeling met basisregistraties (Haal Centraal). Dit is inmiddels als standaard verklaard voor alle gemeenten. Tevens is met de rijksoverheid een samenwerkingsconvenant afgesloten voor de Nederlandse Cybersecuritystrategie, naar aanleiding van de agenda Digitaal Veilig Den Haag. Het doel is het ontwikkelen van een gezamenlijk programma om de cybersecuritystrategie van het rijk verder te implementeren op gemeentelijk niveau. Vorige maand is een landelijk algoritmeregister gelanceerd, waaraan ook de gemeente Den Haag deelneemt.

De door Den Haag ontwikkelde informatieplattegrond voor informatiebeheer is door de VNG overgenomen als uitgangspunt voor de ontwikkeling van een landelijke standaard voor alle gemeenten.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Informatievoorziening IT-ontwikkelingen: de ontwikkelingen binnen het ITdomein hebben een breed spectrum. De Rekeningencommissie heeft behoefte aan een systematische informatievoorziening over de voortgang hierin en over de gesignaleerde risico’s. In de vorige collegeperiode werd hierover periodiek gerapporteerd. Pagina 3 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Personeelsomvang I&A: het aantal medewerkers van I&A is afgenomen naar 500 fte. Toch blijven er veel mensen nodig om de grote hoeveelheid specifieke systemen te kunnen beheren. Door de transitie naar clouddienstverlening verandert de rol van I&A van uitvoering naar regie, waardoor ook andere competenties geworven moeten worden. Zo zijn meer specialisten nodig op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en contractmanagement. Vacatures I&A: het niet geringe aantal vacatures (50 fte) bij de dienst Informatisering & Automatisering (I&A) wordt door de Rekeningencommissie als een risico voor de bedrijfsvoering gezien, mede in het licht van de huidige krappe arbeidsmarkt. Afhankelijkheid van dienstverleners: door de toenemende clouddienstverlening wordt de gemeente afhankelijker van externe partijen die vaak mondiaal opereren. Om dit risico te beheersen worden aanbestedingstrajecten in stappen doorlopen waarbij uiteindelijk een groot aantal vereisten aan de te selecteren dienstverlener worden gesteld. De op basis hiervan op te nemen voorwaarden in de af te sluiten contracten dienen de continuïteit van de IT-ondersteuning te borgen. Voor dataopslag is bijvoorbeeld vastgelegd dat dit in Europa plaatsvindt, dat back-ups beschikbaar zijn en dat data wordt beveiligd.

Afweging tussen zelf doen en uitbesteden: vooralsnog worden nog applicaties door de gemeente zelf beheerd, zoals de betaald parkeren-app. Deze app is in opdracht van de gemeente door een externe partij gemaakt. Het vergt namelijk veel kennis en expertise om voor de uiteenlopende taken van de gemeente zelf systemen te ontwikkelen. Tegenwoordig verandert de technologie ook nog eens zo snel dat er voor een gemeente veelal onvoldoende tijd is om toereikende expertise hiervoor op te bouwen. Mede daarom wil de gemeente de IT-ondersteuning steeds meer gaan uitbesteden. Voor de kernapplicaties wordt daarbij gebruik gemaakt van marktpartijen met een gevestigde reputatie. Naarmate het gaat om minder kritieke toepassingen worden ook alternatieven overwogen, zoals het uitbesteden aan startups of het (deels) zelf ontwikkelen of beheren van applicaties. Naleving Wet open overheid: naar aanleiding van de nieuwe Wet open overheid worden nu bij het Rijk volledige beslisnota’s geopenbaard, inclusief alle afwegingen die voorafgegaan zijn aan het uiteindelijke besluit. De gemeente Den Haag lijkt nog niet zover te zijn. De Rekeningencommissie wil meer inzicht in de onderdelen waarin de gemeente Den Haag nog niet Woo-compliant is, onder meer voor wat betreft het volledig publiceren van beslisinformatie.

Dataregisters van de gemeente: de gemeente beheert verschillende registers met betrekking tot informatieveiligheid. Zo is er een register van alle door de gemeente gebruikte algoritmen (op het open-dataplatform), een register van verwerkingen van persoonsgegevens, een sensorenregister voor camera’s en andere waarnemingsapparatuur, een DPIA-register en een register voor inzageverzoeken. Nagegaan wordt welke van deze registers inmiddels openbaar zijn. Versterken digitale vaardigheden ambtenaren: volgens de rapportage over de uitvoeringsagenda digitalisering en dienstverlening (RIS313799) is het niet gelukt om voor ambtenaren een gemeentebrede leerlijn voor digitale vaardigheden te ontwikkelen vanwege onvoldoende financiële middelen. De digitale vaardigheden blijken dusdanig uiteen te lopen dat daarvoor een gedifferentieerde aanpak nodig is. AVG-compliance: in een eerdere werkbespreking met de Functionaris voor de Gegevensbescherming is naar voren gekomen dat de gemeente nog niet aan alle formele Pagina 4 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

▪

Rekeningencommissie

eisen van de AVG voldoet. Zo is het register van verwerkingen nog incompleet en is nog niet voor alle risicovolle verwerkingen een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. De achterstand in DPIA’s is het afgelopen jaar voor ongeveer de helft ingelopen. Ook worden vorderingen gemaakt in het register van verwerkingen, onder meer vanwege de bundeling van de privacyfuncties. Naar verwachting zullen de achterstanden aan het eind van 2023 zijn weggewerkt. Gebruik van algoritmen: de gemeente toetst elke toepassing van een algoritme aan de hand van een daartoe opgesteld intern kader. Een team onder leiding van de Chief Data Officer (CDO) onderzoekt of hieraan ethische aspecten kleven die een bestuurlijke afweging en besluitvorming vergen. De Rekeningencommissie wil dit toetsingskader graag ontvangen en wil de CDO uitnodigen voor een werkbespreking over de datastrategie van de gemeente, waaronder toepassing van algoritmen. De commissie wil daarna in overweging nemen een audit te laten uitvoeren met betrekking tot een onderwerp binnen de datastrategie. Komend jaar wordt een pilot met de rijksoverheid en andere partijen uitgevoerd om tot een gezamenlijke aanpak voor de toetsing van algoritmen te komen. Nagegaan wordt wat de looptijd van deze pilot zal zijn.

E. Boardletter Accountantsdienst De Rekeningencommissie heeft van de accountant de Boardletter over 2022 ontvangen (RIS314358). De belangrijkste bevindingen worden toegelicht door gemeenteaccountant Carla Slotema en Mustafa Perkgöz, audit manager bij de Accountantsdienst. Bestuurlijke boodschappen In de boardletter zijn de bevindingen van de Accountantsdienst uit de interimcontrole opgenomen. Deze is primair gericht op de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie. In de boardletter worden de belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 inzichtelijk gemaakt voor het gemeentebestuur. De belangrijkste bestuurlijke boodschappen zijn: - Prioriteren in turbulente tijden: kort na het beëindigen van de coronamaatregelen brak de oorlog in Oekraïne uit, met onder meer inflatie als gevolg. Daarnaast blijft de arbeidsmarkt krap. Deze ontwikkelingen dwingen tot het maken van keuzes. - Verbeteringen vragen tijd: de verbetering van de interne beheersing is door de organisatie voortvarend opgepakt. De implementatie ervan is echter nog onderhanden en daarom vaak nog niet aantoonbaar of meetbaar.

- Tijdigheid informatievoorziening aan de raad: bestuurlijke stukken van het college met betrekking tot de planning & controlcyclus werden in 2022 soms later door de raad ontvangen dan de bedoeling was, onder meer als gevolg van de lange coalitieonderhandelingen en ambtelijke onderbezetting. Een tijdige oplevering van het jaarrekeningdossier door de gemeentelijke organisatie in 2023 is essentieel om de accountantscontrole conform planning uit te voeren. - Holistische aanpak interne beheersing: de accountant pleit ervoor bij incidenten de gehele procesketen (door middel van een waardenkringloop) onder de loep te nemen om de interne beheersing risicobestendiger te maken. Hieraan zal ook aandacht worden besteed in de jaarrekeningcontrole.

Pagina 5 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

-

Inzetten op een lerende organisatie: ondanks de wil tot verbetering dient de organisatie zich op onderdelen verder te ontwikkelen in het leren van gemaakte fouten en het kritisch benaderen van het eigen functioneren. Een kenmerkend voorbeeld daarvan is dat de opvolging van redresplannen nog steeds achterblijft. - Structureel begrotingsevenwicht na 2026: in de begrotingen voor de eerstvolgende jaren zijn relatief veel incidentele baten verwerkt, zoals rijksbijdragen vanwege de coronapandemie. Voor de periode na 2026 kan het moeilijker worden om de begroting structureel in evenwicht te houden. De gemeente is bezig de interne beheersing te verbeteren. Daartoe is een routekaart voor de financiële verbetering opgesteld. Het kan echter even duren voordat de resultaten daarvan zichtbaar zijn, waardoor het totaalbeeld ten opzichte van vorig jaar vooralsnog niet veel verschilt. Financiële administratie Per 30 september 2022 heeft een tussentijdse afsluiting van de financiële administratie plaatsgevonden. Op onderdelen bestonden achterstanden in de financiële administratie, zoals bij de materiële vaste activa. Een deel daarvan is sindsdien ingelopen. Achterstanden in de financiële administratie zorgen er onder meer voor dat er geen actuele managementinformatie beschikbaar is. Verder blijken er nog steeds kwetsbaarheden te zijn bij memoriaalboekingen.

Dit zijn boekingen direct in het grootboek waarbij enkele controlestappen niet worden doorlopen. Vanwege de daarmee samenhangende risico’s dienen memoriaalboekingen zoveel mogelijk te worden beperkt. Dit is opgepakt door (betere) procesbeschrijvingen te maken. Voor de interne verrekeningen is de procesbeschrijving inmiddels gereed. Vooralsnog zal de accountant in de jaarrekeningcontrole specifieke aandacht blijven schenken aan memoriaalboekingen. Evenals bij de vorige jaarrekeningcontrole was bij de tussentijdse afsluiting in 2022 sprake van tussenrekeningen met een hoog saldo. Naar verwachting zal dit bij de jaarafsluiting anders zijn. Aanbestedingen, inkopen en betalen In voorgaande jaarrekeningcontroles heeft de accountant enkele aanbevelingen gedaan ten aanzien van aanbestedingen, zoals het opstellen van een spend-analyse en een escalatieprocedure. De opvolging hiervan is onderhanden en daardoor nog niet voldoende zichtbaar. In 2022 zijn enkele aanbestedingen van relatief grote omvang opgestart. Eventuele bevindingen tijdens de accountantscontrole kunnen dan significante gevolgen hebben voor het accountantsoordeel over de rechtmatigheid. Voor inkopen wordt al enige tijd gewerkt aan een nieuw proces Aanvraag tot Betalen. Dit is een behoorlijk ingrijpende transformatie met een langere doorlooptijd. De implementatie ervan is doorgeschoven van eind 2022 naar medio 2023.

Met betrekking tot het betaalproces zijn dit jaar geen nieuwe bevindingen gedaan. Naar aanleiding van een eerdere bevinding wordt gewerkt aan verbetering van de processen rond betaallijsten. Fysiek domein De snelle prijsstijgingen en renteontwikkelingen die zich 2022 voordeden, hebben gevolgen voor grondexploitaties en investeringsprojecten. Zoals eerder door de accountant gerapporteerd behoeft de gemeentelijke verordening voor grondexploitaties enkele aanpassingen. Hieraan wordt inmiddels gewerkt, mede naar aanleiding van het door de Pagina 6 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

Accountantsdienst uitgevoerde onderzoek naar de nieuwe grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten. Voor de subsidiebijdrage van MRDH aan het investeringsproject Rotterdamsebaan is inmiddels een goedkeurende controleverklaring door de accountant afgegeven, waardoor het project nu ook administratief afgehandeld kan worden. Voor de geraamde investeringen in schoolgebouwen geldt dat tussentijds nog nauwelijks investeringen zijn geboekt. Sociaal domein Voor wat betreft uitkeringsverstrekkingen, Wmo-hulp en jeugdhulp zijn er geen bijzondere bevindingen. Nieuw dit jaar is de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de energietoeslag en de aflossing van private schulden van ouders die slachtoffer zijn van de toeslagenaffaire. Het laatste wordt uitgevoerd door de Gemeentelijke Kredietbank. De Accountantsdienst zal de verantwoording van de Kredietbank over de afgeloste private schulden van een controleverklaring voorzien. Bij de accountantscontrole wordt nader gekeken naar de implementatie van het afwegingskader voor subsidies. Als gevolg van een conversie van het subsidiesysteem blijkt in 2022 een achterstand te zijn ontstaan bij het vaststellen van subsidies. Hoewel het geen onderdeel is van de accountantscontrole is naar aanleiding van vragen van de Rekeningencommissie bij de interimcontrole gekeken naar het subsidieregister.

Er blijken geen criteria te zijn voor hetgeen in dit register opgenomen moet worden. Op eigen initiatief werkt de gemeentelijke organisatie aan een richtlijn en kader voor meerjarig subsidiëren. Informatietechnologie Evenals veel andere gemeenten voldoet Den Haag nog niet volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Zoals in het Accountantsverslag over 2021 is aangekondigd wil de Accountantsdienst een assessment uitvoeren naar cybersecurity. Er wordt nog gewerkt aan het ontwerp. Verder is – evenals vorig jaar – geconstateerd dat autorisatiebeheer bij sommige applicaties weinig aandacht krijgt. Hier zou twee keer per jaar een beoordeling op uitgevoerd moeten worden. Voor wat betreft de General IT Controls (GITC) geldt dat bij uitbesteding van applicaties het nog voorkomt dat assurance ontbreekt over de beheersing van risico’s door de dienstverlener. Fraude De gemeenteaccountant constateert een toenemende bewustwording als het gaat om frauderisico’s. Inmiddels heeft de frauderisicoanalyse een eerste aanscherping ondergaan. Naar aanleiding van twee fraudegevallen in voorgaande jaren zijn redresplannen opgesteld. De uitvoering daarvan stagneert. Voor een nieuwe fraudecasus in 2022 is nog geen redresplan gereed.

Op instigatie van de Accountantsdienst is een fraudeprotocol opgesteld, waarin de rol van de Accountantsdienst in geval van fraude is vastgelegd. Vooruitblik De accountant heeft met de gemeentelijke organisatie afgesproken dat het jaarrekeningdossier uiterlijk 24 februari 2023 wordt opgeleverd. Het nakomen van deze afspraak is een voorwaarde om de accountantscontrole conform planning te kunnen uitvoeren. Het aantal SiSa-regelingen is de afgelopen jaren gegroeid van 16 naar 58 waarmee ook de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole flink zijn toegenomen.

Pagina 7 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

Belangrijke ontwikkelingen voor de komende jaarrekeningcontroles zijn de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de gevolgen van de nieuwe Wet open overheid voor het gemeentelijk beleid. Internationaal wordt gewerkt aan richtlijnen voor de toetsing van algoritmes bij de jaarrekeningcontrole. Na enkele malen te zijn uitgesteld treed mogelijk de nieuwe Omgevingswet in werking in 2023. Het is niet uitgesloten dat ook gemeenten binnen afzienbare tijd worden verplicht over duurzaamheid te rapporteren. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Uitvoering redresplannen: de Rekeningencommissie constateert dat de uitvoering van redresplannen achterblijft ten opzichte van de hierin verwoorde ambitie. Dit is een aandachtspunt voor het onderzoek naar de jaarrekening 2022. De Rekeningencommissie vraagt de accountant in het accountsverslag zo goed mogelijk de oorzaak te duiden van de vertraging in de uitvoering van de redresplannen. ▪ Verbetering interne beheersing: de Rekeningencommissie is blij dat hard wordt gewerkt om de interne beheersing te verbeteren. Dit is in de uitkomsten van de interimcontrole nog niet zichtbaar omdat veel initiatieven nog niet zijn geïmplementeerd. De Rekeningencommissie huldigt het standpunt ‘eerst zien, dan geloven’.

▪ Verminderen vermijdbare memoriaalboekingen: vanwege de grotere risico’s wil de Rekeningencommissie dat memoriaalboekingen worden beperkt tot de strikt noodzakelijke. De commissie vraagt de accountant in het accountantsverslag inzichtelijk te maken in hoeverre vermijdbare memoriaalboekingen zijn afgenomen. ▪ Verbeteren betaalprocessen: van enkele eerdere bevindingen ten aanzien van betaalprocessen is de verbetering nog niet zichtbaar. Evenals vorig jaar blijkt de controle op betaallijsten nog niet plaats te vinden. Naar aanleiding van een incident waarbij subsidies dubbel zijn uitbetaald is de werkinstructie aangepast voor het handmatig nietig verklaren van een crediteurenbatch. Hiervan heeft de accountant nog niet kunnen vaststellen dat het in de praktijk werkt. ▪ Implementatie verbetering interne beheersing: de Rekeningencommissie benadrukt dat de interne beheersing pas daadwerkelijk is verbeterd als aangetoond is dat de opgestelde plannen daadwerkelijk in praktijk worden gebracht, de procedures worden gevolgd en de voorschriften worden nageleefd. ▪ Voortgangsinformatie MIP: De planning & controlcyclus voorziet nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie over het Meerjareninvesteringsplan (MIP). De accountant constateert dat dit ook nog niet mogelijk zou zijn omdat de financiële administratie tussentijds nog niet actueel is.

De Rekeningencommissie wil de tussentijdse informatievoorziening over het MIP met het college bespreken bij de behandeling van de jaarrekening 2022. . ▪ Administratie investeringen schoolgebouwen niet up-to-date: op de balans van de gemeente worden ook investeringen in schoolgebouwen verantwoord. Voor 2022 is daarvoor € 37 miljoen begroot, maar per oktober 2022 waren hiervoor nog nauwelijks investeringen geboekt, zowel door interne achterstanden als door achterstallige declaraties van schoolbesturen. Hier ontbreekt dus toereikende tussentijdse informatie waarop gestuurd en gecontroleerd kan worden. De Rekeningencommissie wil dit bij de behandeling van de jaarrekening 2002 onder de aandacht van het college brengen. ▪ Hulp gedupeerde ouders toeslagenaffaire: de gemeenteaccountant signaleert enkele risico’s op fouten in de administratieve verwerking van de aflossing van de Pagina 8 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

schulden van ouders die zijn gedupeerd in de toeslagenaffaire. Zo wordt door de Gemeentelijke Kredietbank gewerkt met foutgevoelige spreadsheets en met relatief veel ingehuurd personeel. Volledigheid subsidieregister: eerder is in de Rekeningencommissie aan de orde gekomen dat naar eigen waarneming van individuele leden het subsidieregister niet volledig lijkt te zijn. Het ontbreekt volgens de accountant nog aan formeel beleid met een norm voor de in het subsidieregister op te nemen verstrekkingen of uitgaven. De Rekeningencommissie markeert dit als aandachtspunt voor het jaarrekeningonderzoek. Rechtmatigheidsverantwoording door het college: de jaarrekening 2022 zal bij wijze van proef worden voorzien van een rechtmatigheidsverantwoording door het college. Met ingang van 2023 wordt dit verplicht. Het expliciet afleggen van verantwoording door het college vermindert niet de omvang van de controlerende werkzaamheden van de Accountantsdienst. De rechtmatigheidsverantwoording beoogt de aanspreekbaarheid van het college op dit onderwerp te vergroten en betekent geen verschuiving van controlegerelateerde verantwoordelijkheden van accountant naar college. De borging van de rechtmatigheid van de eigen financiële beheershandelingen behoorde al tot de verantwoordelijkheden van het college. Nu moet daar ook expliciet over verantwoord worden.

Aandacht voor duurzaamheid in de verantwoording: in de Boardletter wordt gesuggereerd het verantwoordingsbeleid ten aanzien van duurzaamheid te expliciteren. De Rekeningencommissie houdt in beraad of hier bij de jaarrekening op teruggekomen wordt, dan wel of hieraan separaat aandacht wordt besteed. Werkbespreking grondexploitaties: mede naar aanleiding van de behandeling van het verzoek van de voorbereidingscommissie Dreven, Gaarden & Zichten met betrekking tot wenselijke aanpassingen van de grondexploitatieverordening wil de Rekeningencommissie meer aandacht besteden aan de beheersing van grondexploitaties. Samen met leden van de commissies Ruimte en Bestuur zou hiertoe een werkbespreking georganiseerd kunnen worden. Besloten wordt dit in de termijnplanning op te nemen.

F. Herziening verordening Rekeningencommissie en Controleverordening Naar aanleiding van de herpositionering van de Accountantsdienst naar de raadsorganisatie worden enkele technische wijzigingen nodig geacht in de Verordening Rekeningencommissie 2014 en de Controleverordening gemeente Den Haag 2014. De wijzigingen zijn zoveel mogelijk beperkt tot noodzakelijke technische aanpassingen. De commissie stemt in met de aanpassingen die zijn voorgelegd en adviseert het presidium deze wijzigingen aan de raad voor te stellen door middel van verordeningen tot wijziging van de desbetreffende verordeningen. Naar verwachting zal door het presidium ook een wijziging worden voorgesteld van de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag en een nieuwe verordening worden voorgesteld voor de werkgeverscommissie van de Accountantsdienst. Noot van het secretariaat: de voorstellen voor de (te wijzigen) verordeningen zijn vrijdag 10 februari 2023 door het presidium naar de raad gestuurd (RIS314529, RIS314530, RIS314531, RIS314532, RIS314533). De beoogde vaststelling door de raad is op 9 maart 2023.

Pagina 9 van 10

Verslag vergadering 25 januari 2023

Rekeningencommissie

De Rekeningencommissie wil dit jaar onderzoeken hoe de Controleverordening en de verordening Rekeningencommissie 2014 geheel vernieuwd kunnen worden als nieuwe aanpassingen nodig zijn vanwege verwachte nieuwe wetgeving.

G. Termijnplanning 2023 De geactualiseerde termijnplanning (RC/2023.03) wordt ongewijzigd vastgesteld. In een volgende vergadering wil de commissie nagaan of de huidige planning voor het onderzoek van de jaarrekening haalbaar is. Voorts wordt het onderzoek naar vernieuwing van de Controleverordening en de verordening Rekeningencommissie 2014 aan de planning toegevoegd.

H. Rondvraag Er zijn geen vragen.

I. Sluiting en openbare aankondiging tot sluiting van de deuren ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over de GRIPrapportage, de herpositionering van de Accountantsdienst en de bevindingen van de voorbereidingscommissie Dreven, Gaarden & Zichten. De voorzitter merkt op het wenselijk te vinden de GRIP-rapportages voortaan zo veel mogelijk openbaar te kunnen behandelen en sluit de openbare vergadering om 15:45 uur.

10

Pagina 10 van