RIS314573 Vervolg evaluatie GRIP-rapportage

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Robert van Asten Wethouder van Stedelijke Ontwikkeling, Strategie en Europa

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DSO/10475097 RIS314573 Contactpersoon

Mara Weber Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Beheersing Projecten Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

14 februari 2023

mara.weber@denhaag.nl

Onderwerp

Vervolg evaluatie GRIP-rapportage

Geachte voorzitter, Op woensdag 25 januari 2023 zijn de verbetervoorstellen voor de GRIP-rapportage van het fysieke domein - die in de nota PoHo ‘Evaluatie GRIP-rapportage’ (RIS314085) zijn aangekondigd - met de Rekeningencommissie besproken. De algemene reactie van de Rekeningencommissie was instemmend, desalniettemin is er een vraag gesteld over de grondexploitaties die nog op een reactie van het college mag rekenen. Met voorliggende brief wordt hieraan gevolg geven om zodoende een constructieve bijdrage te leveren aan de bespreking van de GRIP-rapportage Q2 en Q3 2022 in de commissie Ruimte op 22 februari. De hieronder gepresenteerde verbetervoorstellen zijn allen gebaseerd op de QuickScan van de GAD die tijdens de Rekeningencommissie van 5 oktober 2021 aan de raadsleden is gepresenteerd: 1.

Geen rapportages in GRIP waar al op andere wijze over wordt gerapporteerd, zoals de grondexploitaties.

De Rekeningencommissie heeft gevraagd om een overzicht van de momenten waarop er over grondexploitaties aan de raad wordt gerapporteerd. De belangrijkste momenten waarop dit plaatsvindt zijn de Programmarekening en de Programmabegroting. De Programmarekening wordt (laat) in het voorjaar aan de raad aangeboden. De Programmabegroting wordt (laat) in het najaar aan de raad aangeboden. In de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) wordt uitgebreid ingegaan op de stand van de portefeuille. Het eerstvolgende moment dat de MPG wordt gepresenteerd is bij de Programmarekening 2022. 2.

Spelregels voor het toekennen van een totaalscore (rood, oranje, groen) aanpassen.

De Rekeningencommissie reageerde positief op het aanscherpen van de spelregels van de totaalscore van de GRIP-projecten. Geconstateerd is dat de zwaarte van de beheersaspecten niet allemaal gelijk zijn. Daarom is er soms behoefte om flexibel om te gaan met de weging van de aspecten zodat een project toch geel gescoord kan worden ondanks de spelregels. Dit wordt rechtgetrokken door middel van een kleine aanpassing. Ook zal de kleur geel na de evaluatie zwaarder wegen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10475097

Totaalscore project toekennen voor de evaluatie: • Als een project op één aspect rood scoort komt de totaalscore ook op rood. • Als een project op vier of meer aspecten geel scoort en de rest groen kleurt komt de totaalscore op geel. • Als een project op drie of minder aspecten geel scoort en de rest op groen kleurt komt de totaalscore op groen. Verbetervoorstel: • Als een project op één aspect rood scoort komt de totaalscore ook op rood. • Als een project op drie of meer aspecten geel scoort en de rest groen kleurt komt de totaalscore op geel. • Als een project op vier of meer aspecten groen scoort en de rest op geel dan komt de totaalscore op groen. • Als een project scoort op een aspect dat beperkte en/of sterke invloed heeft kan er onderbouwd worden afgeweken op bovenstaand. 3.

Per project één projectblad maken en deze te bundelen tot één rapportage met een oplegger.

De Rekeningencommissie reageerde positief op het voorstel om aparte projectbladen te maken. Projectbladen bevorderen de leesbaarheid, voorkomen dubbelingen in de rapportage, bespoedigen de actualiteit en verruimen de mogelijkheid tot digitaliseren. 4.

Er wordt gewerkt met rapportages waarin minder tekstuele toelichting door middel van een dashboard. Hierin zijn ook de wijzigingen inzichtelijk in de oplegger.

De Rekeningencommissie reageerde positief op het voorstel om de rapportage te digitaliseren zodat de rapportage sneller wordt opgesteld en het systeem functioneert als een dashboard. Zie bijlage 1 en 2 voor een voorbeeld van hoe een oplegger en een projectblad kan zijn. De bijlagen geven enkel het format weer en hebben geen inhoudelijk waarden. Tevens zijn de GRIP-projecten van 2022 weergegeven. De herijking van de portefeuille vindt elk jaar in Q1 plaats en kan resulteren in een wijziging in de GRIP-projecten. 5.

Mutaties in kaders expliciet aan te geven in het stoplichtdashboard.

Dit gebeurt gedeeltelijk al in het huidige format maar wordt verder aangescherpt door de verbeteringen die onder 3 en 4 zijn toegelicht. 6.

De huidige frequentie aan te passen naar Q2 en Q4.

Ervaring van de afgelopen jaren leert dat tussen Q2 en Q3 te weinig actualisaties plaatsvinden. De Rekeningencommissie reageerde positief op het voorstel om de frequentie aan te passen naar Q2 en Q4. Omdat de GRIP-rapportage Q4 2023 in februari 2024 aan de raad wordt aangeboden komen de cijfers in de Q4 rapportage niet overeen met de cijfers van de Programmarekening, aangezien het Jaarrekeningproces nog gaande is.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10475097

Ik hoop u met bovenstaande voldoende geïnformeerd te hebben over de wijzigingen die het college in de toekomstige GRIP-rapportages zal doorvoeren. Met vriendelijke groet, de wethouder van Stedelijke Ontwikkeling, Strategie en Europa Robert van Asten

3/3