RIS314373 RC-verslag 14 december 2022

Rekeningencommissie RIS 314373

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 14 december 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer, R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; de wethouder Financiën, mevrouw S. Bruines (agendapunt D); ambtenaren: de heren P. Wielaard, R. Borchert en P. Valerius; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema, mevrouw T. Gommans; secretaris: J. van Duijn

Afwezig:

de heren Y. Assad, M. Sewtahal en M. Etalle (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:50 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 16 november 2022 In het verslag van de vergadering van 16 november 2022 (RIS313859) wordt als toelichting bij punt C toegevoegd dat de heer Partiman niet aan de beraadslaging met de voorbereidingscommissie Dreven Gaarden Zichten zal deelnemen vanwege een potentiële onverenigbaarheid met overige werkzaamheden. Het verslag wordt met deze wijziging vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Als ingekomen stukken heeft de Rekeningencommissie ontvangen: 1. Het antwoord van het college op het verzoek van het raadslid Sluijs om inlichtingen over afspraken met oud-werkgevers van wethouders (RIS313768); 2. Een e-mail van het raadslid Sluijs met een verzoek tot een onderzoek door de Accountantsdienst. De voorzitter en gemeenteaccountant zullen met de heer Sluijs overleggen over de mogelijke uitvoering van zijn verzoek. In haar hoedanigheid van opdrachtgever van de Accountantsdienst merkt de Rekeningencommissie op vaker door raadsleden met onderzoeksvragen te worden benaderd. Op basis van de hieruit voortkomende ervaringen wil de commissie zich buigen over een nadere uitwerking van spelregels voor dit opdrachtgeverschap.

Verslag vergadering 14 december 2022

Rekeningencommissie

D. Jaarrekeningonderzoeken: collegereactie 2021 en planning 2022 Van het college is een reactie ontvangen (RIS313803) op het onderzoek van de Rekeningencommissie naar de jaarrekening 2021 (RIS312533). Naar aanleiding daarvan is het toezeggingenoverzicht van de Rekeningencommissie (RC/2022.61) bijgewerkt. Voorts heeft het college een brief naar het Presidium gestuurd met een conceptplanning voor de planning & controlcyclus in 2023 (RIS313625). De Rekeningencommissie heeft het college een brief gestuurd (RIS313984), waarin de wethouder Financiën, Cultuur & Economie, mevrouw Bruines, is uitgenodigd om aan de beraadslaging van dit agendapunt deel te nemen. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Afstemming planning & controlcyclus: het college wordt verzocht om voortaan voorafgaand aan het voorleggen van een conceptplanning voor de planning & controlcyclus waarin wordt afgeweken van de verordening financieel beheer & beleid, hierover te overleggen met de Rekeningencommissie en de commissie Bestuur. ▪ Planning programmarekening 2022: de Rekeningencommissie heeft kennisgenomen van het voorstel van het college om de jaarrekening 2022 op dinsdag 9 mei 2023 te publiceren, dat wil zeggen twee weken later dan in de verordening financieel beheer & beleid is bepaald.

Vorig jaar is de jaarrekening 2021 eveneens twee weken later gepubliceerd omdat in het daaraan voorafgaande jaar na publicatie van de jaarrekening 2020 (op de derde dinsdag in april) correcties in de jaarrekening nodig bleken voor een goedkeurende verklaring van de accountant. Deze controleverklaring kon uiteindelijk pas op 13 juli 2021 worden afgegeven. ▪ Planning programmarekening 2022: alhoewel een latere publicatie van de jaarrekening een grotere tijdsdruk legt op het daaropvolgende jaarrekeningonderzoek door de Rekeningencommissie, verwacht de commissie dat het haalbaar is om de jaarrekening 2022 vóór het zomerreces van 2023 vast te stellen. Voorwaarden daarvoor zijn dat de gemeenteaccountant uiterlijk 24 februari een toereikend jaarrekeningdossier ter controle ontvangt en de geconsolideerde jaarrekening in de week van 10 april 2023 gereed is, inclusief het redresplan van de dienst Publiekszaken naar aanleiding van interne fraude met paspoorten. ▪ Indieningstermijn technische vragen: tussen de beantwoording door het college van de (vorig jaar meer dan 1000) technische vragen over de jaarrekening op donderdag 15 juni 2023 en de behandeling van de jaarrekening in de raadscommissie vanaf dinsdag 20 juni 2023 is naar het oordeel van de Rekeningencommissie weinig tijd voor de raad om deze informatie mee te nemen in de voorbereiding op het debat over de jaarrekening.

Het college wordt gevraagd te onderzoeken hoe deze voorbereidingstijd voor de raad kan worden verruimd. De Rekeningencommissie vraagt het college om het Presidium, de commissie Bestuur en de Rekeningencommissie schriftelijk te informeren over een definitieve planning voor de jaarrekening. ▪ Planning behandeling jaarrekening in commissie Bestuur: in de brief van het college aan het Presidium (RIS313625) wordt abusievelijk vermeld dat de behandeling van de jaarrekening in de commissie Bestuur plaatsvindt op dinsdag en woensdag 20 en 21 juni. Dit moet zijn woensdag en donderdag 21 en 22 juni 2023.

Pagina 2 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Reactie van het college op het RC-rapport: in de ontvangen brief van het college (RIS313803) worden de vragen in het rapport van de Rekeningencommissie 2021 uitgebreid beantwoord. De Rekeningencommissie spreekt hiervoor haar waardering uit. Terugkerende tekorten op Overhead: in de brief van het college (RIS313803) ontbrak nog de gevraagde informatie over herhaaldelijke tekorten op het programma Overhead. De wethouder laat weten dat in het coalitieakkoord extra structureel geld is uitgetrokken voor overhead en dat dit zichtbaar is in de programmabegroting. Uit de jaarrekening 2022 zal blijken wat de stand van zaken is. Noot van het secretariaat: in de programmabegroting 2023-2025 wordt voor de komende jaren juist minder begroot voor overhead (RIS309850, pag. 197):

Stand van zaken business cases: in de brief van het college (RIS313803) is geen inzicht gegeven in de stand van zaken rond de business cases. Deze business cases beogen een structurele besparing van in totaal € 17,75 miljoen. In 2022 wordt naar verwachting de laatste nog te realiseren bezuiniging van € 3 miljoen – met name op huisvesting – ook gehaald. Dit zal in de programmarekening 2022 worden toegelicht (aandachtspunt jaarrekening 2022). Doelmatigheidsonderzoeken in 2021 en 2022: In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid (en de doeltreffendheid) van het door hem gevoerde bestuur. De kaders voor dit onderzoek zijn vastgelegd in de gemeentelijke Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Gemeente Den Haag. Het college heeft op 9 juli 2019 het programma voor doelmatigheidsonderzoeken (DMO’s) voor de jaren 2019 en 2020 vastgesteld, waarin de door het college uit te voeren onderzoeken beknopt werden toegelicht (RIS 303059). Voor doelmatigheidsonderzoeken vanaf het jaar 2021 is geen nieuw programma van het college ontvangen. De Rekeningencommissie wil weten wanneer een nieuw DMOprogramma tegemoet kan worden gezien.

Het college wordt gevraagd evenals voorheen (RIS 303059) in de brief over het DMO-programma ook toe te lichten hoe de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande doelmatigheidsonderzoeken zijn opgevolgd. De wethouder Financiën zegt toe hierop schriftelijk terug te komen. Voortgang interne beheersing: de Rekeningencommissie wordt in een werkbespreking na de jaarwisseling geïnformeerd over de routekaart voor de verbetering van de interne beheersing. Omdat deze plannen reeds eerder in de commissie zijn besproken wil de Rekeningencommissie vooral over de concrete vorderingen in de verbetering van de interne beheersing worden bijgepraat. GRIP-rapportages: de raad is in afwachting van de GRIP-rapportage over het derde kwartaal van 2022, maar de rapportage over het tweede kwartaal van 2022 is ook nog niet ontvangen. Namens de wethouder Stedelijke Ontwikkeling, Strategie en Europa laat Pagina 3 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

Rekeningencommissie

de wethouder Financiën weten dat de rapportages over het tweede en derde kwartaal samen met een evaluatie nog in december 2022 naar de Rekeningencommissie worden gestuurd. Noot van het secretariaat: de rapportages zijn op 6 januari 2023 ontvangen (RIS314283, RIS314284).

E. Rechtmatigheidsverantwoording door het college In een werkbespreking op 26 januari 2022 heeft de Rekeningencommissie zich door de voorzitter van de commissie BBV laten informeren over de gevolgen van een verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2023 (RIS311394). Met ingang van de wetswijziging wordt het college geacht, via het verplichte format rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV in de jaarrekening én in de paragraaf bedrijfsvoering zelf verantwoording af te leggen over fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en over verbeteracties naar aanleiding daarvan. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën gevraagd als verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden een percentage van 1% aan te houden. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie aangegeven in de bedrijfsvoeringsparagraaf per programma in meer detail geïnformeerd te willen worden over onrechtmatigheden vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de lasten van het desbetreffende programma. Ook is het college gevraagd om bij wijze van proef alvast een volledige rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2022 op te nemen (RIS313984).

De voortgang van de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt toegelicht door Patrick Wielaard, projectleider voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage toegevoegd aan dit verslag. Met de wetswijziging beoogt de wetgever het college beter aanspreekbaar te maken op de rechtmatigheid van de eigen beheershandelingen. De accountant controleert of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. In de nieuwe situatie blijft de accountant dan ook gelijksoortige werkzaamheden uitvoeren om vast te kunnen stellen of de onderbouwing van het college juist is. De raad stelt nu reeds het normenkader vast voor de verantwoording en accountantscontrole. Dit kader zal straks ook betrekking hebben op de normen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Als criteria voor de rechtmatigheidsverantwoording gelden het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), het voorwaardencriterium (conformiteit met wet- en regelgeving) en het begrotingscriterium (binnen het budget blijven). Vastlegging hiervan vindt plaats in de verordening financieel beheer en beleid. Recent heeft de VNG hiervoor een modelverordening gepubliceerd. In de aan te passen verordening dient de verantwoordingsgrens en de rapporteringstolerantie te worden opgenomen.

Conform het verzoek van de Rekeningencommissie stelt het college voor om de verantwoordingsgrens op 1%, overeenkomend met de huidige goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole.

Pagina 4 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

Rekeningencommissie

Daarnaast kan de raad met een rapportagegrens vaststellen over welke bevindingen onder de verantwoordingsgrens het college moet rapporteren in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Deze grens bepaalt eigenlijk hoe lang het lijstje met rechtmatigheidsfouten in deze paragraaf wordt. Thans is in de controleverordening voor de accountant een rapporteringstolerantie opgenomen van € 0,1 miljoen. In vergelijking met andere G5-gemeenten is dit relatief laag (zie ook GAD/2022.112). Het is aan de raad om te besluiten of voor de rapportagegrens voor rechtmatigheidsfouten in de bedrijfsvoeringsparagraaf hetzelfde bedrag moet gelden. Inhoudelijk wijzigt de verantwoording over begrotingsonrechtmatigheden enigszins: vanaf 2023 worden niet alleen overschrijdingen op lasten, maar ook onderschrijdingen op baten verantwoord. De spelregels hiervoor worden expliciet vastgelegd in de financiële verordening. Begrotingsonrechtmatigheden worden per programma in de jaarrekening verantwoord, conform de huidige spelregels. Voor de rechtmatigheidsverantwoording op basis van het voorwaardencriterium stelt het college voor dit niet op programmaniveau, maar per onderwerp te verantwoorden (zoals Europese aanbestedingen). Bij wijze van ‘proefdraaien’ wordt reeds over 2022 een volledige rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening.

De bedoeling is hiermee ook de eigen bedrijfsvoering te verbeteren en de organisatie alerter te maken op rechtmatigheidsfouten. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Rapportagegrens rechtmatigheidsfouten in bedrijfsvoeringsparagraaf: op 5 oktober 2022 heeft de Rekeningencommissie besloten de hoogte van de rapportagegrens (rapporteringstolerantie) in de paragraaf Bedrijfsvoering te willen bepalen na het jaarrekeningonderzoek 2022 (RIS313323). ▪ Criteria accountantscontrole: naast de drie criteria die van toepassing zijn op de rechtmatigheidsverantwoording gelden voor de accountantscontrole nog zes andere criteria. Deze hebben betrekking op de getrouwheid van de verantwoording en eventuele bevindingen komen niet in de rechtmatigheidsverantwoording, maar in het accountantsverslag aan de orde.

F. Evaluatie Verbonden Partijen Van het college is een rapportage over de evaluatie van verbonden partijen ontvangen (RIS313870). Deze evaluatie wordt toegelicht door Patrick Valerius en Rabbe Borchert van het Expertisecentrum Verbonden Partijen (EVP). De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage toegevoegd aan dit verslag. In het oorspronkelijke Beleidskader Verbonden Partijen uit 2017 was bepaald dat dit kader in 2021 zou worden geëvalueerd en herijkt. Eind 2021 is van het college deze herijking van het Beleidskader Verbonden Partijen ontvangen (RIS310950). Dit is op 10 februari 2022 door de raad vastgesteld. In het geactualiseerde beleidskader zijn uitgangspunten opgenomen voor

Pagina 5 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

Rekeningencommissie

een actieve rol van de gemeente in de beheerfase en een toetsingskader voor het aangaan en evalueren van verbonden partijen. De hoofdvraag van de nu uitgevoerde evaluatie van de bestaande verbonden partijen is in hoeverre deelname van Den Haag in deze verbonden partijen heeft bijgedragen aan de borging van het publieke belang. Daarbij is ook gekeken naar de toekomst en de financiële risico’s. Uit de evaluatie komt naar voren dat alle verbonden partijen bijdragen aan het Haags publiek belang. De sturing en risicobeheersing werken goed. Eén van de aanbevelingen is om nader te onderzoeken of de deelname in United Fish Auctions (UFA) en Stadsherstel gecontinueerd moet worden. Verder is nadere analyse nodig van de uittredingsmogelijkheden bij BV/CV-constructies. Van de Accountantsdienst is een rapport over de rol van de raad bij verbonden partijen ontvangen (RIS313989). Het rapport wordt toegelicht door Theresia Gommans, lid directieteam Accountantsdienst. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage toegevoegd aan dit verslag. Bij de behandeling van het geactualiseerde beleidskader kwam naar voren dat de Rekeningencommissie wilde onderzoeken welke ruimte er is om de rol van de raad in het toezicht op verbonden partijen te versterken. De accountantsdienst is gevraagd dit verder uit te werken.

De Rekeningencommissie was van mening dat vanuit het oogpunt van democratische controle een verbonden partij inherente nadelen kent. De commissie wilde de zeggenschap van de raad vergroten, met name bij het aangaan en afstoten van verbonden partijen. De rol van de raad bij verbonden partijen is vastgelegd in de gemeentewet en de wet Gemeenschappelijke Regelingen. Nagegaan is of dit is vertaald in het huidige beleidskader. Per 1 juli 2022 is de wet Gemeenschappelijke Regelingen gewijzigd, waarmee de rol van de raad is verstevigd. Dit moet nog worden verwerkt in het beleidskader. Verder is in het onderzoek gekeken naar het beleid in andere gemeenten. Hieruit zijn enkele suggesties voortgekomen voor onder meer de inrichting van het proces, het aangaan van verbonden partijen en de tussentijdse sturing hierop. Zo kan in het beleidskader duidelijker worden aangegeven hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen raad en college. De procedure voor het aangaan van een verbonden partij zou bijvoorbeeld in een stroomdiagram kunnen worden samengevat. Voor de tussentijdse sturing zou beter kunnen worden vastgelegd welke informatie de raad van het college ontvangt en wanneer.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verbetering toezichtskader verbonden partijen: eerder heeft de Rekeningencommissie zich positief geuit over de opeenvolgende verbeteringen in de jaarrapportages over verbonden partijen. De nu voorliggende evaluatie van alle verbonden partijen wordt door de commissie gewaardeerd als een vlot leesbaar rapport. Met name het gebruik van dashboards voorziet in een lang gekoesterde wens van Rekeningencommissieleden. ▪ Borging publieke belang: de essentie van de evaluatie is wat de Rekeningencommissie betreft de vraag of er voor de gemeente andere, betere manieren zijn om het publieke Pagina 6 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

belang te dienen dan via een verbonden partij. Eén van de tien onderzoeksvragen die hierop betrekking heeft is in hoeverre er andere publiekrechtelijke instrumenten inzetbaar zijn dan deelname in een verbonden partij (vraag 5). Andere deelvragen zijn in hoeverre het mogelijk is de taak uit te besteden (vraag 6) en of de taken zich lenen voor vormgeving in een verbonden partij (vraag 7). In de Rekeningencommissie wordt naar voren gebracht dat wellicht als eerste de vraag zou kunnen worden gesteld of deelname in een verbonden partij überhaupt nodig is wanneer er alternatieven zijn, zoals marktpartijen. Daarmee zou dan als uitgangspunt gekozen kunnen worden dat uitsluitend voor (voortzetting van) een verbonden partij wordt gekozen als er geen alternatieven zijn. Dit zou betekenen dat ook als de beheersing van risico’s toereikend is, toch gekozen wordt voor uittreding als een verbonden partij niet strikt noodzakelijk is. Op deze manier wordt bestuur ‘op afstand’ zoveel mogelijk beperkt. De Rekeningencommissie beveelt deze politieke weging in de aandacht van de vakcommissies aan. Voortzetting WiGo4IT: uit de evaluatie blijkt dat de taken van WiGo4IT ook door een bestaande marktpartij uitgevoerd zouden kunnen worden. De Rekeningencommissie vraagt zich af of ook hier, net als bij United Fish Auctions, continuering van deelname in deze verbonden partij heroverwogen moet worden.

De Rekeningencommissie beveelt dit in de aandacht van de commissie Bestuur aan. Aanbevelingen audit Accountantsdienst: de Rekeningencommissie onderschrijft de bevindingen van de Accountantsdienst en vraagt het college de daaruit voortkomende aanbevelingen over te nemen. Afspraken bij BV/CV-constructies: in de evaluatierapportage wordt aandacht gevraagd voor het tijdig in beeld brengen van al dan niet bestaande afspraken over ontbinding en afwikkeling van verbonden partijen met een BV/CV-structuur. Deze rechtspersonen werken op basis van een samenwerkingsovereenkomst. Aangezien het werk van enkele van deze verbonden partijen voltooiing nadert, wordt aanbevolen tijdig te onderzoeken onder welke voorwaarden de samenwerking kan worden beëindigd en hierover indien nodig nadere afspraken te maken of bestaande afspraken te herijken. Aanscherping beleidskader verbonden partijen: de Rekeningencommissie verzoekt het college in het beleidskader de evaluatie/risicoanalyse van verbonden partijen apart te beschrijven en te concretiseren voor de verschillende fasen: oprichting, uitvoering, evaluatie- en heroverwegingsfase/afstoten (zie bijvoorbeeld de gemeente Westerveld, pag. 15/16 Nota verbonden partijen).

G. Voorstel van het college inzake Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2022 Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit geactualiseerd voor de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van dit voorstel (RIS313595) geeft de raad het normen- en toetsingskader voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2022. De Rekeningencommissie beveelt de vakcommissies aan het voorstel op de advieslijst te zetten.

Pagina 7 van 8

Verslag vergadering 14 december 2022

Rekeningencommissie

H. Termijnplanning Omdat het college voorstelt de jaarrekening later te publiceren (op 9 mei 2023) is de start van het jaarrekeningonderzoek van de Rekeningencommissie nu een week later gepland. De termijnplanning (RC/2022.62) wordt ongewijzigd vastgesteld. De Rekeningencommissie wil in maart 2023 een benen-op-tafel-sessie organiseren.

I. Rondvraag Er zijn geen vragen.

J. Sluiting De voorzitter sluit het openbare deel van de vergadering om 21:10 uur en kondigt aan de deuren te sluiten ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over de positionering van de Accountantsdienst.

Pagina 8 van 8