RIS313984 Brief RC aan college inz jrk 2021 & 2022

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS313984

College van burgemeester en wethouders

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

6 december 2022 Onderwerp

jaarrekeningen 2021 en 2022

Geachte leden van het college, Op 21 juni 2022 heeft de Rekeningencommissie haar rapport over het jaar 2021 (RIS312533) naar het college gestuurd, met het verzoek een schriftelijke reactie hierop uit te brengen aan de raad. Normaalgesproken ontvangt de raad deze collegereactie vóór de vaststelling van de jaarrekening. Evenals het daaraan voorafgaande jaar is hierom afgelopen jaar door de Rekeningencommissie niet gevraagd, vanwege een latere start van het jaarrekeningonderzoek. Oorzaken van deze vertraging waren de coronapandemie en een latere controleverklaring als gevolg van bevindingen van de accountant. De collegereactie is dit jaar ontvangen op 30 november (RIS313803) en heeft daarmee lang op zich laten wachten. Gezien de aard van de geconstateerde aandachtspunten betreffende de interne beheersing wil de Rekeningencommissie hierover met de wethouder Financiën van gedachten wisselen. Daartoe nodigen wij haar uit voor de vergadering van woensdagavond 14 december 2022. Daarin willen wij tevens onderstaande onderwerpen aan de orde stellen. 1. Publicatie jaarrekening 2022 In een bestuurlijke conceptplanning voor de P&C-producten 2023 die aan het Presidium is gestuurd (RIS313625) wordt voorgesteld om komend jaar opnieuw af te wijken van de in de verordening Financieel beheer & beleid genoemde datum voor publicatie van de jaarrekening.

Hierover heeft geen overleg plaatsgevonden met de Rekeningencommissie. De commissie wijst erop dat zij in dergelijke gevallen vooraf geconsulteerd wil worden. Aan het Presidium is voorgesteld om de jaarrekening op 9 mei 2023 te publiceren. Bij de Rekeningencommissie bestaan zorgen dat het niet haalbaar zal blijken om de accountantscontrole dan al afgerond te hebben. Tegelijkertijd beseft de commissie dat naarmate de controleverklaring later wordt afgegeven, de beschikbare tijd voor het jaarrekeningonderzoek door de Rekeningencommissie korter wordt. De afgelopen twee jaar heeft de Rekeningencommissie haar eigen jaarrekeningonderzoek ingekort vanwege de coronapandemie. De commissie ziet voor het komende jaar vooralsnog geen aanleiding om concessies te doen aan de zorgvuldigheid en kwaliteit van het onderzoek en de

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

daaropvolgende behandeling van de jaarrekening door de raad. Een uiterste consequentie zou dan kunnen zijn dat de jaarrekening niet vóór het begin van het zomerreces kan worden vastgesteld. 2. Dubbele betaling van subsidies Het college heeft op 5 juli 2022 een brief gestuurd met een melding over dubbele betaling van subsidies (RIS312684). De Accountantsdienst is gevraagd hiernaar onderzoek te doen. De Rekeningencommissie wil door de wethouder Financiën worden geïnformeerd over de voortgang van de in de brief aangekondigde vervolgstappen. 3. Rechtmatigheidsverantwoording door het college In een werkbespreking op 26 januari 2022 heeft de Rekeningencommissie zich door de voorzitter van de commissie BBV laten informeren over de gevolgen van een verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2023 (RIS311394). Met ingang van de wetswijziging wordt het college geacht, via het verplichte format rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV in de jaarrekening én in de paragraaf bedrijfsvoering zelf verantwoording af te leggen over fouten en onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en over verbeteracties naar aanleiding daarvan. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën gevraagd als verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden een percentage van 1% aan te houden.

Benadrukt is daarbij dat het college zich dient te verantwoorden over rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden in alle financiële beheershandelingen boven de af te spreken tolerantiegrens en niet slechts over begrotingsonrechtmatigheden. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie aangegeven in de bedrijfsvoeringsparagraaf per programma in meer detail geïnformeerd te willen worden over onrechtmatigheden vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de lasten van het desbetreffende programma. Ook is het college gevraagd om bij wijze van proef alvast een volledige rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2022 op te nemen (RIS312533, pag. 28). De reactie van het college hierop wil de Rekeningencommissie in de vergadering van 14 december 2022 bespreken met de wethouder Financiën.

Tot slot zijn er nog enkele onderwerpen die de commissie via deze weg onder de aandacht wil brengen van het college. ▪ Onjuiste of ontbrekende waarden van indicatoren: uit de audits over 2019, 2020 en 2021 blijkt dat in een significant aantal gevallen waarden niet of onjuist in de verantwoording zijn opgenomen. In paragraaf 2.2.3 en 2.2.4 van het rapport 2021 (RIS312780) wordt gemeld dat het herhaaldelijk voorkomt dat een in de jaarrekening 2021 vermeld begrotingscijfer niet overeenkomt met het cijfer in de begroting zelf, of dat het in de jaarrekening 2021 vermelde realisatiecijfer over 2020 niet overeenkomt met het verantwoorde cijfer in de jaarrekening 2020. In meerdere gevallen is het realisatiecijfer uit het voorgaande jaar niet als vergelijkend cijfer opgenomen. De Rekeningencommissie verwacht bij de jaarrekening 2022 verbeteringen op genoemde punten te mogen constateren. ▪ Naleving AVG: de gemeente Den Haag is niet AVG-compliant, onder meer omdat de gemeente nog niet aan alle formele eisen van de AVG voldoet. Zo is het register van verwerkingen nog incompleet, ook voor wat betreft de verplichte verwerkingen. Voor alle risicovolle verwerkingen zou een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moeten zijn uitgevoerd, dit is niet het geval. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd over de voortgang in de verbetering van de naleving van de AVG.

2/3

Gemeente Den Haag

▪

▪ ▪

▪

Positionering FG: de Rekeningencommissie stelt vast dat de positionering van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) is gewijzigd sinds de Rekeningencommissie dit bij het college heeft aangekaart. Belangrijke zaken worden door de FG aan de gemeentesecretaris gesignaleerd. Voor een dergelijke escalatie is echter geen procedure vastgelegd. De Rekeningencommissie hecht eraan dat de onafhankelijke positie van de FG als intern toezichthouder zo goed mogelijk wordt geborgd en vraagt het college om de escalatiemogelijkheid voor de FG nader schriftelijk uit te werken . Jaarverslag FG: om een beter inzicht te krijgen in de naleving van de AVG wil de Rekeningencommissie voortaan het jaarverslag van de FG van het college ontvangen. GRIP-rapportage Q2 2022: hoewel het vierde kwartaal van 2022 inmiddels ver is gevorderd, is de Rekeningencommissie nog in afwachting van de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2022. Aan de hand van deze kwartaalrapportage wil de commissie de nieuwe opzet van de nieuwe GRIP-rapportage evalueren. Proces- en projectaudits: de Rekeningencommissie is voornemens enkele onderwerpen nader te onderzoeken in het kader van de proces- en projectaudits. Daartoe zijn onderstaande onderwerpen geselecteerd, waarvoor onderzoeksplannen nader worden uitgewerkt.

o Weerbaarheid ondermijning: wat is de interne weerbaarheid van het ambtenarenapparaat voor ondermijning en waar zitten de kwetsbare functies? o Leren van fraude: wat is het lerend vermogen van de organisatie met betrekking tot fraude of integriteitsschendingen? Wat is de kwaliteit van redresplannen en hoe worden deze uitgevoerd? Is het proces van de afdoening van fraude en integriteitsmeldingen toereikend en hoe vertalen de uitkomsten daarvan zich naar verbeteringen in de interne beheersing? Beklijft de aanpak binnen de organisatie? o Beheersing van transities: de gemeente heeft steeds meer te maken met grote veranderopgaven, bijvoorbeeld de klimaattransitie. Op welke wijze beheerst zij deze grote transities? Worden deze opgaven snel genoeg opgepakt? Kunnen we leren van de ervaringen met grote transities in het recente verleden? o Inzicht in het beheersingsproces van de uitputting Enecogelden: de Enecomiddelen betreffen omvangrijke reserves die over een lange looptijd tot besteding moeten komen. De commissie heeft behoefte aan inzicht in het beheersingsproces van de uitputting van de Enecogelden, inclusief het actualiseren van de prognoses hiervoor. o IT-audit: de Rekeningencommissie beraadt zich op een uit te voeren audit naar een ITgerelateerd onderwerp en wil hierop terugkomen na een werkbespreking met de CIO.

Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

3/3