RIS313859 RC-verslag 16 november 2022

Rekeningencommissie RIS 313859

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 16 november 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren K. Partiman en M. Sewtahal, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema, mevrouw T. Gommans; secretaris: J. van Duijn

Afwezig:

de heren Y. Assad, T. de Boer, R. Guernaoui (m.k.) en M. Etalle (z.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:40 uur en heet de aanwezigen welkom. Op 21 juni 2022 heeft de Rekeningencommissie haar rapport over het jaar 2021 (RIS312533) naar het college gestuurd, met het verzoek een schriftelijke reactie hierop het uit te brengen aan de raad. Deze brief is nog niet ontvangen door de Rekeningencommissie. Ook is de commissie nog in afwachting van de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2022. De voorzitter stelt voor het college per brief te rappelleren. Voor deze vergadering stond een werkbespreking gepland met de Chief Information Officer (CIO), Marijn Fraanje (agendapunt D). Van hem is echter bericht van verhindering ontvangen. Het agendapunt wordt daarom van de agenda gehaald en de werkbespreking wordt opnieuw geagendeerd voor de vergadering van 25 januari 2023. De agenda wordt met deze wijziging vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 5 oktober 2022 Het verslag van de vergadering van 5 oktober 2022 (RIS313323) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Als ingekomen stukken zijn aan de agenda toegevoegd: ▪ een voorstel van de voorbereidingscommissie Dreven Gaarden Zichten (RIS313614). In het raadsvoorstel wordt de Rekeningencommissie, het college en de Accountantsdienst gevraagd om in overleg te treden over de verslagtechnische bevindingen van de Accountantsdienst en aanpassingen van de huidige verordening. Besloten wordt dit te agenderen in een besloten overleg op 25 januari 2023. De heer Partiman zal aan deze

Verslag vergadering 16 november 2022

▪

Rekeningencommissie

beraadslaging niet deelnemen omdat hij zich eerder heeft teruggetrokken uit de voorbereidingscommissie vanwege een potentiële onverenigbaarheid met overige werkzaamheden. een bestuurlijke conceptplanning voor de P&C-producten 2023 die aan het Presidium is gestuurd (RIS313625). De Rekeningencommissie constateert dat over het voorstel om ook komend jaar af te wijken van de in de verordening genoemde datum voor publicatie van de jaarrekening geen overleg is geweest met de Rekeningencommissie. De commissie wil bij het college onder de aandacht brengen dat zij in dergelijke gevallen vooraf geconsulteerd wil worden. De brief wordt betrokken bij agendapunt F (aanpak jaarrekeningcontrole).

D. Werkbespreking met CIO over IT-beheer en informatiebeveiliging De Rekeningencommissie heeft de Chief Information Officer (CIO), Marijn Fraanje, gevraagd haar bij te praten over de stand van zaken met betrekking tot IT-beheer en informatiebeveiliging (waaronder de bescherming van persoonsgegevens). Vanwege zijn verhindering wordt de werkbespreking opnieuw geagendeerd voor de vergadering van 25 januari 2023.

E. Terugblik jaarrekeningonderzoek en toezeggingen Het college is gevraagd evenals voorgaande jaren een schriftelijke reactie te geven op het RCrapport 2021 (RIS312533). Omdat deze reactie nog niet is ontvangen wil de Rekeningencommissie het college een schriftelijke herinnering sturen. De toezeggingen die door portefeuillehouders zijn gedaan naar aanleiding van het onderzoek van de jaarrekening 2021 zijn opgenomen in een toezeggingenoverzicht (RIS313653).

F. Controle en onderzoeken door Accountantsdienst F.1. Aanpak controle jaarrekening 2022 Van de Accountantsdienst is een plan van aanpak voor de jaarrekeningcontrole 2022 ontvangen (RIS313461). Evenals voorgaande jaren geeft de gemeenteaccountant, Carla Slotema, een toelichting hierop. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De controleopdracht heeft als onderzoeksobject de programmarekening: hierin zijn de jaarrekening en het jaarverslag in één boekwerk samengebracht. Door de accountant wordt getoetst of de verantwoording in het jaarverslag overeenstemt met de verantwoording in de jaarrekening. Voorts wordt nagegaan of de verplichte paragrafen voldoen aan de vereisten. De delen van de programmarekening die gezamenlijke de jaarrekening vormen betreffen de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, de SiSa-bijlage, WNTbijlage en de bijlagen voor de taakvelden. Het aantal SiSa-bijlagen is in enkele jaren tijd verdrievoudigd. Ook dit jaar wordt bij wijze van verassingselement in de controle extra aandacht besteed aan een door de accountant gekozen onderwerp of aspect. Daarbij wordt voornamelijk gebruik gemaakt van data-analyse. Pagina 2 van 7

Verslag vergadering 16 november 2022

Rekeningencommissie

Bij het jaarrekeningonderzoek 2021 heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd om, vooruitlopend op de verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2023, alvast bij de jaarrekening 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. De implicaties van de in te voeren verplichte rechtmatigheidsverantwoording zijn door de Rekeningencommissie eerder geïnventariseerd tijdens een werkbespreking op 26 januari 2022 (RIS311394). Voor de accountantscontrole verandert er weinig. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole voert de Accountantsdienst vooraf een risicoanalyse uit. Met ingang van dit jaar is de accountant verplicht te rapporteren over fraude en continuïteit in haar controleverklaring. Daarbij voert de Accountantsdienst een frauderisicoanalyse uit. In het kader van een pilot heeft de Accountantsdienst deze rapportage over fraude ook al in de twee voorafgaande jaren uitgevoerd. De frauderisicoanalyse van de Accountantsdienst heeft voor 2022 geleid tot het benoemen van de volgende frauderisico’s als aandachtspunt: - doorbreking van de interne beheersmaatregelen door het management; - omkoping en corruptie bij inkopen en aanbestedingen; - omkoping en corruptie bij subsidies of vergunningen; - oneigenlijk toekennen van activa.

Daarnaast zijn als belangrijke risico’s van de interne beheersing aangemerkt het niet naleven van Europese aanbestedingsrichtlijnen, een onjuiste waardering van grondexploitaties of niet in exploitatie opgenomen gronden en een onjuiste waardering van voorzieningen. In de controleaanpak zijn enkele actuele ontwikkelingen van belang, zoals de abusievelijk dubbele betaling van subsidies door de gemeente en het frauduleus verstrekken van paspoorten aan criminelen door een medewerker van Burgerzaken. Voor de fraude met paspoorten moet de gemeente een herstelplan opstellen, waarin op basis van een analyse maatregelen worden uitgewerkt die herhaling moeten voorkomen. Bij twee eerdere fraudegevallen heeft de gemeente eveneens dergelijke redresplannen moeten opstellen, waarvan de uitvoering en naleving door de accountant wordt gecontroleerd. Het uitwerken van een toereikend redresplan door de gemeente na een ernstig incident is een voorwaarde voor het afgeven van een controleverklaring door de accountant. Voorts wordt tijdens de controle onder meer de opvolging nagegaan van bevindingen uit voorgaande controles en van toezeggingen van wethouders tijdens het vorige jaarrekeningonderzoek door de Rekeningencommissie. De jaarrekeningcontrole is gebaseerd op een concerngerichte aanpak.

Specifieke aandacht gaat onder meer uit naar het fysiek domein, Europese aanbesteding en naar zogenoemde softcontrols binnen de organisatie. Ook dit jaar zal in de controle gebruik worden gemaakt van data-analyse. Als eindproducten van de jaarrekeningcontrole worden een controleverklaring en een accountantsverslag aan de gemeenteraad opgeleverd. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole vindt een interimcontrole plaats die met name gericht is op de risico’s van organisatorische procedures, systemen en processen en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verslag gedaan in managementnotities aan directeuren en een boardletter aan college en Rekeningencommissie.

Pagina 3 van 7

Verslag vergadering 16 november 2022

Rekeningencommissie

Aanvullende aandachtspunten tijdens de jaarrekeningcontrole komen onder meer voort uit bevindingen tijdens voorgaande jaarrekeningcontroles, zoals de verbetering van de interne beheersing en de objectieve totstandkoming van subsidiebeschikkingen. Voor een vlot en doeltreffend controleproces is de medewerking van de gehele organisatie essentieel. Vooraf geeft de Accountantsdienst door middel van een lijst van op te leveren stukken (LOTS) aan welke informatie door de organisatie aangeleverd moet worden en op welk moment. Het accountantsoordeel is daarnaast gebaseerd op informatie die door derden wordt aangeleverd, zoals controleverklaringen van zorgaanbieders. Door middel van reviews bij deze accountantsorganisaties vergewist de Accountantsdienst zich ervan dat gesteund kan worden op de door externen aangeleverde informatie. In de planning vindt dynamisering van de uit te voeren controles plaats. Dit wil zeggen dat al vóór het einde van het jaar begonnen wordt met controleren van delen van de administratie. Na afloop van de jaarrekeningcontrole vindt een evaluatie plaats.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Rapporteringstolerantie van € 0,1 miljoen: conform de controleverordening dient de accountant elke bevinding boven de € 0,1 miljoen te rapporteren in het accountantsverslag (dit wordt de rapporteringstolerantie genoemd, zie artikel 3b). In het overzicht van controleverschillen worden deze bevindingen gemeld, waarbij ook wordt aangegeven of deze al dan niet zijn gecorrigeerd. Voor fraudebevindingen gelden strengere normen. De Rekeningencommissie vraagt de accountant in haar rapportage de bevindingen ten aanzien van (mogelijke) fraude expliciet te benoemen voor zover regelgeving dit toelaat. ▪ Redresplannen: een redresplan moet door de gemeentelijke organisatie worden opgesteld na geconstateerde fraude, zoals de afgelopen jaar aan het licht gekomen fraude bij paspoortverstrekkingen. In een redresplan wordt de gepleegde fraude beschreven en geanalyseerd en moeten te nemen maatregelen worden benoemd om de geïdentificeerde risico’s te ondervangen. De accountant toetst vervolgens of de maatregelen toereikend zijn. Naar aanleiding van eerdere fraudegevallen zijn ook redresplannen opgesteld.

De Rekeningencommissie wil in het accountantsverslag worden geïnformeerd over de voortgang in de uitvoering van de afzonderlijke redresplannen en vraagt de accountant daarbij haar zienswijze te geven op de toereikendheid van de maatregelen en over de voortvarendheid van de uitvoering daarvan. Vooruitlopend daarop wil de Rekeningencommissie over de voortgang worden geïnformeerd in de boardletter. ▪ Kwalitatieve materialiteit in relatie tot fraude: het accountantsbegrip materialiteit heeft primair betrekking op kwantitatieve weging van bevindingen. Informatie wordt als materieel gezien als het weglaten of het onjuist opnemen daarvan invloed heeft op de getrouwheid van het beeld dat gebruikers van de jaarrekening krijgen. Daarnaast kent materialiteit ook kwalitatieve aspecten als bijvoorbeeld op basis van een inschatting van de accountant sprake is van een afwijkend risicoprofiel. In zo’n geval moeten de gehanteerde percentages voor afwijkingen wellicht naar beneden worden bijgesteld. Van dergelijke kwalitatieve materialiteit is onder meer sprake bij mogelijke vermoedens van fraude. Pagina 4 van 7

Verslag vergadering 16 november 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

Haalbare planning jaarrekeningcontrole: in een bestuurlijke conceptplanning gericht aan het Presidium (RIS313625) wordt voorgesteld om evenals vorig jaar de jaarrekening twee weken later te publiceren dan de in de verordening genoemde datum. Bij de Rekeningencommissie bestaan zorgen dat het niet haalbaar zal blijken om de accountantscontrole dan al afgerond te hebben. Tegelijkertijd beseft de commissie dat naarmate de controleverklaring later wordt afgegeven, de beschikbare tijd voor het jaarrekeningonderzoek door de Rekeningencommissie korter wordt. De afgelopen twee jaar heeft de Rekeningencommissie haar eigen jaarrekeningonderzoek ingekort vanwege de coronapandemie. De commissie ziet voor het komende jaar vooralsnog geen aanleiding om concessies te doen aan de zorgvuldigheid en kwaliteit van het onderzoek en de daaropvolgende behandeling van de jaarrekening door de raad. Een uiterste consequentie zou dan kunnen zijn dat de jaarrekening niet vóór het begin van het zomerreces kan worden vastgesteld. De Rekeningencommissie wil de wethouder Financiën uitnodigen voor de vergadering van 14 december om de planning van de jaarrekeningcontrole en het onderzoek van de Rekeningencommissie te bespreken.

Rechtmatigheidsverantwoording door het college: in een werkbespreking op 26 januari 2022 heeft de Rekeningencommissie zich door de voorzitter van de commissie BBV laten informeren over de gevolgen van een verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2023 (RIS311394). De accountant blijft hetzelfde werk doen. Met ingang van de wetswijziging wordt het college geacht, via het verplichte format rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV in de jaarrekening én in de paragraaf bedrijfsvoering zelf verantwoording af te leggen over fouten en onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en over verbeteracties naar aanleiding daarvan. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën gevraagd als verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden een percentage van 1% aan te houden. Benadrukt is daarbij dat het college zich dient te verantwoorden over rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in alle financiële beheershandelingen boven de af te spreken tolerantiegrens en niet slechts over begrotingsonrechtmatigheden. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie aangegeven in de bedrijfsvoeringsparagraaf per programma in meer detail geïnformeerd te willen worden over onrechtmatigheden vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de lasten van het desbetreffende programma.

Ook is het college gevraagd om bij wijze van proef alvast een volledige rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2022 op te nemen (RIS312533, pag. 28). De reactie van het college hierop wil de Rekeningencommissie agenderen voor de vergadering van 14 december 2022.

F.2. Voortgang onderzoeken (audits) In opdracht van de Rekeningencommissie worden door de Accountantsdienst enkele onderzoeken uitgevoerd. Het onderzoek over de zeggenschap van de raad bij verbonden partijen is bijna afgerond. In dit onderzoek is nagegaan hoe de zeggenschap van de raad kan worden vergroot in de besluitvorming over het aangaan, voortzetten en beëindigen van een verbonden partij. Naar verwachting kan het rapport hierover in de vergadering van 14 december worden geagendeerd. In de vorige Rekeningencommissievergadering is het onderzoek naar de indicatoren in de Pagina 5 van 7

Verslag vergadering 16 november 2022

Rekeningencommissie

jaarrekening van 2022 toegelicht. Ook bij de jaarrekening 2023 zal dit onderzoek worden uitgevoerd. De rapportage wordt gelijktijdig met het accountantsverslag naar de Rekeningencommissie gestuurd. De voorbereidingscommissie Dreven Gaarden Zichten heeft gevraagd om ondersteuning door de Accountantsdienst. De Rekeningencommissie heeft hiermee ingestemd. Door de Accountantsdienst is een onderzoek uitgevoerd naar het risicoprofiel, geprognotiseerde kosten, geprognotiseerde opbrengsten en de voorziening nadelig saldo. Deze werkzaamheden waren soortgelijk aan die bij de controle van de jaarrekening. Inmiddels heeft de voorbereidingscommissie een raadsvoorstel hierover opgesteld (RIS313614). Het rapport van de Accountantsdienst is als geheime bijlage hieraan toegevoegd. Noot van het secretariaat: De accountant heeft haar rapportage ook in de commissie Ruimte toegelicht op 23 november 2023. De rapportage zal openbaar worden gemaakt conform de Woo-vereisten. Voorts heeft de Rekeningencommissie ingestemd met een verzoek van een raadslid tot een onderzoek naar grote projecten. Het college is inmiddels verzocht een overzicht op te stellen met ramingen en uitkomsten van grote projecten van de afgelopen vier jaar. De Accountantsdienst zal aan de hand van dit overzicht een onderzoek uitvoeren, na afstemming met de initiatiefnemer en de Rekeningencommissie.

Tot slot hebben de voorzitter en de accountant overlegd met een raadslid over een mogelijk onderzoek naar relaties van collegeleden met lobbyisten. Dit overleg wordt voortgezet na de beantwoording door het college van een verzoek om inlichtingen (als bedoeld in artikel 169 Gemeentewet) dat het raadslid hierover heeft ingediend. De Rekeningencommissie merkt op in haar hoedanigheid van opdrachtgever van de Accountantsdienst vaker door raadsleden met onderzoeksvragen te worden benaderd. Op basis van de hieruit voortkomende ervaringen wil de commissie zich buigen over een nadere uitwerking van spelregels voor dit opdrachtgeverschap.

F.3. Voorstellen nieuwe onderzoeken Aan de hand van een notitie van de Accountantsdienst (GAD/2022.163) inventariseert de Rekeningencommissie mogelijke onderwerpen voor nieuwe audits. Na beraadslaging vraagt de commissie de Accountantsdienst onderzoeksvoorstellen voor te leggen voor de volgende onderwerpen. ▪ Weerbaarheid ondermijning: wat is de interne weerbaarheid van het ambtenarenapparaat voor ondermijning en waar zitten de kwetsbare functies? ▪ Leren van fraude: wat is het lerend vermogen van de organisatie met betrekking tot fraude of integriteitsschendingen? Wat is de kwaliteit van redresplannen en hoe worden deze uitgevoerd? Is het proces van de afdoening van fraude en integriteitsmeldingen toereikend en hoe vertalen de uitkomsten daarvan zich naar verbeteringen in de interne beheersing? Beklijft de aanpak binnen de organisatie? ▪ Beheersing van transities: de gemeente heeft steeds meer te maken met grote veranderopgaven, bijvoorbeeld de klimaattransitie. Op welke wijze beheerst zij deze grote transities? Worden deze opgaven snel genoeg opgepakt? Kunnen we leren van de ervaringen met grote transities in het recente verleden? De Rekeningencommissie vraagt de accountantsdienst een onderzoeksplan hiervoor nader uit te werken.

Pagina 6 van 7

Verslag vergadering 16 november 2022

▪

Rekeningencommissie

Inzicht in het beheersingsproces van de uitputting Enecogelden: de Enecomiddelen betreffen omvangrijke reserves die over een lange looptijd tot besteding moeten komen. De commissie heeft behoefte aan inzicht in het beheersingsproces van de uitputting van de Enecogelden, inclusief het actualiseren van de prognoses hiervoor.

De Rekeningencommissie beraadt zich op een uit te voeren audit naar een IT-gerelateerd onderwerp en wil hierop terugkomen na de werkbespreking met de CIO.

G. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2022.54) wordt ongewijzigd vastgesteld.

H. Rondvraag Er zijn geen vragen.

I. Sluiting en openbare aankondiging tot sluiting van de deuren ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over de positionering van de Accountantsdienst De voorzitter sluit de vergadering om 20:35 uur

Pagina 7 van 7