RIS313695 BIJLAGE 2 Accountantsverslag verantwoording fractiekosten

Gemeentelijke Accountantsdienst

<Titel Rapport> Accountantsverslag bij het “Verslag van gemaakte kosten en niet-bestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag 1 januari 2021 t/m 29 maart 2022”

GAD/2022.72 25 oktober 2022 Spui 70, 2511 BT Den Haag (T) 070-3533550 www.denhaag.nl 1/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Voorwoord Voorwoord

Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad,

Oordeel controleverklaring is goedkeurend

Hierbij bieden wij u het Accountantsverslag aan dat wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9, lid 3 en 5, van de Verordening fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag.

Belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

Wij hebben naar het ‘Verslag van de gemaakte kosten en niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022’ een controle ingesteld (in het vervolg: “verslag”). De controle is gericht op de getrouwheid van het verslag en de naleving van artikel 5, met uitzondering van lid 1 over het uitgangspunt van een doelmatige en sobere besteding van de middelen van de Verordening fractieondersteuning 2020. Het verslag dient als basis voor het vaststellen door de Raad van de fractie-uitgaven ten laste van de fractiemiddelen. Het verslag is alsmede ter vaststelling van het verschil tussen de fractie-uitgaven en de van de Raadsorganisatie ontvangen voorschotten van fractiemiddelen bedoeld. Met vriendelijke groet, GAD Den Haag, 25 oktober 2022 Origineel getekend door:

drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant/ directeur GAD

2/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Oordeel controleverklaring is goedkeurend Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Belangrijkste boodschappen

Wij hebben het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022 (hierna: ‘het verslag’) gecontroleerd. Uit onze controle is gebleken dat het verslag van 15 fractieverantwoordingen een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022 en van de niet-bestede fractiemiddelen per 29 maart 2022. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag. Hierdoor hebben wij op 25 oktober 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De controleverklaring en het verslag worden separaat aan u verstrekt. Eén fractie heeft over de verslaggevingsperiode geen verantwoording afgelegd; de financiële verantwoordingsgegevens van deze fractie zijn dan ook niet in het verslag verwerkt. Over de verslagperiode is een voorschotbedrag van € 3.428 aan deze fractie verstrekt.

Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

3/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Belangrijkste boodschappen Voorwoord

Uit onze controle komt op hoofdlijnen het volgende naar voren:

Oordeel controleverklaring is goedkeurend

▪

Belangrijkste boodschappen

▪

▪

Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

▪

▪

▪

▪

▪

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij het verslag van gemaakte kosten en niet-bestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag 1 januari 2021 t/m 29 maart 2022 verstrekt. Onze bevindingen zijn vergelijkbaar met de bevindingen uit het verslagjaar 2020. Met ingang van het verslagjaar 2020 is de Verordening fractieondersteuning 2020 aangevuld met betrekking tot doelmatigheid, soberheid en gemengde kosten. Door het ontbreken van objectief verifieerbare normen op deze aspecten hebben wij, evenals de controle van de voorgaande verslagperiode 2020, deze aspecten niet in onze controle en oordeelsvorming betrokken. De Verordening fractieondersteuning 2020 geeft een opsomming van bestedingen die niet passen binnen de fractievergoeding (artikel 5, lid 2 van de Verordening). Deze opsomming geeft momenteel beperkt handvaten ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 juni 2022) aangeleverd. Bij twee fracties was sprake van een vertraging van circa drie weken. Daarnaast heeft een fractie over de verslaggevingsperiode geen verantwoording afgelegd. Over de verslagperiode is een voorschotbedrag van € 3.428 aan deze fractie verstrekt. De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties is bij de meeste fracties van een toereikend niveau.

Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling uiteenlopend. Wij merken opnieuw op dat de controle op het verslag hierdoor veel inspanning kost. Wij constateren bij twee fracties dat de bankrekening van de betreffende twee fracties tijdelijk gebruikt is voor (financiering) van de partijuitgaven. Inmiddels is de financiering verrekend. Net als vorige jaren zijn ook dit jaar rubriceringscorrecties aangebracht in fractieverantwoordingen. Daarnaast is sprake van niet gecorrigeerde

controleverschillen. Het totaal van deze controleverschillen bedraagt voor onjuistheden € 1.032 en voor onzekerheden € 14.637. De onzekerheden hebben betrekking op: ▪ Niet verifieerbare vergoedingen vertegenwoordigers. ▪ Niet aangetoonde fractiegerelateerdheid van overige kosten fractiebijstand. ▪ Geen verantwoording afgelegd over de verslaggevingsperiode. De omvang van de controleverschillen is van beperkte omvang en blijft binnen de met u afgesproken toleranties1 waardoor wij een goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven.

1 Zie hiervoor artikel 3, lid1 van de Controleverordening van gemeente Den Haag 2014

4/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bevindingen fractieverantwoordingen en aanbevelingen Voorwoord

Uit de controle van de 15 fractieverantwoordingen komen samengevat de volgende bevindingen naar voren:

Oordeel controleverklaring is goedkeurend

1.

De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties is bij de meeste fracties van een toereikend niveau. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling uiteenlopend. De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 juni 2022) aangeleverd. Bij twee fracties was sprake van een vertraging van circa drie weken. Daarnaast heeft één fractie over de verslaggevingsperiode geen verantwoording over een voorschot van € 3.428 afgelegd. Het gaat hierbij om een fractie die per 1 januari 2021 is opgeheven en nog een separate verantwoording moet afleggen over de resterende fractiemiddelen. Ook deze separate verantwoording is nog niet afgelegd. De Verordening fractieondersteuning 2020 dwingt een dergelijke verplichting niet af. Wij adviseren de Verordening fractieondersteuning 2020 hierop aan te passen.

2.

Net als vorige jaren zijn ook dit jaar rubriceringscorrecties aangebracht in fractieverantwoordingen door onze controle. Daarnaast was sprake van administratieve disaansluitingen. Wij merken verder op dat de fouten uit het verleden bij de betreffende fracties zich herhalen en niet leiden tot zichtbare inspanningen voor een kloppende administratie en verantwoording. Bij nagenoeg alle fracties zijn rubriceringscorrecties doorgevoerd.

3.

Wij constateren bij twee fracties dat de bankrekening van de fractie tijdelijk gebruikt is voor (financiering) van de partijuitgaven. Hierdoor ontstaat een te verrekenen stand met de partij. Inmiddels is de financiering verrekend. Wij adviseren om terughoudend te zijn met de (voor)financiering van de partij-uitgaven en de fractiemiddelen zuiver te gebruiken voor de fractie-uitgaven.

Belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

4.

Bij de meeste fracties zijn zogenaamde gemengde kosten verantwoord (bijvoorbeeld Nieuwjaarsrecepties); de kosten die zowel in het belang van de fractie als van de partij zijn. Volgens artikel 5 lid 3 van de Verordening fractieondersteuning 2020 zijn deze kosten objectief verifieerbaar onderbouwd als deze kosten tenminste 50% in het belang voor de fractie zijn. Voor een deel van de gemengde kosten was het ten tijde van de controle onduidelijk hoe de eis van 50% objectief verifieerbaar zou moeten worden onderbouwd. Door het ontbreken van objectief verifieerbare normen op dit aspect hebben wij, evenals de controle van de voorgaande verslagperiode 2020, dit aspect niet in onze controle en oordeelsvorming betrokken.

5.

In artikel 5 lid 1 wordt gesproken over de doelmatigheid en soberheid van de bestedingen. Hiervoor is geen normenkader beschikbaar om bestedingen objectief en verifieerbaar te toetsen (waar ligt specifiek de grens?). Om deze reden hebben wij dit aspect opnieuw niet in onze controle betrokken. Wij adviseren de Verordening fractieondersteuning 2020 op dit aspect aan te passen en een nadere invulling en duiding van deze begrippen te geven.

6.

Artikel 5 lid 2 van de Verordening Fractieondersteuning 2020 geeft een opsomming van bestedingen die niet passen binnen de fractievergoeding. Deze opsomming geeft momenteel nog onvoldoende handvaten ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij verzoeken u om de Verordening fractieondersteuning aan te passen en met voorbeelden een uitleg te geven of en welke bestedingen als misbruik en oneigenlijk gebruik kan worden gezien. Wij zijn graag bereid om (geanonimiseerd) praktijkvoorbeelden aan te reiken.

5/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bevindingen (administratieve) verplichtingen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Belangrijkste boodschappen

In artikel 6 van de Verordening fractieondersteuning 2020 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze administratieve verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die wij wel in ons onderzoek, maar niet in ons accountantsoordeel betrekken. Onze bevindingen voor de administratieve verplichtingen zijn als volgt: ▪

Lid 1 Boekhoudstelsel lasten en baten: In dit lid is voorgeschreven dat de fracties hun financiële administratie op basis van het stelsel van lasten en baten dienen bij te houden waarbij de gerealiseerde kosten en baten zoveel mogelijk aan het betreffende verantwoordingsjaar worden toegerekend, ook indien betalingen en of ontvangsten in een eerder of later jaar hebben plaatsgevonden. De meeste fracties volgen deze systematiek van boekhouden niet nauwlettend. Vooral af te dragen loonbelasting en opgebouwde vakantierechten van de fractiemedewerkers worden daarbij in het jaar van uitbetaling als besteding (last) verantwoord; conform het kasstelsel. Daar deze fracties deze systematiek van jaar tot jaar hanteren maakt dit voor de resultaatbepaling over het verslagjaar nagenoeg niets uit.

▪

Lid 2 Registratie andere inkomstenbronnen: De in dit artikel gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd.

▪

Lid 3 Verbod aanhouden kleine kas: Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas vindt bij geen enkele fractie meer plaats.

▪

Lid 4 Kwaliteit financiële administratie: Vrijwel alle fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie over 2021/2022 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling erg uiteenlopend.

Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

▪

Lid 5 Autorisatie door ten minste twee personen: Bij een enkele fractie zijn de onderliggende betaalbescheiden (facturen) door een tweetal functionarissen geautoriseerd zoals bedoeld in lid 5 van de onderhavige verordening. Bij de meeste fracties blijkt slechts 1 autorisatie en bij een enkele fractie blijkt geen enkele autorisatie.

▪

Lid 6 Uitbetaling vrijwilligersvergoeding: Bij 5 fracties is sprake van uitbetalingen van vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag).

6/7

Gemeentelijke Accountantsdienst

Overige onderwerpen Voorwoord Oordeel controleverklaring is goedkeurend Belangrijkste boodschappen Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Overige onderwerpen

Gemeenteraadsverkiezingen 16 maart 2022 Naar aanleiding van de gemeenteraadverkiezingen is sprake van deels nieuwe raadsleden. Voor nieuwe penningmeesters van de bestaande en nieuwe fracties in de Raad geven wij graag een nadere uitleg over de opzet van de administratie en de daarmee samenhangende fractieverantwoording. De controle van het verslag vraagt momenteel onevenredig veel controle inspanningen. Graag overleggen wij met u hoe de controle inspanningen in de toekomst verminderd kunnen worden.

De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de voorzitter van de Raad. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit houdt in dat wij zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland onafhankelijk zijn van de Raad. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Voor de genoemde verordeningen verwijzen wij graag naar de internetsite van de NBA. Fraude, wet- en regelgeving Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze geconsolideerde verantwoording fractievergoedingen nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Wij adviseren wel om in de nieuwe verordening het misbruik en oneigenlijk te expliciteren. 7/7