RIS313695 BIJLAGE 1 Brief voorzitter van de raad inzake verslag gemaakte fractiekosten 01-01-2021 tot en met 29-03-2022

Burgemeester Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk 10421798

de gemeenteraad

RIS313695 Telefoonnummer

070-3533131

Datum

9 november 2022 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022’ (hierna te noemen ‘het verslag’), en het accountantsrapport plus de controleverklaring bij het verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsdienst (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 9, vijfde lid van de Verordening fractieondersteuning 2020. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2020 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. Goedkeurende controleverklaring accountant De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het accountantsverslag van de GAD gevoegd. Eén fractie, die na de verkiezingen niet is teruggekeerd in de raad, heeft over de verslaggevingsperiode geen verantwoording afgelegd: de financiële verantwoordingsgegevens van deze fractie zijn dan ook niet in het verslag verwerkt. Over de verslagperiode is een voorschotbedrag van € 3.248,00 aan deze fractie verstrekt.

Verslag geeft getrouw beeld Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2021 tot en met 29 maart 2022 en van de niet bestede fractiemiddelen per 29 maart 2022, in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020. Onjuist- en onzekerheden De GAD heeft in het accountantsverslag de in de controle aangetroffen en niet gecorrigeerde onjuist-en onzekerheden opgenomen. Het totaal van de onjuist-en onzekerheden bedraagt over de verslagperiode respectievelijk € 1.032,00 en € 14.637,00. De omvang van de bevindingen blijft binnen de door de GAD te hanteren toleranties waardoor de accountant een goedkeurende controleverklaring kan afgeven.

1

Belangrijkste boodschappen van de accountant Ik verwijs naar de controleverklaring van de accountant voor het volledige overzicht. Voor een aantal punten vraag ik uw aandacht: 1. De accountant constateert herhaling van gemaakte fouten bij fracties ten aanzien van rubriceringscorrecties en administratieve disaansluitingen; 2. Bij nagenoeg alle fracties zijn rubriceringscorrecties doorgevoerd; 3. Niet alle fracties hebben de verantwoording tijdig (voor 1 juni 2022) ingeleverd; 4. De controle van het verslag vraagt momenteel onevenredig veel controle-inspanningen; 5. De verordening zal op een aantal punten (gemengde kosten, doelmatigheid en soberheid, niettoegestane bestedingen) moeten worden verduidelijkt; Conclusie De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden zijn voor mij als voorzitter van de raad aanleiding tot de volgende overwegingen. - Alle betrokken fracties zijn op grond van de verordening verplicht de verantwoording tijdig, volledig en juist gerubriceerd aan te leveren bij de GAD. Ook nu blijkt weer dat de controle op de verantwoording van de fracties door de GAD pas na de zomer zijn beslag krijgt vanwege te late aanlevering van controleinformatie door enkele fracties.

Ik dring daarom nogmaals bij alle fracties aan om de verantwoording over de periode 30 maart – 31 december 2022 in 2023 tijdig, vóór 1 april, juist gerubriceerd en voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aan te leveren. - Wederom biedt de GAD aan (nieuwe) fracties nadere uitleg te geven over de opzet van de administratie en de daarmee samenhangende fractieverantwoording. Ik beveel u deze ondersteuning van harte aan. - De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol (artikel 5). De GAD geeft in haar rapport aan dat zij niet kan toetsen op het begrip gemengde kosten, een sobere en doelmatige besteding en misbruik/oneigenlijk gebruik van de tegemoetkoming fractieondersteuning. Daarom zal in overleg met de fracties en de GAD in de verordening een bepaling opgenomen worden die de begrippen soberheid, doelmatigheid en gemengde kosten dusdanig concreet omschrijft dat zij voor de GAD toetsbaar zijn. Ter vaststelling van de uitgaven van de fracties verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. Met vriendelijke groet,

Jan van Zanen

2