RIS313461 Aanpak jaarrekeningcontrole 2022 GAD2022.113

Gemeentelijke Accountantsdienst

<Titel Rapport> 2022 Aanpak jaarrekeningcontrole Gemeentelijke Accountantsdienst

GAD/2022.113 RISnr 313461 9 november 2022 Spui 70, 2511 BT Den Haag (T) 070-7527529 /1/15 7525302 www.denhaag.nl

Gemeentelijke Accountantsdienst

Voorwoord Geachte leden van de Raad, het College en de ambtelijke organisatie,

Voorwoord Samenvatting Controleopdracht

Wij presenteren u graag de aanpak van de jaarrekeningcontrole 2022 van de gemeente Den Haag door de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD). Dit document verschaft een samenvattend beeld over hoe wij de controle van de jaarrekening 2022 zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Net als vorige jaren is kwaliteit onze basis en wij geven de controle vorm met een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.

Controleaanpak: risicoanalyse

De controleaanpak jaarrekeningcontrole 2022 begint met een samenvatting. Daarna komen onze risicoanalyse en de belangrijke actuele ontwikkelingen en aandachtspunten, onze controleaanpak en de wijze waarop we samenwerken aan bod.

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten

Onze controleaanpak is op maat gemaakt voor de jaarrekeningcontrole 2022. Wij hebben deze controleaanpak opgesteld naar aanleiding van onze controle ervaring met en kennis van uw gemeente.

Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning

Indien nodig werken wij de controleaanpak tussentijds bij op basis van nieuwe inzichten, gebeurtenissen en de actuele situatie bij de gemeente Den Haag. Communicatie en een goede samenwerking nemen een belangrijke plaats in binnen onze controleaanpak. Dit stelt ons immers in staat steeds op de hoogte te zijn èn te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo functioneren wij optimaal als controlerend accountant van de gemeente Den Haag. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag, 9 november 2022 Origineel getekend door

Bijlage: normenkader rechtmatigheid

drs. C.G.A. Slotema- Tesser RA MPC CPC

Bijlage: toleranties

Gemeente accountant / directeur GAD

Bijlage: overig

2/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Samenvatting Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties

1. Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2022. Van het jaarverslag stellen wij vast of wij, op basis van onze kennis die wij hebben verkregen tijdens de controle, onjuist- of tegenstrijdigheden zien en of het jaarverslag voldoet aan de BBV vereisten. 2. De Raad heeft ervoor gekozen om de goedkeuringstolerantie vast te stellen op het wettelijk maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de vastgestelde begroting en de begrotingsmutaties 2022 bedraagt de verwachte materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 circa € 28 miljoen. De begrotingsactualisatie wordt op 22 december behandeld door de Raad. 3. De Raad heeft ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie (€ 100.000) voor fouten en onzekerheden te rapporteren. Wij kunnen ook andere bevindingen rapporteren die om kwalitatieve redenen relevant zijn. 4. Voor ons oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening moet het normen- en toetsingskader rechtmatigheid nog worden vastgesteld door de Raad op 22 december 2022. 5. Onze controleaanpak kenmerkt zich door de focus op de belangrijkste risico’s en daarmee op de zaken die er voor de gemeente toe doen. Tijdens vergaderingen van de Rekeningencommissie (of via de Rekeningencommissie), kunt u ook bijzondere thema’s voor de controle inbrengen. Daarnaast kan de Raad ons specifieke speerpunten meegeven voor onze controle.

Uit onze risicoanalyse blijken de volgende significante risico’s: • het niet naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen; • onjuiste waardering van grondexploitaties en niet in exploitatie opgenomen gronden;

• • • • •

doorbreking van de interne beheersmaatregelen door het management; omkoping en corruptie bij inkopen en aanbestedingen; omkoping en corruptie bij subsidies en/of vergunningen; oneigenlijk toekennen van activa; onjuiste waardering van voorzieningen.

6. Wij onderkennen een aantal actuele ontwikkelingen dat van invloed is of kan zijn op de jaarrekeningcontrole. Deze krijgen een plaats in onze risicoanalyse, de controleaanpak en onze rapportages. Een aantal niet-limitatieve ontwikkelingen is: • Het doorschuiven van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording naar 2023. De gemeente kiest ervoor om een volledige pilot uit te voeren voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2022. • Incident dubbele betalingen subsidies en incident paspoort. • Impact oorlog Oekraïne, energietoeslag, inflatie en Covid-19. 7. Voor sommige onderdelen van de jaarrekening is de gemeente afhankelijk van verantwoordingen van derden. Het College maakt met deze derden afspraken over tijdige aanlevering van verantwoordingen en ziet toe op de naleving. 8. Tijdige afstemming en communicatie als basis voor onze relatie vinden wij belangrijk. Een expliciete tijdlijn, specifieke afspraken over de aard en de timing van de werkzaamheden leiden tot een succesvolle samenwerking. Met de verantwoordelijke gemeentelijke functionarissen maken wij detailafspraken ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2022. 9. Wij hebben geen bedreigingen van onze onafhankelijkheid als uw accountant onderkend.

Bijlage: overig

3/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleopdracht Voorwoord Samenvatting Controleopdracht

Wat controleren wij? Wij controleren de jaarrekening van de gemeente Den Haag. De jaarstukken (de Programmarekening) van de gemeente bestaan uit de jaarrekening, het jaarverslag en overige informatie. Onderstaand vindt u een overzicht van de onderdelen van de jaarstukken en hoe wij die in onze controle betrekken. Naast reguliere onderwerpen in onze controle, zoals grondexploitaties, Europese aanbestedingen/inkopen en sociaal domein, kan de Raad ons als accountant specifieke speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle.

Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid

Programmarekening Gemeente Den Haag

Jaarrekening: Wij controleren de getrouwheid en de rechtmatigheid. Deze onderdelen vallen onder de reikwijdte van het oordeel in de controleverklaring.

Jaarverslag: Wij controleren de verenigbaarheid met de jaarrekening en of deze de juiste informatie uit het BBV bevat. Wij signaleren materiële afwijkingen en de aansluiting van de resultaten met de controle.

Balans & toelichting

Programmaverantwoording

Staat van baten en lasten & toelichting

Paragrafen

SiSa bijlage WNT bijlage Taakvelden bijlagen

Bijlage: toleranties Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage: overig

4/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleaanpak: risicoanalyse Wij hanteren een risicogerichte controleaanpak Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022

Als onderdeel van de planning van de controle maken wij een omgevingsanalyse van uw gemeente. Hierbij betrekken wij externe en interne ontwikkelingen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. De ontwikkelingen en onze ervaringen van voorgaande jaren gebruiken wij als input voor onze risicoanalyse. Deze risicoanalyse bespreken wij vervolgens met verschillende gremia in de gemeente om deze aan te vullen met uw kennis en ervaring. Wij benadrukken dat het hierbij gaat om risico’s die betrekking hebben op de getrouwe weergave van de verantwoording en de rechtmatige bestedingen van de middelen. Onderdeel van onze risicoanalyse is ook het identificeren van mogelijke fraude risico’s. De accountant is verantwoordelijk voor het opstellen van zijn eigen fraude risicoanalyse. Onze fraude risicoanalyse wordt gedeeld met het dienstonderdeel risicomanagement van de gemeente. Het is overigens de verantwoordelijkheid van het College om fraude risico’s te inventariseren, te identificeren en te beheersen. De Raad is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheersing van fraude risico’s door het College. Voor 2022 onderkennen wij vooralsnog de volgende significante risico’s: Nr. 1. 2.

Risico Het niet naleven van de EUaanbestedingsrichtlijnen. Onjuiste waardering van grondexploitaties en niet in exploitatie opgenomen gronden.

3.

Doorbreking van de interne beheersmaatregelen door het management (fraude risico).

Communicatie

4.

Planning

5.

Bijlage: normenkader rechtmatigheid

Omkoping en corruptie bij inkopen en aanbestedingen (fraude risico). Omkoping en corruptie bij subsidies en/of vergunningen (fraude risico).

6.

Oneigenlijk toekennen van activa (fraude risico)

Bijlage: toleranties

7.

Onjuiste waardering van voorzieningen.

Bijlage: overig

Toelichting Het naleven van de EU-aanbestedingsregels is foutgevoelig, omdat onder andere sprake is van complexe wet- en regelgeving. Bij het bepalen van de waarde van de grondexploitaties is sprake van een hoge mate van subjectiviteit. In de waardering van de grondexploitaties is veel onzekerheid aanwezig, omdat gebruik wordt gemaakt van onder andere variabelen en (toekomstige) veronderstellingen. Het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management is een verplicht risico vanuit onze standaarden. Dit risico wordt beïnvloed door schattingsposten zoals (debiteuren) voorzieningen, bijzondere waardevermindering en handmatige journaalposten, waaronder memoriaalboekingen. Het risico dat een opdrachtverstrekking/ aanbesteding niet onafhankelijk (bijv. gunning aan bevriende partijen) plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Gemeente verstrekt subsidies en vergunningen, waarbij direct contact is met marktpartijen. Het risico bestaat dat een subsidie of vergunning niet onafhankelijk wordt verstrekt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Dit fraude risico heeft hoofdzakelijk betrekking op de panden en de grote hoeveelheid contactgeld bij het pandhuis. Daarnaast is er sprake van zwakheden in het betaalproces. Bij het bepalen van de hoogte van de voorzieningen is sprake van een hoge mate van subjectiviteit.

In de waardering van deze voorzieningen is veel onzekerheid aanwezig, omdat gebruik wordt gemaakt van (in)schattingen en toekomstgerichte informatie.

5/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie

Ontwikkelingen en aandachtspunten In dit hoofdstuk behandelen wij de interne en externe ontwikkelingen, de ambities en de aandachtspunten van de gemeente die ook van invloed zijn op onze controle van de jaarrekening 2022. Opvolging bevindingen voorgaande boekjaren en toezeggingen wethouders In de Board Letter 2021 (RIS310628) en het Accountantsverslag 2021 (RIS312200) hebben wij bevindingen gerapporteerd op het gebied van de interne beheersing, Europese aanbestedingen, fysiek domein, sociaal domein en IT- beheersing. Tijdens de controle over 2022 gaan wij na in hoeverre onze bevindingen en de toezeggingen van de gemeente zijn opgepakt en de issues opgelost zijn. Hierbij zullen wij nagaan of en welke rol de soft controls in de opvolging van de bevindingen hebben. Rechtmatigheidsverantwoording verschoven naar 2023 Het wetsvoorstel over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in de Tweede Kamer en de Eerste Kamer (Wet versterking decentrale rekenkamers) behandeld. De rechtmatigheidsverantwoording gaat in per 1 januari 2023. Voor gemeenten betekent dit dat het College verantwoording aflegt over de rechtmatigheid, hierover verklaart in de rechtmatigheidsverantwoording en dit toelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf. Voor gemeenten die hun interne beheersing op orde hebben betekent dit geen extra werkzaamheden.

De controlewerkzaamheden van de accountants blijven hetzelfde om het getrouwe beeld af te kunnen geven. Het College van de gemeente Den Haag heeft een toezegging aan de Rekeningencommissie gedaan om dit jaar, 2022, een volledige pilot te draaien voor de rechtmatigheidsverantwoording. Momenteel is de gemeente bezig met de rollen, de taakverdeling en de aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording. Op een later moment worden de controleverordening en de financiële verordening aangepast. Deze laatste zullen ook aan de Raad worden voorgelegd. Dubbele betalingen subsidies In juni 2022 heeft er een incident plaatsgevonden met dubbele betalingen van een subsidiebatch. De gemeente heeft in haar brief RIS 312684 naar de Rekeningencommissie aangegeven de GAD te betrekken bij het verder verstevigen van de beheersprocessen. Het betaalproces is onderdeel van onze controle. Wij zullen tijdens de interim controle de verbetermaatregelen beoordelen en gesprekken voeren met verschillende functionarissen bij de afdeling transactieverwerking over de hard- en de soft controls. Daarnaast zetten wij data-analyse in om kwetsbaarheden in het betaalproces inzichtelijk te maken.

Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

Incident paspoorten In september 2022 hebben wij een melding van de gemeente ontvangen over een incident met paspoorten. De gemeente zal een redresplan hiervoor opstellen dat wij gedurende de opstelling zullen beoordelen. Eveneens zullen wij tijdens onze controle terugkomen op de voortgang van de twee eerdere redresplannen. Vanaf dit jaar bestaat voor ons als accountant een wettelijke verplichting om apart in de controleverklaring te rapporteren over fraude. De afgelopen twee jaren hebben wij dit als pilot uitgevoerd. Dit jaar hebben wij een uitgebreide fraude risicoanalyse uitgevoerd. Wij zullen in de Board Letter en het Accountantsverslag terugkomen op onze bevindingen.

6/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

Impact oorlog Oekraïne, energietoeslag en inflatie De oorlog in Oekraïne heeft ook gevolgen voor de gemeente Den Haag. Dit betreft de opvang van vluchtelingen en risico's voor de digitale veiligheid. De gemeente is bezig met de voorbereidingen voor de opvang van de vluchtelingen en de daarmee samenhangende aanbestedingen. Daarnaast is er sprake van economische sancties waarvan wij de opvolging nagaan. De prijzen voor energie en de inflatie zijn dit jaar hard gestegen. Huishoudens met een laag inkomen krijgen een energietoeslag van de overheid om de hoge energieprijzen te compenseren. De uitvoering hiervan voor de Hagenaren ligt bij de gemeente Den Haag. De inflatie- en prijsstijgingen hebben ook effect op de bouwkosten, energiekosten en salarissen. De crisis kan hierdoor gevolgen hebben voor de financiële positie van de gemeente. Covid Vanaf 2019 is de wereld met Covid-19 geconfronteerd. Mogelijk kan dit ook in 2022 nog effect hebben. Single information Single audit (SiSa) regelingen Het afgelopen jaar zijn de specifieke uitkeringen (2021: 47 regelingen) vanuit het Rijk vrijwel verdubbeld ten opzichte van 2020. Dit is een landelijk fenomeen. De toename van het aantal regelingen leidt tot een uitbreiding van onze controlewerkzaamheden en heeft ook impact op de verantwoordingslasten van de gemeente.

Met het oog hierop willen wij in het najaar 2022 al starten met de controles op deze specifieke uitkeringen en een planning maken met de gemeente over de op te leveren stukken voor de controle. Aflossing private schulden ouders toeslagen affaire Als onderdeel van de hersteloperatie Kinderopvangtoeslag worden de gedupeerde ouders en hun toeslagpartners gecompenseerd voor het onrecht dat hen is aangedaan. Naast het kwijtschelden van publieke schulden worden de gedupeerde ouders en hun toeslagpartners ook gecompenseerd voor hun private schulden. De kredietbank van de gemeente Den Haag werkt, onder de landelijke coördinatie van Sociale Banken Nederland, aan de inhoudelijke beoordeling van de dossiers waarbij private schulden aan de orde zijn. Verkiezingen en nieuwe coalitie 2022 stond in het teken van de verkiezingen en de coalitievorming. De gemeentelijke organisatie heeft hard gewerkt voor een robuust en toekomstbestendig financieel fundament. De verkiezing en de coalitievorming hebben veel inspanning en focus gevraagd van het ambtelijk apparaat. Positionering van de GAD In december 2021 is door uw Raad een besluit RIS 310802 genomen over de herpositionering van de GAD. Per 1 januari 2023 zal dit geëffectueerd zijn. Wij trachten zoveel mogelijk om tijdens de interne reorganisatie de werkzaamheden ongestoord te blijven uitvoeren.

Het betekent al wel dat het fiscale team bij de gemeente zal worden ondergebracht. 7/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleaanpak: hoe controleren wij? Hoe controleren wij? Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022

Wij kiezen voor een concerngerichte en procesmatige aanpak. Dit betekent dat wij ook in 2022 dienstoverstijgend gaan controleren. De controle bestaat uit een interim fase en een eindejaarsfase.

Tijdens de interim controle toetsen wij de opzet en het bestaan van de processen (en relevante onderliggende sub-processen) in scope. IT is een integraal onderdeel van de interim controle. Het oordeel over de kwaliteit van de interne beheersing rapporteren wij in de Board Letter. De tussentijdse bevindingen rapporteren wij per dienst in een Management notitie aan het management van de dienst. De afgelopen twee jaren was het door Covid-19 niet mogelijk om ook fysieke controles uit te voeren. In de huidige omstandigheden is er ruimte voor controles en waarnemingen ter plekke. Samen met de gemeente blijven wij zoeken naar mogelijkheden om gegevensgerichte controlewerkzaamheden naar voren te halen, het zogenaamde dynamiseren van de controle. Dit betekent dat u tussentijds geïnformeerd wordt over de bevindingen en dat uw organisatie ook minder wordt belast tijdens de eindejaarscontrole. Voor 2022 worden de volgende controles naar voren gehaald: Wmo, Jeugd, sociale uitkeringen, inkopen/ spendanalyse en subsidies. Tijdige oplevering van de informatie door de gemeente is randvoorwaardelijk voor dynamisering. Tijdens de eindejaarscontrole controleren wij de jaarrekeningposten en overige onderdelen.

Soft controls Van de accountant wordt verwacht dat hij of zij bij het verkrijgen van inzicht in de organisatie ook aandacht besteed aan de cultuur en het gedrag binnen een organisatie (NBA-handreiking 1148 Soft Controls - 8 februari 2022). Wij nemen dit mee in onze risicoafweging. Daarnaast zijn wij nog bezig met het uitwerken van een passende werkwijze voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente.

Communicatie Planning

Verdere mogelijkheden van data- analyses verkennen

Bijlage: normenkader rechtmatigheid

Ook dit jaar zetten wij data-analyse in voor de controle van opvallende en ongebruikelijke transacties. Net als vorig jaar voeren wij een element van onvoorspelbaarheid (het zogenaamde ‘verrassingselement’) in de controle. Daar waar mogelijk zoeken wij naar verdere uitbreiding van de analyses, waarbij het mogelijk is om focus te leggen op uitzonderingen en zwakheden in de interne beheersing. Over de uitkomsten informeren wij u in de Board Letter en/of het Accountantsverslag 2022.

Bijlage: toleranties Bijlage: overig

8/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Aandachtspunten en speerpunten 2022 Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse

Voor 2022 onderkennen wij de onderstaande aandachtspunten en speerpunten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Objectieve totstandkoming subsidiebeschikkingen Voorbereiding van de gemeente op de rechtmatigheidsverantwoording 2023 Het leervermogen en de slagvaardigheid van de gemeente en de aandacht voor soft controls Actiepunten en status van de interne beheersing Aandacht en focus voor zaken die er toedoen, zowel bij de verantwoording als bij de controle Van incident gedreven naar preventie Een organisatie die resistent is en voorbereid is op een mogelijke crises

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

9/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Communicatie Medewerking van de gehele organisatie Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid

De controleverordening bepaalt dat het College ervoor zorgt dat de informatie die van belang voor het oordeel aan de accountant wordt verstrekt, ter inzage ligt en zonder meer en zonder nadere aankondiging onbelemmerd toegankelijk is.

Opvragen van de benodigde informatie met een lijst van op te leveren stukken (LOTS) De controleteams zullen de benodigde informatie bij uw organisatie opvragen. Hiervoor is samenwerking nodig tussen de diensten. Vooraf geven wij aan wat wij nodig hebben. Dit ligt vast in de LOTS. Per onderdeel van de LOTS is in overleg met de gemeentelijke organisatie een coördinator aangesteld, die verantwoordelijk is voor de oplevering. De overall coördinatie voor de jaarrekeningcontrole is belegd bij de Directie Middelen en Control (DMC). Wij maken met de organisatie LOTS afspraken voor zowel de interim controle als voor de eindejaarscontrole.

De gemeente is afhankelijk van derden Een deel van de gemeentelijke taken is uitbesteed aan derden, zoals Jeugd en Wmo. Voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten is de gemeente afhankelijk van de verantwoordingen van derden voor het opstellen van de jaarrekening. Dit vergt goede afspraken met derden voor een tijdige aanlevering van de verantwoordingen van derden. Dit geldt ook voor de aanlevering van financiële verantwoordingen van de verbonden partijen.

Contactpersonen controle binnen de gemeente Den Haag De contactpersonen voor de controle zijn de businesspartners en de verantwoordelijken voor de processen en de balansposten. Onze bevindingen worden voor hoor- en wederhoor afgestemd met de businesspartners en de dienstdirecteuren.

Samenwerking Wij hechten veel waarde aan een goed samenspel tussen de organisatie en de GAD. De communicatielijnen zijn kort, er vindt tijdens de eindejaarsperiode één keer per week overleg plaats tussen DMC, FA en de GAD.

Bijlage: toleranties Bijlage: overig

10/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Planning Planning jaarrekeningcontrole Voorwoord

In onderstaand tijdspad hebben wij de belangrijkste mijlpalen en resultaten van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse

• Evaluatie jaarrekeningcontrole

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij?

Evaluatie juli - augustus 2023

Planning augustus september 2022

Eindejaars december 2022 mei 2023

Interim en dynamiseren oktober - november 2022

• Kennis nemen van ontwikkelingen binnen de gemeente • Opstellen risicoanalyse • Informeren over de controleaanpak • Afspraken met de gemeente over de planning en de oplevering • Bespreken LOTS interim met concern en businesspartners • Gemeente levert stukken op voor de interim controle • Product: • De cntroleaanpak

Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

• Gemeente levert stukken op tijd aan voor de controle • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Uitvoeren van de jaarrekeningencontrole • Controle van de aanpasssingen in definitieve jaarrekening • Bespreken Accountantsverslag met de ambtelijke organisatie, het College en de Raad • Producten: • Controleverklaring voor de Raad • Accountantsverslag voor de Raad

• Bespreken controleaanpak • Bespreken opzet (financiële) processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Op (kritieke) processen gegevensgerichte controles • IT-beheersing beoordelen • Bespreken Board Letter met de ambtelijke organisatie • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Afstemming LOTS eindejaars • Producten: • Management notitie voor de ambtelijke organisatie • Board Letter voor Raad en College

11/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Planning Welke producten kunt u van ons verwachten? Voorwoord Samenvatting

Board Letter

Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten

Controleverklaring en Accountantsverslag

Controleaanpak: hoe controleren wij?

In de Board Letter geven wij de uitkomsten van de interim controle weer en geven wij early warnings af. De Board Letter wordt uitgebracht voor het College en de Raad. De bevindingen van de interim controle rapporteren wij per dienst in een Management notitie. Voorafgaand aan de Board Letter bespreken wij de Management notitie met de ambtelijke organisatie. In de controleverklaring geven wij een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening van de gemeente Den Haag. In het Accountantsverslag rapporteren wij onder andere over: • de financiële positie en het resultaat van de gemeente Den Haag; • de kwaliteit van de verslaggeving; • de kwaliteit van het financieel beheer; • fouten en onzekerheden groter dan de rapporteringstolerantie; • bevindingen die belangrijk zijn voor het gemeentebestuur om zijn toezichthoudende rol te kunnen uitvoeren.

Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022

Bij alle rapportages vindt hoor -en wederhoor plaats met de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijke wethouders om de feitelijkheden af te stemmen.

Communicatie

Wij bespreken de volgende onderwerpen met de ambtelijke organisatie:

Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

Gespreksonderwerpen met de ambtelijke organisatie

• • • • • • • • •

de controleaanpak van de jaarrekeningcontrole; lots interim/eindejaars (incl. voortgang); bevindingen interim controle; Management notitie en Board Letter; bevindingen dynamiseren van de controle; bevindingen eindejaarscontrole; Accountantsverslag; strekking controleverklaring; evaluatie dienstverlening. 12/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage: normenkader rechtmatigheid Normenkader rechtmatigheid Voorwoord Samenvatting Controleopdracht Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten

In het normenkader van de gemeente wordt de voor de accountantscontrole relevante wet- en regelgeving vastgelegd. Wij controleren of de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met die wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. De gemeente stelt het normenkader op en bepaalt welke relevante wet- en regelgeving hierin wordt opgenomen. De relevante wet- en regelgeving bestaat uit Europese, landelijke, provinciale en gemeentelijke wet- en regelgeving. Onder gemeentelijke regelgeving kunnen verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten worden verstaan. Daarbij heeft de gemeente een keuze om collegebesluiten onderdeel te laten zijn van het normenkader. Voor de gemeente Den Haag geldt bijvoorbeeld dat het lokale inkoopbeleid niet is opgenomen in het normenkader. In het normenkader worden alleen de relevante wet- en regelgevingen opgenomen die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het normenkader elk jaar opnieuw vastgesteld door de Raad. Het normenkader voor 2022 wordt in december 2022 aangeboden aan en vastgesteld door de Raad.

Controleaanpak: hoe controleren wij? Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

13/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage: toleranties Onze goedkeuringstoleranties Voorwoord Samenvatting Controleopdracht

Bij het plannen en het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen. De Raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten voor fouten en 3% voor onzekerheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is als volgt weer te geven.

Controleaanpak: risicoanalyse Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij?

Fouten Onzekerheden

Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

De toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij naar een uitvoeringstolerantie en rapporteringstolerantie. Goedkeuringstolerantie Als basis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie hanteren wij 1% van de totale lasten voor fouten en 3% van de lasten voor onzekerheden.

Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022 Communicatie

< 1%

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden bedraagt € 100.000. Fouten en onzekerheden boven dit bedrag rapporteren wij aan de Raad. Deze grens bepaalt de Raad en is afhankelijk van de mate van detail waarmee de Raad geïnformeerd wil worden. bedragen in *€ duizend

bedragen in *€ miljoen

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

120 85

100

80

100

60

40

28

20 Fouten

Onzekerheden

0 14/15

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage: overig Voorwoord Samenvatting

Wij stellen uw feedback zeer op prijs Bij de GAD gaat kwaliteit verder dan werken volgens de regels. Het verbeteren van kwaliteit is een continu proces. Uw feedback helpt ons de kwaliteit te verbeteren. Periodiek zal de GAD feedback vragen bij de opdrachtgevers. Bij vragen en opmerkingen kunt u contact met ons opnemen via het secretariaat van de GAD.

Controleopdracht

Geen bedreigingen van onze onafhankelijkheid onderkend

Controleaanpak: risicoanalyse

Het Nederlands recht, onze beroepsregels en ons interne beleid verplichten ons om onze onafhankelijkheid te waarborgen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer -vooraf -dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt. Wij hebben met u afgesproken dat elke aan controleverwante verzoeken en/of niet-controlediensten vooraf met de Raad wordt afgestemd. Er is geen sprake van bedreiging van onze onafhankelijkheid als accountant van uw gemeente. Tevens hebben alle teamleden betrokken bij de controle van de gemeente verklaard persoonlijk onafhankelijk te zijn van de gemeente.

Controleaanpak: ontwikkelingen en aandachtspunten Controleaanpak: hoe controleren wij?

Wij voeren onderzoeken uit in overeenstemming met onze beroepsregels en het Kwaliteitshandboek

Controleaanpak: aandachtspunten en speerpunten 2022

Wij voeren de onderzoeken uit in overeenstemming met de beroepsregels en wij zijn verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen. Deze zijn te raadplegen op de website van de NBA. De kwaliteit van de onderzoeken wordt gewaarborgd door de controlewerkzaamheden uit te voeren conform de beroepsregels en standaarden die nader zijn uitgewerkt in het Kwaliteitshandboek van de GAD.

Communicatie Planning Bijlage: normenkader rechtmatigheid Bijlage: toleranties Bijlage: overig

15/15