RIS313091 Beantwoording SV Vervolgvragen de gemeentelijke voorlichting

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE

22 november 2022

VRAGEN

Onderwerp

Ons kenmerk

Antwoord van het college op de vragen van het raadslid de heer Martini, luidend: ‘Vervolgvragen, de gemeentelijke voorlichting’

DBV/10420747 RIS313091

Het raadslid de heer Martini heeft op 8 september 2022 een brief met daarin zes vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. 1.

Kan het college mededelen of er een integraal voorlichtingsbeleid is en zo ja of daarover actuele beleid- of uitvoeringsnota’s zijn?

Communicatie en voorlichting worden ingezet ten behoeve van de prioriteiten bij de beleidsdiensten van de gemeente. Uitgangspunt daarbij zijn de opgaven zoals vermeld in het coalitieakkoord en de wettelijke taken van de gemeente. Hiervoor worden per dienst communicatie-jaarplannen gemaakt. Bepaling van de inzet gebeurt in opdracht van en in afstemming met de ambtelijke leiding van de diensten en het bestuur. Verder werkt de gemeente met beleid en kaders ten aanzien van de volgende aandachtsgebieden: • • • •

• •

•

•

• • •

Kanalen- en contentstrategie: instrument om bij campagnes de juiste off- en online kanalen te kiezen om (moeilijk bereikbare) doelgroepen te bereiken; Huisstijl: richtlijnen voor toepassing van de gemeentelijke huisstijl bij alle (communicatie)uitingen van de gemeente; Heldere taal: basisregels voor direct duidelijke teksten. Schrijf- en beeldadvies; De Haagse Positioneringsstrategie: beleid en werkwijze om de stad Den Haag (inter)nationaal te positioneren op basis van de onderscheidende mentaliteit van Haagse inwoners en de unieke identiteit van de stad; Het intranet ‘Werknet’: redactieformule voor interne publicaties; Mediaproducties: beleid rondom samenwerking met commerciële mediapartijen; De internetsite www.denhaag.nl: • Schrijfwijzer (volgens de basisregels heldere taal, op taalniveau B1); • Overheidsrichtlijnen voor websites; Social mediakanalen en online videoproducties: • Richtlijnen voor inzet van social media; • Richtlijnen voor toepassing huisstijl, ondertiteling, miniatuur-afbeeldingen, beeldkwaliteit, beeldformaat en toegankelijkheid; Marketingstrategie voor de positionering van de bibliotheek; Communicatie specifiek over producten en diensten rondom de Wmo, Jeugd, Onderwijs- en leerlingzaken en gemeentelijke subsidies: communicatiejaarplan; GGD Haaglanden: operationeel jaarplan.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10420747

2.

Is het mogelijk dat het college op basis van het bestaande beleid over de diverse onderdelen van voorlichting, promotie en communicatie zoals in de inleiding bedoeld kan aangeven de doelmatigheid en doeltreffendheid van deze activiteiten. Bijvoorbeeld het nut van de stadskrant? Inzet van advertenties en videofilmpjes, videopresentaties etc.

De diverse onderdelen binnen de gemeente die zich met communicatie bezighouden, doen geregeld onderzoek naar de resultaten van hun inspanningen. Voorbeelden daarvan over de afgelopen 2 jaar zijn hieronder opgenoemd. De resultaten van de onderzoeken worden uiteraard gebruikt om de communicatie-inzet (nog) effectiever te maken. De gemeente kan onderzoek naar de effectiviteit van communicatie verder versterken naar aanleiding van de uitspraak in hoofdstuk 6 van het coalitieakkoord dat een vast percentage van de projectbegroting of van een beleidstraject wordt gereserveerd voor onder andere communicatie. Hierdoor kan de gemeente bij de start van projecten onderzoek naar de effectiviteit van de communicatie incalculeren en vervolgens uitvoeren. Enkele recente voorbeelden van onderzoeken naar de effectiviteit van communicatie-inzet: • • • • • • •

• •

• 3.

Effectmeting publiekscampagne Schoon doen we gewoon (RIS311561): 2019 - 2021 Resultaten programma ‘Direct Duidelijk’ in de uitvoeringsagenda ‘Digitalisering en dienstverlening: 2021 (RIS306597), pag. 15 Resultaten programma ‘Direct Duidelijk’ in de uitvoeringsagenda ‘Digitalisering en diensteverlening: 2022 (RIS310924), pag. 15 Analyse van de volledige communicatieaanpak voor de aanleg van de Victory Boogiewoogie tunnel (de Rotterdamse baan): 2019 Analyse campagne ‘Park & Beach’ in het kader van Actieplan Scheveningen: 2022 Stadskamer-rapportages over de campagne ‘Den Haag tegen Corona’ In de jaarlijkse Stadsenquête (inwonersonderzoek) is het bereik van de Stadskrant in 2020 onderzocht. De resultaten zijn te vinden op de website denhaag.incijfers.nl. Vanaf pagina 10 in de rapportage ‘Inwonersonderzoek 2020 Publiekszaken’ is informatie opgenomen over de Stadskrant. Breed publieksonderzoek over online dienstverlening:

https://denhaag.incijfers.nl/rapportages/Stadsenquete. In een online dashboard worden bereik van social media en bezoekersaantallen bibliotheek getoond. Een verkorte weergave hiervan wordt ieder jaar opgenomen in de programmarekening van de gemeente Den Haag. Elke social media campagne op de corporate kanalen wordt afgesloten met een rapportage. Kan het college aangeven hoeveel ambtenaren en externen zich bezighouden met deze activiteiten. En hoeveel ambtenaren tot overhead gerekend moeten worden en hoeveel er bij de uitvoering effectief betrokken zijn. Overzicht van de uitbestedingen aan welke bedrijven en ingeschakelde Zzp’ers.

In de eerdere beantwoording van de vragen over het gemeentelijk voorlichtingsbeleid (RIS312364) is bij de beantwoording de in de vraag gehanteerde definitie van communicatie als uitgangspunt genomen. Specifiek voor publieksvoorlichting, promotie, evenementpromotiefilms, marketing en persvoorlichting is de inzet 44 FTE. Als alle disciplines en ondersteuning van de gemeentelijke communicatieketen worden beschouwd, gaat het om 150 FTE in vaste dienst, waarvan 9 FTE tot overhead mogen worden gerekend. Daarnaast heeft de gemeente een flexibele externe schil van 60 FTE voor de inzet van specifieke kennis en kunde en het opvangen van meerwerk.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10420747

Voor de externe inhuur van communicatieadviseurs en (online) redacteuren hanteert de gemeente gedurende de contractperiode van 1 september 2022 tot 1 september 2024 Europees aanbestede mantelovereenkomsten met de volgende detacheringsbureaus: • Only Human • Yacht • Babbage Company • Wyzer B.V. • iO The Netherlands Voor de inzet van externe fotografen hanteert de gemeente een Europees aanbestede mantelovereenkomst die van 2020 tot eind 2024 loopt. Voor deze raamovereenkomst is gekozen voor allround fotografen. De opdracht voor deze aanbesteding omvat vier (4) soorten fotografie: • Reportagefotografie; • Themafotografie; • Stadsfotografie; • Portretfotografie. Momenteel wordt een nieuwe Europese aanbesteding voor een mantelovereenkomst voor videoproducties, animaties en cameraregistraties afgerond. 4.

Wil het college een integrale publieksvoorlichting en communicatieplan voor de komende jaren maken met daarbij de behorende inzet van middelen, inbesteden en externe opdrachten? Extra aandacht voor de doelmatigheid, kwaliteit van het management en de doeltreffendheid.

Zoals aangegeven bij vraag 1, worden veel beleidsuitgangspunten gedeeld door de verschillende diensten en onderdelen van de gemeente die zich bezighouden met communicatie. De gemeente hanteert echter geen integraal publieksvoorlichting- en communicatieplan. Wel is het de ambitie om structureel communicatieplannen met heldere en meetbare doelstellingen te maken ten aanzien van de met de beleidsdiensten afgestemde prioriteiten naar aanleiding van het coalitieakkoord. 5.

Wil het college de huidige stand van zaken updaten en dit spoedig melden zodat de voorlichtingsactiviteiten en inzet van middelen (geld en mankracht) een rol kunnen spelen bij de afwegingen in het raadsdebat in het kader van de bezuinigingen die in de begroting 2023 aan de orde zijn.

In de programmabegroting 2023 – 2026 (RIS313463, pagina 213) staan de communicatieprioriteiten van de gemeente in hoofdlijnen vermeld. De prioriteiten staan niet alleen benoemd bij de portefeuille Communicatie en Citybranding als onderdeel van Bedrijfsvoering, maar ook bij de verschillende beleidsterreinen van de andere diensten. Reden hiervoor is dat communicatie ondersteunend is aan beleid en de materiële inzet van communicatie dus ook wordt bekostigd vanuit de verschillende beleidsbudgetten. Het budget dat is toegekend aan de portefeuille Communicatie en Citybranding van Bedrijfsvoering betreft voornamelijk salarisbudget voor communicatieprofessionals die worden ingezet op de gemeentelijke beleidsprioriteiten zoals afgestemd met de ambtelijke leiding van de diensten en het bestuur.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10420747

6.

Kan het college ervoor zorgen dat in de jaarlijkse Programmarekening en jaarverslag een overzichtelijke verslaglegging staat van de doelmatigheid, kwaliteit en doeltreffendheid van de gemeentelijke voorlichting en communicatie?

In de programmarekening wordt elk jaar in grote lijnen aangegeven wat er op het gebied van communicatie is gerealiseerd. Omdat communicatie ondersteunend is aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente vindt verantwoording over de effectiviteit plaats via integrale beleidsevaluaties over trajecten met een grote impact zoals de corona-aanpak, het actieplan Scheveningen en de bouw van Amare. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4