RIS313066 bijlage

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat Handleiding participatie bij het omgevingsplan

Inleiding Vanaf 1 januari 2023 bestaan er geen bestemmingsplannen meer. Die zijn dan opgegaan in één nieuw omgevingsplan. Dit gebeurt in het kader van de invoering van de Omgevingswet op diezelfde datum. In de Omgevingswet komen alle wetten en regels samen voor de fysieke leefomgeving. Kortom, een wet die gaat over alles wat je buiten ziet, hoort of ruikt.

Het omgevingsplan bevat alle regels die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving, en is juridisch bindend voor burgers en de overheid. Het omgevingsplan maakt concreet wat de gebruiksmogelijkheden zijn per gebied. Wijk voor wijk gaan we vanaf 1 januari 2023 dat nieuwe omgevingsplan updaten c.q. wijzigen. Daarin betrekken we belanghebbenden zoals bewoners, ondernemers, natuur- en milieuorganisaties, patiënten­organisaties, gebieds- of energiecoöperaties, mobiliteitsorganisaties, beleidsmedewerkers en gebiedskenners. Participatie is natuurlijk niets nieuws, maar onder de Omgevingswet wel anders, want de nieuwe wet stimuleert­vroegtijdige participatie. Zo krijgen we op tijd belangen, meningen en creativiteit op tafel. Participatie zorgt voor meer draagvlak voor initiatieven, en een vlottere besluitvorming. Ook leidt participatie tot betere plannen voor de leefomgeving. Als je als ambtenaar met die planwijzigingen en de participatie te maken krijgt, komt daar heel wat bij kijken. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Er zijn bijvoorbeeld altijd een toegewezen en daarvoor vrijgemaakte opdrachtnemer en opdrachtgever. Ook hebben we een projectleider met een team van planschrijvers, juristen, communicatie- en participatiespecialisten, gebieds-/omgevingsmanager, vakinhoudelijke en beleidsmatige adviseurs, stadsdeelcoördinatoren, toetsers, en planuitvoerende krachten.

Zulke communicatie- en participatie­ teams hebben we nu ook al bij sommige grote gebiedsontwikkelingen. Zij ondersteunen de voor het omgevings­plan inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaren. Daarnaast is er deze handleiding, die je praktisch door het hele participatieproces leidt, en zorgt dat je niets over het hoofd ziet. Het is belangrijk dat je, voordat je begint met het organiseren van het participatieproces, alle vier de stappen van deze handleiding hebt doorgenomen!

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Participatie: de Haagse Participatiewerkwijze Participatie in het omgevingsplan organiseren we via het Haags Participatie­kompas en de Haage Participatiewerkwijze. Vanaf 1 januari 2023 wordt participatie meegewogen in het omgevingsplan. De gemeente kijkt dan naar wie er is betrokken, hoe dat is gebeurd en wat de resultaten zijn. In deze handleiding leggen we de Haagse Participatiewerkwijze over het omgevingsplan uit.

De werkwijze bestaat uit vier stappen met standaardvragen en spelregels, bedoeld om het werken aan participatie te structureren en samenwerking makkelijker te maken.

Dit zijn de vier stappen: 1 Participatieplan 2 Participatieanalyse 3 Participatieontwerp 4 Participatieverslag Wil je meer details weten? Klik dan hier: https://denhaag.sharepoint.com/sites/werknet/domeinen/publiekdomein/Paginas/De-HaagseParticipatiewerkwijze.aspx De Haagse Participatiewerkwijze vind je op Werknet onder ‘Domeinen’, en dan onder ‘Publiek domein’.

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Stap 1: Het Participatieplan In het participatieplan breng je, voordat je anderen bij je participatietraject betrekt, alle relevante zaken in kaart, zodat je goed bent voorbereid. Denk aan rollen en verantwoordelijkheden, en veel praktische zaken die in de voorbereiding geregeld moeten worden. Ook de verschillende belangen en invalshoeken bínnen de gemeente moeten duidelijk zijn. Dit zijn de uitgangspunten van je participatietraject.

Wat heb je nodig voor een participatieplan? Goede participatie doe je er niet zo maar even bij. Dit heb je straks nodig: ▶ professionele ondersteuning van een projectleider bij het opstellen van het participatieplan, uitvoeren van het participatietraject en de bijbehorende verslaglegging en nazorg ▶ bijbehorende menskracht en (communicatie)middelen, dus budget ▶ procestijd voor zowel de participatie als het project zelf ▶ ondersteuning en begrip van bestuur en politiek voor het proces ▶ duidelijkheid wat er van de beleidsmedewerkers en projectleiders wel/niet wordt verwacht rond participatie

Hoe richt je het proces in? Om het proces goed duidelijk te krijgen, regel je de volgende praktische zaken: ▶ bepaal wie je ‘toegewezen’ opdrachtnemer en opdrachtgever zijn ▶ wie heeft welke rol en verantwoordelijkheid in het proces? ▶ wat is precies het gebied en/of het thema waarover wordt geparticipeerd? ▶ wat is de typologie van het plangebied (bijvoorbeeld al of niet conserverend)? ▶ wat is de complexiteit van het deelplan? ▶ welke wet- en regelgeving is van toepassing? ▶ zijn bepaalde afspraken uit de omgevingsvisie of wijkagenda al eerder aan de orde geweest? ▶ welke afspraken zijn er of moeten er komen met de raad, de buurt, initiatiefnemers of medeoverheden? ▶ weet wat je budget is ▶ maak een stakeholderanalyse ▶ bepaal je participatiedoel: welke ruimte voor invloed is er? ▶ regel één loket voor centrale en eenduidige informatieverstrekking ▶ bepaal van tevoren hoe je voor adequate informatieverstrekking naar alle betrokkenen zorgt ▶ maak een planning met mijlpalen, en invloed- en beslismomenten Soms kent een project een looptijd van jaren. Plan dan tussentijdse evaluatiemomenten: zit je nog steeds met de juiste partijen aan tafel? Klopt je stakeholderanalyse nog wel?

Zie ook tools bij stap 1 https://denhaag.sharepoint.com/:f:/r/sites/haagssamenspel/Gedeelde%20documenten/Toolbox%20voor%20 bewonersparticipatie/Tools%20bij%20stap%201.%20participatieplan?csf=1&web=1&e=L0deSr

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Stap 2: De Participatieanalyse Bij deze tweede stap breng je de omgeving en belangen in kaart en stel je een participatieprofiel op. Dat is nodig om te bepalen welk procesontwerp en welke participatiemiddelen passend zijn.

Daarvoor regel je de volgende zaken: ▶ zorg dat je het gebied fysiek goed in kaart hebt ▶ gaat het binnen het omgevingsplan om een ‘conserverende’ of juist een ontwikkellocatie? ▶ wat zijn de thema’s die er spelen? ▶ wat weet je over de gevoelens die er heersen? ▶ welke informatie over het gebied is er verder al bekend binnen de gemeente? ▶ maak de verschillende rollen inzichtelijk: welke bewoners, bedrijven, instellingen en andere spelers hebben welke rol en welke belangen? ▶ kijk wat er binnen de gemeente al bekend is over deze stakeholders. Met welke groepen was er al eerder contact? ▶ zorg voor een onafhankelijke voorzitter of procesbegeleider ▶ heb de beschikbare informatie van de gemeente Den Haag, zoals wijkagenda’s en wijkprofielen of ‘Staat van de Stad’ paraat ▶ gebruik eventueel een factboard en moodboard voor je analyse ▶ ontwerp gezamenlijk een monitorings- en evaluatieproces, inclusief organisatie, verslaglegging en terugkoppeling (meer hierover in Stap 3) ▶ organiseer vooraf hoe alle informatie die jij hebt ook bij de participatiedeelnemers komt

We hebben nu de volgende ‘producten’ op orde: 1. stakeholderanalyse (kwantitatief/kwalitatief) met: ▶ helderheid over rollen, belangen en behoeften ▶ een gezamenlijke probleemdefinitie en agenda ▶ duidelijkheid over het gezamenlijke voornemen, en tussentijdse en uiteindelijke resultaten

2. omgevingsanalyserapportage met: ▶ een plan voor het monitorings- en evaluatieproces met maatregelen ▶ een plan voor de organisatie/verslaglegging/terugkoppeling

3. Startnota ▶ Alle tot nu toe genomen stappen vatten we samen in een startnota. Deze nota biedt alle betrokkenen duidelijkheid. Er staat in welke vraagstukken er spelen, hoe we die in beeld brengen, welk proces we daarvoor volgen, en welke rollen en welke mate van invloed we daar voor de diverse partijen in zien. Ten slotte moet duidelijk zijn of er afwegingsruimte (en waar dan) zit in het uiteindelijke plan: is het dichtgetimmerd, een open planvorm of een mengvorm (zie ook de Participatieverordening 2012)?

Zie ook tools bij stap 2 https://denhaag.sharepoint.com/:f:/r/sites/haagssamenspel/Gedeelde%20documenten/Toolbox%20voor%20 bewonersparticipatie/Tools%20bij%20stap%202.%20participatie-analyse?csf=1&web=1&e=EGJnsk

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Stap 3: Het Participatieontwerp: aan de slag! Nu start de fase waarin we daadwerkelijk beginnen met de participatie. Dit participatieontwerp geeft je concrete handvatten voor werkvormen en participatiemiddelen. Je kunt daarbij kiezen uit een veelheid van online en offline vormen. Ten slotte voer je dat wat je hebt ontwikkeld uit. We bespreken hier wie er participeert en waarover, wat de belangen en invloeden zijn, en hoe je zorgt voor goede communicatie.

Zo werkt participatie in de praktijk Wie doet mee? ▶ zorg voor tijdige en maximale betrokkenheid van belanghebbenden ▶ zorg dat iedereen die dat wil, mee kan doen, met kennis van de omgeving ▶ zorg dat iedereen die wil participeren de ruimte krijgt, en de beschikking over dezelfde informatie. Dat is een gemeentelijke taak ▶ betrek alle partijen bij de probleemdefinitie en geef ze daar al meteen zeggenschap in ▶ bied naast inwoners en ondernemers ook belanghebbende derden de mogelijkheid bij voorbesprekingen aan te schuiven

Waarover wordt geparticipeerd? ▶ benoem waarover wel of niet geparticipeerd kan worden en op welk moment ▶ maak, als er sprake is van MER-plichtige thema’s, daar een plan voor ▶ houd rekening met de aard van elke doelgroep. Richt bijvoorbeeld deelsessies in. Jongeren zullen in een grote groep niet altijd veel zeggen, maar wel in kleine groepjes ▶ zorg voor een gezamenlijke agendasetting ▶ krijg gezamenlijk de feiten op een rij

Belangen en invloed ▶ zorg voor een eerlijke verdeling van invloed (gelijk speelveld) ▶ maak duidelijk wat het algemeen en het individueel belang is ▶ wees duidelijk over de mate van invloed/macht: welk participatieniveau is mogelijk per thema/gebied/ontwik­ keling, en waarom? ▶ heb aandacht voor alle argumenten (tegen én voor) ▶ begin het gesprek met de wensen/waarden van waaruit men iets wel/niet wil. Loop bijvoorbeeld met alle partijen door het gebied (omgevingswandeling), en bespreek dan wat men waardevol vindt, vanuit welk perspectief en waarom ▶ vraag de deelnemers bij het omgevingsplan minimaal om hun mening. Als er van het advies wordt afgeweken, motiveer dit dan goed (trede ‘adviseren’. Zie trap van eigenaarschap) ▶ leg het gezamenlijke voornemen, de tussentijdse afspraken en de behaalde resultaten vast ▶ leg alle stappen en alle meningen en reacties vast

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Communicatie ▶ zorg dat het gesprek voor iedereen begrijpelijk is ▶ zorg dat je inderdaad slechts één loket hebt voor centrale en eenduidige informatieverstrekking ▶ maak alle informatie actief openbaar (met uitzondering van bijvoorbeeld bedragen en ander concurrentie- en privacygevoelige info) ▶ gebruik simpele taal (Helder Haags/Direct Duidelijk) en beeldmateriaal ▶ duidelijkheid in communicatie: een terugkoppeling over het participatieproces naar de participanten is geen nota van antwoord. Een nota bevat namelijk een samenvatting van de zienswijzen. Een terugkoppeling is meer dan dat.

Tools voor stap 3: https://denhaag.sharepoint.com/:f:/r/sites/haagssamenspel/Gedeelde%20documenten/Toolbox%20voor%20 bewonersparticipatie/Tools%20bij%20stap%203.%20participatieontwerp?csf=1&web=1&e=RUPX13

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Stap 4: Het Participatieverslag Elk goed proces eindigt met deugdelijke verslaglegging. Maar óm daarmee te kunnen eindigen, moet je meteen vanaf het begin alles vastleggen. Je kijkt tussentijds en na afloop samen met de deelnemers en het participatieprojectteam naar de effecten van het participatietraject en wat jullie hebben geleerd. Je bedenkt hoe je de opgedane kennis en ervaring borgt.

In de voorbereiding kunnen deze punten je daar al bij helpen: ▶ bepaal de doelen op korte én lange termijn (het plan is geen eindpunt) ▶ beschrijf de verwachtingen van de samenwerking ▶ leg vast hoe je een en ander borgt, ook na oplevering van het plan (beheer- en managementplan) ▶ monitor regelmatig ▶ evalueer en reflecteer samen met alle betrokkenen, wissel kennis en ervaringen uit en bied ruimte voor kritiek ▶ houd contact voor een passend vervolg, ook buiten formele procedures om ▶ bouw een collectief geheugen op ▶ zet een kennisinfrastructuur op (het delen van de opgedane kennis, zodat collega’s ervan gebruik kunnen maken) Alles wat is vastgelegd, koppel je terug naar alle deelnemers en betrokken partners. Zorg dat je die verslag­ legging op een toegankelijke maar veilige plek bewaart. We willen namelijk voortdurend verbeteren. Om dat te kunnen, evalueren we alle participatieprocessen. Dit is een permanent leerproces. Goede verslaglegging van een goed participatieproces vraagt ook om een goede afsluiting.

Dus beschrijf je in je conclusie de volgende zaken: ▶ wat hebben jullie gedaan? ▶ wat zijn de effecten van het participatietraject? ▶ wat hebben jullie geleerd? De uitkomsten van alle participatie leggen we ook vast in het uiteindelijke omgevingsplan.

Zie ook tools bij stap 4: https://denhaag.sharepoint.com/:f:/r/sites/haagssamenspel/Gedeelde%20documenten/Toolbox%20voor%20 bewonersparticipatie/Tools%20bij%20stap%204.%20participatieverslag?csf=1&web=1&e=gsXtdu

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Tot slot: oefenen in de praktijk Met het document dat je net hebt gelezen, gaan we oefenen. Dat oefenen in de praktijk zal ons leren hoe we het participatieproces de komende jaren verder kunnen verbeteren.

We kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van deze handleiding misschien toch nog met vragen over het participatie­proces zit. ▶ Mail dan naar: participatie-omgevingswet@denhaag.nl

Participatie bij het omgevingsplan Het Hoe en Wat

Colofon Dit is een uitgave van Gemeente Den Haag Vormgeving Dienst Bedrijfsvoering Multimedia Juni 2022