RIS312753 Stand van zaken actiepunten beheersing projecten

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10344097 RIS312753 Contactpersoon

Martijn Kniestedt Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Portefeuille

Projecten Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Martijn.kniestedt@denhaag.nl

Datum

5 juli 2022 Onderwerp

Stand van zaken actiepunten beheersing projecten

In de raadsmededeling van 19 maart 2021, Integriteit, projectbeheersing en aanbevelingen Rekenkamerrapport (RIS308178), bent u geïnformeerd over de verbetertrajecten met betrekking tot projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording. Verbetertrajecten die in lijn liggen met de aanbevelingen van de rekenkamer inzake OCC (RIS306611). Op verschillende onderwerpen heeft het college ingezet om de raad beter te informeren, en daarmee comfort te bieden, om lessen te trekken en om beter, efficiënter en transparanter te opereren als gemeente. Naast het toepassen van open communicatie over projecten die de gemeente uitvoert, wordt er met ingezette maatregelen gestuurd op nog meer grip op projecten en op integrale gebiedsontwikkeling. De meeste resultaten zijn al apart gedeeld met u in onder andere reactie op een motie (RIS306670), met de verschillende momenten van de GRIP-rapportage en tijdens een voortgangsbericht van Programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS308052 ). Met voorliggende raadsmededeling wordt de voortgang op alle onderwerpen uit de raadsmededeling van 19 maart 2021 in één overzicht met u gedeeld. - Afdoening motie feiten op een rij inzake project OCKJ (ontwikkelcombinatie Koningin Julianaplein) Het college heeft een gedetailleerde reconstructie op 6 mei 2021 met de raad gedeeld (RIS306670).

Daarin wordt met name geconcludeerd dat het college door aanscherpingen en verbeteringen stappen heeft gezet naar een betere en meer transparante informatievoorziening naar de raad. Aanvullend trekt het college de les uit deze reconstructie dat de gemeente meer dan voorheen nadrukkelijker moet toezien op de informatie en communicatie over projecten naar de toegelaten instellingen in de stad. Wanneer de contractspartij (projectontwikkelaar) een woningcorporatie betrekt bij de planvorming, dan zal de gemeente in haar gesprekken met deze toegelaten instelling het project regelmatig bespreken om verwachtingen over en weer helder te hebben. - Onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag Het onderzoek omvat meerdere onderzoeksvragen waarvoor een omvangrijke hoeveelheid data verzameld en geanalyseerd wordt. In oktober 2022 worden de uitkomsten van dit onderzoek verwacht.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

- Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad Na een constructieve werkbespreking in de raadscommissie Ruimte (met de Rekeningencommissie) is het format voor het informeren van de raad over de GRIP-projecten aangepast en op 14 juli 2021 vastgesteld (RIS309058). Tijdens de behandeling van het voorstel nieuwe GRIP-rapportage in de raad is amendement: Reikwijdte GRIP-rapportage (RIS3096681) aangenomen. Het nieuwe format geeft een zo compleet mogelijk beeld van de stand van zaken binnen de belangrijkste projecten en programma’s in het fysiek ruimtelijk domein. Vervolgens zijn de nieuwe GRIP-rapportages Q2 2021 en Q3 2021 doorgestuurd naar de raad en daarmee is er een start gemaakt met een toegankelijkere informatievoorziening naar de raad. In de aanbiedingsbrief van de tweede GRIP-rapportage is benoemd dat vanaf Q2 2022, vooruitlopend op de evaluatie, er al wordt gewerkt met een openbaar en een geheim deel. Bovendien is er in het format een kleine aanpassing gemaakt, namelijk het leveren van een extra actuele update op het moment dat de rapportage aan het college wordt aangeboden. De Q2-rapportage 2021 is op 26 januari 2022 in de Rekeningencommissie besproken. Daarbij zijn ook de bevindingen van de Gemeentelijke Accountantsdienst, over de GRIP-rapportage, gedeeld.

Uit de quickScan van de Gemeentelijke Accountantsdienst kwam naar voren dat Den Haag het, ook ten opzichte van vergelijkbare gemeente, goed doet wanneer het gaat over het informeren van de raad. Enkele aanbevelingen van de Gemeentelijke Accountantsdienst worden in overweging genomen tijdens de evaluatie die na de zomer van 2022 gepland staat. Het is voor de organisatie nog wel een uitdaging om te wennen aan het nieuwe format, vandaar dat er enige vertraging is opgelopen in het delen van de informatie met de raad. Dit laatste heeft met name te maken met de bredere focus (van risicobeheersing en planningsmanagement naar GROTIK+M), de eenduidige bewoording van rapportages en de stoplicht systematiek (Groen: alles gaat zoals gepland, Geel: er moet bijgestuurd worden, Rood: er moet worden ingegrepen). Op 25 mei jongstleden (commissie Ruimte) en op 1 juni (Rekeningencommissie) is in een technisch overleg uitleg gegeven over hoe de GRIP-rapportage ontstaan is en gelezen moet worden. Bij dat overleg is er bovendien al even vooruitgekeken naar optimalisering van het format.

Belangrijkste aandachtspunten ten aanzien van het format zijn het mogelijk maken van een geheim deel en een openbaar deel van de GRIP-rapportage, het opnemen van een actualisatie, de overweging om de grondexploitatie (GREX-) projecten uit de GRIP-rapportage te verwijderen (op advies van de Gemeentelijke Accountantsdienst) en het mogelijk maken van een digitaal doorkliksysteem (voor het openbare deel). - Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Om de organisatie beter uit te rusten in het vorm geven aan gebiedsgericht werken en om alle acties voor verdere professionalisering van projectbeheersing te realiseren, is een aantal aanpassingen doorgevoerd. De gebieden HS/Laak en CS/NOI zijn samen het gebied CID geworden. Daarmee is er nog meer aandacht voor de opgaves die elkaar in dit specifieke gebied raken. De ontwikkeling van Portfoliomanagement heeft bovendien een impuls gekregen door centraal beleid en capaciteit op elkaar af te stemmen. De aangestelde manager Beheersing Projecten heeft als opgave de verbeterslagen op het gebied van projectbeheersing bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling te realiseren. Hij zet zich bovendien in om aan de slag te gaan om het hele fysieke domein, inclusief Dienst Stadsbeheer, een stap verder in projectbeheersing te laten maken.

Er is een Manager Expertisecentrum Projecten aangesteld om de programmadirecteuren en managers gebiedsontwikkeling te ontzorgen op afdeling overstijgende taken, capaciteitsmanagement in relatie tot werkpakketten en inhuur. Daarmee ontstaat er ruimte bij de gebiedsverantwoordelijken om op inhoud en proces te kunnen sturen. Als laatste zijn er afdelingssecretarissen aangenomen.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

Zij zetten zich in om de rapportage structuur van de projecten verder te professionaliseren maar ook om beter regie te kunnen voeren op de beheersing van de gebieds-programma’s en eenduidigheid over de portefeuille te bevorderen. De stuurgroep Projectbeheersing komt maandelijks samen en stuurt op de voortgang van de verdere professionalisering van projectbeheersing. De afgelopen periode is er vooral gefocust op planvorming, de manier van rapporteren, het steviger inbedden van risicobeheersing en het verbeteren van de organisatiestructuur om te komen tot het verder professionaliseren van de beheersing van projecten. Er is een Plan van Aanpak Beheersing Projecten opgesteld waarin er richting is gegeven aan de verdere ontwikkeling van producten en processen die helpen om nog meer grip te krijgen op de beheersing van projecten. Op basis van de GROTIK+M aspecten wordt de weg geschetst om projectbeheersing de gevraagde impuls te geven, van pre-initiatief tot oplevering en evaluatie. Het Plan van Aanpak is van een externe review voorzien door Horvat & Partners. De GROTIK-methode is een veel gebruikte methode voor het beheersen van benoemde aspecten in het projectmanagement. De aspecten zijn: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.

De gemeente Den Haag heeft daar de M van Maatschappelijke relevantie aan toegevoegd, zodat het duidelijk is wat we willen bereiken met het project en of de beoogde doelstellingen nog steeds worden behaald gedurende het project. De relatie met OGON en Portfolio-management wordt nader uitgewerkt. Het plan van aanpak bestaat uit een stevig document waarin op alle projectbeheersing-aspecten wordt ingegaan. Een werkdocument is in 2022 leidend voor te behalen resultaten. Er is specifieke capaciteit vrij gemaakt om de Haagse Standaard Projectmatig werken een impuls te geven. Het plan van aanpak is een intern breed gedragen plan geworden dat bovendien onderworpen is aan een externe review. Uit die review kwamen aanbevelingen naar voren die betrekking hadden op het definiëren van de opgave, het niet alleen focussen op laag hangend fruit en op verder concretiseren en versterken van de verbinding van de verschillende fases en besluiten in een project met projectbeheersing. Het hele fysieke domein is betrokken bij de stappen die we met elkaar nemen om te komen tot verdere professionalisering van projectbeheersing, risicomanagement in het bijzonder. In het kader van risicomanagement zijn er twee tijdelijke risicomanagers aangesteld om de projectleiders te begeleiden in de stappen die we voor ogen hebben.

Inmiddels staat de vacature open voor twee vaste risicomanagers bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Er zijn gesprekken gevoerd met alle projectleiders van de GRIP-projecten. Doel daarbij was, naast de inhoudelijke focus, het risico gestuurd werken vanuit alle leden van het projectteam. Naast inventarisaties zijn er ook werksessies gestart om risicobeheersing in de projecten nog beter op te zetten en in te bedden, vast te leggen en te beheren. De projectmanagers worden begeleid in het actueel houden van de risico’s en daar waar nodig getraind in risicomanagement. Aandachtspunt is sturing op programmarisico’s t.o.v. projectrisico’s. De top drie risico’s (inclusief oorzaak, gevolg, beheersmaatregel en classificering) van elk GRIP-project is opgenomen in de GRIP-rapportage. Naast de begeleiding van de GRIP-projecten om risicomanagement nog beter neer te zetten, is er een vervolg gemaakt met dat ook te doen voor de overige projecten in het fysieke domein. Vijftien junior projectleiders zijn in een workshop geënthousiasmeerd over wat focus op risicomanagement betekent voor je project. Zij volgen in het tweede kwartaal van 2022 allemaal een training RISMAN (risicomanagement-methode). Door Twynstra Gudde wordt er gekeken naar een aantal projecten. Focus ligt voornamelijk op faseovergang en opstellen van ramingen.

Er is bovendien een aanzet gemaakt voor standaardisatie van voorzien en onvoorzien in projecten bij verschillende fases en verschillende type projecten.

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

Wanneer een project verder is uitgewerkt is er meer zekerheid over de kans van slagen binnen vastgestelde kaders en daarmee is het percentage onvoorzien bij te stellen. Vervolgstappen worden later dit jaar gedeeld met u. Tenslotte wordt er voorgesorteerd op gemeente brede beheersing van projecten. Om volgende stappen te blijven maken wordt risicomanagement verder uitgewerkt in een gezamenlijk risicoplan voor het fysieke domein. Dit plan fungeert uiteindelijk als kaderstellend om structureel gevolg te geven aan de ingeslagen weg. Er is een start gemaakt met het Programma Verbetering Beheersorganisatie. Daarover bent u reeds eerder geïnformeerd (RIS308052 Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie). Al met al een degelijk set aan maatregelen om de toekomst op het gebied van projectbeheersing binnen de gemeente Den Haag met vertrouwen tegemoet te gaan. In het onderstaande overzicht is volledigheidshalve beknopt weergegeven wat de voortgang is op de actiepunten beheersing projecten, zoals genoemd in de raadsmededeling van 19 maart 2021, Integriteit, projectbeheersing en aanbevelingen Rekenkamerrapport (RIS308178). Onderwerp Feiten OCKJ op een rij/ afdoening motie (RIS306670), Onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag

Afgerond 

Planning Begin Q2

S.v.z. 11 mei 2022 Is afgedaan.

Q4 2022

Het onderzoek omvat meerdere onderzoeksvragen waarvoor een omvangrijke hoeveelheid data verzameld en geanalyseerd wordt. In oktober 2022 worden de uitkomsten van dit onderzoek verwacht. Nieuw voorstel vastgesteld in raad van 14 juli 2021 met amendement (Reikwijdte GRIP-rapportage RIS3096681) waarin is opgenomen dat projecten met een score van hoger dan 8 op kenmerken lijst worden opgenomen in GRIP-rapportage en alle projecten in het fysiek domein worden meegenomen in de GRIPrapportage. Aanzet GRIP-rapportage is besproken en na de werkbespreking verder uitgewerkt. Bespreking heeft 24 maart 2021 plaatsgevonden. Er is een voorstel gedaan over omgang met de kenmerken om te bepalen welke projecten GRIP-projecten zijn. Bovendien is er een eerste versie van nieuw format gepresenteerd. Risicomanagement heeft een stevige plek gekregen. Nieuw voorstel is uitgewerkt en vastgesteld in raad van 14 juli 2021. De Q2-rapportage en de Q3-rapportage zijn volgens nieuw

Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad



Q3 2021

Werkbespreking GRIPrapportage Bespreking conceptvoorstel GRIP-rapportage met rekeningencommissie



Q1 2021



Q1 2021

Voorstel + implementatie GRIP-rapportage



Q2 2021

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

Evaluatie nieuwe GRIPrapportage met gemeenteraad

Q2/Q3 2022

Aanstelling Manager Beheersing Projecten



Q1 2021

Opstellen plan van aanpak Beheersing Projecten en extern laten beoordelen



Q4 2021

Voortgangsbericht beheersing projecten en actiepunten

Vanaf Q3 halfjaarlijk s

Implementatie risicomanagement

Regulier

format ingevuld en gedeeld. Bij beide rapportages zijn op het laatste moment nog actualisaties toegevoegd. De Q2rapportage is op 26 januari 2022 besproken met de Rekeningencommissie. Daarbij zijn ook de bevindingen van de QuickScan GAD besproken. Mogelijke aanpassingen zijn benoemd in gesprek met Rekeningencommissie/commissie Ruimte d.d. 25 mei en 1 juni 2022. Er wordt een voorstel uitgewerkt die na de zomer met de raad wordt besproken. De Manager Beheersing Projecten (MBP) is op 1 februari 2021 gestart. Opleveren GRIP-rapportage, verdere ontwikkeling risicobeheersing (inclusief de begeleiding van de GRIP-projecten), opstellen plan van aanpak en daaruit voortvloeiend een concept kaderstellend risicoplan, zijn enkele resultaten waarvoor de MBP verantwoordelijk is. De MBP zet zich, samen met zijn collega’s van Dienst Stadsbeheer, in voor samenwerking op het gebied van projectbeheersing in het hele fysieke domein. Externe review is gedaan door Horvat & Partners. Wijzigingen die met name betrekking hebben op aansluiten van processen en focus op langere termijn, zijn doorgevoerd. Het plan is in de stuurgroep Projectbeheersing vastgesteld. De vernieuwde GRIP-rapportage heeft een behoorlijke impact op de manier waarop het fysieke domein rapporteert.

De eerste resultaten zijn gedurende het jaar via afhandeling van een motie, de voortgang Programma Verbetering Beheerorganisatie en bij de communicatie over de GRIPrapportage met de raad gedeeld. Voor ligt een integrale stand van zaken. Voor alle GRIP-projecten is er gestart met risicomanagement. Met de aanstelling van externe risicomanagers (gestart mei 2021) en het opleiden en aantrekken van interne risicomanagers wordt er verder vormgegeven aan de uitwerking van risicomanagement. Er wordt een kaderstellend risicomanagementplan

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

Begeleiding door risicomanagementdeskundigen



2021

Werkgroep risicomanagement gevormd



2021

Uniformering gebruik onzekerheidsmarges en post onvoorzien bij projecten

2021/202 2

Lessons learned door extern bureau

2021/202 2

Evaluatieresultaten plan van aanpak

Externe evaluatieresultaten plan van aanpak Start Programma Verbetering Beheersorganisatie



Q4 2021

Q4 2022 

Eerste voortgang s-bericht in Q1

opgesteld dat de komende maanden wordt vertaald in een uitwerking van risicomanagement voor het fysieke domein. Coördinator en risicomanager zijn ingehuurd. Intern is er aansluiting gevonden bij gemeente breed Risicomanagement en bij de Managers Project Beheersing ontwikkelgroep van DSB. Daarnaast wordt voortgang met Stuurgroep Projectbeheersing gedeeld. Er zijn intakegesprekken gevoerd met alle projectleiders van High Risk projecten. Er is een schouw uitgevoerd van waar uit aanbevelingen naar de projecten zijn gedaan. Diverse projecten, GRIP maar ook andere projecten, worden begeleid en een aantal projectleiders wordt inmiddels meegenomen in hoe het risicomanagement verder geoptimaliseerd kan worden. Nieuwe projecten worden getoetst op onvoorzien. Per type project wordt rekening gehouden met passende onzekerheidsmarges. Verdere uitwerking vindt plaats in 2022. Door Twynstra Gudde wordt er gekeken naar een aantal projecten. Focus ligt voornamelijk op faseovergang en opstellen van ramingen. De eerste resultaten van GRIP en Risicomanagement zijn bekend. De relatie met OGON en Portfolio-management wordt nader uitgewerkt. Het plan van aanpak bestaat uit een stevig document waarin op alle projectbeheersing-aspecten wordt ingegaan. Een werkdocument is in 2022 leidend voor te behalen resultaten.

Er is specifieke capaciteit vrij gemaakt om de Haagse Standaard Projectmatig werken een impuls te geven. Gepland. RIS308052 Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10344097

Tenslotte heeft u in de commissie Ruimte van 1 juni specifiek gevraagd de lessen van de Grotiusplaats op te nemen. Daar willen we graag het volgende over delen: 1. Een project als de Overkluizing Grotiusplaats is uniek qua complexiteit, techniek en samenhang met de bredere ontwikkeling van een gebied in de stad. Een dergelijk project vraagt externe kennis en/of review en een projectteam dat op de principes van Integraal Projectmanagement (IPM) is gebaseerd. Een dergelijk team is nu specifiek voor de overkapping gevormd, met evenwichtige aandacht voor planning, risico’s, geld, scope, contractering, etc. Er is hierbij binnen het team sprake van een frequente herijking op deze aspecten, zoals we ook verwoorden in de GRIP-rapportage. 2. De keuze om bouw van de overkluizing Grotiusplaats te combineren met de renovatie van de Utrechtsebaan is destijds vanuit de beperking van hinder voor weggebruikers gemaakt. Eén integraal team dat stuurt op zowel renovatie als realisatie van een complexe opgaaf heeft echter niet geleid tot de goede focus op het managen van beide projecten. Dit zullen we op deze wijze niet nog eens doen. Aan het belang van hinderbeperking kan ook invulling worden gegeven vanuit twee teams die afstemmen met het stadsbrede bereikbaarheidsoverleg. 3.

Bij een afspraak met een ontwikkelende partij die gestoeld is op een complexe, risicovolle opgaaf zullen we in de overeenkomst procesafspraken toevoegen die recht doen aan een geleidelijke verdere concretisering van risico’s, kosten, kwaliteit e.d. Tevens zal voor het beheersen van de risico’s maatregelen worden bedacht en uitgevoerd zoals (externe) analyses op constructieve deel, juridisch en op de raming/financieel. Verder zullen we expliciet opnemen welke partij voor welke deelopgave verantwoordelijk is. Bij een dergelijke afspraak zullen we tevens de aspecten als risico-verdeling (wie kan de risico’s het beste beheersen?) en de mogelijkheid tot ontbinding (bijvoorbeeld als de kosten hoger worden dan eerder geraamd) expliciet opnemen in de overeenkomst. Verder zullen we voortaan altijd vooraf een degelijke raming (laten) met bandbreedte en risico-duiding opstellen met een bij de fase passende betrouwbaarheid. Zodat we als gemeente welke financiële verplichting we op ons nemen, en ook hoe er bij de ontwikkeling van het project op gestuurd kan worden. En tenslotte zullen we bij voorkeur een kostenverdeelsleutel tussen partijen opnemen, zodat we als gemeente de financiële last niet alleen hoeven te dragen. U wordt periodiek over voortgang van openstaande actiepunten geïnformeerd, een en ander conform toezegging brief projectbeheersing 19 maart 2021.

Het eerstvolgend moment waarop u geïnformeerd wordt is gepland voor Q4 2022. Wanneer er de behoefte is aan een werkbespreking is dat uiteraard mogelijk. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Kavita Parbhudayal

7/7