RIS312684 Melding dubbele betaling subsidies

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

050

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Rekeningencommissie

DBV/10346638 RIS312684 Contactpersoon

Anne Walvoort Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

5 juli 2022

anne.walvoort@denhaag.nl

Onderwerp

Melding dubbele betaling subsidies

Geachte voorzitter, Donderdag 16 juni 2022 hebben er dubbele betalingen plaatsgevonden in de betaling van het subsidieproces. Daarbij is in totaal € 4.242.927,09 te veel overgemaakt aan 66 stichtingen en 7 natuurlijke personen aan wie subsidie verleend is. Het merendeel (82%) betreft betalingen aan subsidierelaties vanuit een maandelijks betaalritme. Bij het verstrekken van subsidies is het gebruikelijk dat het verleende subsidiebedrag betaald wordt in delen verdeeld over het jaar. Het teveel uitbetaalde kan worden verrekend met de volgende betaling, daarmee is het financieel risico nihil. Voor het resterende deel (18%) betreft het eenmalige subsidiebetalingen. Het resterende deel (18%) is reeds volledig terugbetaald. We betreuren dat deze dubbele betaling heeft plaatsgevonden en de voortgang van het terugbetalen wordt nauwlettend gevolgd. Hieronder wordt uiteengezet hoe de fout heeft kunnen ontstaan, hoe het opgelost is en welke verscherpingen in beheersing gemaakt zijn om herhaling in de toekomst te voorkomen. Hoe is dit gebeurd? De afdeling Transactieverwerking verricht betalingen voor het gehele gemeentebrede subsidieproces. Op dagelijkse basis worden er vanuit de Oracle crediteurenadministratie twee betaalbatches gegenereerd, één voor de te betalen crediteurenfacturen en één voor uit te betalen subsidies.

Deze betaalbatches worden vervolgens verwerkt door het team Betalingsverkeer. Op woensdag 15 juni 2022 gaf het betalingsverwerkingssysteem APRO een foutmelding op de betaalbatch van de crediteurenfacturen. Hierop is verzocht de betaalbatch voor de crediteurenfacturen handmatig nietig te verklaren en opnieuw te genereren. Dit betreft een uitzonderlijke situatie en komt circa 2 keer in het jaar voor. Door miscommunicatie bij de afdeling Transactieverwerking is zowel de batch voor de crediteurenfacturen als de batch van subsidies doorgegeven als stopgezet en daarmee nietig verklaard. Door het nietig verklaren van de betaalbatch voor de subsidies zijn de betalingen niet in Oracle geregistreerd terwijl ze wel zijn gedaan. Op donderdag 16 juni 2022 werden de twee betaalbatches opnieuw opgestart, waarin de subsidiebetalingen die woensdag al betaald waren opnieuw zijn meegelopen, omdat deze in Oracle als niet betaald stonden.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10346638

Op vrijdagmiddag heeft een medewerker van team Betalingsverkeer geconstateerd dat de batch niet automatisch verrekend was, zoals normaliter wel het geval is. Op maandagochtend 20 juni is door een medewerker van het Centraal Subsidiebureau vastgesteld dat er sprake was van een dubbele betaling. In samenwerking tussen het Centraal Subsidiebureau en Transactieverwerking is in de loop van maandag gestart met analyseren om te bepalen welke mogelijke risico’s de gemeente loopt. Dezelfde dag is de oorzaak achterhaald en gecommuniceerd naar de verantwoordelijke directeuren. Ondernomen acties • Op dinsdag 21 juni is in nauwe samenwerking tussen Transactieverwerking en het Centraal Subsidiebureau door medewerkers van Transactieverwerking het merendeel van de betreffende subsidierelaties telefonisch bereikt. De dagen daarna is er ook met de overige subsidierelaties contact gelegd. • De terugbetalingen zijn grotendeels ontvangen en waar van toepassing zal dit verrekend worden in de aankomende subsidiebetalingen. Wij zien de komende tijd erop toe dat de gemaakte afspraken gehonoreerd worden en de bedragen terugkomen. Vervolgstappen Naast het oplossen van de directe effecten, is meteen ingezet op structurele maatregelen die dergelijke fouten in de toekomst moeten helpen voorkomen.

Hoewel fouten nooit tot nul te reduceren zijn, is het hebben van goede beheersprocessen in de organisatie van groot belang. Naar aanleiding van deze casus bereiden we, voor dit specifieke onderdeel, het proces uit met een aantal aanvullende maatregelen. Vanaf heden wordt er, in dergelijke specifieke situaties, gewerkt met een zes-ogenprincipe, waardoor de kans op miscommunicatie verkleind wordt. Dit is reeds aangepast in de werkinstructie en besproken met de medewerkers. Daarnaast gaan we nader onderzoeken of het mogelijk is of er een koppeling gemaakt kan worden tussen het betalingsverwerkingssysteem APRO en Oracle, waardoor we het nietig verklaren van een betaalbatch kunnen automatiseren. Tot slot wordt contact gezocht met de accountant, om samen te kijken wat verder nog mogelijk is om de beheersprocessen op dit onderdeel verder te verstevigen. U wordt per voortgangsrapportage op het Programma Verbetering Beheersorganisatie verder geïnformeerd over de geïmplementeerde wijzigingen naar aanleiding van deze casus. Ik ga ervan uit dat ik u voor dit moment voldoende heb geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Wethouder Financiën en Stadsontwikkeling Anne Mulder

2/2