RIS312532 RC-verslag 08 juni 2022

Rekeningencommissie RIS312532

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 8 juni 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, T. de Boer, R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; secretaris RC: J. van Duijn. bij agendapunt B: B.1. de wethouder DME, mevrouw Van Tongeren, B.2. de wethouder EID, mevrouw S. Bruines, B.3. de wethouder FS, de heer A. Mulder.

Afwezig:

de heer M. Etalle (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 15:05 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Bevraging wethouders Voorafgaand aan de bevraging geeft de voorzitter van de Rekeningencommissie een toelichting op de procedure van bevraging van de wethouders. Hij vermeldt daarbij onder meer dat de uitspraken van de wethouder worden beschouwd als bestuurlijke toezeggingen. Deze worden aan het rapport van de commissie toegevoegd. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat zal worden afgestemd met de wethouder.

B.1. ▪

Wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie (RIS312404)

Facultatieve consultatie van de centrale inkoopafdeling: in de huidige spelregels ligt de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor inkopen bij de verschillende diensten binnen de gemeente. Het is nu voor diensten niet verplicht om de centrale inkoopafdeling te consulteren bij een inkoop, ook niet als deze aanbestedingsplichtig is. Dit betekent ook dat een dienst kan inkopen zonder gebruik te maken van een bestaande mantelovereenkomst, of voorwaarden accepteert die niet in lijn zijn met de gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Omdat diensten niet verplicht gebruik hoeven te maken van de centrale inkoopafdeling, zijn ze soms zelfs niet eens op de hoogte van het bestaan van een mantelovereenkomst die van toepassing is op een voorgenomen inkoop. De Rekeningencommissie plaatst vraagtekens bij de wenselijkheid van deze spelregels en

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

vraagt de wethouder DME toe te lichten waarom niet wordt gekozen voor een centrale inkoopfunctie met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Naleving interne richtlijnen voor inkoop: evenals voorgaande jaren is ook dit jaar door de accountant geconstateerd dat niet bij elke inkoop boven de € 1000 wordt gehandeld conform de interne richtlijnen die voorschrijven dat een inkooporder moet worden aangemaakt. De Rekeningencommissie dringt er bij het college op aan werk te maken van een strikte naleving van de interne richtlijnen binnen de gehele organisatie en vraagt de wethouder DME toe te lichten hoe dit wordt vormgegeven. Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed: voor onvoorziene inkopen, bijvoorbeeld tijdens de coronapandemie bestaat een uitzonderingsmogelijkheid op de aanbestedingsplicht in het geval van dwingende spoed. Dit argument is echter beperkt houdbaar. De accountant constateert dat soms onvoldoende wordt gemotiveerd en vastgelegd waarom gebruik wordt gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende spoed in de aanbestedingswet. De beoordeling of terecht gebruik is gemaakt van de uitzonderlingsgrond hangt voornamelijk af van de onderbouwing ervan, inclusief een juridisch advies. In 2020 kon dwingende spoed tamelijk eenvoudig aannemelijk worden gemaakt.

Voor inkopen in 2021 waren sommige van de omstandigheden inmiddels te voorzien, waardoor soms wel redelijkerwijs een aanbestedingsprocedure gestart had kunnen worden, desnoods met een verkorte aanbestedingstermijn. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder DME ervoor te zorgen dat een beroep op een dergelijke uitzonderingsgrond deugdelijk wordt onderbouwd en vastgelegd. Overschrijding van de opdrachtwaarde: ondanks de wettelijke verplichting daartoe blijkt dat bij Europese aanbestedingen niet altijd de maximale waarde en of hoeveelheid wordt vermeld in de aanbestedingsstukken. Tijdens de accountantscontrole zijn 6 à 7 dossiers aangetroffen waarin de maximale opdrachtwaarde of -hoeveelheid niet was vermeld. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder DME de maximale opdrachtwaarde expliciet op te nemen in de raamovereenkomst zelf.

De wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie (DME): De wethouder DME memoreert dat er binnen de gemeente Den Haag bijna € 3 miljard omgaat en dat het college het belangrijk vindt dat geld rechtmatig wordt besteed. Facultatieve consultatie van de centrale inkoopafdeling: de gemeente Den Haag is altijd georganiseerd geweest in afzonderlijke diensten, waar ook de kennis aanwezig is over de inkoop van voor de desbetreffende dienst relevante goederen en diensten. Daarom is ervoor gekozen inkoop niet centraal via de inkoopafdeling te verplichten, maar deze afdeling een faciliterende rol te geven, als helpdesk of vraagbaak en door het trainingen te laten geven. De inkoopafdeling moet wel verplicht geconsulteerd worden bij Europese aanbestedingen. Binnen de gemeente is het project Aanvraag tot Betalen (AtB) onderhanden. Deze aanpak beoogt noodzakelijke verbeteringen in de inkoopfunctie te realiseren. Zo moet het voor ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor inkoop gemakkelijker worden de afdeling Inkoop te vinden en moet deze afdeling voor hen goed beschikbaar zijn. Ook is het de bedoeling dat niet alleen bij Europese aanbestedingen, maar bij alle inkopen van € 50.000 of meer de centrale inkoopafdeling verplicht geconsulteerd wordt. Als de raad van mening is dat er vaker verplicht advies moet zijn neemt het college dit uiteraard over.

Pagina 2 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

Naleving interne richtlijnen voor inkoop: het aanmaken van een inkooporder voor alle inkopen boven € 1.000 is verplicht. Ook deze voorwaarde maakt onderdeel uit van het verbeterproces Aanvraag tot Betalen. Beoogd wordt het aanmaken van inkooporders gemakkelijker te maken en onduidelijkheden weg te nemen. Belemmeringen voor het aanmaken van een inkooporder worden zoveel mogelijk geëlimineerd en voor medewerkers wordt duidelijker wat zij geacht worden in te vullen. Het gemeentelijk managementteam (GMT) heeft zich gecommitteerd aan het naleven van de interne richtlijnen voor inkoop en heeft afspraken gemaakt over de sturing daarop en het rapporteren daarover. Voor de hele organisatie zijn grootschalige communicatie- en trainingsactiviteiten gepland. De implementatie daarvan is gepland voor begin 2023. Eventuele extra wensen van de raad wil het college hierin meenemen. Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed: tijdens de coronapandemie is vaker een beroep gedaan op de uitzonderingsgrond. De huidige praktijk is dat een besluit van de algemeen directeur nodig is om af te kunnen wijken van het inkoopbeleid. Er is geen kader voor de algemeen directeuren waarin bijvoorbeeld voorwaarden voor een beroep op een uitzonderingsgrond zijn gedefinieerd. Van hen wordt verwacht dat zij hierin de juiste afweging maken.

De wethouder zegt toe dat in het verbetertraject wordt opgenomen dat een besluit van de algemeen directeur over een beroep op de uitzonderingsgrond wordt onderbouwd en vastgelegd. Maximale opdrachtwaarde in raamovereenkomsten: het college heeft het GMT gevraagd ervoor te zorgen dat alle contracten centraal geregistreerd worden en daarbij de maximale opdrachtwaarde expliciet in raamovereenkomsten op te nemen. Dit is nog onderhanden. Voorkomen moet worden dat het decentraal in de organisatie ontbreekt aan voldoende kennis van de afgesloten overeenkomsten. Daarvoor is nodig dat er duidelijke richtlijnen zijn die zowel begrijpelijk als goed toegankelijk zijn. Binnen alle niveaus in de organisatie behoren medewerkers ervan op de hoogte te zijn. Integrale aanpak en kaders: de Rekeningencommissie wil weten in hoeverre er een integrale aanpak is voor het zoveel mogelijk centraal faciliteren van inkoop en het verplichten van consultatie van deze centrale faciliteiten. De commissie gaat ervan uit dat als dit het streven van het college is, het ook als standaard geldt voor de werkwijze van het ambtelijk apparaat. Voor wat betreft een betere onderbouwing van een beroep op de uitzonderingsgrond voor dwingende spoed verwacht de commissie dat deze in 2022 minder vaak van toepassing zal zijn. Daarmee verkeert de gemeente in een positie om de naleving strakker te handhaven.

De wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie (DME): Het proces Aanvraag tot Betalen betreft één verbeterplan en is bedoeld als een integrale aanpak voor de hele organisatie: het beslaat zowel de breedte als de diepte van inkoop. De wethouder zegt toe dit verbeterplan naar de Rekeningencommissie te sturen. Tevens zegt de wethouder toe dat onderbouwingen voor uitzonderingsgronden met regelmaat in het GMT zullen worden besproken.

Pagina 3 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

B.2.

Wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening (RIS 312405)

1.

Risico’s in IT-beheer

Vorig jaar heeft de accountant opmerkingen gemaakt over het autorisatiebeheer en over het continuïteitsmanagement. Door het college is er voor gekozen om de adviezen over het verbeteren van het autorisatiebeheer niet volledig op te volgen. Voor het autorisatiebeheer zijn, vanwege uitfasering van bepaalde applicaties, de nu bestaande risico’s bewust geaccepteerd. De adviezen van de accountant over IT-gerelateerde zaken zijn grotendeels ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande jaar. De Rekeningencommissie wil door de wethouder EID worden geïnformeerd over de verbetering van het autorisatiebeheer en continuïteitsmanagement en vraagt haar om de adviezen van de accountant dienaangaande alsnog over te nemen. De wethouder EID: De wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening (EID) vindt het belangrijk dat de accountant de aandacht vestigt op risico’s in IT-beheer en cybersecurity. Digitalisering wordt binnen de gemeente en in de maatschappij steeds belangrijker. De wethouder ziet in de bevindingen van de accountant een bevestiging dat de gemeente ten aanzien van veel onderdelen van het IT-beheer op de goede weg is. Nog niet alles is af. Dat kan ook niet, omdat het soms grote en ingewikkelde processen zijn. Daarbij speelt mee dat binnen de gemeente veel decentraal per dienst georganiseerd was. Dit had ook zijn weerslag op het beheer van systemen en applicaties.

Thans wordt ingezet op het centraal organiseren van de IT-dienstverlening, dan wel het uniformeren daarvan. De CIO-office is hiervoor verantwoordelijk en de bevoegdheden van de CIO sluiten daar op aan. Voor wat betreft autorisatiebeheer streeft de gemeente naar een goed ingericht proces voor identity & acces management. Dit betreft het toekennen en beheren van de bevoegdheden voor toegang tot informatie. Wanneer dit op de juiste manier is ingericht wordt dit eenvoudiger, inzichtelijker en controleerbaarder en daarmee worden ook de risico’s op onbevoegde informatietoegang kleiner. Door regels af te spreken kan voorkomen worden dat bijvoorbeeld een receptiemedewerker zomaar toegang heeft tot de serverruimte. Ook als iemand van functie verandert dienen eventuele bestaande bevoegdheden die niet bij de nieuwe functie horen te worden ingetrokken. Informatiebeveiliging staat of valt met een goed autorisatiebeheer, zodat risico’s op fraude en onbevoegde transacties zoveel mogelijk worden beperkt. Dit is inmiddels voor heel veel processen geregeld, maar niet voor alle. Het autorisatiebeheer is namelijk niet gemakkelijk te onderhouden vanwege het huidige grote aantal applicaties, de nu plaatsvindende wisselingen van deze applicaties en veranderingen in werkprotocollen. Het is dus een uitdaging om alle autorisaties en de daarvoor bestaande protocollen up-to-date te houden.

In 2020 is het project voor identity & access management gestart. Dit grijpt in op alle ITprocessen. De doelarchitectuur is vastgesteld en een nieuwe autorisatievoorziening is getest in de eerste pilots. De vernieuwing van het tactisch beleid voor toegangsbeveiliging en voor identificatie en autorisatie is in voorbereiding. Naar verwachting is het project afgerond in 2024. De applicaties waaraan in het accountantsverslag wordt gerefereerd betreffen zogenoemde end-of-life-applicaties, die binnenkort niet meer nodig zijn en worden uitgefaseerd. De Pagina 4 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

afweging is gemaakt om voor enkele applicaties waarvan op korte termijn afscheid genomen gaat worden geen nieuw autorisatieprotocol op te stellen. Deze afweging moet voor iedere applicatie steeds opnieuw worden gemaakt en onderbouwd. Er is een overzicht van applicaties die de komende jaren vernieuwd worden, waarvan ook de risico’s in beeld zijn gebracht. Indien een applicatie toch langer wordt aangehouden worden de risico’s opnieuw beoordeeld. IT-continuïteitsmanagement moet ervoor zorgen dat de geautomatiseerde systemen ter ondersteuning van de uitvoerende diensten blijven functioneren in geval van calamiteiten. Het gaat zowel om continuïteit tijdens interne verstoringen als om weerbaarheid voor cyberaanvallen van buitenaf. Van belang is dat bij calamiteiten zo goed mogelijk kan worden doorgewerkt en dat monitoring plaatsvindt zodat zo snel mogelijk kan worden gedetecteerd wat er aan de hand is en daarna de juiste maatregelen getroffen kunnen worden. Ook is van belang dat verantwoordelijkheden tijdens calamiteiten helder zijn. Hiervoor worden ook afspraken gemaakt met leveranciers van IT-systemen of -infrastructuur en met dienstverleners, om ervoor te zorgen dat ook zij hun zaken op orde hebben. Dit gebeurt onder meer door het stellen van specifieke voorwaarden bij aanbestedingen. Ook ingekochte cloud-dienstverlening wordt getoetst en gecontroleerd door de gemeente.

Hierop kan in een werkbespreking met de CIO dieper worden ingegaan. De afgelopen twee jaar zijn ook testen uitgevoerd. De gemeente heeft meegedaan aan de landelijke cyberoefening ISIDOOR. Daarnaast is ook een eigen oefening gedaan om de weerbaarheid te testen, onder meer op bestuurlijk niveau. Een onderzoek dat door TNO is gedaan laat zien dat actie nodig is om in control te blijven voor IT-continuïteit. De huidige situatie leidt nog niet tot acute risico’s. De aanbevelingen die zijn gedaan worden opgepakt binnen de organisatie. Voorbeelden daarvan zijn het inrichten van een applicatieregister en het in kaart brengen van de relatie tussen IT en kritieke processen. Het Information Security Managment System (ISMS) is opgezet om overzicht te houden op alle risico’s en maatregelen ten aanzien van de in gebruik zijnde applicaties.

2.

Cybersecurity

In december 2021 vond een DDoS-aanval plaats op de gemeente Den Haag. Cyberaanvallen zijn, mede gezien de ontwikkelingen in Oost-Europa, geen uitzonderingen meer. De kans erop is verder toegenomen, evenals de mogelijke impact ervan. De dreiging van een cyberwar (zoals een Advanced Persistent Threat of een Wiper-aanval) wordt mede door de crisis in Oekraïne manifester. Een cyberwar kan nadelige gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering én voor operationele processen zoals de Operational Technology (OT)systemen van bruggen en viaducten. De accountant is voornemens om cybersecurity meer nadrukkelijk te betrekken in de accountantscontrole. De Rekeningencommissie wil weten of het college de adviezen van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) over de basismaatregelen en de aandachtspunten crisesmanagement en -communicatie bij digitale incidenten (https://www.ncsc.nl/onderwerpen/oekraine) onderschrijft en in hoeverre deze door het college zijn opgevolgd.

Pagina 5 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

De wethouder EID: Het NCSC heeft acht adviezen gegeven over onder meer het installeren van updates, het genereren van voldoende log-informatie door systemen en applicaties, het toepassen van multifactor-authenticatie, het maken van back-ups en het testen daarvan, het segmenteren van netwerken, toegangverlening tot data en diensten, versleuteling van opslag en gevoelige bedrijfsinformatie en het beschermen van diensten en apparaten die vanaf het internet bereikbaar zijn. Deze adviezen worden door het college van harte onderschreven en zijn al langer onder de aandacht van het college. Qua inhoud en aanpak passen ze ook binnen het eigen strategisch beleidskader Informatieveiligheid 2019-2020 (RIS304162). De geadviseerde maatregelen zijn ook in lijn met de baseline informatiebeveiliging overheid, het normenkader waaraan alle overheidslagen moeten voldoen. Voor de gemeentebrede uitvoering van alle daaruit voortvloeiende maatregelen is een tactisch beleid opgesteld met kaders en rollenbeschrijvingen. Voor het crisismanagement is een cybercrisisplan om de juiste respons te kunnen bieden in het geval van een digitale crisis of incident . Ook dit plan is in lijn met de adviezen van de NCSC in het document Crisiscommunicatie en crisismanagement bij digitale incidenten. Dit plan wordt één keer per jaar getoetst tijdens de eerdergenoemde ISIDOOR-oefening.

De wethouder acht het gewenst dat de accountant alle cybersecurity-audits kan uitvoeren. De afgelopen jaren heeft de gemeente het evenement Hack The Hague georganiseerd. Dit jaar gebeurt dit niet, maar voor volgend jaar wordt een nog groter evenement voorbereid waaraan ook leveranciers zullen meedoen.

3.

Externe inhuur

In 2021 bedroeg de externe inhuur van medewerkers door gemeente 20,8% van de totale loonsom. Dat is bijna 6% hoger dan de gemeentelijke norm van maximaal 15%. De Rekeningencommissie kan zich voorstellen dat door de coronapandemie soms extra mensen moesten worden ingehuurd, maar daartegenover stond dat door de pandemie ook veel beleid niet of in mindere mate kon worden uitgevoerd. Verondersteld mag worden dat dit juist tot een reductie van de benodigde inhuur leidde. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder EID de overschrijding van de norm voor inhuur te duiden en toe te lichten hoe en door wie hierop gestuurd wordt. De wethouder EID: De wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening (EID) bevestigt dat de inhuur in 2021 hoger was dan geraamd. Eén van de oorzaken was een grote behoefte aan projectbegeleiding voor grote fysieke projecten. De krapte op deze arbeidsmarkt zorgde ervoor dat het moeilijk was om daarvoor eigen personeel aan te trekken. Soms betrof het een tijdelijke behoefte aan specifieke expertise. Het is dan niet doelmatig is om zelf mensen in dienst te nemen. Ook om fluctuaties in de behoefte aan medewerkers voor reguliere dienstverlening op te kunnen vangen wordt buiten de vaste medewerkers gebruik gemaakt van een flexibele schil van uitzendkrachten.

Het college streeft ernaar deze niet groter te laten zijn dan noodzakelijk en wil zoveel mogelijk medewerkers zelf in dienst nemen. De huidige algehele krapte op de arbeidsmarkt maakt het echter lastig om openstaande vacatures te vervullen. De wethouder is graag bereid hierop nader in te gaan tijdens de behandeling van de jaarrekening in de vakcommissies. Pagina 6 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

Ook voor inhuur geldt dat externe inhuur van personeel door gemeentelijke diensten zelf wordt geregeld. Het college zet in op een centrale afstemming van gemeentebrede inhuur. Dit is onderwerp van sturing binnen het GMT. Personeelszaken houdt de inhuur bij en rapporteert hierover. De wethouder zegt toe na te gaan met welke frequentie sturing op het inhuurpercentage door het GMT plaatsvindt en wil hierop terugkomen tijdens de behandeling van de jaarrekening in de vakcommissies.

B.3.

Wethouder Financiën & Stadsontwikkeling (RIS312406)

1.

Interne beheersing

▪

▪

▪

▪

Routekaart verbetering interne beheersing: in het voorgaande jaarrekeningonderzoek heeft de Rekeningencommissie aandacht gevraagd voor de omvang van de verbeterplannen voor de interne beheersing, waaronder het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) en de vorming van één financiële administratie. Deze plannen lopen parallel aan ingrijpende reorganisaties van de bedrijfsvoering. De Rekeningencommissie vraagt het college voor de gezamenlijke verbeterplannen een routekaart te maken op basis van een prioritering van de vele verbeter- en ontwikkelinitiatieven en daarbij de te bereiken mijlpalen helder te definiëren, evenals een haalbaar tijdpad voor het bereiken daarvan. Verbetering interne beheersing en lerend vermogen van de organisatie: dit jaar moesten vaak hetzelfde soort fouten worden gecorrigeerd als vorig jaar, waardoor er tijdens de jaarrekeningcontrole extra druk op de organisatie ontstond. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder Financiën hoe kwaliteit en lerend vermogen in de beheersorganisatie kan worden verankerd. Mede in relatie tot de relatief grote omvang van ingehuurd personeel voor de verbetering van het intern beheer is het van belang te investeren in de kennis en kunde van de eigen mensen.

Reduceren van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen: vorig jaar heeft de Rekeningencommissie erop gewezen dat in de gemeentelijke administratie relatief veel werd geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Deze boekingen hebben inherent een verhoogd risico op fouten en fraude en vergen daarom een strikte functiescheiding en naleving daarvan. Vorig jaar is het college gevraagd duidelijke en eenduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen. Inmiddels is een werkinstructie opgesteld, mede bedoeld om het aantal memoriaalboekingen te beperken. Desondanks zijn ook over 2021 weer veel correcties via memoriaalboekingen uitgevoerd. De Rekeningencommissie vraagt hoe het aantal memoriaalboekingen verder kan worden gereduceerd en hoe de interne discipline en controle bij extracomptabele boekingen wordt aangescherpt. Ook vraagt de commissie een toelichting op de ambities en voortgang ten aanzien van de reductie in het gebruik van tussenrekeningen. Voortzetting proefafsluitingen: de Rekeningencommissie is blij dat het college de aanbeveling over het uitvoeren van een proefafsluiting heeft overgenomen. De commissie verneemt graag of het college voornemens is dit te continueren en welke inzichten de eerste proefafsluiting hebben opgeleverd. De Rekeningencommissie vraagt het college

Pagina 7 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

daarbij mee te wegen dat een dergelijke proefafsluiting ook zou kunnen bijdragen aan het verminderen van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen. Correcties van controleverschillen: de gemeenteaccountant heeft in het accountantsverslag (RIS312200) op pagina 41 t/m 45 een overzicht opgenomen van zowel gecorrigeerde als ongecorrigeerde controleverschillen betreffende de jaarrekening 2021. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder toe te lichten wanneer en waarom het college besluit om controleverschillen die gecorrigeerd kunnen worden niet te corrigeren in de jaarrekening en om een nadere duiding te geven van deze controleverschillen, bijvoorbeeld de invloed van eerdere verslagjaren, de aard van de bevindingen en mogelijke aandachtspunten per dienst. Stand van zaken toezeggingen: naar aanleiding van het jaarrekeningonderzoek 2020 zijn door het college mondelinge toezeggingen gedaan ten aanzien van de verbetering van de interne beheersing (RC/2022.27). Tevens is in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport aangegeven dat verschillende verbeterpunten nog onderhanden zijn (RIS310555). De status van enkele daarvan is daarna nog nader toegelicht (bijlage RIS311263). De Rekeningencommissie wil schriftelijk worden geïnformeerd over de actuele stand van zaken van de verbeterpunten die eind 2021 nog onderhanden waren.

De wethouder FS: De wethouder Financiën & Stadsontwikkeling (FS) brengt in herinnering dat de jaarrekening vorig jaar niet op tijd kon worden uitgebracht waardoor ook de accountantscontrole vertraging opliep. Er is door het ambtelijk apparaat met de accountant hard aan gewerkt om dit jaar wel op tijd een jaarrekening op te leveren. De wethouder is blij dat dit is gelukt en dat door de accountant een goedkeurende verklaring is afgegeven. Evenals de Rekeningencommissie heeft het college geconstateerd dat het accountantsverslag meer positieve bevindingen bevat dan vorig jaar. De vooraf gemaakte afspraken en voorbereidingen hebben geleid tot verbeteringen. Uiteraard is het streven om in 2022 verdere verbeteringen te realiseren en de adviezen van de accountant op te pakken. Routekaart verbetering interne beheersing: het college is bezig met meerdere verbeterplannen waarover de Rekeningencommissie ook wordt geïnformeerd. Op de vraag naar een routekaart die SMART en actueel is en voorzien van mijlpalen zegt de wethouder toe in het derde kwartaal van 2022 een overzicht naar de commissie te sturen. Desgevraagd zegt de wethouder toe daarbij ook te onderzoeken of de terugkerende tekorten op programma 16 (Overhead) van structurele aard zijn en de Rekeningencommissie over eventuele verbetermaatregelen te informeren.

Verbetering interne beheersing en lerend vermogen van de organisatie: er wordt beperkt ingehuurd op de verbetering van de interne beheersing. Wel is veel advies ingewonnen bij externe partijen die daarvoor de expertise in huis hebben. In beginsel wordt de verbetering van de interne beheersing door het eigen personeel gedaan, juist om de kennis en kunde te borgen en in de organisatie vast te houden. Een ander punt van het programma voor de verbetering van de interne beheersorganisatie is het vastleggen van processen in procesbeschrijvingen, zodat duidelijk is wie welke verantwoordelijkheden heeft en hoe processen dienen te worden uitgevoerd. Door deze vastlegging wordt de kennis eveneens verankerd in de organisatie, ook als ingehuurd personeel weer vertrekt. Pagina 8 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

Reduceren van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen: ook in 2021 is nog veel gebruik gemaakt van memoriaalboekingen. Dit zijn echter geen extracomptabele boekingen en het zijn ook niet altijd correctieboekingen. Memoriaalboekingen worden ook gebruikt om reguliere boekingen uit subsystemen in de gemeentelijke administratie te krijgen. Memoriaalboekingen hebben een inherent risico omdat daarmee de interne budgethouder wordt gepasseerd door rechtstreeks in het grootboek te boeken. Het college doet zijn best om het aantal memoriaalboekingen te verminderen, onder meer door minder lastenoverhevelingen van diensten onderling. Dat kan door budget over te hevelen van diensten naar de dienst Bedrijfsvoering. Ook zijn bij verschillende diensten afspraken gemaakt om bij interne verrekeningen de kosten meteen op de juiste plek te laten registreren, waardoor ook het aantal memoriaalboekingen vermindert. De kwaliteit van de memorialen wordt verbeterd door het verder te uniformeren. Alle organisaties maken gebruik van tussenrekeningen, daarin is de gemeente Den Haag niet uniek. Wel zijn er verbeterinitiatieven om ervoor te zorgen dat facturen sneller op het juiste budget worden geboekt, waardoor het saldo op de tussenrekeningen tijdens de jaarafsluiting lager zal zijn. Het saldo zal nooit nul worden, omdat er altijd een werkvoorraad zal zijn.

Verlaging van het saldo op tussenrekeningen kan ook worden bewerkstelligd door te werken met e-facturatie: automatische rekeningen waarmee automatisch wordt geboekt op het juiste budget en waardoor minder vaak een tussenrekening nodig is. Het nieuwe proces Aanvraag tot Betalen wordt begin 2023 ingevoerd. Hiermee komen meer registratieve taken bij de dienst Bedrijfsvoering te liggen, zoals de controle op het aanmaken van een inkooporder. Ook dit zal leiden tot minder facturen. Voortzetting proefafsluitingen: de wethouder bevestigt dat de proefafsluitingen worden gecontinueerd. Het helpt omdat bij de jaarrekening dan minder last minute werkzaamheden verricht hoeven worden. Correcties van controleverschillen: getracht wordt geconstateerde controleverschillen te corrigeren als dat nog mogelijk is. Uit doelmatigheidsoverwegingen worden kleine controleverschillen niet altijd gecorrigeerd als daarmee de deadline van de jaarrekening in het geding komt. Zeker dit jaar was het tijdig publiceren van de jaarrekening voor de wethouder de hoogste prioriteit, uiteraard wel met een goedkeurende verklaring. Als een te corrigeren fout op het allerlaatste moment wordt ontdekt ontbreekt het aan voldoende tijd om deze nog vóór de deadline te corrigeren.

Desalniettemin is het uitgangspunt dat gecorrigeerd wordt wat gecorrigeerd kan worden en dat getracht wordt te voorkomen dat dezelfde fout in een volgend jaar opnieuw optreedt. De wethouder wil hier ook het komend jaar op sturen. Hij zegt toe niet-gecorrigeerde controleverschillen van een toelichting te voorzien. Stand van zaken toezeggingen: de wethouder zegt toe de Rekeningencommissie schriftelijk te informeren over de actuele stand van zaken met betrekking tot de toezeggingen die in het voorgaande jaarrekeningonderzoek zijn gedaan.

Pagina 9 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

2.

Rekeningencommissie

Frauderisicoanalyse

In het onderzoek naar de jaarrekening 2020 heeft de wethouder toegezegd te zullen rapporteren over de frauderisicoanalyse. Externe expertise is hiervoor ingehuurd. Tijdens een presentatie op 22 december 2021 (RIS311263) is de Rekeningencommissie op de hoogte gesteld van de actuele stand van zaken. De Rekeningencommissie heeft op 7 juni 2022 een brief van het college over de frauderisicoanalyse ontvangen (RIS312416) en zal deze na de zomer agenderen. 3.

Herstelplan Algemene Reserve

In de begroting 2021 zijn maatregelen voorgesteld om de algemene reserve aan te vullen naar de beoogde € 101 miljoen. In de jaarstukken is dit minder goed zichtbaar, anders dan dat het saldo van de algemene reserve ten opzichte van voorgaand jaar is toegenomen van € 25 miljoen naar € 50 miljoen. In de begroting van 2022 en 2023 is zichtbaar hoe het saldo zich verder ontwikkelt. Verder wordt in het raadsvoorstel voor de bestemming van het resultaat over 2021 aangegeven met welk bedrag de algemene reserve verder wordt aangevuld. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de inhoud van het herstelplan en de uitvoering daarvan in 2021: welke concrete maatregelen zijn uitgevoerd met het oog op herstel van de algemene reserve en wat is de actuele stand van zaken? De commissie vraagt de wethouder tevens deze informatie explicieter in de verantwoording op te nemen. De wethouder Financiën & Stadsontwikkeling(FS): De Algemene reserve wordt aangevuld door de verkoop van niet-strategisch gemeentelijk vastgoed. Daarvoor is een lijst opgesteld met vastgoed dat geen beleidsmatig doel dient. In 2021 is per saldo € 4,6 miljoen toegevoegd aan de Algemene reserve vanuit verkoopopbrengsten. In de begroting 2021 was hiervoor € 5 miljoen geraamd. Voor de komende vier jaar resteert nog een te behalen verkoopresultaat van € 23,8 miljoen.

Daarnaast heeft de raad een motie aangenomen waarin is gevraagd 10% van het netto resultaat op de programma’s toe te voegen aan de algemene reserve. De motie is door het college uitgevoerd, waardoor het afgelopen jaar nog eens € 1,7 miljoen is toegevoegd aan de Algemene reserve. De wethouder zegt toe het groeipad van de Algemene reserve explicieter te maken in de Programmarekening, voor zover dit mogelijk is. Veel onderdelen worden pas bij de resultaatbestemming verrekend met de Algemene Reserve en hierop kan niet worden vooruitgelopen in de Programmarekening.

4.

Herzieningsmomenten prospectie grondexploitaties

De prospecties voor grondexploitaties worden in ieder geval per 31 december herzien, mede ten behoeve van de bepaling van het weerstandsvermogen. Gezien de recente snelle prijsstijgingen wil de Rekeningencommissie door wethouder worden geïnformeerd over andere momenten waarop de prospecties van grondexploitaties worden herzien. De wethouder FS: De wethouder bevestigt dat de prospecties voor grondexploitaties ieder jaar per 31 december worden geactualiseerd. Daarnaast worden deze ook geactualiseerd bij het opstellen van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG). Deze prognose maakt onderdeel uit van de Pagina 10 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

besluitvorming over de begroting. Nagegaan wordt wat de peildatum is van de actualisatie van de prospecties in de MPG (noot van het secretariaat: in de MPG wordt de stand per 30 april vermeld. De MPG wordt als onderdeel van de programmabegroting naar de raad gestuurd, conform de verordening Beheersregels Grondexploitaties, artikel 11). Gevolgen van de snelle prijsstijgingen zijn met name beleidsmatig van aard. Aannemers zijn terughoudend in het afsluiten van contracten vanwege onzekerheden over grondprijzen. Hierdoor kunnen projecten vertragen. De wethouder zegt toe schriftelijk toe te lichten wat de gevolgen van de snelle prijsstijgingen zijn voor de gehele begroting in de komende jaren.

5.

Openstaande subsidieverstrekkingen

In het subsidieregister is te zien dat er nog subsidies uit de jaren 2016,2017 en 2018 openstaan. Een toets op de tijdigheid van eindafrekeningen van in het subsidieregister opgenomen subsidies maakt geen deel uit van de accountantscontrole. Wel wordt jaarlijks een steekproef uitgevoerd op de daadwerkelijke vaststellingen van subsidies in dat jaar, waarbij wordt gekeken of voldaan is aan vaststellingsvereisten uit de algemene subsidieverordening dan wel specifieke subsidieregeling. De Rekeningencommissie wil weten in hoeverre door de gemeente een interne toets plaatsvindt op langdurig openstaande subsidieverstrekkingen. De wethouder FS: De wethouder bevestigt dat een interne toets plaatsvindt op subsidies uit eerdere jaren die nog openstaan. Door de gemeente is een nieuw subsidiesysteem in gebruik genomen met een signaleringsfunctie waarmee deze controle vereenvoudigd wordt. Subsidies uit 2017 en 2018 die nog openstaan betreffen subsidies waarvan de activiteiten nog niet volledig zijn afgerond of waarover nog geen verantwoording is ontvangen omdat tegenover de subsidies een handeling staat die meerjarig van aard is. Zo staat nog een subsidie uit 2016 open voor Kansen voor West. Deze subsidierelatie loopt nog door en wordt naar verwachting verantwoord in 2022. Het komt ook voor dat nog een accountantsverklaring ontbreekt bij een ontvangen verantwoording.

Ook is het mogelijk dat een subsidiënt inmiddels failliet is gegaan. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder actief te blijven sturen op openstaande subsidies en ook in geval van faillissement van een subsidiënt de subsidie zo snel mogelijk af te sluiten.

6.

Rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2022

Tot nu toe informeerde de gemeenteaccountant de raad over de juistheid, volledigheid én rechtmatigheid van de verantwoording. Het college is per 2023 echter zelf verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Concreet betekent dit dat vanaf 2023 het college moet aantonen dat de budgetten rechtmatig besteed worden door middel van een rechtmatigheidsverantwoording die onderdeel wordt van de jaarrekening. In de bedrijfsvoeringsparagraaf licht het college de afwijkingen, oorzaken en maatregelen toe.

Pagina 11 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

Tolerantiepercentage Volgens een door de commissie BBV voorgeschreven format moet het college straks in de jaarrekening aangeven welke beheershandelingen onrechtmatig waren of van welke beheershandelingen niet zeker is of deze rechtmatig waren. De verantwoordingsgrens kan door de raad worden bepaald tussen 0% en 3% van het totaal aan lasten inclusief de mutaties in de reserves. De huidige goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole is 1%. Een hoger tolerantiepercentage betekent voor een grote gemeente als Den Haag dat zelfs over rechtmatigheidsfouten van substantiële omvang niet gerapporteerd zou hoeven worden. De Rekeningencommissie vraagt het college daarom om in de jaarrekening te rapporteren over rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden indien deze meer bedragen dan 1% van de totale lasten (inclusief de mutaties in de reserves). In de paragraaf Bedrijfsvoering wil de commissie per programma worden geïnformeerd over significante bevindingen vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de programmalasten, zodat de raad hierin meer gedetailleerd wordt geïnformeerd over de beheersing van de rechtmatigheid en de verbetervoorstellen hiervoor. Nog te nemen stappen De verordening financieel beheer en beleid 2019 dient te worden aangepast op de nieuwe regelgeving.

Er zijn nog verschillende stappen te nemen in aanloop naar de nieuwe situatie waarin het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid. ▪ de controleverordening moet op de door te voeren wijzigingen worden aangepast; ▪ ook het normenkader voor rechtmatigheid kan mogelijk worden opgeschoond; ▪ de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording wordt geborgd in de organisatie en in de planning & control-processen; ▪ De Rekeningencommissie wil nadere afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen: is er ruimte om gemotiveerd af te wijken van de regels, bijvoorbeeld bij aanbestedingen? En zo ja, wat zijn daarvoor de voorwaarden en marges? De Rekeningencommissie vraagt de wethouder de voortgang van de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording toe te lichten en dit jaar nadere voorstellen met betrekking tot bovenstaande punten aan de Rekeningencommissie voor te leggen. De wethouder FS: De wethouder laat weten dat kort voor de vergadering bekend is geworden dat de Eerste Kamer de wetswijziging een jaar wil uitstellen. De wethouder heeft kennisgenomen van de wens van de commissie om als verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden een percentage van 1% aan te houden en houdt het verzoek van de commissie in beraad.

Op dit moment worden voorbereidingen getroffen om de verordeningen aan te passen op de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De aangepaste verordeningen worden naar verwachting in oktober 2022 naar de raad gestuurd, zodat deze in november kunnen worden vastgesteld. In de jaarrekening zelf wordt bij programma’s waar de lasten de begroting hebben overschreden toegelicht of sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.

Pagina 12 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

De wethouder zegt toe dit jaar de benodigde aanpassingen in de verordeningen te doen en te kijken naar de mogelijkheid om de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 bij wijze van proef te doen.

C. Ingekomen stukken De Rekeningencommissie heeft via de Accountantsdienst een emailbericht van de fractie Hart voor Den Haag ontvangen, waarin de behoefte kenbaar wordt gemaakt aan een inventarisatie van grote projecten waarmee overschrijdingen ten opzichte van de begroting gedurende de afgelopen vier jaar inzichtelijk worden gemaakt. In overleg met de afzender is dit emailbericht doorgeleid naar de Rekeningencommissie. Een dergelijke vraag vanuit een raadsfractie naar onderzoek door de Accountantsdienst betreft een novum. Dit jaar vindt een reorganisatie plaats om de Accountantsdienst te positioneren als onderdeel van de raadsorganisatie. Daarmee wordt de Rekeningencommissie verantwoordelijk voor het beroep op de capaciteit van de Accountantsdienst. Daarvoor bestaan nog geen procedures. De voorzitter stelt voor om de projectleider voor de reorganisatie te vragen de benodigde procedures uit te (laten) werken. Aangezien de voor de inventarisatie aan te leveren informatie vanuit het college moet komen, wil de Rekeningencommissie het college vragen een inventarisatie te maken van grote projecten gedurende de afgelopen vier jaar en daarbij inzichtelijk te maken hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van deze projecten, voorzien van een heldere toelichting op budgetoverschrijdingen.

Het daartoe te formuleren verzoek aan het college wordt met de initiatiefnemer nader afgestemd, onder meer voor wat betreft de vraag welke projecten in de inventarisatie moeten worden betrokken, waarna het aan de leden van de Rekeningencommissie wordt voorgelegd. De Accountantsdienst wordt gevraagd deze inventarisatie vervolgens te onderzoeken en over de beheersing van deze grote projecten te rapporteren aan de raad.

D. Verslag van de vergadering van 1 juni 2022 Naast het verslag van het openbare deel van Rekeningencommissievergadering van 1 juni 2022 (RIS312421) is een geheim verslag gemaakt van het besloten gedeelte over de nieuwe GRIP-rapportage (RIS312422). Tijdens het besloten deel is niet geciteerd uit de geheime (papieren) bijlage van de ontvangen brief (RIS311907) en zijn geen zaken besproken waarvoor een geheimhoudingsgrond is. De Rekeningencommissie besluit daarom het verslag over het besloten deel van de vergadering van 1 juni 2022 openbaar te maken (zonder daaraan de getoonde Powerpoint-presentatie als bijlage toe te voegen). Tijdens de behandeling van de jaarrapportage Verbonden partijen (RIS311281) is ADO als voorbeeld aangehaald (RIS312421, pag. 4). Omdat dit geen verbonden partij is zal dit voorbeeld niet in het verslag worden vermeld. Naar aanleiding van de toezegging van de wethouder EID over een update van de reorganisatie van de bedrijfsvoering die in het verslag van 1 juni 2022 (RIS312421, pag. 2) is Pagina 13 van 14

Verslag RC-vergadering 8 juni 2022

Rekeningencommissie

vermeld, is een ambtelijke werkbespreking met de directeur van de dienst Bedrijfsvoering geagendeerd na de zomer. Het verslag van de vergadering van 1 juni 2022 wordt na aanpassing overeenkomstig het voorgaande vastgesteld.

E. Termijnplanning Besloten wordt de geplande vergadering van 22 juni 2022 te annuleren vanwege mogelijke samenloop met de behandeling van de jaarrekening in de vakcommissies op 22 en 23 juni. De Rekeningencommissie wil na de zomer een benen-op-tafel-sessie organiseren om van gedachten te wisselen over de focus voor de komende raadsperiode en wil ook oudvoorzitters van de Rekeningencommissie voor een bijeenkomst uitnodigen. Aansluitend wordt een informele evaluatie gepland.

F. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 16:55 uur.

Pagina 14 van 14