RIS312421 RC-verslag 1 juni 2022

Rekeningencommissie RIS 312421

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 1 juni 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema; bij agendapunt D: de heer R. Borchert; bij E: de heer M. Kniestedt; secretaris RC: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad, T. de Boer, M. Etalle (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter heropent de vergadering van de Rekeningencommissie om 19:45 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 25 mei 2022 De aan wethouders voor te leggen vragen worden doorgenomen aan de hand van de bevindingen die in het verslag van 25 mei 2022 zijn opgenomen. Aan de bevindingen wordt toegevoegd dat de Rekeningencommissie wil weten welk deel van de afzonderlijke Enecoreserves niet meer vrij besteedbaar is vanwege reeds genomen bestuurlijke besluiten en daaruit volgende aangegane verplichtingen met derden. Het college wordt gevraagd hiertoe per reserve een overzicht te verstrekken (punt voor het RC-rapport). Het verslag van de vergadering van 25 mei 2022 (RIS312374) wordt na aanpassingen overeenkomstig het besprokene vastgesteld.

C. Jaarrekening 2021 en accountantsrapport (E.1 t/m E.2) In het kader van het onderzoek naar de jaarrekening 2021 (RIS312006) heeft de Rekeningencommissie van de gemeenteaccountant enkele overzichten ontvangen in aanvulling op het accountantsverslag (RIS312200).

C.1.

Terugblik op toezeggingen jaarrekening 2020

Naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2020 zijn vorig jaar door het college enkele toezeggingen gedaan (RC/2022.27). Voorts zijn de vragen die door de commissie in het Rekeningencommissierapport 2020 (RIS309487) zijn gesteld door het college per brief

Verslag RC-vergadering 1 juni 2022

Rekeningencommissie

beantwoord (RIS310555). Over de voortgang hiervan is een nader bericht opgenomen in het verslag van de Rekeningencommissievergadering van 22 december 2021 (RIS311263, bijlage 1). Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2020: naar aanleiding van het jaarrekeningonderzoek 2020 zijn door het college mondelinge toezeggingen gedaan ten aanzien van de verbetering van de interne beheersing (RC/2022.27). Tevens is in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport aangegeven dat verschillende verbeterpunten nog onderhanden zijn (RIS310555). De status van enkele daarvan is daarna nog nader toegelicht (bijlage RIS311263). De Rekeningencommissie wil schriftelijk worden geïnformeerd over de actuele stand van zaken van de verbeterpunten die eind 2021 nog onderhanden waren (vraag aan de wethouder Financiën). ▪ Voortgang reorganisatie bedrijfsvoering: de wethouder EID heeft toegezegd de Rekeningencommissie te informeren over de voortgang in de nieuw te vormen dienst Bedrijfsvoering en het tijdpad daarvoor. De topstructuur en de plaatsing van de medewerkers binnen de nieuwe dienst zou per 1 april 2022 zijn afgerond.

De Rekeningencommissie wil door de wethouder of de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering nader worden geïnformeerd over de voortgang van de reorganisatie (zie RIS310555, pag. 7); (punt voor het RC-rapport).

C.2.

Openstaande punten voorgaande vergaderingen

Van de gemeenteaccountant zijn overzichten ontvangen van respectievelijk de adviezen naar aanleiding van bevindingen in het accountantsverslag 2021 (GAD/2022/58) en van de controleverschillen, verbijzonderd naar dienst (GAD/2022.54). Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Vastlegging strategie en doelen gemeente betreffende ‘ESG’: bij punt 59 (GAD/2022/58) wordt geadviseerd een plan op te stellen waarin ESG (environmental, social & governance) wordt verankerd in de strategie en doelen van de gemeente. De Rekeningencommissie wil de adviezen 59 en 60 pas overnemen zodra zeker is dat dit op afzienbare termijn een wettelijke verplichting wordt. ▪ Rapporteringstolerantie accountantscontrole: de Rekeningencommissie wil van de accountant een nadere onderbouwing ontvangen van het advies om de huidige rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole van € 100.000 (niet te verwarren met het grensbedrag voor toelichtingen en afwijkingen in de programmarekening van € 500.000, waarover in de vergadering van 25 mei 2022 eveneens een nadere toelichting is gevraagd, zie advies 1/e) te verhogen en neemt advies 61 en 1/e in afwachting daarvan niet over in het komende Rekeningencommissierapport (punt voor het RC-rapport).

▪ Correcties van controleverschillen: de gemeenteaccountant heeft in het accountantsverslag (RIS312200) op pagina 41 t/m 45 een overzicht opgenomen van zowel gecorrigeerde als ongecorrigeerde controleverschillen betreffende de jaarrekening 2021. De Rekeningencommissie wil weten wanneer en waarom het college besluit om controleverschillen die gecorrigeerd kunnen worden, niet te corrigeren in de jaarrekening Pagina 2 van 6

Verslag RC-vergadering 1 juni 2022

Rekeningencommissie

en om een nadere duiding te geven van deze controleverschillen, bijvoorbeeld de invloed van eerdere verslagjaren, de aard van de bevindingen en mogelijke aandachtspunten per dienst (vraag aan de wethouder Financiën).

C.3.

Vooruitblik op Rekeningencommissierapport en bevraging wethouders 8 juni 2022

De Rekeningencommissie besluit om voor de volgende vergadering uit te nodigen de wethouder Duurzaamheid, Milieu & Energietransitie (EID), mevrouw Van Tongeren, over rechtmatigheidsbevindingen rond Europese aanbestedingen, de wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening (EID), mevrouw Bruines, over IT en cybersecurity en de wethouder Financiën, de heer Mulder, over onder meer het financieel beheer. De Rekeningencommissie stuurt elke uit te nodigen wethouder een brief met de te bespreken onderwerpen (RIS312404, RIS312405 en RIS312406). Het voortouw in de bevraging van deze wethouders zal worden genomen door respectievelijk de heer Partiman, de heer Guernaoui en de voorzitter. Na elke bevraging kunnen aanvullende vragen worden gesteld door overige leden van de Rekeningencommissie. In de week volgend op de vergadering van 8 juni wordt van de bevindingen van de Rekeningencommissie uit voorgaande vergaderingen en de toezeggingen van wethouders verslag gedaan in een conceptrapport aan de raad. De Rekeningencommissie streeft ernaar haar rapport uit te brengen vóór de behandeling van de jaarrekening in de vakcommissies op 22 en 23 juni 2022. In dit jaarlijkse Rekeningencommissierapport worden ook vragen en opmerkingen aan het college opgenomen over onderwerpen die na het uitbrengen van het vorige rapport door de Rekeningencommissie zijn behandeld.

Het college wordt gevraagd vóór de vaststelling van de jaarrekening een schriftelijke reactie te geven op de vragen of opmerkingen in het rapport. De vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad vindt plaats in de raadsvergadering van 7 juli 2022. De voorzitter van de Rekeningencommissie geeft daarbij een korte toelichting op het jaarrekeningonderzoek.

D. Jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 De Rekeningencommissie heeft op 28 januari 2022 een rapportage over verbonden partijen ontvangen over de jaren 2019 en 2020 (RIS311281). De titel vermeldt overigens ten onrechte de jaren 2020 en 2021. De rapportage wordt toegelicht door Rabbe Borchert, hoofd treasury en verbonden partijen. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De jaarrapportage verbonden partijen geeft extra informatie over verbonden partijen in aanvulling op de informatie uit de planning & controlcyclus. In de rapportage wordt niet alleen ingegaan op de financiële informatie, maar ook op relevante ontwikkelingen binnen verbonden partijen, de governance en de duurzaamheidsdoelstellingen. Normaalgesproken wordt bij elke jaarrapportage een deel van de verbonden partijen geëvalueerd. Omdat dit jaar ook het beleidskader voor verbonden partijen is herijkt, worden later dit jaar alle verbonden Pagina 3 van 6

Verslag RC-vergadering 1 juni 2022

Rekeningencommissie

partijen geëvalueerd aan de hand van het nieuwe beleidskader. In het beleidskader is daartoe een toetsingskader opgenomen. Uit de jaarrapportage blijkt dat alle verbonden partijen voldoende financiële buffer hebben om tegenslagen op te vangen, ondanks de coronapandemie. Veel van de verbonden partijen hebben mede vanwege de pandemie een moeilijke periode doorgemaakt. Het totaal aantal verbonden partijen is gedaald: er zijn geen nieuwe bijgekomen en vier van de verbonden partijen worden beëindigd. Steeds meer verbonden partijen publiceren hun jaarverslag op de eigen website. Ook HMS heeft toegezegd om na vaststelling van de jaarrekening over 2021 het jaarverslag te publiceren. Voorts is een verschuiving in de man/vrouw-verhouding in de besturen van verbonden partijen te zien. Nieuw is dat met ingang van deze rapportage de raad ook wordt geïnformeerd over duurzaamheidsontwikkelingen ten aanzien van verbonden partijen. De bedoeling is dat de jaarrapportage voortaan aan het eind van het jaar volgend op het verslagjaar naar de raad wordt gestuurd. In het vierde kwartaal van 2022 worden evaluaties van alle verbonden partijen naar de raad gestuurd. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsdienst gevraagd te onderzoeken of en hoe de rol van de raad bij oprichting en afstoting van verbonden partijen kan worden vergroot.

De uitkomsten van dit onderzoek zullen tegelijk met de evaluatie worden gepresenteerd.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verbeteringen jaarrapportage: de nu voorliggende jaarrapportage is op enkele aspecten uitgebreid en verbeterd, hetgeen wordt gewaardeerd door de Rekeningencommissie. De bruikbaarheid van het document kan verder worden verbeterd door bij verwijzingen naar het raadsinformatiesysteem (RIS) het desbetreffende RISnummer te vermelden en door de vermelde RIS-nummers doorklikbaar te maken. ▪ Verschil tussen jaarrapportage en evaluatie: op basis van het toetsingskader in het nieuwe beleidskader wordt van elke verbonden partij beoordeeld in hoeverre door deelname in de verbonden partij wordt bijgedragen aan het publieke belang van de gemeente Den Haag. De rapportage over deze evaluaties wordt in het vierde kwartaal van 2022 naar de raad gestuurd. ▪ Behandeling evaluatie in raadscommissies: de jaarrapportage en de evaluatie worden in zowel de Rekeningencommissie als de commissie Bestuur geagendeerd. De Rekeningencommissie richt zich vooral op de beheersing van verbonden partijen en de informatievoorziening daarover, zoals de jaarrapportage en de te ontvangen evaluatie. In de commissie Bestuur wordt onder meer de beleidsmatige afweging over deelname in een verbonden partij beoordeeld.

▪ Stoplichtrapportage over verbonden partijen: de jaarrapportage geeft nuttige informatie over de Haagse verbonden partijen, maar in de huidige vorm is niet altijd vlot inzichtelijk in hoeverre een verbonden partij bijzondere bestuurlijke aandacht behoeft. De Rekeningencommissie heeft behoefte aan een signaleringssysteem dat de aandacht vestigt op eventuele dilemma’s of substantiële vraagstukken met betrekking tot de governance van een verbonden partij of de omgeving waarin deze opereert, zoals bijvoorbeeld in het geval van United Fish Auctions (UFA). De commissie vraagt het Pagina 4 van 6

Verslag RC-vergadering 1 juni 2022

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

college om bij de evaluatie, naar analogie van de ‘stoplichtrapportage’ in de verantwoording over grote projecten (GRIP-rapportage), voor elke verbonden partij te duiden of sprake is van bijzondere bestuurlijke aandacht dan wel of extra aandacht nodig zou zijn. Noodzaak verbonden partij: de Rekeningencommissie vraagt het college om bij de evaluatie voor elke afzonderlijke verbonden partij expliciet te beoordelen of deelname in een verbonden partij noodzakelijk is om het beoogde publieke belang te dienen en daarbij mogelijke alternatieven in overweging te nemen. Publicatie jaarrekeningen verbonden partijen: enkele verbonden partijen publiceren geen jaarrekening op de eigen website. Een voorbeeld daarvan is Haagse Milieuservices (HMS), waarvan de gemeente Den Haag 100% eigenaar is. In een reactie op eerdere vragen hierover van de Rekeningencommissie naar aanleiding van de vorige jaarrapportage is door het college verwezen naar de Kamer van Koophandel waar elke onderneming haar jaarrekening moet deponeren. Tevens heeft het college toegezegd de desbetreffende verbonden partijen te verzoeken om alsnog hun jaarrekening te publiceren. Desondanks is dit voor het verslagjaar 2021 nog niet gebeurd. De Rekeningencommissie benadrukt dat de controlerende taak van de raad wordt gehinderd indien een jaarrekening van een dochteronderneming van de gemeente Den Haag niet openbaar is.

Ook van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Haaglanden is op de eigen website geen jaarrekening te vinden. De Rekeningencommissie wil bij de volgende jaarrapportage verbonden partijen kunnen beschikken over alle jaarrekeningen van verbonden partijen. Toepassing van de WNT-norm bij verbonden partijen: in het beleidskader is opgenomen dat het college ernaar streeft dat Haagse verbonden partijen voldoen aan de WNT. Afhankelijk van het deelnamepercentage is dit niet altijd afdwingbaar door het college. Van sommige verbonden partijen wordt aangegeven dat zij niet onder de Wet normering topinkomens (WNT) vallen. Daarbij is tevens vermeld dat de bezoldiging van bestuurders de WNT-norm overschrijdt, maar dit wordt verder niet gekwantificeerd. De Rekeningencommissie wil weten waarom verbonden partijen als BNG en HTM niet onder de WNT vallen en waarom de bezoldigingen van de bestuurders niet in de jaarrapportage worden gekwantificeerd. Publicatietermijn jaarrekeningen gemeenschappelijke regelingen: de jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling dient uiterlijk 15 april van het daaropvolgende jaar te worden gepubliceerd. De Rekeningencommissie wil dat in de volgende jaarrapportage bij elke gemeenschappelijke regeling vermeld of de jaarrekening op tijd gepubliceerd is.

Jaarrapportage 2021: de volgende jaarrapportage verbonden partijen over het boekjaar 2021 zal in november 2022 naar de raad worden gestuurd.

E. GRIP-rapportage Q3 2021 Achter gesloten deuren wordt een ambtelijke toelichting gegeven op het nieuwe format van de GRIP-rapportage (RIS311907).

Pagina 5 van 6

Verslag RC-vergadering 1 juni 2022

Rekeningencommissie

F. Termijnplanning Naar aanleiding van de concepttermijnplanning (RC/2022.28) wordt in overweging genomen of een extra vergadering in het tweede halfjaar van 2022 wenselijk en haalbaar is. Hierop wordt in een volgende vergadering teruggekomen.

G. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 21:35 uur.

Pagina 6 van 6