RIS312416 Bijlage
Tekst van het document
Laag
Onwaarschijnlijk
Hoog
Mogelijk
Hoog
Waarschijnlijk
Hoog
Onwaarschijnlijk
Laag
SZW heeft veel maatregelen getroffen rondom het Pandhuis en de kredietbank, mede naar aanleiding van de uitgevoerde deep dive.
SZW heeft een streng controleregime ingericht. En en ander valt samen met (maatregelen rondom) externe fraude. SZW is bezig met procesverbeteringen, waaronder ATB. Er zijn o.a. maximumbedragen aanwezig waardoor schadebedragen lager uitvallen. ATB biedt belangrijke beheersmaatregelen rondom dit risico. Daarnaast is er een vierogenprincipe aanwezig en mogen ingehuurde medewerkers geen aanvragen doen. Voor inkopen boven EUR 50k dient aanbesteding plaats te vinden. ATB biedt belangrijke beheersmaatregelen rondom dit risico. Daarnaast is er een vierogenprincipe aanwezig en mogen ingehuurde medewerkers geen aanvragen doen. Voor inkopen boven EUR 50k dient aanbesteding plaats te vinden.
Toezicht van de leidinggevende is aanwezig. Bij bijvoorbeeld pensioenafscheid zijn bedragen hoger, echter is het toezicht hierop verscherpt. Het type regelingen is nu beperkt.
22
Tabel 3: OCW Frauderisico's
Nr. Processtap 1 Bezittingen van gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente
Frauderisico Het risico dat gemeentelijke middelen frauduleus worden onttrokken aan de gemeente (bv. voorraden medicatie en vaccins bij GGD en ambulancediensten).
2
Inkopen/aanbestedingen
3
Inkopen/aanbestedingen
Het risico dat valse/te hoge facturen frauduleus worden ingediend, geaccordeerd en uitbetaald (bv. voor diensten, goederen of instrumenten). Het risico dat inkoop- en aanbestedingsprocedures en opdrachtverstrekking frauduleus worden beïnvloed (bv. opdrachtgunning aan bekenden, tegen te hoge prijzen, meerwerk en/of buiten de procedures om).
4
Inkopen/aanbestedingen
5
Liquide middelen
6
7
Liquide middelen
Lonen en salarissen
8
Lonen en salarissen
9
Overige opbrengsten
10 Subsidies
Het risico dat verplichtingen van de gemeente aan derden frauduleus tegen ongunstige voorwaarden worden aangegaan. Het risico dat gelden frauduleus aan de kas worden onttrokken.
Het risico dat frauduleus (te veel) gelden aan de bankrekeningen worden onttrokken (bv. door fictieve spoedbetalingen).
Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) Toelichting/door OCW getroffen maatregelen interne beheersing Kans Impact (financieel) Medium
Onwaarschijnlijk
Laag
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Laag
Toelichting conform nr. 3. Inrichting ATB zal risico verder beperken.
Mogelijk
Laag
Er is steeds minder sprake van het gebruik van een fysieke kas, dit wordt vervangen door digitaal.
Mogelijk
Medium
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag
Het risico dat frauduleuze declaraties worden ingediend (bv. niet-gemaakte kosten, privé-uitgaven of reeds gedeclareerde kosten worden gedeclareerd).
Het risico dat frauduleus (te hoge) salarissen, personele toeslagen en/of (bijzondere) beloningen in de salarisadministratie worden opgenomen/niet worden beeïndigd en worden uitbetaald. Het risico dat toegangsgelden frauduleus niet worden geïnd of verantwoord (toegangsgelden zwembaden). Het risico dat frauduleus (te hoge) subsidies worden verstrekt.
GGD/ambulancediensten passen voorraadbeheer toe. Sport heeft beperkte voorraden en voert eveneens voorraadbeheer.
Waarschijnlijk
Mogelijk
Medium
OCW steunt op de gemeentebreed ingerichte maatregelen, zoals functiescheiding en een vier-ogenprincipe. OCW heeft steeds meer aandacht voor raamovereenkomsten. Sport maakt gebruik van raamovereenkomsten voor o.a. uitzendkrachten en kunstgras. Inrichting ATB zal risico verder beperken. Specifieke toelichting: GGD: landelijke contracten bieden weinig kans. WMO/Jeugd: volumineuze stroom met sterke interne beheersingsomgeving, partijen concurreren hevig. Sport: steunen op maatregelen gemeentelijk bedrijf is mogelijk.
Een voorbeeld van een spoedbetaling kan een factuur van een deurwaarder zijn. Er zijn bestuurlijke interventies gepleegd op het uitbetalen van spoedbetalingen, dit komt steeds minder voor mede gelet op een toename in regelingen. Er geldt een vier-ogenprincipe inzake declaraties. Samenspel tussen leidinggevende en medewerker zou in veel gevallen nodig zijn- echter kan beperkte kennis en tijd rondom inhoud van een declaratie mogelijkheden bieden. Inrichting belangrijke preventieve maatregel is het vereiste dat facturen op naam van de gemeente moeten staan t.b.v. de verwerking door de crediteurenadministratie. Hier volgt een procesmatige check op de declaratie. OCW steunt op de gemeentebreed ingerichte maatregelen, zoals functiescheiding en een vier-ogenprincipe. Daarnaast bespreekt het DT eventuele afwijkingen periodiek. HR moet accorderen op basis van een ingerichte matrix. Naast toegangsgelden voor zwembaden int OCW geen toegangsgelden (sportvelden worden verhuurd). OCW hanteert subsidieregelingen met maximumbedragen en past een vier-ogenprincipe toe. OCW heeft een nieuw systeem ingericht. Er is sprake van een overgangsfase t/m 2021, vanaf 2022 is het risico (o.b.v. de huidige subsidieregelingen en ingerichte processen) kleiner geworden. Bv. boven EUR 100k is een accountantsverklaring nodig en onder dit bedrag vindt tevens dossiervorming plaats o.b.v. gedane toetsen.
23
Frauderisico's (vervolg)
Nr. Processtap 11 Toegang tot kritische gegevens
12 Toegang tot kritische gegevens 13 Voorziening verstrekking
14 Vergunningen
Frauderisico Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, gegevens over vergunningen voor piercing- en seksshops of andere gegevens relevant voor derden). Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt. Het risico dat frauduleus beschikkingen worden afgegeven (WMO).
Het risico dat frauduleus vergunningen worden verstrekt (bv. Peuterspeelzaal, kinderopvang en via GGD piercing-, tattoo- en seksshops).
Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) Toelichting/door OCW getroffen maatregelen interne beheersing Kans Impact (financieel) Onwaarschijnlijk
Laag
Het Team M&O dat fraude bij zorgaanbieders opspoort werkt (minimaal) in tweetallen. Hierdoor zou samenspanning nodig zijn om te frauderen, dit verlaagt de kans.
Mogelijk
Laag
Voor de GGD zijn acties opgezet, zoals een autorisatiebeleid op instroom, doorstroom en uitstroom. Dit is in ontwikkeling.
Onwaarschijnlijk
Laag
Er vinden checks plaats bij het afgeven van een WMO-beschikking met behulp van het vierogenprincipe en functiescheiding, o.a. vindt een controle op indicatiestelling versus beschikking plaats. Kostenbesparing is een focuspunt bij Jeugd/WMO. De deep dive bij Jeugd heeft geleid tot het ontwikkelen van een (actieve) structurele werkwijze gericht op controle op daadwerkelijke levering. Strikte AVG-regelgeving levert in sommige gevallen een knelpunt op voor structurele analyses. Er vindt een overgang plaats naar steekproeven. Daarnaast zijn er verschillende vormen van monitoring in het primaire proces en is sprake van monitoring o.b.v. sturingsinformatie waarvoor een helikopterview bestaat. Derhalve is samenspanning nodig.
Onwaarschijnlijk
Medium
OCW verleent vergunningen aan peuterspeelzaken en kinderopvang, de GGD geeft beschikkingen af. De GGD geeft tevens beschikkingen af voor piercing-, tattoo- en seksshops, eventueel grijpt de gemeente hierop in (indien nodig). Hierdoor bestaat functiescheiding.
24
Tabel 4: DSO Frauderisico's
Nr. Processtap 1 Vorderingen
2
Vorderingen
3 4
Vorderingen Taxatie (erfpacht)
5
Taxatie (grondexploitatie)
6
Grondexploitatie
7
Inkopen/aanbestedingen
8
Inkopen/aanbestedingen
9
Leges burgerzaken
10 Openbare orde en veiligheid / Handhaving
Frauderisico Het risico dat openstaande crediteurenposities frauduleus (gedeeltelijk) worden afgeboekt (bv. bij erfpachtcanon of terugvorderingen). Het risico dat facturen frauduleus op verkeerde nummers worden geboekt. Het risico dat spookfacturen frauduleus onterecht worden betaald. Het risico dat taxatierapporten frauduleus worden beïnvloed voor het bepalen van de erfpacht. Het risico dat grond frauduleus tegen een te hoge waarde wordt aangekocht. Het risico dat het verkoopproces van grond frauduleus wordt beïnvloed (bv. verkoop aan bekenden en/of tegen een te lage prijs). Het risico dat inkoop- en aanbestedingsprocedures en opdrachtverstrekking frauduleus worden beïnvloed (bv. opdrachtgunning aan bekenden tegen te hoge prijzen, meerwerk en/of buiten de procedures om). Het risico dat verplichtingen van de gemeente aan derden frauduleus tegen ongunstige voorwaarden worden aangegaan. Het risico dat leges frauduleus niet of te laag worden geïnd en/of verantwoord (bv. door het lager waarderen van bouwsommen). Het risico dat frauduleus niet op overtredingen wordt gehandhaafd en boetes niet worden opgelegd of verantwoord (bv. bij gebruik gebouwen, illegale werkzaamheden in panden of niet voldoen aan vergunningsvereisten)
Dienst stedelijke ontwikkeling (DSO) Impact Kans (financieel) Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Medium
Onwaarschijnlijk
Hoog
Onwaarschijnlijk
Medium
Toelichting/door DSO getroffen maatregelen interne beheersing
DSO heeft drie externe taxateurs en (onafhankelijk) zes-ogenprincipe
Risico beperkt bij ATB, maar dit proces is nog niet geheel ingevoerd Mogelijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag/medium
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Medium
Mandaten Extern bureau en DPZ/Belastingzaken kijken mee. Leges zijn laag Betreft Haagse pandbrigade. Opereren gebeurt in duo's, daarom zou samenspanning nodig zijn. Diverse maatregelen getroffen
25
Frauderisico's (vervolg)
Nr. Processtap 11 Subsidies
12 Subsidies 13 Subsidies 14 Toegang tot kritische gegevens
15 Toegang tot kritische gegevens 16 Vastgoed 17 Vastgoed
18 Vastgoed 19 Wonen
Frauderisico Het risico dat frauduleus (te hoge) subsidies worden verleend. Betreft woonsubsidies (energie, vve's) en subsidies ten behoeve van de economie (evenementen en vreugdevuren)) Het risico dat verleende subsidies niet of onvoldoenden subsidies worden verantwoord. Het risico dat onterecht geen terugvordering van subsidies plaatsvindt. Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, bouwkundige informatie over bv. ambassades, gegevens over nachtvergunningen, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden). Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt. Het risico dat vastgoed frauduleus tegen een te hoge waarde wordt aangekocht. Het risico dat het verkoopproces van vastgoed frauduleus wordt beïnvloed (bv. inbrengen voorkennis bij verkoop aan bekenden en/of tegen een te lage prijs op basis van voorkennis). Het risico dat huuropbrengsten frauduleus niet of te laag worden geïnd of verantwoord. Het risico dat urgentieverklaringen frauduleus worden afgegeven ten behoeve van voorrang op sociale huurwoningen.
Dienst stedelijke ontwikkeling (DSO) Impact (financieel) Kans Onwaarschijnlijk
Laag
Mogelijk
Medium
Onwaarschijnlijk/ mogelijk
Laag
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Hoog
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Laag
Toelichting/door DSO getroffen maatregelen interne beheersing
Diverse mandateringen aanwezig
26
Tabel 5: DSB Frauderisico's
Nr. Processtap 1 Bezittingen van
3
gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente Bezittingen van gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente Inkopen/aanbestedingen
4
Inkopen/aanbestedingen
5
Inkopen/aanbestedingen
2
6
7 8 9
Inkopen/aanbestedingen
Openbare orde en veiligheid / Handhaving Subsidies Toegang tot kritische gegevens
10 Toegang tot kritische gegevens 11 Vergunningen
Frauderisico Het risico dat op frauduleuze wijze gebruik wordt gemaakt van gemeentelijke middelen (bv. bedrijfsauto's, tankpassen en reisabonnementen). Het risico dat gemeentelijke middelen frauduleus worden onttrokken aan de gemeente (bv. ICT middelen, voorraden zoals stenen of verf, archeologische vondsten, voedselwaren bedrijfskantine etc.). Het risico dat valse/te hoge facturen frauduleus worden ingediend, geaccordeerd en uitbetaald (bv. voor diensten, goederen of instrumenten). Het risico dat prestatieverklaringen frauduleus worden afgegeven voor diensten of goederen die niet (volledig) zijn ontvangen. Het risico dat inkoop- en aanbestedingsprocedures en opdrachtverstrekking frauduleus worden beïnvloed (bv. opdrachtgunning aan bekenden, tegen te hoge prijzen, meerwerk en/of buiten de procedures om). Het risico dat verplichtingen van de gemeente aan derden frauduleus tegen ongunstige voorwaarden worden aangegaan.
Het risico dat frauduleus niet op overtredingen wordt gehandhaafd en boetes niet worden opgelegd of verantwoord (bv. bij gebruik gebouwen, illegale werkzaamheden in panden of niet voldoen aan vergunningsvereisten) Het risico dat frauduleus (te hoge) subsidies worden verstrekt. Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, bouwkundige informatie over bv. ambassades, gegevens over nachtvergunningen, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden). Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt. Het risico dat frauduleus vergunningen worden verstrekt.
Dienst Stadsbeheer (DSB) Impact Kans (financieel)
Toelichting/door DSB getroffen maatregelen interne beheersing *1)
Mogelijk
Laag
Waarschijnlijk
Laag
Mogelijk
Hoog
Mogelijk
Hoog
Mogelijk
Hoog
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Laag
Mogelijk
Hoog
Mogelijk
Hoog
*1)
Mogelijk
Laag
*1)
*1) Er is een voorstel gemaakt voor het GMT om het proces van Aanvraag tot betalen te herzien. Hierin is opgenomen het vereenvoudigen van het bestelproces, het verankeren van de rol van inkoop, het bepalen van de juiste inkooproute en het monitoren op het nakomen van de afspraak dat boven de € 1.000,00 altijd met een inkooporder wordt gewerkt. In het nieuwe proces zal ook de prestatiebevestiging expliciet worden gemaakt. In Oracle was het mogelijk om je mandaat te delegeren aan ongemandateerden voor factuurgoedkeuring. In samenwerking met het project Mandatering is hier een maatregel op ontwikkeld en geïmplementeerd. In Oracle is er per juli 2021 een aanpassing live gegaan waarbij het alleen nog mogelijk is om mandaten over te dragen aan gemandateerde collega’s die je vooraf hebt vastgesteld. Verder is door Deloitte in het kader van het programma Verbeteren beheerorganisatie een deepdive uitgevoerd naar het proces van Aanvraag tot Betalen en specifiek gekeken naar het stamgegevensproces. Deloitte heeft hierbij geconstateerd dat dit een zeer degelijk proces betreft waar geen verbetering benodigd is. Bij de overgang naar 1 FA heeft er een grote opschoning van het leveranciersbestand plaatsgevonden.
*1) *1) *1)
*1) DSB heeft besloten de uitgevoerde risico-inventarisatie tijdens een “tafel” met het management te bespreken. Dit kan ertoe leiden dat er nieuwe risico’s worden opgevoerd en tijdens de eerder uitgevoerde risico-inventarisatie benoemde risico’s als aan te pakken risico komen te vervallen.
27
Tabel 6: DPZ Frauderisico's
Nr. Processtap 1 Belastingen
3
Bezittingen van gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente Inkopen/aanbestedingen
4
Inkopen/aanbestedingen
2
5 6 7
Frauderisico Het risico dat belastingaanslagen frauduleus (gedeeltelijk) worden kwijtgescholden. Het risico dat op frauduleuze wijze gebruik wordt gemaakt van gemeentelijke middelen (bv. bedrijfsauto's, tankpassen en reisabonnementen).
Dienst Publiekszaken (DPZ) Impact Kans (financieel) Onwaarschijnlijk
Laag
Waarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Medium
Waarschijnlijk
Laag
Liquide middelen
Het risico dat valse/te hoge facturen frauduleus worden ingediend, geaccordeerd en uitbetaald (bv. voor diensten, goederen of instrumenten). Het risico dat inkoop- en aanbestedingsprocedures en opdrachtverstrekking frauduleus worden beïnvloed (bv. opdrachtgunning aan bekenden, tegen te hoge prijzen, meerwerk en/of buiten de procedures om). Het risico dat gelden frauduleus aan de kas worden onttrokken.
Onwaarschijnlijk
Hoog
Subsidies
Het risico dat frauduleus (te hoge) subsidies worden verstrekt.
Mogelijk
Laag
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt.
Mogelijk
Laag
Toelichting/door DPZ getroffen maatregelen interne beheersing
28
Tabel 7: BSD Frauderisico's
Nr.Processtap 1 Vorderingen
2 Inkopen/aanbestedingen
3 Inkopen/aanbestedingen 4 Lonen en salarissen
5 Lonen en salarissen
6 Toegang tot kritische gegevens
7 Toegang tot kritische gegevens 8 Bestemmingsreserve
Frauderisico Het risico dat openstaande crediteurenposities frauduleus (gedeeltelijk) worden afgeboekt (bv. bij erfpachtcanon of terugvorderingen). Het risico dat valse/te hoge facturen frauduleus worden ingediend, geaccordeerd en uitbetaald (bv. voor diensten, goederen of instrumenten). Het risico dat prestatieverklaringen frauduleus worden afgegeven voor diensten of goederen die niet (volledig) zijn ontvangen. Het risico dat frauduleuze declaraties worden ingediend (bv. nietgemaakte kosten, privé-uitgaven of reeds gedeclareerde kosten worden gedeclareerd). Het risico dat frauduleus (te hoge) salarissen, personele toeslagen en/of (bijzondere) beloningen in de salarisadministratie worden opgenomen/niet worden beeïndigd en worden uitbetaald. Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, bouwkundige informatie over bv. ambassades, gegevens over nachtvergunningen, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden). Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt. Het risico dat gelden frauduleus aan de bestemmingsreserve worden onttrokken (bv. ten behoeve van bekenden).
Bestuursdienst (BSD) Impact Kans (financieel)
Toelichting/door BSD getroffen maatregelen interne beheersing
Onwaarschijnlijk
Hoog
Onwaarschijnlijk
Hoog
Gekeken kan worden naar de rechtmatigheid van contracten.
Onwaarschijnlijk
Hoog
Gekeken kan worden naar de rechtmatigheid van contracten.
Onwaarschijnlijk
Laag
Onwaarschijnlijk
Medium
Mogelijk
Medium
Mogelijk
Hoog
Onwaarschijnlijk
Medium
29
Tabel 8: Top 10 frauderisico’s op basis van scoring voorgaande tabellen Frauderisico’s gemeentebreed top 10 Nr. Processtap Bezittingen van gemeente/eigendommen van derden in beheer gemeente 1 Inkopen/aanbestedingen
Frauderisico Het risico dat gemeentelijke middelen frauduleus worden onttrokken aan de gemeente (bv. ICT middelen, voorraden zoals stenen of verf, archeologische vondsten, voedselwaren bedrijfskantine etc.).
Bestuursdienst OCW
Het risico dat inkoop- en aanbestedingsprocedures en opdrachtverstrekking frauduleus worden beïnvloed (bv. opdrachtgunning aan bekenden, tegen te hoge prijzen, meerwerk en/of buiten de procedures om).
SZW/DSB
2 Inkopen/aanbestedingen
Het risico dat prestatieverklaringen frauduleus worden afgegeven voor diensten of goederen die niet (volledig) zijn ontvangen.
Inkopen/aanbestedingen
Het risico dat valse/te hoge facturen frauduleus worden ingediend, geaccordeerd en uitbetaald (bv. voor diensten, goederen of instrumenten).
DBV/DSB/SZW
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat (vertrouwelijke) persoonsgegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt.
SZW/DSB/BSD
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat digitale vertrouwelijke (persoons)gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt.
DBV
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat fysieke vertrouwelijke (persoons)gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, bouwkundige informatie over bv. ambassades, contractgegevens, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden).
DBV
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, bouwkundige informatie over bv. ambassades, gegevens over nachtvergunningen, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden).
DSB
Toegang tot kritische gegevens
Het risico dat vertrouwelijke gegevens frauduleus worden gebruikt of verstrekt (bv. bedrijfskritische gegevens, beleid, gegevens over handhavingsacties of andere gegevens relevant voor derden).
SZW
Vorderingen
Het risico dat openstaande crediteurenposities frauduleus (gedeeltelijk) worden afgeboekt (bv. bij erfpachtcanon of terugvorderingen).
DBV
3 4 5
DSB
6
7
8
9 10
30