RIS312406 Brief RC aan weth FS inz Jaarrekening 2021

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS312406

Wethouder Financiën & Stadsontwikkeling de heer A. Mulder

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juni 2022 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2021

Geachte heer Mulder, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2021 van de gemeente Den Haag en daarover in haar vergaderingen van 18 en 25 mei en 1 juni beraadslaagd. In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagmiddag 8 juni a.s. om 16:00 uur in de raadzaal. De Rekeningencommissie constateert dat het accountantsverslag meer positieve bevindingen bevat dan vorig jaar, waaronder ten aanzien van het beheer in het sociaal domein en complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de tot dusver gerealiseerde verbeteringen.

1.

Interne beheersing

▪

Routekaart verbetering interne beheersing: in het voorgaande jaarrekeningonderzoek heeft de Rekeningencommissie aandacht gevraagd voor de omvang van de verbeterplannen voor de interne beheersing, waaronder het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) en de vorming van één financiële administratie. Deze plannen lopen parallel aan ingrijpende reorganisaties van de bedrijfsvoering. De Rekeningencommissie vraagt het college voor de gezamenlijke verbeterplannen een routekaart te maken op basis van een prioritering van de vele verbeter- en ontwikkelinitiatieven en daarbij de te bereiken mijlpalen helder te definiëren, evenals een haalbaar tijdpad voor het bereiken daarvan. Verbetering interne beheersing en lerend vermogen van de organisatie: dit jaar moesten vaak hetzelfde soort fouten worden gecorrigeerd als vorig jaar, waardoor er tijdens de jaarrekeningcontrole extra druk op de organisatie ontstond. De Rekeningencommissie wil met de wethouder Financiën bespreken hoe kwaliteit en lerend vermogen in de beheersorganisatie kan worden verankerd. Mede in relatie tot de relatief grote omvang van ingehuurd personeel voor de verbetering van het intern beheer is het van belang te investeren in de kennis en kunde van de eigen mensen.

Reduceren van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen: vorig jaar heeft de Rekeningencommissie erop gewezen dat in de gemeentelijke administratie relatief veel werd geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Deze extracomptabele boekingen hebben inherent een verhoogd risico op fouten en fraude en vergen daarom een strikte

▪

▪

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

▪

▪

▪

functiescheiding en naleving daarvan. Vorig jaar is het college gevraagd duidelijke en eenduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen. Inmiddels is een werkinstructie opgesteld, mede bedoeld om het aantal memoriaalboekingen te beperken. Desondanks zijn ook over 2021 weer veel correcties via memoriaalboekingen uitgevoerd. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd hoe het aantal memoriaalboekingen verder kan worden gereduceerd en hoe de interne discipline en controle bij extracomptabele boekingen wordt aangescherpt. Ook ontvangt de commissie graag een toelichting op de ambities en voortgang ten aanzien van de reductie in het gebruik van tussenrekeningen. Voortzetting proefafsluitingen: de Rekeningencommissie is blij dat het college de aanbeveling over het uitvoeren van een proefafsluiting heeft overgenomen. De commissie verneemt graag of het college voornemens is dit te continueren en welke inzichten de eerste proefafsluiting hebben opgeleverd. De Rekeningencommissie vraagt het college daarbij mee te wegen dat een dergelijke proefafsluiting ook zou kunnen bijdragen aan het verminderen van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen.

Correcties van controleverschillen: de gemeenteaccountant heeft in het accountantsverslag (RIS312200) op pagina 41 t/m 45 een overzicht opgenomen van zowel gecorrigeerde als ongecorrigeerde controleverschillen betreffende de jaarrekening 2021. De Rekeningencommissie vraagt u toe te lichten wanneer en waarom het college besluit om controleverschillen die gecorrigeerd kunnen worden niet te corrigeren in de jaarrekening en om een nadere duiding te geven van deze controleverschillen, bijvoorbeeld de invloed van eerdere verslagjaren, de aard van de bevindingen en mogelijke aandachtspunten per dienst. Stand van zaken toezeggingen: naar aanleiding van het jaarrekeningonderzoek 2020 zijn door het college mondelinge toezeggingen gedaan ten aanzien van de verbetering van de interne beheersing (RC/2022.27). Tevens is in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport aangegeven dat verschillende verbeterpunten nog onderhanden zijn (RIS310555). De status van enkele daarvan is daarna nog nader toegelicht (bijlage RIS311263). De Rekeningencommissie wil schriftelijk worden geïnformeerd over de actuele stand van zaken van de verbeterpunten die eind 2021 nog onderhanden waren.

2. Frauderisicoanalyse In het onderzoek naar de jaarrekening 2020 heeft de wethouder toegezegd te zullen rapporteren over de frauderisicoanalyse. Tijdens een presentatie op 22 december 2021 (RIS311263) is de Rekeningencommissie geïnformeerd dat het niet is gelukt dit af te ronden. Externe expertise is hiervoor ingehuurd. De Rekeningencommissie is in afwachting van de uitkomsten hiervan en vraagt u hierover te rapporteren, zodat de frauderisicoanalyse kan worden geagendeerd.

3. Herstelplan Algemene reserve In de begroting 2021 zijn maatregelen voorgesteld om de algemene reserve aan te vullen naar de beoogde € 101 miljoen. In de jaarstukken is dit minder goed zichtbaar, anders dan dat het saldo van de algemene reserve ten opzichte van voorgaand jaar is toegenomen van € 25 miljoen naar € 50 miljoen. In de begroting van 2022 en 2023 is zichtbaar hoe het saldo zich verder ontwikkelt. Verder wordt in het raadsvoorstel voor de bestemming van het resultaat over 2021 aangegeven met welk bedrag de algemene reserve verder wordt aangevuld. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de inhoud van het herstelplan en de uitvoering daarvan in 2021: welke concrete maatregelen zijn uitgevoerd met het oog op herstel van de algemene reserve en wat is de actuele stand van zaken? De commissie vraagt u ook deze informatie explicieter in de verantwoording op te nemen.

2/4

Gemeente Den Haag

4. Herzieningsmomenten van prospecties grondexploitaties De prospecties voor grondexploitaties worden in ieder geval per 31 december herzien, mede ten behoeve van de bepaling van het weerstandsvermogen. Gezien de recente snelle prijsstijgingen wil de Rekeningencommissie door u worden geïnformeerd over andere momenten waarop de prospecties van grondexploitaties worden herzien.

5. Openstaande subsidieverstrekkingen In het subsidieregister is te zien dat er nog subsidies uit de jaren 2016,2017 en 2018 openstaan. Een toets op de tijdigheid van eindafrekeningen van in het subsidieregister opgenomen subsidies maakt geen deel uit van de accountantscontrole. Wel wordt jaarlijks een steekproef uitgevoerd op de daadwerkelijke vaststellingen van subsidies in dat jaar, waarbij wordt gekeken of voldaan is aan vaststellingsvereisten uit de algemene subsidieverordening dan wel specifieke subsidieregeling. De Rekeningencommissie wil weten in hoeverre door de gemeente een interne toets plaatsvindt op langdurig openstaande subsidieverstrekkingen.

6. Rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2022 Tot nu toe informeerde de gemeenteaccountant de raad over de juistheid, volledigheid én rechtmatigheid van de verantwoording. Het college is per 2022 echter zelf verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Concreet betekent dit dat vanaf 2022 het college moet aantonen dat de budgetten rechtmatig besteed worden door middel van een rechtmatigheidsverantwoording die onderdeel wordt van de jaarrekening. In de bedrijfsvoeringsparagraaf licht het college de afwijkingen, oorzaken en maatregelen toe. Tolerantiepercentage Volgens een door de commissie BBV voorgeschreven format moet het college straks in de jaarrekening aangeven welke beheershandelingen onrechtmatig waren of van welke beheershandelingen niet zeker is of deze rechtmatig waren. De verantwoordingsgrens kan door de raad worden bepaald tussen 0% en 3% van het totaal aan lasten inclusief de mutaties in de reserves. De huidige goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole is 1%. Een hoger tolerantiepercentage betekent voor een grote gemeente als Den Haag dat zelfs over rechtmatigheidsfouten van substantiële omvang niet gerapporteerd zou hoeven worden.

De Rekeningencommissie vraagt u daarom om in de jaarrekening te rapporteren over rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden indien deze meer bedragen dan 1% van de totale lasten (inclusief de mutaties in de reserves). In de paragraaf Bedrijfsvoering wil de commissie per programma worden geïnformeerd over significante bevindingen vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de programmalasten, zodat de raad hierin meer gedetailleerd wordt geïnformeerd over de beheersing van de rechtmatigheid en de verbetervoorstellen hiervoor. Nog te nemen stappen De verordening financieel beheer en beleid 2019 dient te worden aangepast op de nieuwe regelgeving. Er zijn nog verschillende stappen te nemen in aanloop naar de nieuwe situatie waarin het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid. ▪ de controleverordening moet op de door te voeren wijzigingen worden aangepast; ▪ ook het normenkader voor rechtmatigheid kan mogelijk worden opgeschoond;

3/4

Gemeente Den Haag

de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording wordt geborgd in de organisatie en in de planning & controlprocessen; ▪ De Rekeningencommissie wil nadere afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen: is er ruimte om gemotiveerd af te wijken van de regels, bijvoorbeeld bij aanbestedingen? En zo ja, wat zijn daarvoor de voorwaarden en marges? De Rekeningencommissie vraagt u de voortgang van de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording toe te lichten en dit jaar nadere voorstellen met betrekking tot bovenstaande punten aan de Rekeningencommissie voor te leggen. ▪

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2021. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

4/4