RIS312404 Brief RC aan weth DME inz Jaarrekening 2021

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS312404

Wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie mevrouw L. van Tongeren

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juni 2022 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2021

Geachte mevrouw Van Tongeren, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2021 van de gemeente Den Haag en daarover in haar vergaderingen van 18 en 25 mei en 1 juni beraadslaagd. In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaand onderwerp met u als systeemverantwoordelijke bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagmiddag 8 juni a.s. om 15:00 uur in de raadzaal.

Inkoop en aanbestedingen ▪

▪

▪

Facultatieve consultatie van de centrale inkoopafdeling: in de huidige spelregels ligt de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor inkopen bij de verschillende diensten binnen de gemeente. Het is nu voor diensten niet verplicht om de centrale inkoopafdeling te consulteren bij een inkoop, ook niet als deze aanbestedingsplichtig is. Dit betekent ook dat een dienst kan inkopen zonder gebruik te maken van een bestaande mantelovereenkomst, of voorwaarden accepteert die niet in lijn zijn met de gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Omdat diensten niet verplicht gebruik hoeven te maken van de centrale inkoopafdeling, zijn ze soms zelfs niet eens op de hoogte van het bestaan van een mantelovereenkomst die van toepassing is op een voorgenomen inkoop. De Rekeningencommissie plaatst vraagtekens bij de wenselijkheid van deze spelregels en vraagt u toe te lichten waarom niet wordt gekozen voor een centrale inkoopfunctie met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Naleving interne richtlijnen voor inkoop: evenals voorgaande jaren is ook dit jaar door de accountant geconstateerd dat niet bij elke inkoop boven de € 1000 wordt gehandeld conform de interne richtlijnen die voorschrijven dat een inkooporder moet worden aangemaakt.

De Rekeningencommissie dringt er bij het college op aan werk te maken van een strikte naleving van de interne richtlijnen binnen de gehele organisatie en vraagt u toe te lichten hoe dit wordt vormgegeven. Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed: voor coronagerelateerde inkopen bestaat een uitzonderingsmogelijkheid op de aanbestedingsplicht in het geval van dwingende spoed. Dit argument is echter beperkt houdbaar. De accountant constateert dat soms onvoldoende wordt gemotiveerd en vastgelegd waarom gebruik wordt gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende spoed in de aanbestedingswet. De beoordeling of terecht gebruik is gemaakt van de uitzonderlingsgrond hangt voornamelijk af van de onderbouwing ervan, inclusief een juridisch

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

▪

advies. In 2020 kon dwingende spoed tamelijk eenvoudig aannemelijk worden gemaakt. Voor inkopen in 2021 waren sommige van de omstandigheden inmiddels te voorzien, waardoor soms wel redelijkerwijs een aanbestedingsprocedure gestart had kunnen worden, desnoods met een verkorte aanbestedingstermijn. De Rekeningencommissie vraagt u ervoor te zorgen dat een beroep op een dergelijke uitzonderingsgrond deugdelijk wordt onderbouwd en vastgelegd. Overschrijding van de opdrachtwaarde: ondanks de wettelijke verplichting daartoe blijkt dat bij Europese aanbestedingen niet altijd de maximale waarde en of hoeveelheid wordt vermeld in de aanbestedingsstukken. Tijdens de accountantscontrole zijn 6 à 7 dossiers aangetroffen waarin de maximale opdrachtwaarde of -hoeveelheid niet was vermeld. De Rekeningencommissie vraagt u de maximale opdrachtwaarde expliciet op te nemen in de raamovereenkomst zelf.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2021. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

2/2