RIS312361 RC-verslag besloten vergadering 26 januari 2022 over format GRIP-rapportage

Rekeningencommissie Verslag

RIS 312361

Verslag van de BESLOTEN vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 26 januari 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer D. Scheper; mevrouw L. Arp en de heren B. Aydin, P. Bos, M. De Vuyst, F. de Graaf en C. Pluimgraaff, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema en mevrouw T. Gommans; secretariaat: J. van Duijn

Afwezig:

de heer R. Sluijs (m.k.).

Opening De deuren worden gesloten ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie. De voorzitter opent de vergadering om 15:05 uur. Werkbespreking GRIP-rapportage Het college heeft op 11 januari 2022 de eerste GRIP-rapportage volgens het nieuwe format als geheim stuk naar de raad gestuurd (RIS311223). De belangrijkste bevindingen uit een quick scan van de nieuwe opzet van de rapportage worden samengevat door Theresia Gommans van de Accountantsdienst. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage aan dit verslag toegevoegd. De voorgenomen veranderingen in de rapportage zijn eerder gepresenteerd in het verbetervoorstel van de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Door de Accountantsdienst zijn de verschillen tussen de oude en nieuwe GRIP-rapportage in kaart gebracht en tevens is een benchmark uitgevoerd. In de rapportage zijn nu ook projecten opgenomen die onder de verantwoordelijkheid vallen van de dienst Stadsbeheer (DSB), naast de projecten van de dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Om objectief te bepalen welke projecten in de rapportage worden opgenomen zijn twaalf selectiecriteria gedefinieerd. De rapportagemomenten zijn niet meer gekoppeld aan de begroting en de jaarrekening. Het voordeel van het nieuwe format is dat de belangrijkste bestuurlijke of maatschappelijke aandachtspunten in de rapportage worden genoemd.

Daarbij zijn in één oogopslag de scores op deze zogenoemde GROTICK+M-aspecten zichtbaar, inclusief eventuele wijzigingen. Daarbij worden risico’s en afwijkingen in de planning (rode en gele scores) per project kort toegelicht, evenals van toepassing zijnde beheersmaatregelen naar aanleiding van risico’s. Op basis van de benchmark adviseert de Accountantsdienst om de rapportage beter doorklikbaar te maken door middel van het opnemen van hyperlinks en om over grondexploitaties separaat van investeringsprojecten te rapporteren.

Verslag BESLOTEN vergadering 26 januari 2022

Rekeningencommissie

De opzet van de nieuwe GRIP-rapportage wordt toegelicht door Martijn Kniestedt (DSO). De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlage aan dit verslag toegevoegd. In 2010 is naar aanleiding van een Rekenkamerrapport (RIS169996) het raadsvoorstel “GRIP op grote projecten” vastgesteld (RIS170272). Dit was het begin van de GRIP-rapportages. In 2012 heeft een evaluatie van de GRIP-rapportage plaatsgevonden waarbij de Rekenkamer een aantal verbeterwensen heeft uitgesproken. Naar aanleiding van het Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’ heeft de raad in 2014 het college verzocht om de ontwikkelingen van (te verwachten) maatschappelijke effecten in relatie tot de gestelde doelen jaarlijks te monitoren en op te nemen (RIS270981). Tijdens het jaarrekeningonderzoek 2019 is opgemerkt dat de GRIP-rapportage tijdens de begrotingsbehandeling en vaststelling van de jaarrekening niet expliciet wordt behandeld in de raad. De Rekeningencommissie wilde dat de rapportage leesbaarder zou worden en dat de raad actueler zou worden geïnformeerd. Het college heeft daarop laten weten in overleg met de raad te willen nadenken over het doorontwikkelen van deze rapportage en over optimalisering van projectbeheersing (RIS305823). Op 14 juli 2021 is het voorstel voor de nieuwe GRIP-rapportage goedgekeurd.

Daarbij is een amendement ingediend over de reikwijdte van de GRIP-rapportage (RIS3096681). Thans ligt de eerste rapportage volgens het nieuwe format voor. Op basis van de selectiecriteria in het (geamendeerde) voorstel zijn de volgende projecten geselecteerd voor de GRIP-rapportage. 1. Grotiusplaats 2. Gebiedsontwikkeling Spuikwartier 3. Kijkduin Bad 4. Dreven Gaarden Zichten 5. Haagvlietpoort The Grace 6. Omgevingsplan Binckhorst 7. Renovatie Binnenhof 8. Verplaatsing Raamprostitutie 9. Nota van Uitgangspunten Laakhavens 10. Gebiedspaspoort Junopark 11. Gebiedspaspoort Maanweg 12. Renovatie Utrechtsebaan 13. Lijn 16, projecten in uitvoering 14. Middenboulevard Scheveningen fase 1 15. Ongelijkvloerse kruising Zwolsestraat Het doel van de nieuwe GRIP-rapportage is: ▪ de raad tijdig en toegankelijk informeren over (grote) beslissingen, ▪ het rapporteren van actuele risico’s (die zich manifesteren of die tussentijds wijzigen) en ▪ transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn en daarbij uitleggen wanneer van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken. Daartoe zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd. Pagina 2 van 5

Verslag BESLOTEN vergadering 26 januari 2022

Rekeningencommissie

Frequentie Bij projecten vinden doorgaans de meeste actualisaties plaats in het tweede en derde kwartaal. Door de peildata te koppelen aan de interne rapportagestructuur (over het tweede en derde kwartaal) kan actueler worden gerapporteerd. Format Het nieuwe format geeft door middel van een dashboard een zo compleet mogelijk beeld van de stand van zaken van het totaal aan projecten en programma’s in het fysiek ruimtelijk domein. Er is een koppeling gemaakt met bestaande interne rapportages en het format is gebaseerd op de bestaande beheersaspecten (afgekort GROTIK). De M van Maatschappelijk effect is hieraan toegevoegd. Selectiecriteria Alle risicovolle projecten in het fysiek domein komen in aanmerking voor de rapportage, niet alleen de grondexploitaties. De beoordeling en opvolging ervan vindt plaats via een vastgestelde methodiek. Jaarlijks worden de op te nemen projecten geselecteerd aan de hand van vastgestelde criteria, waardoor er altijd over de belangrijkste projecten wordt gerapporteerd. Financieel Niet alleen over grondexploitaties wordt gerapporteerd, maar ook over investeringsprojecten. Gedurende 2022 wordt onderzocht hoe de leesbaarheid kan worden verbeterd, bijvoorbeeld door middel van een website, zoals dat ook bij de GRIP-rapportages in het oude format gebeurde.

Ook wordt gekeken naar een doorkliksysteem, zoals bijvoorbeeld door de gemeente Rotterdam gehanteerd (Noot van het secretariaat: zie de Monitor Grote Projecten van de gemeente Rotterdam). Afgesproken is dat het nieuwe format aan het einde van 2022 wordt geëvalueerd, zodat de verbeteringen in 2023 kunnen worden geïmplementeerd.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Nieuwe opzet rapportage: de Rekeningencommissie spreekt haar waardering uit voor de energie die door het ambtelijk apparaat in de verbetering van de GRIP-rapportage is gestoken. De nieuwe rapportage geeft de raad uitgebreidere en actuelere informatie en deze opzet is een belangrijke stap in het tegemoetkomen aan de behoefte van de raad aan een dashboard over de beheersing van grote projecten. ▪ Verbetering rapportagesystematiek: één van de nadelen van de oude GRIPrapportage was dat de totstandkoming ervan niet goed aansloot bij de interne systematiek voor projectbeheersing. Het nieuwe format is zoveel mogelijk gebaseerd op de interne rapportagestructuur. De werkwijzen van de twee betrokken diensten (DSB en DSO) moesten voor de nieuwe GRIP-rapportage worden geüniformeerd. De implementatie van deze verbeteringen zorgde ervoor dat eerste rapportage meer tijd in beslag heeft genomen dan voorzien. De Rekeningencommissie is blij met de bewerkstelligde integratie. ▪ Beter inzicht in projectbeheersing: in de nu voorliggende rapportage worden risico’s genoemd die nog niet bij de raad bekend waren: de raad wordt met dit nieuwe format Pagina 3 van 5

Verslag BESLOTEN vergadering 26 januari 2022

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

uitgebreider en actueler geïnformeerd. Tot nu toe had de raad het gevoel dat het college pas achteraf uitlegde wat er mis was gegaan. In de nu voorliggende rapportage worden gesignaleerde risico’s naar de raad gecommuniceerd vóórdat deze zich als een daadwerkelijk knelpunt manifesteren. Risico’s die dusdanig groot zijn dat ingrijpen nodig is om overschrijding van de plankaders te voorkómen, worden in de rapportage rood gemarkeerd. Het college informeert de raad daarbij welke beheersmaatregelen (kunnen) worden getroffen om het gesignaleerde risico te beheersen. Een essentieel verschil met de oude GRIP-rapportage is dat de raad nu wordt geïnformeerd over mogelijke knelpunten, als deze zich dus nog niet hebben voorgedaan. Daarmee krijgt de raad met de vernieuwde rapportage beter inzicht in de projectbeheersing. GRIP als geheime rapportage: voorheen waren de GRIP-rapportages (grotendeels) openbaar. De Rekeningencommissie werd erdoor verrast dat de rapportage in het nieuwe format als geheim stuk naar de raad werd gestuurd. Eerder is niet aan de orde gekomen dat het voorzien in de grotere informatiebehoefte van de raad zou betekenen dat de informatie niet openbaar gedeeld kan worden.

De Rekeningencommissie kan zich voorstellen dat informatie over (de sturing op) geïdentificeerde risico’s vertrouwelijk moet blijven, zodat voorkomen wordt dat hierop door de omgeving kan worden geanticipeerd. Over de nu gekozen route om de gehele GRIP-rapportage als een geheim document naar de raad te sturen, is naar het oordeel van de Rekeningencommissie een nadere afweging nodig. Transparante democratische controle: voor de Rekeningencommissie is het uitgangspunt dat voortgangsinformatie zoveel mogelijk openbaar wordt verstrekt, zodat de democratische controle zo transparant mogelijk plaatsvindt. Het past niet in het verwachtingspatroon van de raad dat de gehele GRIP-rapportage achter gesloten deuren moet worden behandeld. De Rekeningencommissie wil dat de raad ook een document ontvangt waarover in openbaarheid kan worden beraadslaagd en vraagt het college nader te onderzoeken welke informatie openbaar gedeeld kan worden.

Verwachtingen en restricties bij informatievoorziening: de Rekeningencommissie beveelt aan dat het komende jaar wordt benut om na te denken over een modus operandi in het spanningsveld tussen enerzijds de wens van het gemeentebestuur om de raad meer inzicht in de projectbeheersing te geven en anderzijds de verantwoordelijkheid die het gemeentebestuur heeft om in het belang van een adequate uitvoering van zijn publieke taken niet alle sturingsinformatie (meteen) openbaar te maken. De Rekeningencommissie ziet de nieuwe GRIP-rapportage als een waardevolle verbetering in de informatievoorziening; het uitsluitend geheim verstrekken van deze voortgangsinformatie doet echter afbreuk aan de transparantie die noodzakelijk is voor een goede democratische controle. De Rekeningencommissie wil in een brief aan de desbetreffende vakcommissies de aanbeveling doen om hierover een verdere gedachtewisseling met het college te agenderen. Informatieplicht college in relatie tot GRIP: de Rekeningencommissie is van mening dat het college ook in de nieuwe opzet de raad over projecten actief en onverwijld moet blijven informeren over essentiële wijzigingen die buiten de plankaders vallen. De commissie wijst erop dat het niet de bedoeling is dat nieuwe informatie rond projecten uitsluitend nog via de GRIP-rapportage ter kennis van de raad wordt gebracht.

De inhoudelijke behandeling van de in de rapportage benoemde risico’s wordt in de aandacht van de vakcommissies aanbevolen. Pagina 4 van 5

Verslag BESLOTEN vergadering 26 januari 2022

▪

Rekeningencommissie

Evaluatie nieuw format: de rapportage per aspect in plaats van per project vraagt enige gewenning. De Rekeningencommissie wil hierop terugkomen bij de evaluatie, op basis van de ervaringen hiermee in het komende jaar. De dienst Stedelijke Ontwikkeling onderzoekt in 2022 hoe de leesbaarheid kan worden verbeterd. Ook wordt gekeken naar een betere doorklikbaarheid, zoals eerder door de raad als wens geuit. Daarnaast wil de dienst naar aanleiding van benchmarks ook andere methodes voor dashboards uitproberen (noot van het secretariaat: zie bijvoorbeeld de gemeente Delft, Risicoprofiel Ontwerp Programma-begroting 2021-2024).

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 15:50 uur.

Pagina 5 van 5